20231219 Auditcommissie over 2e financiële prognose etc. - Schagen def (1)

Memo

Datum Aan Van Betreft

19 december 2023 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling 2e financiële prognose 2023 etc.

1. Inleiding Op 23 november 2023 jl. kwam de auditcommissie bijeen en sprak onder meer over de managementletter van de accountant, tweede financiële prognose en de voortgang van de P&C-cyclus. Wethouder Financiën dhr. Erol leidde het onderwerp in. 2. Managementletter 2023 De extern accountant van PSA heeft de interim-controle uitgevoerd en lichtte de voor de gemeente opgestelde managementletter toe. Bij de interim controle heeft de accountant gebruik gemaakt van de interne controle functie van de gemeente Schagen. De interne controle functie is scherp en kritisch. Daarmee fungeert het als goed vertrekpunt voor de verdere controle. Over het jaar 2022 zijn door de vorige accountant scherpe bevindingen vastgesteld die ook dit jaar zijn opgevallen en in lijn liggen met vorig jaar. Inmiddels is een plan van aanpak door de organisatie opgesteld. Als dit plan strak gevolgd wordt, kan er nog veel worden hersteld. Dat betekent wel ‘alle hens aan dek’. De consequenties voor een goedkeurende verklaring over getrouwheid zijn dus nog onzeker, maar niet onmogelijk. E.e.a. kan meer tijd vergen in het voorjaar van 2024. Een punt voor de rechtmatigheid is de naleving van Europese aanbestedingsregels. Het zal lastig zijn om de bevindingen hieromtrent weg te nemen, omdat de verplichtingen eerder zijn aangegaan voor een langere periode.

Dit punt wordt genoteerd in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. E.e.a. zal goed gemotiveerd moeten worden. De accountant geeft aan dat een verbetertraject twee tot drie jaar tijd nodig heeft. De auditcommissie houdt de vinger aan de pols. 3. Normenkader 2023 en rapporteringsgrens accountant De auditcommissie behandelde het normenkader 2023 over het boekjaar 2023. Dat is aan de late kant. Het normenkader 2024 zou nu vóór het boekjaar start op tafel moeten liggen. Wel moet het dan aan het eind van het jaar 2024 geactualiseerd worden omdat er in de loop van het jaar wijzingen plaatsvinden. De auditcommissie adviseert de raad het normenkader 2023 en rapporteringsgrens accountant vast te stellen. De auditcommissie adviseert tevens om het normenkader 2024 zo spoedig mogelijk vast te stellen. 4. Tweede financiële prognose 2023 De uitkomsten van deze financiële prognose heeft een positief saldo van €1.570.516.

De auditcommissie stelde ten aanzien van de tweede financiële prognose vast dat het raadsvoorstel aangepast moet worden, zodat helder is waar de raad over beslist.

Duidelijk moet zijn welk deel ter kennisname is, waarover een begrotingswijziging van toepassing is en welke budgetten worden overgeheveld. Met deze aanpassingen kan de auditcommissie een positief advies aan de raad geven over de tweede financiële prognose 2023. 5. Voortgang adviezen Evaluatie auditcommissie en Werkgroep P&C-cyclus Zowel de auditcommissie als de werkgroep P&C-cyclus hebben in 2022 adviezen gegeven aan de raad die zijn overgenomen, maar niet alle zijn geeffectueerd. Het voorstel van de auditcommissie aan de raad is om een (tijdelijke) raadswerkgroep op te richten die zich richt op: • De voortgang van de aanbevelingen die zijn gedaan naar aanleiding van de evaluatie van de auditcommissie. • Het evalueren van de adviezen uit het rapport van de werkgroep P&C-cyclus. • De informatiewaarde van de P&C-producten. • De aanvullende adviezen van de huidige auditcommissie. En de raad hierover rapporteert. Adviezen auditcommissie aan de gemeenteraad van Schagen 1. De auditcommissie adviseert de raad het normenkader 2023 en rapporteringsgrens accountant vast te stellen. 2. De auditcommissie adviseert tevens om het normenkader 2024 zo spoedig mogelijk vast te stellen. 3. De auditcommissie adviseert positief over de tweede financiële prognose 2023, na aanpassing door de organisatie. 4. De auditcommissie adviseert de raad, c.q.

het presidium om een werkgroep in te stellen die de huidige P&C-cyclus beschouwt, de voortgang van de gedane aanbevelingen monitort en de raad hierover rapporteert.

De auditcommissie van de gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Roel Takes, vicevoorzitter; Hans Kröger; Mirjam van Musscher; Cor Quint.

2