20260602 Raadsrapportage Schagen GR RHCA def

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN

Datum: Regeling: Rapporteurs: Portefeuillehouder:

2 juni 2026 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Boudien Glashouwer (sinds januari 2015) Margriet Struijf (sinds mei 2018) Marjan van Kampen

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding Het Regionaal Archief Alkmaar (RHCA) is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) en bedient de gemeenten in Noord-Holland Noord: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel. Voor de Regionale Raad Noordkop (RRN) is Schagen de trekker. De financiële administratie is uitbesteed aan de GGD. Proces raadsvolgers De raadsvolgers worden meegenomen als er RHCA-AB’s zijn (tweemaal per jaar). Daartoe dienen zij de stukken te ontvangen en dient een bespreking plaats te vinden met de portefeuillehouder mw. Van Kampen, de betrokken ambtenaar en financieel adviseur, waarbij de raadsvolgers hun opmerkingen bij de stukken naar voren brengen. Het resultaat van het gevoerde gesprek wordt meegenomen in een notitie aan de raad voor de oordeelsvormende vergadering en mogelijke bemerkingen kunnen door de portefeuillehouder worden meegenomen naar de AB-vergadering. Het is van groot belang dat besprekingen tijdig vóór de Regionale Raad Noordkop (RRN) en Oordeelsvormende Vergadering van Schagen worden gepland en de stukken tijdig worden verzonden. Bespreking Kadernota 2027 Op 12 januari 2026 bespraken de raadsvolgers de Kadernota 2027 van het RHCA met de portefeuillehouder.

Daar hebben wij onder meer vragen gesteld ten aanzien van: • • • • • •

Het transparant maken van dienstverleningsovereenkomsten van RHCA aan afnemers van archiefdiensten. Te verwachten toekomstige archiefoverbrenging van GR-partners. Beschikbare depotruimte in relatie tot de vervroeging van overbrenging met 10 jaar door het ingaan van de nieuwe Archiefwet per 1 januari 2027. Het mogelijk beëindigen van huurcontracten bij een tekort aan archiefruimte. Het (financieel) toekomstperspectief en de actualisatie van het beleidsplan per 2028. De kostendekkendheid van digitale en papieren archivering.

Jaarstukken 2025 en Begroting 2027 Door de gehouden verkiezingen is de afspraak met de portefeuillehouder mislukt. Wel zijn de jaarstukken 2025 en begroting 2027 alsnog doorgenomen. Dit gaf wederom aanleiding voor de raadsvolgers om ook het controlerapport van de accountant op de vragen. Uit oogpunt van transparantie is het gebruikelijk dit gelijktijdig te ontvangen met de stukken en te plaatsen, conform de werkwijze bij andere GR-en. Dit gaf tevens aanleiding om in de Regionale Raadscommissie (RRN) op 28 mei 2026 te wijzen op de zorgen van de raadsvolgers die daaruit voortvloeiden: • De GR-partners is geen zienswijze voorgesteld vanuit het college. • Het jaarrekeningresultaat is beperkt negatief. • Het Dagelijks Bestuur van het RHCA constateert onrechtmatigheden in de administratie, en wel op zodanige wijze dat dit niet aan de voorschriften voldoet. • Het jaarrekeningtekort 2025 zorgt voor een te lage Algemene Reserve. Al met al is in de RRN gepleit voor toenemende waakzaamheid. Hoewel een niet al te omvangrijke organisatie is het van belang dat het primair proces op het gebied van papieren en digitale informatievoorziening en archivering de democratische rechtstaat ondersteunt. Derhalve dient de organisatie kwalitatief op orde en toekomstbestendig te zijn.

De accountant geeft aan dat er sprake is van een getrouw beeld, maar er zijn heel veel omissies in de financiële administratie gecorrigeerd. De accountant wijst met name op: • Door de doorgevoerde correcties naar aanleiding van de controle en de door RHCA zelf geconstateerde nagekomen boekingen resteren er geen ongecorrigeerde controleverschillen. • Het Dagelijks Bestuur (hierna: DB) concludeert dat er fouten en onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens aanwezig zijn. • Verdere professionalisering van de VIC zodat deze werkzaamheden ook voor de controle van de getrouwheid gebruikt kunnen worden. • Doorontwikkeling van het afsluitproces inclusief zichtbare check op naleving voorwaarden BBV alsmede bij aanvang van de controle op volledige jaarstukken. Saillant punt is dat voor de GR GGD, die de administratie van de RHCA voert en van dezelfde accountant gebruik maakt, vergelijkbare of zelfs eensluidende opmerkingen zijn gemaakt. Advies aan de gemeenteraad • • • •

Vraag voortaan op voorhand naar het accountantsverslag als toevoeging op de u voorgelegde stukken (de raadsvolgers moeten hier tot nu toe jaarlijks om vragen). Neem de aanbeveling van het college en de RRN over: geen zienswijze. Maar wijs de portefeuillehouder op waakzaamheid t.a.v. de goede verrichting van de uitbestede administratie. Hetzelfde geldt voor de alertheid ten aanzien van de tijdige herziening van het te vernieuwen Beleidsplan in relatie tot: o de consequenties van de nieuwe Archiefwet per 1 januari 2027, die vervroegde overbrenging van archieven vereist. o de verdergaande digitalisering van archieven en de veiligheidseisen ten aanzien van overheidsarchieven in het algemeen en het mondiale dreigingsbeeld dat is ontstaan.

2