20240715 Raadsrapportage Schagen GR RHCA V2

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN

Datum: Regeling: Rapporteurs: Portefeuillehouder:

15 juli 2024 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Boudien Glashouwer (sinds januari 2015) Margriet Struijf (sinds mei 2018) Marjan van Kampen

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding Deze notitie is een vervolg op de notitie van de raadsvolgers d.d. 20 juni 2023. Het Regionaal Archief Alkmaar (RHCA) bedient de gemeenten in Noord-Holland Noord: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel. Voor de Regionale Raad Noordkop (RRN) is Schagen de trekker. Proces raadsvolgers De raadsvolgers worden meegenomen als er RHCA-AB’s zijn (tweemaal per jaar). Daartoe dienen zij de stukken te ontvangen en dient een bespreking plaats te vinden met de portefeuillehouder mw. Van Kampen, de betrokken ambtenaar en financieel adviseur, waarbij de raadsvolgers hun opmerkingen bij de stukken naar voren brengen. Het resultaat van dit gesprek wordt meegenomen in een notitie aan de raad voor de oordeelsvormende vergadering en mogelijke bemerkingen kunnen worden meegenomen naar de AB-vergadering. Gezien de drukke werkzaamheden van Mw. Van Kampen is het van groot belang dat besprekingen tijdig vóór de Regionale Raad Noordkop (RRN) en Oordeelsvormende Vergadering van Schagen worden gepland én de stukken tijdig worden verzonden. Het proces verliep redelijk tot het voorjaar van 2022. Tot op heden verloopt het proces nog steeds bijzonder stroef.

Werkzaamheden raadsrapporteurs Schagen stagneren De afgelopen twee jaar stagneerden de ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de raadsrapporteurs. De feiten spreken naar wij veronderstellen voor zich: 2022/2023 • •

• •

Op 5 juli 2022 zijn de stukken voor het AB van 13 juli 2022 ontvangen. Aan de late kant, want de ondersteunend ambtenaar bleek ziek. Deze stukken hebben de raadsvolgers bezien, dit heeft helaas niet meer geleid tot overleg met de portefeuillehouder. Op 12 januari 2023 herinnerden wij als raadsvolgers de ambtenaar. Er bleek een AB te zijn geweest op 7 december 2022. De Kadernota 2024 hebben we later alsnog ontvangen. Wij raadden de nieuw aangewezen ondersteunend ambtenaar toen aan de P&C-cyclus 2023 van RHCA en de contactmomenten voor de AB-vergaderingen vast in te plannen voor de raadsvolgers. Op 20 januari 2023 stelden we de portefeuillehouder op de hoogte van de rommelige gang van zaken. Op 2 mei 2023 trokken wij bij de portefeuillehouder wederom aan de bel. Zij beloofde hierop terug te komen.

• • • •

Op 10 mei 2023 ontvingen we de Jaarstukken 2022 en Begroting 2024 van de ambtenaar. Vervolgens zijn we bezig geweest met het maken van een afspraak ter bespreking met de portefeuillehouder. Uiteindelijk kregen we op 31 mei 2023 een half uur aangeboden op een datum ná de RRN van 1 juni 2023, maar ook ná de Oordeelsvormende Vergadering van 20 juni 2023. Deze afspraak was dan ‘mosterd na de maaltijd’ en heeft voor ons geen zin. Ook informeerden we wederom op 31 mei 2023 de griffie om de ambtenaar ondersteuning te doen bieden. Wij vreesden namelijk dat, waarschijnlijk door drukke werkzaamheden, zijn taak hem nog onvoldoende duidelijk is. Op 1 juni 2023 ontvingen we een excuusmail voor de gang van zaken van de ondersteunend ambtenaar.

