Actieve Informatieplicht burgemeester OV 8 juni 2021 versie 4 juni 2021

Actieve Informatieplicht Oordeelvormende vergadering d.d. 8 juni 2021 Portefeuille burgemeester Marjan van Kampen

Team

Taakveld

Onderwerp

Toelichting

Informatie & Advies

I&A

Implementatie Bestuurlijk besluitvormingssysteem ‘besluitstraat’ van Roxit

Op dit moment wordt het nieuwe bestuurlijk besluitvormingssysteem uitgerold in de organisatie (de ‘besluitstraat’) . Bij de implementatie zijn enkele kinderziektes naar boven gekomen. De meeste zijn inmiddels opgelost. Omdat het systeem anders werkt dan het oude systeem (Corsa en Notubiz) is het vooral ook even wennen. Het CMT en het college maken nu gebruik van het systeem. De raad gaat na de zomer met het nieuwe systeem (app) aan de slag. De griffie is druk bezig met de voorbereidingen daarvoor. Op het moment dat de raad met het nieuwe systeem gaat werken wordt ook het nieuwe raadsportaal in gebruik genomen. Daarvoor wordt het audio/video systeem in de raadzaal omgezet voor de uitzendingen van de vergaderingen. Ook bekijken we hoe we (raads)vergaderingen vanaf andere locaties kunnen gaan uitzenden. Het nieuwe besluitvormingssysteem wordt tevens gekoppeld aan het zaaksysteem van de gemeente en aan het E-depot van het Regionaal Archief Alkmaar.

Digitale Toegankelijkheid

De Projectgroep Digitale Toegankelijkheid is onderdeel geworden van de Projectgroep Toegankelijk en Inclusief Schagen. De projectgroep zorgt voor de uitvoering van het Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (BDTO) dat websites, mobiele applicaties en intra- en extranetten voldoen aan de voorwaarden voor mensen met een visuele, auditieve of cognitieve beperking. Hiervoor zijn al enkele afspraken met leveranciers over aanpassing van hun product gemaakt. Producten die niet aangepast kunnen worden, zullen bij de hernieuwing van het contract vervangen worden. BDTO is inmiddels als voorwaarde toegevoegd in de aanbestedingskalender. Er loopt nu een inventarisatie van Formulieren en pdf’s die wij publiceren. Deze moeten straks alle voldoen aan de nieuwe eisen van B1 leesniveau. Een tekst op B1-niveau bestaat uit makkelijke woorden die bijna iedereen gebruikt. En uit korte, eenvoudige en actieve zinnen. Hiervoor zal aan de medewerkers een workshop worden aangeboden hoe zij op B1-niveau kunnen communiceren.

1

Actieve Informatieplicht Oordeelvormende vergadering d.d. 8 juni 2021 Portefeuille burgemeester Marjan van Kampen Publieke Dienstverlening

Front Office

Verruiming dienstverlening n.a.v versoepeling landelijke maatregelen.

Het aantal corona-besmettingen neemt af. Daarom worden de getroffen maatregelen landelijk verder versoepelt. Ook in onze dienstverlening gaan we hierin mee. Het gaat om twee versoepelingen waar de inwoner iets van gaat merken. 1.

Met ingang van maandag 31 mei gaat de hoofdingang open gedurende de - nog beperkte - bereikbaarheidstijden.

2.

We starten op woensdag 2 juni weer met een avondopenstelling. Dit alleen voor reisdocumenten en rijbewijzen én alleen op afspraak.

Het maken van afspraken blijven we nog even bij de telefonie doen. We willen nog even de regie op de agenda houden en alleen afspraken maken als het echt noodzakelijk is.

