881 - Accountantsrapport Schagen 2021 (Was getekend)

Toenemend aantal regelingen

Er zijn dit jaar enkele wezenlijke veranderingen, die er mede toe leiden dat het aantal subsidieregelingen waarover Schagen zich moet verantwoorden flink groeit; in twee jaar tijd van 6 naar 18 regelingen. Ad-hoc regelingen De Corona-crisis en de Toeslagen-affaire bij de kinderopvang zorgden in 2020 al voor 3 extra regelingen, dit jaar komen daar nog 5 rijksuitkeringen aan gemeenten bij: de regeling kwijtschelding gemeentelijke belastingen, de kwijtschelding publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangaffaire, de regeling inhalen Covid-19 gerelateerde onderwijsvertragingen, de specifiek uitkering ijsbanen en zwembaden en de ondersteuning naleving controle coronatoegangsbewijzen (de laatste is via de Veiligheidsregio toegekend). Ook dit jaar geldt dat een aantal van deze regelingen snel is ingevoerd, en deze snelheid gaat deels ten koste van zorgvuldigheid. De wijze van verantwoorden is bij de opzet van de regelingen nog niet uitgewerkt en leidt deels tot nadere toelichting of interpretatie achteraf. Minder decentralisatie-uitkeringen De Algemene Rekenkamer heeft op rijksniveau kritiek geuit op de wijze waarop het rijk decentralisatie-uitkeringen beschikbaar stelt aan onder meer gemeenten. Aan decentralisatie-uitkeringen horen door het rijk, zeer beperkt of geen voorwaarden gesteld te worden, want ze zijn deel van de algemene uitkering.

Nu het rijk toch vaak aanvullende eisen stelt aan besteding van deze gelden, krijgen ze het karakter van subsidies en worden ze ondergebracht in de Sisa-systematiek. Onder meer door deze ontwikkeling moet de gemeente zich dit jaar specifiek verantwoorden over de Regeling huisvesting aandachtsgroepen en de specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken. Niet voor alle regelingen die nu onder de SiSa-systematiek geplaatst zijn nu al bestedingsgegevens in de SiSa-bijlage opgenomen. Het omzetten van rijksregelingen in gemeentelijk beleid vergt tijd, daarom zijn niet voor alle nieuwe regelingen al prestaties en bestedingen verantwoord.

20

6.3

Projectverantwoordelijkheid in relatie met SiSa

Met de invoering van de SiSa-systematiek beoogde de rijksoverheid een uniformering en – in die gedachtegang – ook versimpeling van het verantwoordingstraject en controletraject voor rijkssubsidies (en bij enkele regelingen ook provinciale subsidies). Deze voordelen zijn er zeker; de werkwijze heeft echter ook enkele nadelen. Een ervan is het technische karakter van de verantwoording (de SiSa-bijlage in de jaarrekening is lastig om te begrijpen voor een gemiddelde gebruiker van een jaarrekening). De ander is het feit dat verantwoording van veel subsidieregelingen op één moment komt, en juist in de jaarrekeningtijd. Deze aspecten zorgen ervoor dat voor de verantwoording de beleidsafdelingen sterk leunen op de deskundigheid van het taakveld Financiën en belastingen; hoewel begrijpelijk moet wat ons betreft de eindverantwoordelijkheid voor de verantwoording van de verschillende regelingen c.q. projecten niet liggen bij Financiën, maar nadrukkelijk neergelegd worden bij de beleidsafdelingen. 6.4

Tabel van fouten en onzekerheden

Wij hebben geen fouten of onzekerheden geconstateerd die de rapporteringtoleranties overschrijden. De hiervoor genoemde aspecten hebben geen effect op de juistheid van de gepresenteerde SiSa-gegevens voor die regelingen. Ook zijn wij van mening dat de in de SiSa bijlage opgenomen gegevens deugdelijk tot stand zijn gekomen. De door het CBS voorgeschreven model tabel van bevindingen, dit jaar aanzienlijk uitgebreid door de nieuwe regelingen en de uitgebreidere meldingen rondom de Tozo, hebben wij als bijlage bij dit rapport toegevoegd. Dit format dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd.