2023/2024 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Het verdere verloop is een wederom treurige herhaling van zetten. De indringende rapportage d.d. 20 juni 2023 voor de raad heeft geleid tot een afspraak ruim een half jaar later, namelijk 31 januari 2024. Op 30 oktober 2023 vroegen we de ondersteunend ambtenaar de draad weer op te pakken en een afspraak met de portefeuillehouder te arrangeren. Op 7 januari 2024 zonden wij een indringend signaal naar de portefeuillehouder en de griffier dat we sinds 17 mei 2022 (en dat is geen (tik)foutje) niet meer bijeen waren geweest en dat we ter voorbereiding van de afspraak van 9 januari 2024 geen stukken hadden ontvangen. Nog dezelfde dag ontvingen wij een excuusmail van de portefeuillehouder en werd de afspraak verschoven naar 31 januari 2024. Ook voor de afspraak op 31 januari 2024 hebben de raadsvolgers geen stukken ontvangen (Kadernota 2025). De Kadernota 2025 is na ons signaal via de griffie ontvangen. Hoewel Schagen trekker is bleek geen zienswijze over de Kadernota te zijn ingediend in de RRN van 1 februari 2024. Op 16 april 2024 zond de ondersteunend ambtenaar ons de Jaarstukken 2023 en de Programmabegroting 2025 toe. Wij verzochten om een spoedige afspraak en om het accountantsrapport 2023. De afspraak werd niet gemaakt en het accountantsrapport was nog niet beschikbaar. Op 21 mei 2024 heeft het college een zienswijze behandeld in haar vergadering. Op 30 mei 2024 was de RRN.

Op de agenda bleek een zienswijze te staan, opgesteld door Schagen, maar niet bekend bij de raadsvolgers. Op 30 mei 2024 is wederom een indringend signaal afgegeven aan de portefeuillehouder waarom er nog geen afspraak met de raadsvolgers was gemaakt. Op 31 mei 2024 ontvingen de raadsvolgers de excuses van de behandelend ambtenaar. Op 17 juni 2024 ontvingen we een deel van de stukken voor het AB van 10 juli jl. Op 18 juni verzochten de raadsvolgers wederom om een afspraak met de portefeuillehouder. Ook op 18 juni 2024 zijn de Jaarstukken 2024 en Programmabegroting 2025 als hamerstuk in Schagen vastgesteld. Echter het accountantsrapport hierbij was nog steeds niet beschikbaar en de afspraak met de raadsvolgers had niet plaatsgevonden. Op 26 juni 2024 herhaalden de raadsvolgers voor de vijfde maal hun verzoek om een tijdige afspraak vóór het AB van 10 juli 2024. Op 27 juni 2024 ondernam de behandelend ambtenaar een poging om tot een afspraak te komen. Dit kon alleen als er maar één raadsvolger zou aanschuiven, de agenda’s waren niet meer te matchen. Het werd 4 juli 2024. Op 30 juni 2024 hebben wij nogmaals om het accountantsrapport 2024 gevraagd. 2

• • • • •

Op 3 juli 2024 hebben wij de zienswijze en het accountantsrapport ontvangen, maar te laat om door te nemen en de afspraak van 4 juli te kunnen laten doorgaan (NB het accountantsrapport is door alle betrokken gemeenten pas op 3 juli jl. ontvangen). Op 4 juli 2024 volgde een nazending agenda en stukken AB-vergadering. Op 9 juli 2024 volgde een tweede nazending van AB-stukken. Uiteindelijk heeft het inhoudelijk constructieve gesprek van één raadsvolger met de portefeuillehouder en ondersteunend ambtenaar plaatsgevonden op 9 juli 2024. Derhalve één dag voor het geplande AB van 10 juli 2024. De portefeuillehouder heeft inmiddels op ons verzoek de AB-vergadering kort teruggekoppeld en aangestipte punten (waaronder actueel normenkader) aangekaart.