Ontwikkeling & Ondersteuning

Advies Publieke Dienstverlening

Competitie Gemeentedelers VNG

De VNG heeft een jaarlijkse competitie “gemeentedelers”, waarin succesvolle gemeentelijke initiatieven worden gewaardeerd en genomineerd als best practice voor 355 gemeenten. Wij hebben ons project “oprichting klantenservice” voor deze competitie ingediend. Met name omdat wij trots zijn op onze visie, en de wijze waarop wij deze in onze uitvoering tot leven laten komen. Ook zijn wij trots op het feit dat wij inwoners hebben betrokken bij dit project. Nadat wij op de shortlist waren geplaatst van de 20 beste projecten (er deden 64 gemeenten aan deze competitie mee), heeft er een assessment plaatsgevonden. Ons project werd op veel punten als relevant en succesvol beoordeeld! Toch kwamen wij 0,1 punt te kort om door te kunnen naar de volgende ronde. Onze deelname aan deze competitie houdt hiermee dus op.

Communicatie

Aanbesteding website

Eind 2020 zijn we begonnen met de voorbereidingen voor de aanbesteding van de website. Door middel van een vragenlijst op samen.schagen.nl hebben we gevraagd aan onze inwoners en ondernemers wat hun behoeften zijn voor onze website. Ook intern bij onze collega’s is dit gedaan. Dit hebben we meegenomen in onze aanbestedingsstukken die op 16 maart 2021 zijn gepubliceerd op Tenderned.

2

Actieve Informatieplicht Oordeelvormende vergadering d.d. 8 juni 2021 Portefeuille burgemeester Marjan van Kampen Op 26 mei hebben wij de opdracht voorlopig gegund aan Intracto. Zij zijn onder andere leverancier voor de gemeente Horst aan de Maas en gemeente Noordenveld. Tot 16 juni 2021 kan er bezwaar worden gemaakt tegen deze voorlopige gunning. Bij geen bezwaren gaan we vanaf 16 juni met Intracto de concretiseringsfase in. Deze duurt tot uiterlijk 28 juli. Wanneer de concretiseringsfase positief is afgerond vindt uiterlijk op 29 juli de definitieve gunning plaats. De planning is dat wij op 1 december 2021 een nieuwe gebruiksvriendelijke en toegankelijke website live hebben staan. Veiligheid Plus

Vergunningen & Bijzondere Wetten

Het kabinet besloot de 1e stap in het openingsplan op 28 april te zetten. Dit betekende o.m. dat de horeca buitenterrassen onder strikte voorwaarden weer open mochten. Net als afgelopen jaar heeft het bestuur van Schagen besloten de horecaondernemers de ruimte te bieden d.m.v. het tijdelijk aanbieden van extra terrasruimte. Hoewel de voorbereiding hiervan al eerder was ingezet, bleek een noodzakelijke aanpassing nodig in het verkeersplan. 41 aanvragen zijn er behandeld. 35 aanvragen zijn goedgekeurd. Bij drie aanvragers hebben wij een permanent terras kunnen verlenen. De niet-essentiële marktondernemers werd het eveneens vanaf 28 april 2021 weer toegestaan op de weekmarkt hun verkoopplaats in te nemen. Ook hier gelden strikte voorwaarden. VBW heeft samen met de marktmeester een nieuwe indeling van het marktterrein gemaakt waarbij consumenten en ondernemers de 1,5 meter afstand in acht kunnen nemen. Marktondernemers zijn schriftelijk op de hoogte gesteld van de gewijzigde verkooplocatie. In de periode van 1 juli tot en met 2 september wordt de weekmarkt wel uitgebreid met extra kramen. Bezoekers aan Schagen wordt op deze manier extra aanbod geboden maar ook het uitgebreide marktterrein zal bijdragen aan een veilig bezoek. Ook hier geldt dat het houden van de markt uitsluitend mogelijk is met in achtneming van de corona maatregelen.