21

7

OVERIGE BEVINDINGEN

7.1

Wet Normering Topinkomens (WNT)

Met ingang van 2013 geldt voor topinkomens een meer dwingende regelgeving: de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. Deze regelgeving verbiedt dat bestuurders in de (semi)publieke sector meer verdienen dan 100 procent van het ministerssalaris en dwingt af dat de bezoldiging van topfunctionarissen wordt gepubliceerd. Deze publicatieplicht geldt niet alleen voor de jaarrekening, daarvoor worden gedetailleerde gegevens gevraagd; wij moeten er in onze controleverklaring een apart oordeel over geven. Door de gemeente wordt, zowel qua bezoldiging als publicatie, voldaan aan de specifieke regels. 7.2

Fraude

De accountant is wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudes te melden aan het bestuur. De accountant is verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht, waarbij moet worden opgemerkt dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. Wij hebben zowel binnen het controleteam (‘pre-auditgesprek’) als met uw management overleg gevoerd waarbij nadruk is gelegd op eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen hiertegen. Van het college hebben wij bij de afronding van onze controle een bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij bij de interimcontrole en eindejaarscontrole zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd op de werking van interne beheersingsmaatregelen, memoriaalboekingen en schattingen en is gelet op significante en/of ongebruikelijke transacties in de financiële administratie. Wij hebben hierbij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. In aanvulling hierop hebben we dit jaar ook expliciet stilgestaan bij het M&O-beleid (geheel van beleid en beleidsregels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke middelen). Met name het M&O-beleid rondom de Tozoregeling is hierbij specifiek bekeken (zie ook par. 4.2). 7.3

Fraude en continuïteit onderwerp in de verklaring

Onze beroepsorganisatie NBA heeft vorig jaar aan de tweede kamer toegezegd dat accountants expliciet toelichting gaan geven over hun werkzaamheden voor en bevindingen over de onderwerpen fraude en continuïteit. Achtergrond bij deze ontwikkeling is dat de rijksoverheid, en breder het maatschappelijk verkeer, verwacht dat de accountant – naast zijn controle van de jaarrekening en het oordeel daarover – bij zijn controlewerkzaamheden ook altijd deze onderwerpen in zijn controle betrekt en daarbij bevindingen heeft die nuttig/nodig zijn voor de gebruiker van de controleverklaring. De toezegging is afgelopen tijd uitgewerkt en leidt ertoe dat accountants verplicht gaan rapporteren over fraude en continuïteit in de controleverklaring. Het streven is dat deze verplichting bij gemeentelijke controles wordt ingevoerd voor het boekjaar 2022. Voor zover nu bekend krijgen beide onderwerpen een alinea in de verklaring. Voor elk onderwerp dient de accountant (kort) uiteen te zetten hoe hij bij de controle-aanpak inspeelt op risico’s rondom respectievelijk fraude en continuïteit en welke werkzaamheden hij daarvoor heeft verricht. De uitkomsten van de werkzaamheden en belangrijke waarnemingen rapporteert hij zonder specifieke (fraude)zaken te melden. Nadere uitwerking van de wijze van rapporteren moet nog plaatsvinden.

22

Bij overheden is continuïteit (bijna) geen issue. Het effect van rapporteren hierover zal beperkt zijn. Fraude daarentegen is wel een belangrijk onderwerp. Zeker ook omdat fraude breed geïnterpreteerd kan worden: van misbruik en oneigenlijk gebruik van regeling, via financiële fraude tot corruptie. Dus zowel met financiële als niet-financiële aspecten; en zowel door handelen van burgers, maar ook van medewerkers en bestuur. Beide onderwerpen zijn trouwens niet nieuw in de controle: ze hadden al een prominente plaats in onze controle en we besteedden al jaarlijks aandacht aan fraude in het accountantsrapport. Nieuw is dat er nu over gerapporteerd moet worden in de controleverklaring. 7.4

