24.001280 Bestuurlijke reactie Rekenkameronderzoek subsidiebeleid (geanonimiseerd)

Ons kenmerk: 24.001280

*24.001280* Relatie met:

KATINKAJOH Rekenkamercommissie Schagen Postbus 8

Bezoekadres

1740 AA SCHAGEN

Postadres

Laan 19, 1741 EA Schagen Postbus 8, 1740 AA Schagen Tel. (0224) 210 400 Fax (0224) 210 455 postbus8@schagen.nl www.schagen.nl

Datum Ons kenmerk

@SchagenGemeente

16 januari 2024

Gemeente Schagen

24.001280

Uw kenmerk Contact Onderwerp

K.M. John / team Sociale ontwikkeling

KvK 56838328

Bestuurlijke reactie op onderzoeksrapport subsidiebeleid

IBAN NL25BNGH0285156721 BIC BNGHNL2G

Bijlagen Afschrift

Geachte commissie, Op 28 november 2023 ontvingen wij uw rapport “Rekenkameronderzoek subsidiebeleid Schagen” met het verzoek daar op te reageren. Wij zijn blij dat u heeft gekozen om dit belangrijke onderwerp te onderzoeken. Met belangstelling hebben wij kennis genomen van uw bevindingen. Graag maken wij, met deze brief, van de gelegenheid gebruik enkele van uw conclusies en aanbevelingen van een korte reactie te voorzien. Allereerst nemen wij er met genoegen kennis van dat uit de enquête onder subsidieaanvragers blijkt dat de ‘subsidie-ervaring’ met de gemeente gemiddeld met een 7,5 wordt beoordeeld. Alle stellingen en vragen zijn overwegend positief beantwoord. Een belangrijke verklarende factor is, zoals u terecht heeft opgemerkt, dat veel organisaties en verenigingen in de loop der jaren met de gemeente Schagen een belangrijke subsidierelatie hebben opgebouwd. Doordat relaties door de tijd heen zijn opgebouwd, zijn de lijnen kort en weten organisaties en de gemeente elkaar gemakkelijk te vinden. Wij herkennen de verdere bevindingen. Deze sluiten aan op eerdere bevindingen vanuit onze verbijzonderde interne controle (VIC) en de constateringen van de accountant. Naar aanleiding van de uitkomsten van onze VIC zijn er, vooruitlopend op het rekenkameronderzoek, door de organisatie stappen gezet om het subsidieproces te verbeteren.

Kort daarna is het rekenkameronderzoek van start gegaan. Er zijn enkele aanbevelingen in het rapport opgenomen. Hier willen wij op reageren. Aanbeveling 1: Herijk als raad de beleidscyclus ten aanzien van subsidies: van concrete en meetbare doelen, via aansluitende subsidiekaders, een doelmatig proces, naar monitoring en verantwoording. Reactie: Naar aanleiding van de bevindingen uit onze VIC zijn het afgelopen jaar de eerste stappen gezet om het subsidieproces doelmatiger en rechtmatiger in te richten. Het rekenkameronderzoek laat zien dat voor een verdere verbetering ook een herijking van de doelstellingen van het subsidiebeleid en een heroverweging van de sturingsfilosofie nodig zijn. Als college willen wij deze uitkomsten graag als basis

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Pagina 1 van 3

zien om de procesverbetering voort te zetten door ook naar deze aspecten te gaan kijken. De raad zal hierbij worden betrokken. Aanbeveling 2: Formuleer als college een plan van aanpak waarmee het hele subsidieproces op orde wordt gebracht. Reactie: Na de uitkomst van de VIC is er een verbeterplan opgesteld voor het subsidieproces. Dit ziet u terug in het herijkte subsidiebeleid. Dit zien wij als een plan van aanpak. De uitkomsten van het rekenkameronderzoek zullen we in dit plan integreren. Een van de eerste stappen die is gezet binnen het verbeterplan, is het aanstellen van een adviseur en beleidsuitvoerder met subsidies als aandachtsgebied. Het eindpunt van het verbeterplan is opgenomen in de langtermijnplanning (LTP) van het college als onderdeel van de ‘Programmaopdracht Accommodaties, Vastgoed en Subsidiebeleid’. Aanbeveling 3: Breng als college de monitoring van de uitvoering van het subsidiebeleid op orde. Reactie: Dit heeft volledig de aandacht van het college. Er wordt ambtelijk gewerkt aan de optimalisatie van de monitoring. De volgende stappen zijn al gezet: de budgetsubsidies zijn in kaart gebracht, het proces voor de budgetsubsidies is stap voor stap uitgewerkt en er is een checklist geformuleerd voor het doorlopen van het proces. Daarnaast is er een vier ogen principe ingevoerd voor controle van de subsidiebeschikkingen.