Dit jaar zijn er slechts 29 aanvragen ontvangen. 26 aanvragen zijn toegekend, 2 van deze aanvragen zijn in overleg met de aanvrager buiten behandeling gesteld en 1 aanvraag is

3

Actieve Informatieplicht Oordeelvormende vergadering d.d. 8 juni 2021 Portefeuille burgemeester Marjan van Kampen geweigerd. De West Friese Folklore dagen zullen, net als in 2020, geen doorgang vinden. Overigens zijn wij nog in gesprek met de Stichting West Friese Folklore over de mogelijkheid om de dag van het ringsteken op 19 augustus door te laten gaan. De datum dat evenementen weer toegestaan worden in het Openingsplan van de Rijksoverheid komt dichterbij. Met informatie vanuit de Veiligheidsregio bereiden wij ons voor om het soort evenementen dat weer toegestaan gaat worden te kunnen laten plaatsvinden. In dat kader zijn wij ook gestart met de voorbereiding van de verplaatsing van de kermis Schagen. Samen met het bestuur, OOV en OG hebben we locaties overwogen, een locatie gekozen en in samenspraak met communicatie de inwoners daarover geïnformeerd. Met de kermisexploitant zijn we in overleg om de kermis veilig te kunnen laten plaatsvinden, als de landelijke regels het toelaten. In april en mei zijn er bezoeken gebracht door de burgemeester en een collega VBW aan de horeca in het ‘buiten-gebied’. Doel van de bezoeken: “Hoe gaat het nu met u, wat kunnen wij als gemeente voor u betekenen in deze coronaperiode”. Er zijn 18 horeca ondernemers bezocht. Zij hebben het bezoek zeer op prijs gesteld.

Over het algemeen is men tevreden over de contacten met de gemeente met betrekking tot vergunningverlening, aanvragen voor ondersteuning en de extra terrasruimte die ter beschikking wordt gesteld. Bouwprojecten

4

Gezamenlijke huisvesting KNRM & Reddingsbrigade Petten

De KNRM Petten en de Reddingsbrigade Petten ontwikkelen met de gemeente nieuwe huisvesting in Petten op de locatie van de botenloods van de KNRM, Strandweg 2. De afgelopen maanden is in bouwteam gewerkt aan het definitieve ontwerp, technische omschrijvingen en afwerkstaat. De omgevingsvergunning en de watervergunning is verleend. Staatsbosbeheer is akkoord met het bouwwerk en de inrichting van het omliggend terrein. Definitieve prijsvorming vindt nu plaats.

Actieve Informatieplicht Oordeelvormende vergadering d.d. 8 juni 2021 Portefeuille burgemeester Marjan van Kampen Aansluitend zal uw raad worden gevraagd het aanvullend bouwkrediet vrij te geven dat in de begroting 2021 is opgenomen voordat er wordt gegund.

Ruimtelijke ontwikkeling

P&O Plus

P&O

Omgevingsvisie gemeente Schagen

Na de participatieronde van 1, 2 en 3 maart is de 80%-versie van de Omgevingsvisie opgesteld en hebben alle raadsleden en steunfractieleden de stukken ontvangen. De 80%-versie wordt op 9 juni a.s. in een oordeelsvormende vergadering besproken. Rond de zomer volgt een inspraakronde, waarna de eindversie ter finale besluitvorming in het najaar zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

Personeelsbudget 2021

Binnenkort ontvangt u zowel de kadernota als de eerste tussenrapportage 2021. Naast de gebruikelijke onderwerpen vraag ik uw aandacht voor het personeelsbudget 2021. Als gevolg van niet ingevulde vacatures, extra (corona) taken is de organisatie genoodzaakt om in 2021 externe krachten aan te trekken om de dienstverlening aan onze burgers, bedrijven en verenigingen op peil te houden, ook in een tijd van crisis. Dit heeft financieel tot gevolg dat er een overschrijding dreigt van het personeelsbudget 2021 van circa 1,4 mln. Hier staan 0,445 mln. aan geprognosticeerde extra legesinkomsten tegenover. Per saldo betekent dit dus een tekort van circa 1 mln. Merk op dat dit een prognose is op basis van de huidige verplichtingen. We sturen actief om dit tekort zoveel mogelijk te beperken waarbij er geen concessies worden gedaan aan de dienstverlening aan onze burgers, bedrijven en verenigingen. In navolgende rapportages wordt u op de hoogte gehouden.

5