Automatisering en informatiebeveiliging

De controle van de jaarrekening is niet primair gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en behoeft derhalve niet te leiden tot bevindingen die bij een speciaal gericht onderzoek wel naar voren zouden kunnen komen. ENSIA 2021 ENSIA (“eenduidige normatiek single information audit”) is een gezamenlijk project van enkele ministeries en de VNG/gemeenten. Het project heeft tot doel het ontwikkelen en implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid. Hiervoor geldt sinds dit jaar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) als norm (tot vorig jaar was dit de BIG). De ENSIA-vragenlijsten over 2021 (BIG, Suwinet, BRP/PUN, BAG, BGT, DigiD en AVG) zijn inmiddels ingevuld en waar nodig beschikbaar voor toezichthouders, de collegeverklaring en het vervolg (de controle door de RE, zijn oordeel en de raadsinformatiebrief ENSIA 2021) waren bij afronding van deze brief nog in behandeling. Afwikkeling ENSIA-bevindingen 2020 De ENSIA-vragenlijsten en de toets door de EDP-auditor over 2020 leverden een aantal aandachts- en actiepunten op. Vanwege deze bevindingen heeft de toezichthouder namens het rijk, Logius, aangedrongen op een verbeterplan en een her-assessment.

Deze acties zijn in het najaar uitgevoerd waarna de EDP-auditor een positief oordeel gaf, tot tevredenheid van de toezichthouder. 7.5

Doelmatigheidsonderzoeken

De wetgever heeft het verstandig geacht dat gemeenten, naast de controle op de financiële processen en de toets op de rechtmatige uitvoering ook periodiek onderzoek laat doen naar doelmatigheid en doeltreffendheid van hun functioneren. Op grond van artikel 213a van de gemeentewet dient het college onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door haar gevoerde bestuur. Voor 2021 was een onderzoek naar inkoop- en aanbestedingsbeleid voorzien. Zoals in de paragraaf bedrijfsvoering is weergegeven is dit onderzoek in overleg met de auditcommissie uitgesteld tot 2023. In de begroting 2022 zijn er voor 2022 twee onderzoeken gepland: een onderzoek naar de het accommodatiebeleid en een onderzoek naar de P&C-rapportages en of het financiële systeem daarvoor adequaat genoeg is. Welke onderwerpen betrokken worden in 213aonderzoeken is aan het college. Het is verstandig om te bewaken dat het onderzoek naar inkoopen bestedingsbeleid invulling krijgt; het is nuttig om dit voor de gemeente kritisch proces periodiek goed door te lichten.

23

7.6

Rechtmatigheidsverklaring

Met ingang van 2022 dient het college een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Althans, dat is de intentie van het rijk; maar omdat de besluitvorming door het rijk nog niet is afgerond, is er een gerede kans dat de invoering nog eens een jaar wordt uitgesteld. Door concept-publicaties is de door het rijk beoogde uitwerking al grotendeels duidelijk. Schagen heeft daarvan gebruik gemaakt om zich tijdig voor te bereiden. Eind 2020 is een implementatieplan opgesteld, dat in maart 2021 door uw raad is vastgesteld. Daarmee geeft Schagen tijdig invulling aan de belangrijkste kaders die door raad en college hiervoor moeten worden gezet: - het vaststellen van de verantwoordingsgrenzen en rapportagetoleranties, - de rapportagemomenten in de P&C-cyclus en de rapportagewijze in de rekening (het oordeel in de jaarrekening en de uitwerking en toelichting in de bedrijfsvoeringsparagraaf). Zoals ook weergegeven in het implementatieplan, is het streven van Schagen om beheerst en gestaag door te groeien naar een bredere rechtmatigheidsverklaring of een In-control-statement. Op rijksniveau worden inmiddels ook hulpmiddelen ontwikkeld. Van belang in dit kader is de in het najaar 2021 verschenen Kadernota rechtmatigheid 2022 van de commissie BBV. Deze nota, die voorheen gericht was op accountants, is nu duidelijk gericht op de gemeenten.

Hoofdzakelijk voor de vakspecialisten, maar er is ook een hoofdstuk dat ze specifiek richt op bestuur en raadsleden. Een nuttige nota om ook bestuur en raad, wellicht via de auditcommissie, meer concreet te betrekken bij de verschillende aspecten van de rechtmatigheidscontrole en -verantwoording. Nu de beleidsmatige kaders neergezet zijn, is het verstandig om te bezien hoe een aantal meer praktische aspecten vorm te geven. Want momenteel is de team Audit goed geëquipeerd voor het doen van basiscontrole en detailwaarnemingen en het daarover, in verbale zin intern rapporteren. Nu er bij de afsluiting van het jaar ook moet worden gewogen en getoetst aan een norm in euro’s (1% van de totale lasten) moeten er ook structuren voor deze toetsing worden ontwikkeld. Het ontwikkelen van praktische hulpmiddelen hiervoor is nodig om uiteindelijk op jaarrekening-niveau een totaaloordeel te hebben; en dus het college onderbouwd een uitspraak te kunnen laten doen.