Op deze wijze is het instrument ‘raadsvolgers’ voor het RHCA sinds voorjaar 2022 nog steeds niet effectief gebleken. Wij constateren dat de invulling van de raadsvolgersfunctie pas na vele indringende signalen van de zijde van de raadsvolgers op gang komt en nu al twee jaar niet professioneel wordt ondersteund. Dat belemmert en is niet conform de bedoeling. Instellen Regionale Raadsvolgers – maar niet voor RHCA In 2021 is binnen de RRN een pilot regionale raadsrapporteurs gestart. In de eerste helft van 2023 is deze werkwijze geëvalueerd. Op basis van de respons is in de agendacommissie van de RRN besloten de pilot te verlengen tot en met de kadernota’s 2025 van de gemeenschappelijke regelingen. In de agendacommissie is geconstateerd dat de inzet van de raadsrapporteurs door de leden van de RRN als steeds waardevoller wordt ervaren. Gelet op het bovenstaande is in de agendacommissie RRN van 29 februari 2024 besloten om de raden van de vier deelnemende gemeenten een formeel besluit te laten nemen over het benoemen en de inzet van de regionale raadsrapporteurs. Op 14 mei 2024 heeft de raad van Schagen als hamerstuk besloten: 1. tot het (definitief) instellen van regionale raadsrapporteurs; 2. deze in te zetten om te rapporteren aan de RRN omtrent de financiële en (andere) beleidsmatige stukken van gemeenschappelijke regelingen, die aan de RRN ter advisering worden voorgelegd; 3.

deze inzet (vooralsnog) te beperken tot de drie belangrijkste gemeenschappelijke regelingen: Veiligheidsregio NHN, GGD HN en Omgevingsdienst NHN; 4. voor deze raadsperiode voor de drie gemeenschappelijke regelingen de volgende personen te benoemen als (plaatsvervangend) raadsrapporteur: Veiligheidsregio NHN: mw. M. Struijf en mw. D. Burger- De Graaf (plaatsvervanger) GGD HN: dhr. M. van Oerle en mw. M. MulderKeij (plaatsvervanger) Omgevingsdienst NHN: mw. M. Wijnker en dhr. J. Perton (plaatsvervanger); 5. vanaf de gemeenteraadsverkiezingen de benoeming van de raadsrapporteurs en vervangers mee te nemen in de reguliere besluitvorming na de verkiezingen omtrent de bemensing van de diverse commissies e.d. Over het RHCA wordt niet gerept. Het lijkt erop dat nu er voor RHCA geen regionale raadsvolgers zijn aangewezen (onvoldoende belang van het primaire proces of juist het financieel belang?) en dat de raadsvolgers van Schagen naar de achtergrond zijn verschoven. Dit terwijl Schagen de regionaal coördinerende rol heeft voor de regio.

3

Zienswijze bij Jaarstukken 2023 en Begroting 2025 Op 31 mei 2024 vond de vergadering van de RRN plaats. Bij de stukken troffen we verschillende zienswijzen aan. Uiteindelijk is het volgende advies overgenomen: “een zienswijze af te geven waarin wordt geadviseerd om, conform de financiële uitgangspunten, het negatieve jaarresultaat op te vangen binnen de algemene reserve en niet uit de bestemmingsreserve Duurzaamheid en lastenstijging.” De raadsvolgers Schagen ondersteunen deze uiteindelijke zienswijze. Een eerder voorstel was wel praktisch, maar niet rechtmatig. Advies aan de gemeenteraad 1. Dring aan bij het college van B&W op een eenduidige zienswijze in de RRN. Schagen heeft de regionaal coördinerende rol. 2. Maan het college van B&W het proces van raadsvolgers Schagen voor het RHCA professioneel te ondersteunen. 3. Óf spreek u als raad uit over de naar uw opvatting onvoldoende toegevoegde waarde van de raadsvolgers RHCA voor Schagen en dechargeer de huidige raadsvolgers. 4. Stel de Jaarstukken 2023 en Begroting 2025 vast en bestem het resultaat conform de zienswijze van de RRN (dit hoewel hier reeds op 18 juni 2024 door de raad is besloten).

4