20250605 Concept verslag auditcommissievergadering 5 juni 2025

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

Donderdag 5 juni 2025 19:30 uur raadzaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), Dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), Mevr. M.G. van Musscher (PvdA) en dhr. P.J. Vlam (VVD).

Ambtelijk secretaris: Vacant, de griffier maakt het verslag. Portefeuillehouder: Dhr. H. Erol (portefeuillehouder Financiën). Adviseurs:

Dhr. G.E.P. Meijer (raadsgriffier), mevr. C.E. van den Tempel (teamleider Financiën) en mevr. M.A. de Vries (concerncontroller), dhr. A. Booij (accountant PSA), dhr. R. Korhorn (senior-manager PSA), mevr. E.C. van der Bruggen (gemeentesecretaris/algemeen directeur).

Afwezig:

Dhr. J.Th. Kröger (vicevoorzitter, JessLokaal), mevr. M.C. Verloop en dhr. L.P. Kooij (voorzitter rekenkamer Schagen).

Gast(en):

Dhr. A. Weerden (toekomstig raadsadviseur en ambtelijk secretaris auditcommissie).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder welkom. - De voorzitter staat even stil bij het plotseling overlijden van wethouder Hooijschuur van Texel. - Anés Weerden stelt zich even voor. Hij zal per 1 juli a.s. de griffie versterken.

2

Verslag van de vergadering d.d. 30 januari 2025 Bij ingekomen stukken staat een kleine typefout; alleen moet zijn allen. Het verslag wordt met dankzegging aan de notulist vastgesteld.

1

3

Ingekomen stukken en mededelingen -

4

De aankondigingsbrief Doe mee onderzoek onderbesteding wordt voor kennisgeving aangenomen met het verzoek deze ook te plaatsen op de lijst van ingekomen stukken voor de gemeenteraad.

Jaarstukken 2024 Wethouder Erol memoreert de situatie van twee jaar geleden waarbij de gemeente geen goedkeurende controleverklaring kreeg. Het jaar 2023 was het kanteljaar. Met dank aan de hardwerkende organisatie en een positief kritische grondhouding van de auditcommissie staan we er nu veel beter voor; een mooie jaarrekening met goedkeurende verklaringen voor getrouwheid door de accountant en rechtmatigheid door het college. Accountant Booij bevestigt dat en grote stappen ter verbetering zijn gezet. Vorig jaar werd de controle afgerond op 5 juli. Nu was dit in de derde week van mei al het geval. Vooraf was reeds rekening gehouden met extra tijdbesteding door de accountant. Hier is voor een deel gebruik van gemaakt. Er is nog een aantal bevindingen en aanbevelingen. Deze staan in hoofdstuk 3 van het accountantsverslag. Highlights: - De tolerantiegrenzen worden aangepast. Materialiteit wordt 2% voor fouten en onzekerheden. Nu is dat nog 1 en 3%. Dit kan met name bij onzekerheden lastig worden. Het risico zit vooral in het sociaal domein, bij kleine zorgaanbieders die geen verplichting tot een controleverslag hebben. Ook moet hiervoor de Financiële verordening (ex. Art. 212 GW) aangepast worden (staat nu ook op de agenda). Zorginstellingen moeten voor 1 april hun verantwoording aanleveren. Deze komen nu echter ook nog na 1 april binnen.

De accountant adviseert om daar meer grip op te krijgen. - De pensioenen van oud-wethouders worden in 2028 overgedragen naar het ABP. Het is belangrijk om zicht te hebben op de pensioenverplichtingen ook uit de voormalige gemeenten. - Er is sprake van een goed beeld op de grondexploitaties. - Aandachtspunt zijn tijdige en goede beheersplannen voor gebouwen, groen, wegen etc. zodat de bestemmingsreserves weer voorzieningen kunnen worden.

2

-

Er zijn goede stappen gezet om de activa-administratie betrouwbaar te maken. Nu moet dit goed bijgehouden worden.

Mevr. De Vries licht toe dat de overstap naar 2% voor onzekerheden een uitdaging is. In het sociaal domein zal daardoor meer met grote aanbieders gewerkt gaan worden. Dhr. Groot vraagt hierbij wel aandacht voor bij voorkeur lokale aanbieders. Dit binnen de aanbestedingsregels. De begrotingsrechtmatigheid was afgelopen jaar lastig haalbaar door een grote plus in de decembercirculaire. Dhr. Vlam vraag naar de volledigheid van de opbrengst toeristenbelasting. Hier is een werkgroep samen met de griffier mee bezig. Dit is een complex traject. Samenvatting voorzitter: Met betrekking tot deze jaarrekening overheerst een trots gevoel. Het resultaat mag er zijn en er zijn mooie stappen voorwaarts gezet. De boodschap is nu niet verslappen en doorgaan op de goede weg. De auditcommissie geeft aan de gemeenteraad mee dat er technisch gezien geen bezwaar is om de Jaarstukken 2024 vast te stellen. 5. Financiële verordening 2025 van de gemeente Schagen Dit betreft de wettelijke aanpassing van de tolerantiegrenzen voor fouten en onzekerheden. De auditcommissie geeft aan de gemeenteraad mee dat er technisch gezien geen bezwaar is om de Financiële verordening 2025 vast te stellen. 6. Eerste bestuursrapportage 2025 Wethouder Erol licht de rapportage kort toe. De rapportage betreft een update van de lopende begroting naar de stand van zaken op 1 april jl.