24

8

CONCLUSIE

8.1

Geconstateerde fouten en onzekerheden

De controle heeft primair tot doel een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid. Uit onze werkzaamheden bleken, behalve de gerapporteerde punten, nog enkele bevindingen –in omvang ruim onder de rapporteringstolerantie – waarvan met Financiën is afgesproken dat ze in 2022 gecorrigeerd worden. Gemeten aan deze met u afgesproken normen voor onze controle, komen de fouten en de ingeschatte onzekerheden voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid niet uit boven de afgesproken toleranties.

8.2

Samenvatting van de aanbevelingen in dit rapport

De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Schagen betreffen: ontwikkel instrumentarium om het rechtmatigheidsoordeel te onderbouwen (par. 3.1); zorg ook in de praktijk voor onafhankelijkheid van de VIC-medewerkers (par. 3.1); borg de kennis en kwaliteit rondom aansluiting deeladministraties en beheer van tussenrekeningen (3.2); geef concrete invulling aan het tax control framework (3.3.1); maak een nieuwe haalbare planning voor de ontwikkeling van aparte modules in iFinanciën en koers op feitelijke invulling (par. 3.3.2); verwerk dotaties aan reserves en voorzieningen, hoe bijzonder ze ook zijn, waar mogelijk via een begrotingswijziging (5.2) zet (weer) vaart achter de ontwikkeling van het budgetbeheer in brede zin (par. 5.2); voer het voor Financiën opgestelde verbeterplan met gepaste snelheid door (par. 5.3); zorg ervoor dat de jaarrekening ook voldoet aan de specifieke vereisten van de BBV (5.4.1); ontwikkel de jaarrekening verder en ondersteun de gebruiker bij gebruik van de rekening en benut de mogelijkheden van de digitale opzet van de rekening verder (5.4.2); geef invulling aan de ontwikkeling van de risico-inventarisatie (5.4.4); geef invulling aan in de nota Vermogensbeleid vastgelegde afspraken (par.

5.4.4); overweeg om de indeling van en toelichting op de bestemmingsreserves te verduidelijken (par. 5.4.5); gebruik de bestemmingsreserves financiering investeringen alleen voor hun doel: dekking van afschrijvingslasten (par. 5.4.5); stel vast dat de onderhoudsreserves (of -voorzieningen) aansluiten op de meerjarenonderhoudsramingen van de kapitaalgoederen (par 5.4.5); implementeer bij de actualisatie van de Nota Grondbeleid ook de aangepaste BBV-regels en BADO-adviezen (par 5.4.6). leg verantwoordelijkheid voor uitvoering rijksubsidieregelingen bij de beleidsafdelingen, ook de financiële verantwoording daarvan via de Sisa-tabel (par. 6.3). 8.3

Controleverklaring

Wij hebben het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente gemachtigd onze controleverklaring bij de jaarrekening 2021 van uw gemeente op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze controleverklaring zijn als volgt:

25

Oordeel De getrouwheid De rechtmatigheid

Strekking Goedkeurend Goedkeurend

Hierbij zijn wij ervan uitgegaan dat de raad de nu overgelegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij de financiële gegevens in de jaarrekening gecontroleerd. Naast de jaarrekening wordt er een jaarverslag, zijnde de verantwoording over de beleidsbegroting en financiële begroting, ter vaststelling aan uw raad aangeboden. De in de het jaarverslag opgenomen kengetallen en toelichtingen daarop hebben wij niet gecontroleerd. Wij melden wel dat op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213 lid 3 onder d Gemeentewet het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.

Wij hopen u met vorenstaande van dienst te zijn geweest en zijn graag tot een nadere toelichting bereid.

