20230627 Auditcommissie over Jaarrekening 2022 en 1e Tussenrapportage 2023 Schagen def (1)

Memo

Datum Aan Van Betreft

27 juni 2023 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling Jaarstukken 2022 en 1e Tussenrapportage 2023

Jaarstukken 2022 De stukken zijn dit keer besproken met de tijdelijk portefeuillehouder mw. Van Kampen-Nouwen. Het jaar 2022 wordt afgesloten met een positief saldo van € 3,9 miljoen. Dit betekent onder meer dat het weerstandsvermogen van onze gemeente sneller toeneemt dan voorzien en dit draagt bij aan het verbeteren van de gemeentelijke financiële basis. Maar dit betekent niet zonder meer dat alle in de begroting 2022 beoogde doelen zijn gehaald. Inzicht en overzicht daarover zijn in de stukken wat lastig te verkrijgen. Ook maakt de auditcommissie zich zorgen over de financiële continuïteit gezien de inflatiecijfers eind 2022 van tussen de 14% en 17% en de onzekerheid rondom de wijzigingen in de berekening van het gemeentefonds. Met het inflatiecijfer eind 2022 bevat de toekomst nog genoeg onzekerheden. Bij afronding van het jaar 2022 bleek - net als in 2021 – helaas duidelijk dat er achterstand is opgelopen ten aanzien van de beheerbaarheid van de financiële processen. Dat heeft zijn weerslag in de Jaarstukken 2022 en met name in het controlerapport 2022 van de accountant. Ten opzichte van 2021 is Schagen op dit cruciale punt helaas toch achteruitgegaan. De gemeenteraad heeft in de loop van 2022 het besluit genomen om extra middelen beschikbaar testellen voor extra mankracht in de financiële functie.

De effecten en gevolgen van dit besluit kunnen we op dit moment (nog) niet waarnemen. Sleutelfuncties zijn opnieuw bezet, maar deze medewerkers zullen zich eerst moeten inwerken. Jaarrekeningcontrole De Auditcommissie stelde op 25 mei jl. vast dat er tijdig een jaarrekening ter tafel ligt. De controlerend accountant geeft echter een: • •

Controleverklaring met beperking af te geven bij de jaarrekening 2022 op het aspect getrouwheid. Afkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2022 op het aspect rechtmatigheid.

Bevindingen controlerend accountant Het oordeel van de accountant over de bevindingen was in 2021 helaas, na jaren een stapsgewijze een positieve ontwikkeling te hebben gesignaleerd, niet langer overwegend groen gekleurd. Dat bleek over 2022 nog niet beter en zo is de opgaande lijn zeker nog niet gevonden.

1

De reden voor de controleverklaring met beperking op getrouwheid heeft betrekking op de onzekerheid van de prestatielevering van de geleverde zorg, de prestatielevering van de inkopen, de juistheid van de financiële consequenties uit anterieure overeenkomsten en de volledigheid van de omzet van de opbrengsten uit huren, pachten en omgevingsvergunningen. De afkeurende controleverklaring op het aspect rechtmatigheid komt door aanbestedingen die niet in overeenstemming met Europese wetgeving hebben plaatsgevonden. Zowel de vorige als de voor 2022 benoemde accountant vraagt al meerdere jaren aandacht voor dezelfde basispunten. Punten van aandacht blijven (net als in 2021) onder meer: • • • •

de informatiewaarde van de jaarrekening met oog voor gebruiker en lezer; het financieel en administratief beheer is in de basis niet goed geborgd; het risicomanagement behoeft aandacht; en ook de aansluitingen tussen de financiële systemen onderling geven problemen.