De auditcommissie geeft aan de gemeenteraad mee dat er technisch gezien geen bezwaar is om de Eerste bestuursrapportage 2025 vast te stellen. 7. Uitvoering verbeterpunten jaarrekening 2024 Dit punt komt voort uit het verslag van 3 december 2024, agendapunt 4:

3

Toezeggingen; Update uitvoering plan van aanpak jaarrekeningcontrole 2024. Mevr. De Vries komt met een mondelinge toelichting. Er is geen plan van aanpak voor de verbeterpunten opgesteld. Zoals uit het accountantsverslag blijkt zijn er grote stappen gezet in de verbetering van de jaarrekeningcontrole. De aanbevelingen en adviezen die er nu nog zijn, worden meegenomen in het controleplan t.a.v. de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Dhr. Groot vraagt zich af of er dan wel aansturing is zonder plan van aanpak. Mevr. De Vries legt uit dat de VIC daarin voorziet. Mevr. Glashouwer ziet wel graag dat er een actielijst met aandachtspunten en de afhandeling daarvan komt. Dit wordt toegezegd. In de auditcommissie van oktober 2025 komt een update van de voortgang van de aanbevelingen en aandachtspunten uit het accountantsverslag (toezegging). 8. Artikel 213a GW onderzoek verbonden partijen Het rapport wordt door het onderzoeksbureau plenair gepresenteerd op de informatieavond over de jaarrekening. Er is dan ook gelegenheid om vragen te stellen. 9. Kennismaking nieuwe voorzitter Rekenkamer Er is sprake van een communicatiestoornis. Dhr. Kooij is op dit moment op vakantie. Hij zal er de volgende vergadering zijn. 10. Toezeggingen De openstaande toezeggingen zijn nu allemaal afgewikkeld. Er zijn wel nieuwe toezeggingen (zie agendapunten 7, 1, 12 en 15). 11. Treasuryjaarplan 2025 Mevr.

Van de Tempel geeft een korte toelichting. Het jaarplan is gebaseerd op de begroting 2025 waarbij een inschatting is gemaakt wanneer de geldstromen plaatsvinden. De conclusie is dat het voorlopig niet nodig is om geld aan te trekken. Wat hebben we eraan voor de sturing? Het heeft meer inzicht gegeven.

4

Dhr. Vlam vraagt of de realisatie van de eerste maanden aansluit bij het plan. Hier wordt voortaan over gerapporteerd in de bestuursrapportages (toezegging). De voorzitter concludeert het een mooi jaarplan is. Fijn dat het er nu ligt. Het activeert de organisatie om er mee bezig te zijn, met name de projectleiders. 12

Werksessie Risicomanagement en Afschrijvingstermijnen d.d. 1 mei 2025 Risicomanagement: De sessie is als prettig en nuttig ervaren. Langzamerhand komt er meer grip op risicomanagement. We gaan kijken naar een risicomanagementstool. In eerste instantie gericht op de weerstandsparagraaf met een goede risicoanalyse. Dit kan dan later uitgebouwd worden naar risicostrategiekaarten. Mevr. De Vries geeft aan nu met ICT een marktverkenning naar tools te doen. Met HR gaat ze bekijken hoe dit in de organisatie geïmplementeerd kan worden. Het is een veranderproces en moet in mindset van de organisatie landen. Hiervoor wordt een tijdpad gemaakt. Mevr. Glashouwer geeft mee om naar omliggende gemeenten te kijken; wat gebruiken zij? Afschrijvingstermijnen: Dit was een mooie discussie om te kijken wat er binnen het kader van de BBV voor mogelijkheden zijn. Het idee was om bij een nieuwe investering (bijvoorbeeld een school) de componentenbenadering voor afschrijving toe te passen bij wijze van proef. Voortschrijdend inzicht vanuit de organisatie adviseert nu om voor twee recent afgeronde projecten de componentenbenadering in beeld brengen. Dan zijn de verschillen goed zichtbaar. De auditcommissie stemt hiermee in. De stand van zaken t.a.v. beide onderwerpen wordt geagendeerd voor de auditcommissie van december 2025 (toezegging). 13.

Ter informatie: planning behandeling kadernota 2026 De planning wordt voor kennisgeving aangenomen.

5

14. Actualiteiten Wethouder Erol licht een tipje van de sluier op m.b.t. de meicirculaire. Er komt binnenkort een RIM. Er zit voor ieder jaar een plus in zodat de meerjarenbegroting nu voor ieder jaar zwarte cijfers heeft. Voor het sociaal domein zijn gelden beschikbaar gesteld om te onderzoeken hoe we binnen dit domein met minder toe kunnen. Vanaf 2028 moet daarop bezuinigd worden (€ 1,2 miljard in totaal landelijk). Dus reken jezelf niet te snel rijk. 15. Rondvraag Mevr. De Vries vertelt dat ze samen met mevr. Van de Tempel het periodiek overleg met provincie heeft gevoerd. Het was een goed gesprek en de provincie was tevreden. Er komt brief naar de raad hierover met conclusies, opmerkingen en aanbevelingen. Mevrouw Glashouwer vraagt of er nieuws is met betrekking tot Interbestuurlijk Toezicht. Dat is er niet. De brief van de provincie over repressief toezicht heeft nog niet bij de ingekomen stukken van de auditcommissie gestaan. De griffier zal deze er de volgende keer opzetten (toezegging). 16. Afsluiting De voorzitter sluit om 21.40 uur de vergadering.

6