20230216 Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen V3

Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

Donderdag 16 februari 2023 19.30 uur Raadszaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA Schagen), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.G. Horn (D66), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M. van Musscher (PvdA).

Ambtelijk secretaris:

Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur griffie).

Portefeuillehouder:

Dhr. C.H.J. Quint (wethouder Financiën).

Adviseurs:

Dhr. A. de Boer (Adviseur Financiën), mevr. M. Duineveld (Adviseur AO/IB), dhr. P.J. Gutter (Teamleider Financiën), dhr. A. Meijer (Interim Gemeentesecretaris), dhr. G.E.P. Meijer (Griffier), mevr. M. van der Pal – Scheld (Adviseur AO/IB), mevr. M.S. Roetgerink (Coördinator P&C) en mevr. M. de Vries (Concerncontroller).

Gasten:

dhr. J.J. Bakker (Bestuursadviseur), dhr. E. van den Hurk (Step in control) en dhr. J. Parren (Step in control).

Afwezig:

Dhr. E. Kalnenek (accountant), dhr. R.A.J. Takes (VVD) en dhr. M.J. Tamse (waarnemend voorzitter rekenkamercommissie Schagen).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Dhr. Takes is afwezig met berichtgeving. Per 1 april 2023 wordt dhr. A. Meijer als gemeentesecretaris vervangen door mevr. E. van der Bruggen. Dit is de laatste auditcommissie vergadering waaraan dhr. A. Meijer deelneemt. Namens de auditcommissie bedankt mevr. Glashouwer dhr. A. Meijer voor zijn betrokkenheid en inzet. Agendapunt 5 (Presentatie quickscan rechtmatigheidsverantwoording) en agendapunt 6 (Visie op control) worden achtereenvolgend na agenda punt 3 behandeld. Daarna volgen de toezeggingen (agendapunt 4) en daaropvolgende agendapunten. De agenda is gewijzigd vastgesteld.

2

Ingekomen stukken De ingekomen stukken zijn ter kennisneming aangenomen.

3

Verslag van de vorige vergadering 8 december 2022 Dhr. Horn vraagt naar de wijze waarop de organisatie invulling aan frauderisico’s geeft. Mevr. de Vries geeft aan dat dit aan bod komt tijdens de presentatie Visie op control (agendapunt 6). Dhr. Horn geeft aan dat punt 9 van het verslag aangepast moet worden. Dhr. Horn beoogde aan te geven dat het de onderaanneming van de aangenomen accountant betrof. Het verslag van 8 december is gewijzigd vastgesteld. Dhr. G. Meijer licht de stand van zaken aangaande de aanbesteding van de accountant toe. Op 16 december 2022 zijn de leden van de auditcommissie separaat bijeengekomen om de criteria voor de aanbesteding van de accountant in kaart te brengen. Tijdens de raad van 20 december 2022 zijn het

1

aanbestedingsdocument en het programma van eisen vastgesteld. Hierin is de input van de auditcommissie verwerkt. De aanbesteding is op de markt gezet. Alle leden van de auditcommissie nemen deel aan het selectieproces van de accountant. Over het verloop en de planning van het aanbestedingsproces is de auditcommissie per mail in kennis gesteld. In de week van 17-24 maart kunnen de leden de inschrijvingen individueel beoordelen. De leden ontvangen hierover een aparte mail met inloggegevens. Op woensdag 29 maart om 19.30 uur is de consensus meeting ingepland. 5

Presentatie quickscan rechtmatigheidsverantwoording Dhr. Parren en dhr. Van den Hurk van Step in control verzorgen een presentatie over de quickscan rechtmatigheidsverantwoording. De quickscan is uitgevoerd om inzichtelijk te krijgen of de gemeente Schagen gereed is voor het uitvoeren van de rechtmatigheidsverantwoording en wat er moet gebeuren. Een aandachtpunt voor 2023 is dat Schagen de verantwoordingsgrenzen moet vaststellen. Gemeenten moeten bij de rechtmatigheidsverantwoording naar zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid kijken. De gemeente mag grenzen tussen de 1-3% vastleggen. Step in control adviseert om de verantwoordingsgrenzen voor rechtmatigheid en getrouwheid uit oogpunt van stapeling op 3% te zetten. Over 2023 moet het college van B&W de financiële rechtmatigheid verantwoorden. Over 2024 is het advies aan de gemeente om naast verantwoording over de financiële rechtmatigheid ook de fiscale rechtmatigheid mee te nemen en het informatiebeleid te versterken. De financiële en fiscale rechtmatigheid hebben namelijk veel raakvlakken en invloed op elkaar. Over 2025 moet de gemeente naast de activiteiten over 2024 ook de juridische rechtmatigheid en ITcontroles uitvoeren. In 2026 moet de ‘In Control Statement’ worden verkregen. Dhr. Kröger vraagt of binnen de organisatie de onderdelen uit quickscan aanwezig zijn. Dhr.