De voor 2022 benoemde accountant geeft (net als de vorige accountant) als advies mee om de jaarstukken beter inzichtelijk te maken voor de raad, dit kan bijvoorbeeld door het toepassen van KPI’s. Maar niet alles is negatief gekleurd. Op het gebied van solvabiliteit is de gemeente in vergelijking met andere gemeenten op dit peilmoment gezond. De accountant spreekt ook zijn waardering uit voor het functioneren van de verbijzonderde interne controle (VIC, 3e lijns-controle). Maar er is meer aandacht nodig voor de 1e en 2e-lijns controle, dus vooraf en tijdens het dagelijks werk. Bemerkingen Auditcommissie De Auditcommissie stelt vast dat de voor 2022 benoemde accountant wederom stuit op hardnekkige aandachtspunten die door de commissie al meermaals naar voren zijn gebracht en aan de raad gemeld. Zij uit haar teleurstelling in de ontstane neergaande lijn en kijkt met bijzondere belangstelling uit naar de stappen ter verbetering van de basisprocessen die door de organisatie vorig jaar al zijn geschetst en nu naar verwachting in 2023 zover mogelijk op orde zullen worden gebracht. Voor het controlejaar 2023 gaat na het gelopen aanbestedingstraject een nieuwe accountant van Publieke Sector Accountants (PSA) aan de slag. Dit accountantskantoor is door u benoemd op 9 mei jl. 2023 is ook het jaar waarover het college ook voor het eerst de rechtmatigheidsverklaring zal geven.

Bestemming positief saldo De grootste voor- en nadelen hebben betrekking op de bouwleges, het sociaal domein, afwikkeling BTWcompensatie, Jeugdzorg en WMO huishoudelijke hulp, het personeelsbudget en het Gemeentefonds. Het voorstel van de portefeuillehouder aan de raad is om het positieve jaarrekeningresultaat 2022 van € 3.880.786 toe te voegen aan de algemene reserve. Het is niet aan de Auditcommissie zich uit te spreken over vaststelling van de stukken en decharge aan het college of over de bestemming van het resterend positief saldo. Het is aan de raad om te bepalen of het raadsvoorstel voor bestemming zal worden overgenomen en het besluit aldus vast te stellen. Echter het lijkt plausibel het resultaat toe te voegen aan de algemene reserve.

Memo

Pagina 2 van 3

1e Tussenrapportage 2023 Met de 1e tussentijdse rapportage wordt de raad tussentijds geïnformeerd over de voortgang van het voorgenomen beleid zoals dat in de begroting 2023 is opgenomen. Met dit instrument heeft de raad de mogelijkheid om de voortgang te bewaken en indien noodzakelijk bij te sturen. In de 1e Tussenrapportage 2023, met de peildatum van 15 april, zijn de financiële mutaties opgenomen tot een positief saldo van € 3.478. Deze 1e tussentijdse rapportage is vooral gericht op de actualisering van de begroting 2023, op dat moment alweer ruim een half jaar oud. Dit vraagt om begrotingsaanpassing. De portefeuillehouder gaf aan dat er geen nieuw beleid in de tussenrapportage is opgenomen. In de inleiding zal voortaan op verzoek van de Auditcommissie een overzicht met begrotingswijzigingen worden opgenomen. De auditcommissie kan zich daarom vinden in deze 1e Tussenrapportage. Met het resultaat uit de tussenrapportage is de algemene reserve gevuld tot € 8 miljoen. Daarmee is voor dit moment eerder dan gepland aan de gemaakte afspraken ten aanzien van de ondergrens weerstandsvermogen voldaan. De geplande stortingen van de komende jaren komen daarmee te vervallen. Tot slot De Auditcommissie dankt de organisatie, die de huidige problematiek in constructieve openheid met ons deelt en de schouders eronder zet. Zo hopen wij de geschetste knelpunten samen te overwinnen.

Advies De Auditcommissie blijft uiteraard, conform haar rol, de huidige stand van zaken intensief volgen en maakt waar nodig daarover afspraken met de portefeuillehouder en de organisatie. De Auditcommissie adviseert de raad: • •

De aandachtspunten rond de jaarstukken 2022 zeer serieus te nemen. In te stemmen met de begrotingsmutaties die in de 1e Tussenrapportage 2023 zijn opgenomen.

De Auditcommissie van de Gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Roel Takes, vicevoorzitter; André Groot; Hans Horn; Hans Kröger; Mirjam van Musscher.

Memo

Pagina 3 van 3