Aanbiedingsbrief rekenkameronerzoek Subsidiebeleid (geanonimiseerd)

GEMEENTE

Schagen

Rekenkamer

Gemeenteraad van Schagen Postbus 8 1740 AA SCHAGEN

Datum Contact Onderwerp Bijlagen (2) Cc

: 2 februari 2024. : R.W. Meinema/ ambtelijk secretariaat Rekenkamer Schagen. : Aanbieding doelmatigheidsonderzoek Subsidiebeleid. : Onderzoek Subsidiebeleid Schagen en Bestuurlijke reactie. : Auditcommissie.

Geachte Raadsleden, Met genoegen bieden wij u hierbij aan het onderzoek naar het subsidiebeleid bij de gemeente Schagen. De Rekenkamer heeft dit onderzoek laten uitvoeren om inzichtelijk to maken waar de gemeente stoat op het gebied van subsidiebeleid. En welke verbeterpunten er zijn. De centrale vraagstelling bij dit onderzoek is geweest: Is het gevoerde subsidiebeleid [voor de activiteiten op het gebied van sport, cultuur, evenementen en welzijn] in de periode 9 januari 2018 tot heden - ook in relatie tot het accommodatiebeleid - doelmatig, doeltreffend en transparant geweest, met het oog op de (kaderstellende en controlerende) rol van de road?

De hoofdconclusie van dit onderzoek luidt: Het subsidiebeleid is op dit moment niet op orde. De doeltreffendheid is beperkt door verouderde doelen, en het subsidieproces is niet doelmatig. Dat brengt risico's op het gebied van rechtmatigheid met zich mee. De organisatie had, voorafgaand aan dit onderzoek, geen totaaloverzicht van subsidies en de road kan door beperkte informatievoorziening zijn controlerende rol niet voldoende invullen. De subsidieaanvragers zijn wel positief over de transparantie van het subsidie-proces moor dit kan (mede) worden verklaard door het feit dat veel subsidierelaties in Schagen historisch zijn gegroeid.

Voor een nadere toelichting op de bevindingen waarop deze hoofdconclusie is gebaseerd, verwijzen wij u naar het bijgevoegde onderzoeksrapport. En beperken wij ons als Rekenkamer in deze aanbiedingsbrief tot een opsomming van de aanbevelingen: 1. 2. 3. 4. 5.

Herijk als raad de beleidscyclus ten aanzien van subsidies: van concrete en meetbare doelen, via aansluitende subsidiekaders, een doelmatig proces, naar monitoring en verantwoording Formuleer als college een plan van aanpak waarmee het hele subsidieproces op orde wordt gebracht. Breng als college de monitoring van de uitvoering van het subsidiebeleid op orde Blijf als college transparant over het subsidiebeleid en de uitlegbaarheid hiervan. Breng als college en raad een systeem van periodieke evaluatie van het subsidiebeleid op gang en houd het subsidiebeleid eens per raadsperiode tegen het licht.

Pagina 1 van 2

Uit de bestuurlijke reactie van het college maken wij op dat de bevindingen uit het onderzoek grotendeels aansluiten op de bevindingen uit de verbijzonderde interne controle van de accountant. De organisatie heeft reeds acties ondernomen om het subsidiebeleid en -proces te verbeteren. De Rekenkamer adviseert de road om de conclusies te onderschrijven en de aanbevelingen over te nemen. En over de opvolging van de aanbevelingen via een raadsbesluit of op andere wijze concrete afspraken te maken met het college. Uiteraard is de Rekenkamer te alien tijde bereid om deze rapportage toe te lichten of op een andere manier dienstbaar te zijn bij de behandeling door de gemeenteraad of anderszins. Wij wensen u veel succes toe bij de bespreking en afhandeling van het rapport. Met vriendelijke groet, Namens de Rekenkamer Schagen,

M. (Marnix) J. Tamse, voorzitter.

Pagina 2 van 2