Parren geeft aan dat voor de gemeente Schagen zeker het geval is. De zaken die ontbreken kan de organisatie eigenhandig opleveren. Dhr. Kröger vraagt hoe de organisatie tegen de resultaten uit de quickscan aankijkt. Mevr. de Vries geeft aan dat de organisatie de resultaten onderschrijft en dat dit ook terugkomt in het haar presentatie Visie op control (agendapunt 6). De presentatie wordt na afloop van de vergadering met de leden van de auditcommissie gedeeld.

6

Visie op control Mevr. de Vries geeft een presentatie over Visie op control. Zij onderschrijft de aanbevelingen die Step in control gedaan naar aanleiding van hun quickscan rechtmatigheidsverantwoording. Deze aanbevelingen sluiten aan bij de ontwikkelingstappen die de organisatie wil gaan zetten. De inhoud van de presentatie:  Visie op control in Schagen  Randvoorwaarden  Opbrengsten  Mijlpalen Mevr. de Vries licht het three lines model toe. Het college en de directie hebben de visie vastgesteld. Mevr. de Vries wil in gesprek met de gemeenteraad om de visie verder uit te werken. Daarop vooruitlopend zal zij dit nu eerst delen met de auditcommissie.

2

Mevr. Glashouwer vraagt naar het plan van aanpak van de organisatie. Mevr. de Vries geeft aan dat bij de invoering de leidende principes van de organisatie leidend zijn. De teamleiders zijn verantwoordelijk voor de bewaking dat de processen en taken door de juiste teams worden uitgevoerd en deze verder ontwikkelen. Dhr. Horn vraagt of de planning voor de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording in combinatie met Visie op control uitvoerbaar is? Dhr. A. Meijer geeft aan dat de planning realistisch is. Dhr. Groot vraagt of de ontwikkelingen binnen de organisatie leidt tot de uitstroom van medewerkers. Dhr. A. Meijer geeft aan dat er inderdaad medewerkers vertrekken, maar geeft aan ook veel positieve gesprekken te voeren. Mevr. Glashouwer vraagt wat de organisatie nodig heeft om deze visie uit te voeren. Mevr. de Vries geeft aan met de teamleiders in gesprek te gaan om de controletaken uit te laten voeren. Mevr. de Vries gaat als concerncontroller ondersteuning verlenen bij het uitvoeren van de controletaken. Zij gaat beginnen met de processen met de grootste omvang. Dhr. Kröger wil weten of iedereen hetzelfde beeld heeft bij risico’s. Mevr. de Vries geeft aan hierover in gesprek te gaan met de teamleiders, gaat voorlichting geven en gebruikt werksessies om risico’s in kaart te brengen. De organisatie staan positief tegenover risicomanagement. Mevr.

Glashouwer constateert dat er overeenkomsten zijn tussen de presentatie over de rechtmatigheidsverantwoording en Visie op control. Zoek daarbij de samenhang tussen mensen, processen en systemen. Zoek vanuit oogpunt van control actief de synergie met de groep die zich richt op de inrichting van de ICT-systemen. 4

Toezeggingen - Aanpassen tussenrapportage De rapportage moet aan Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voldoen. De raadswerkgroep P&C-cyclus heeft adviezen uitgebracht. Dit moet worden omgezet naar een ambtelijk advies. Deze toezegging gaat van de toezeggingenlijst regulier naar de voortgangsrapportage. - Doorontwikkeling risicomanagement De doorontwikkeling risicomanagement is een continu proces. Dit punt is ook behandeld tijdens de presentatie Visie op control (agendapunt 6) en wordt nu in de praktijk gebracht. Deze toezegging gaat van de toezeggingenlijst naar de reguliere voortgangsrapportage. - Treasurybeleid Deze toezegging staat op de agenda van deze vergadering en is daarmee afgedaan. - Beheersing en prognosticering zorgkosten De auditcommissie wordt periodiek middels de reguliere voortgangsrapportage over dit onderwerp op de hoogte gehouden. Deze toezegging gaat van de toezeggingenlijst naar de voortgangsrapportage. De toezegging over het aanpassen van de financiële verordening en het informeren van de raad over het raadsbesluit rechtmatigheidsverantwoording is afgedaan.