Hoogachtend, IPA-ACON Assurance B.V. Was getekend: mr.drs. J.C. Olij RA

Bijlagen: SiSa-tabel van fouten en onzekerheden 2021

26

Bijlage: tabel met fouten en onzekerheden betreffende de SiSa-bijlage 2021

TABEL VAN FOUTEN EN ONZEKERHEDEN 2021

Berichtgeverinformatie Type overheidslaag:

gemeente

Naam berichtgever:

Schagen

Berichtgevercode:

0441

Rapportage-periode:

2021

Controleverklaring Strekking controleverklaring rechtmatigheid

goedkeurend

Strekking controleverklarnig getrouwheid

goedkeurend

Vindplaats Deze tabel is in het rapport van bevindingen van de accountant te vinden op pagina:

27

Fouten en onzekerheden 2021 nr

fout of financiële onzekerheid omvang (in €)

Specifieke uitkering

A12B Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle

toelichting

geen opmerkingen

op coronatoegangsbewijzen B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp

geen opmerkingen

gedupeerden toeslagenproblematiek C1

Regeling specifieke uitkering Reductie Energieverbruik

geen opmerkingen

C7C

Investering Stedelijke Vernieuwing (ISV) II

geen opmerkingen

C56

Regeling huisvesting aandachtsgroepen

geen opmerkingen

C62

Specifieke uitkering kwijtschelding van gemeentelijke

geen opmerkingen

belastingen van gedupeerden door de toeslagenaffaire D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

geen opmerkingen

D14

Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19

geen opmerkingen

gerelateerde onderwijsvertragingen E27B Brede doeluitkering Verkeer en Vervoer

geen opmerkingen

F9

Regeling specifieke uitkering Extern Advies Warmtetransitie

geen opmerkingen

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet

geen opmerkingen

Gederfde baten a.g.v. kwijtschelden schulden gebundelde uitkering

geen opmerkingen

Participatiewet - gemeentedeel 2021

27

TABEL VAN FOUTEN EN ONZEKERHEDEN 2021

Fouten en onzekerheden 2021 (vervolg) nr

Specifieke uitkering

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004

fout of financiële onzekerheid omvang (in €) (exclusief

toelichting

geen opmerkingen

levensonderhoud beginnende zelfstandigen) - gemeentedeel 2021 BBZ vóór 2020: gederfde baten a.g.v. kwijtschelden schulden

geen opmerkingen

levensonderhoud BBZ (excl. BOB) - gemeentedeel 2021 BBZ vóór 2020: gederfde baten a.g.v. kwijtschelden achterstallige betalingen

geen opmerkingen

kapitaalverstrekkingen BBZ (excl. BOB) - gemeentedeel 2021 BBZ vóór 2020: gederfde baten a.g.v. kwijtschelden schulden en achterstallige

geen opmerkingen

betalingen kapitaalverstrekkingen BOB - gemeentedeel 2021 BBZ vanaf 2020: gederfde baten a.g.v. kwijtschelden achterstallige

geen opmerkingen

betalingen kapitaalverstrekkingen - gemeentedeel 2021 G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

geen opmerkingen

- gemeentedeel 2021

- Tozo 1: fundamentele rechtmatigheidseisen

geen opmerkingen

- Tozo 1: belangrijke rechtmatigheidseisen

geen opmerkingen

- Tozo 2

geen opmerkingen

- Tozo 3

geen opmerkingen

- Tozo 4

geen opmerkingen

- Tozo 5

geen opmerkingen

- gederfde baten a.g.v. kwijtschelden schulden levensonderhoud

geen opmerkingen

- gederfde baten a.g.v. kwijtschelden van achterstallige betalingen

geen opmerkingen

op kapitaalverstrekking G12

Gederfde baten a.g.v. kwijtschelden schulden Bijzondere bijstand

geen opmerkingen

Gederfde baten a.g.v. kwijtschelden schulden Wet Inburgering

geen opmerkingen

Aantal gedupeerden compensatie kosten a.g.v. kwijtschelden van publieke

geen opmerkingen

schulden binnen het SZW-domein van de kinderopvangtoeslagaffaire H4

Specfifieke uitkering stimulering Sport

geen opmerkingen

H8

Regeling Sportakkoord

geen opmerkingen

H12

Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of

geen opmerkingen

preventieaanpakken H16

geen opmerkingen

Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden

28