Het budgetsubsidie overzicht is eind 2023 aangevuld met de subsidieverstrekkingen voor 2024. In samenwerking met de subsidiepartners wordt gewerkt aan het beter in kaart brengen van de impact van de verstrekte subsidies, zodat we daar indien nodig op kunnen acteren. Dit proces staat echter nog in de kinderschoenen en het vraagt tijd om dit goed uit te werken en te integreren. Aanbeveling 4: Blijf als college transparant over het subsidiebeleid en de uitlegbaarheid hiervan. Reactie: Door de aanstelling van de eerder genoemde adviseur en beleidsuitvoerder met aandachtsgebied subsidies is het voor organisaties duidelijker wie het aanspreekpunt is en kan ook binnen onze eigen organisatie sneller de juiste route gevolgd worden. Binnen het subsidieproces wordt sinds eind vorig jaar ook gebruik gemaakt van een algemeen e-mailadres, wat niet aan een enkel persoon gekoppeld is. Deze mailbox wordt beheerd door zowel de adviseur als beleidsuitvoerder. Hiermee wordt de continuïteit van het contact gewaarborgd. De organisaties die budgetsubsidie ontvangen zijn de afgelopen maanden al geïnformeerd over het lopende onderzoek van de rekenkamer en zijn er op gewezen dat zij ontwikkelingen in het subsidieproces kunnen verwachten. Wij waarborgen dat deze veranderingen duidelijk gecommuniceerd worden en in goed overleg worden ingevoerd.

Aanbeveling 5: Breng als college en raad een systeem van periodieke evaluatie van het subsidiebeleid op gang en houd het subsidiebeleid eens per raadsperiode tegen het licht. Reactie: Het regelmatig evalueren van het subsidiebeleid is onderdeel van het verbeterplan waar in de organisatie al aan wordt gewerkt. De aanbeveling om deze evaluatie periodiek op te nemen in het subsidieproces kwam ook naar voren uit de VIC. Voor de evaluatie hanteren wij een periode van vijf jaar. Een dergelijke periode maakt het mogelijk om een effect te meten en zorgt er ook voor dat doelen met regelmaat geactualiseerd kunnen worden. Het is tevens de termijn die in de AWB wordt gesteld voor het publiceren van een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk.

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 3

Samenhang De aanbevelingen nemen we mee in het verdere verbeterproces en vormen het uitgangspunt voor de herijking van het subsidiebeleid. Het subsidiebeleid en de herijking hiervan staan echter niet op zichzelf. Dit beleid hangt samen met het accommodatiebeleid, wat weer samenhangt met het vastgoedbeleid. Voor zowel het vastgoedbeleid als het accommodatiebeleid geldt dat er ook een opgave ligt voor herziening. Deze opgaven zijn gezamenlijk opgenomen in de LTP van het college als ‘Programmaopdracht Accommodaties, Vastgoed en Subsidiebeleid’. Na vaststelling van de LTP wordt deze programmaopdracht geformuleerd en vastgesteld. Vervolgens zal worden gestart met de aanpassing van de beleidsstukken. Dit zal stap voor stap worden uitgevoerd om uiteindelijk te komen tot een integraal vastgoed-, accommodatie- en subsidiebeleid. De planning is dat deze programmaopdracht in Q1 van 2024 wordt behandeld in het college. Resumerend beschouwen wij dit als een waardevol onderzoek en bedanken wij de commissie voor de inzichten die dit ons geeft.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen,

Mevrouw E.C. van der Bruggen gemeentesecretaris

Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen burgemeester

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 3