7

Voortgang aanbevelingen VIC en accountant Ph. Quint geeft aan dat de voortgangsrapportage een uitgebreid overzicht geeft van de voortgang van alle aanbevelingen. De aanbevelingen die rood en oranje krijgen verscherpte aandacht.

3

Dhr. Kröger vraagt of de voortgangsrapportage ook voor andere doeleinden wordt gebruikt dan alleen de auditcommissie. Hij geeft complimenten voor de lijst, het geeft inzage in wat er nog verricht moet worden. Dhr. Kröger zet vraagtekens bij de realiseerbaarheid. Reactie: De teamleiders brengen punten in op de lijst, daarna gaat de lijst naar de directie en het college. Dhr. Groot geeft complimenten op de voortgangsrapportage, maar zet vraagtekens bij de uitvoerbaarheid. Dhr. Horn geeft aan dat de rapportage helder en overzichtelijk. Aanbeveling nummer 15 en 21 moeten over 2 weken zijn afgerond, gaat de organisatie dit realiseren? Mevr. de Vries geeft aan dat dan de bestedingsanalyse gereed is, deze wordt dan intern gecontroleerd. Voor de accountant is dat voldoende om te kunnen gebruiken. Voor de aansluiting van de financiële administratie op de zorgadministratie zorgt mevr. de Vries voor een periodieke aansluiting, zodat het niet meer in één keer aan het einde van het jaar hoeft. Dhr. A. Meijer geeft aan dat processen soms nog niet helemaal bij een team zijn belegd. Daardoor is er geen aansluiting van zorgadministratie op de financiële administratie. De overdracht van taken van het sociaal domein naar financiën gaat pas rond de zomer plaatsvinden. Mevr. van Musscher geeft aan dat het een uitgebreide lijst is. Zij vraagt of punten die groen zijn op de lijst blijven staan.

Mevr. de Vries geeft aan dat het proces en de deadline realiseerbaar zijn, de uitvoering loopt nog. Mevr. Glashouwer geeft aan dat de autorisatie tot systemen en de aansluiting tussen administraties steeds weerkeren maar essentiële verbeterpunten zijn. Tevens doet zij de suggestie om de kleur geel toe te voegen, de groene kleur geeft een vertekend beeld van status van aanbeveling die in uitvoering is. 8

Treasurybeleid Dhr. Gutter licht het treasuryplan toe en geeft aan dat het meer richting een jaarplan gaat dan dat het een beleidsstuk is. Er is met name gekeken naar investeringsvolumes, wat zit erin de exploitatie en wat zijn de financieringsbehoeften. Op basis hiervan geldt dat de gemeente pas financiële middelen moet aantrekken op het moment dat die nodig zijn. De gemeente zal niet vooruitlopend financiële middelen aantrekken. Daar zijn immers kosten aan verbonden. Dhr. Kröger spreekt zijn steun uit voor het document, heb is belangrijk om inzicht te krijgen wanneer je financiële middelen nodig hebt. Wat er volgens hem ontbreekt is inzage in de aflossingsrisico’s. In welke jaren is er een verhoogt risico doordat er grote hoeveelheden afgelost moeten worden? Dhr. Gutter geeft aan dat de aflossingsschema’s in het jaarplan zijn vervat. Deze rapportage presenteert op een hoger aggregatieniveau. Dhr. Groot is tevreden dat het treasuryplan er ligt. Het ontbreekt het document aan scherpte en heeft meer doorontwikkeling nodig. Daarnaast onderschrijft hij het punt van dhr. Kröger. Dhr. De Boer geeft aan dat het treasuryplan een startpunt is en men vandaar uit het plan verder wil door ontwikkelen. Daarnaast willen men dit jaarplan en de plannen van hierop volgende jaren verfijnen door het goed te monitoren. Dhr.

Groot vraagt in de paragraaf Uitkomsten liquiditeitsplanning om een verduidelijking van de zin ‘Bovendien is van de bij de begroting 2023 opgevoerde investeringsplannen ad. € 5,4 miljoen op voorhand € 3,0 miljoen al doorgeschoven naar 2024.’ in relatie tot het daar bovenstaande tabel. De organisatie zal deze vraag schriftelijk beantwoorden (toezegging). Dhr. Horn geeft aan het getrouwheidspercentage van de uitvoering van de geplande investeringen te missen. Dhr. De Boer geeft aan dit samenhangt met de uitvoerbaarheid van de gestelde ambities. Het is lastig om in te schatten welke plannen wanneer uitgevoerd gaan worden. Dit komt bijvoorbeeld door de tekorten op de huidige markt (materiaal en personeel). Daarom is de strekking van het plan om pas geld aan te trekken wanneer het nodig is.

4

Mevr. Van Musscher geeft aan dat dit treasuryplan een mooie eerste stap is. Mevr. van Musscher vraagt zich af in hoeverre de raad hier een politiek besluit over moet nemen. Dhr. G. Meijer geeft aan dat de financiering onderdeel is van een raadsbesluit. Hierdoor is er geen nieuw raadsbesluit benodigd. Dit is geregeld in de Financiële Verordening en het Treasury statuut. Dhr A. Meijer geeft aan dat de organisatie nog niet goed is in projectbeheersing en controle. Dit heeft onder meer gevolgen voor de uitvoering van projecten en investeringsbehoefte. Hier gaat de organisatie aandacht aan besteden. Mevr. Glashouwer geeft aan dit treasuryplan nu ligt tussen beleid en (jaar-)plan. Zij ziet het als een eerste aanzet en wijze om grip te krijgen op de materie. Dit treasuryplan is lastig te definiëren als beleid. Dit (uitvoerings)plan valt binnen de uitvoering van de organisatie en gaat dus niet via de raad. Dit zou nadrukkelijk in het plan naar voren moeten komen. Mevr. Glashouwer bedankt de organisatie namens de auditcommissie voor de eerste aanzet van het treasuryplan en ziet het als uitgangspunt voor verdere verbetering. De commissie wordt graag op de hoogte gehouden van de verdere ontwikkelingen. 9

1e Financiële prognose 2023 In de vergadering van de auditcommissie d.d. 8 december is het Spoorboekje Planning en Control 2023 behandeld. De planning was op hoofdlijnen. Aangegeven werd dit Spoorboekje opnieuw op de agenda van de auditcommissie te plaatsen (toezegging). Ph. Quint geeft aan dat op verzoek van de auditcommissie de 1e financiële prognose 2023 eerder is aangeleverd. Doordat het eerder is aangeleverd bevat het minder mutaties over 2023. Dhr. Groot geeft aan dat is instrument aangeeft waar de gemeente uit de pas loopt. Tevens vraagt hij of het negatieve saldo van € 87.000 op het gebied van sociaal domein, vervoer vluchtelingen door het Rijk vergoed gaan worden. Ph. Quint geeft niet met zekerheid te kunnen aangeven of de gemeente het bedrag volledig teruggaat krijgen. Dhr. Kröger ziet de financiële prognose als een instrument om inzicht te krijgen waar de gemeente staat en wat er op de gemeente gaat afkomen. Er komt later een moment waarbij het college moet aangeven hoe dat financieel vorm krijgt. Ph. Quint geeft aan dat de uitkomsten van deel financiële prognose terugkomen in de eerste tussenrapportage. Dhr. Kröger vraagt zich af de gemeenteraad een besluit over de financiële prognose moet nemen. Moet de gemeenteraad het niet ter kennisgeving aannemen? Er ontbreekt namelijk een begrotingswijziging in het raadsvoorstel. Dhr.

De Boer geeft aan dat een besluit nodig is want op basis van de financiële prognose moet de begroting worden aangepast en de uitkomsten moeten in de eerste tussenrapportage worden verwerkt. Mevr. Glashouwer verduidelijkt dit namens de auditcommissie door samen te vatten dat de financiële prognose nu cijfermatig inzicht verschaft. Als het de bedoeling is dat er suppletoire begrotingswijzigingen worden voorgesteld, dan neemt de raad daarover een onderbouwd besluit. Zij vraagt de ambtelijke organisatie hierop te reageren. Dhr. De Boer geeft aan dat een besluit nodig voor aanpassing van de begroting. Mevr. Glashouwer pleit voor - door de jaren heen consistente - en vastgestelde peildatums ten aanzien van de op te stellen rapportages. Mevr. Glashouwer vat samen: de 1e financiële prognose wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. De begrotingswijziging moet dan duidelijk in het raadsvoorstel staan, dit moet de ambtelijke organisatie aanpassen, gelijk aan de besluitvorming in december 2022 bij 2e financiële prognose 2022.

5

Tevens moeten voortaan in ieder financieel document de peildatums helder verwoord zijn, valt onder het punt Aanpassen tussenrapportages uit de voortgangsrapportages. 10

Decembercirculaire 2022 De decembercirculaire 2022 is door de auditcommissie ter kennisname aangenomen.

11

Actualiteiten De documenten met actualiteiten is door de auditcommissie ter kennisname aangenomen.

12

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

13

Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de inspanningen van de betrokkenen de vergadering om 22:06 uur.

Vastgesteld in de vergadering van de auditcommissie op donderdag 25 mei 2023.

6