20221208 Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen V3 (1)
Tekst van het document
Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:
Donderdag 8 december 2022 19.30 uur Raadszaal
Aanwezig: Commissieleden:
Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA Schagen), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.G. Horn (D66), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M. van Musscher (PvdA) en dhr. R.A.J. Takes (VVD).
Ambtelijk secretaris:
Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur griffie).
Portefeuillehouder:
Dhr. C.H.J. Quint (wethouder Financiën).
Adviseurs:
Dhr. A. de Boer (Adviseur Financiën), mevr. M. Duineveld (Adviseur AO/IB), dhr. P.J. Gutter (teamleider Financiën), dhr. E. Kalnenek (accountant), dhr. A. Meijer (Interim Gemeentesecretaris), dhr. G.E.P. Meijer (griffier), mevr. M. van der Pal – Scheld (Adviseur AO/IB), dhr. R. Schuijt (accountant/controleleider) en mevr. M. de Vries (concerncontroller).
Afwezig:
dhr. P. van der Kruit (voorzitter rekenkamercommissie Schagen),
1
Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De vergadering staat een moment stil bij het overlijden van voormalig gemeenteraadslid en auditcommissielid de heer I.L. Kroon. De voorzitter geeft een terugkoppeling over resultaten van de sollicitatieprocedure van de rekenkamercommissie Schagen. De heer Van der Kruit (voorzitter) stopt per 31 december 2022 en mevrouw Domburg stopt in principe per 11 februari 2023. De sollicitatieprocedure heeft een nieuw lid opgeleverd, zij wordt tijdens de raadsvergadering van 20 december benoemd. De bedoeling is dat dit nieuwe lid de komende zes maanden doorgroeit naar voorzitter. Om de inzet van de rekenkamercommissie voor het komende halfjaar te borgen is het voorstel om de heer Tamse tot en met 31 juli 2023 te benoemen tot waarnemend-voorzitter. Daarnaast is het voorstel om mevrouw Domburg te herbenoemen tot en met 31 juli 2023. Om tijdig te kunnen vervangen en te benoemen zal tegen de zomer van 2023 wordt vervolgens een vacature worden opengesteld voor lid of voorzitter van de rekenkamercommissie. De agenda is ongewijzigd vastgesteld.
2
Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.
3
Verslag van de vorige vergadering 8 juni 2022 Mevrouw De Vries geeft aan dat bij agendapunt 11 in de eerste zin wordt bedoeld wordt dat de gemeente geen goedkeurende controleverklaring van de accountant over het onderdeel rechtmatigheid krijgt. De heer Horn geeft aan dat bij punt 15 de woorden ‘indien nodig’ verwijderd moeten worden.
1
Bovenstaande punten worden in het concept-verslag verwerkt en het verslag van de auditcommissie vergadering van 20 oktober 2022 is aldus gewijzigd vastgesteld. 4
Managementletter De heer Kalnenek (accountant) en de heer Schuijt geven een toelichting over de Managementletter. De Managementletter is gericht aan het college. Het college onderschrijft de inhoud en pakt de aanbevelingen op. De accountant geeft aan dat er een organisatie is aangetroffen die in ontwikkeling is. De accountant benadrukt dat dit een proces van lange adem is. Op basis van de gesprekken heeft de accountant ook het inzicht gekregen dat er onder het personeel behoefte bestaat aan rust en stabiliteit. De verbijzonderde interne controlefunctie (VIC) functioneert goed. De accountant heeft daarvan gebruikt gemaakt bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden. De accountant zet een kanttekening bij de positionering van de VIC in de lijnorganisatie. Om de onafhankelijkheid van de VIC te borgen moeten er voldoende waarborgen aanwezig zijn. Voor dit moment zijn er voldoende waarborgen. De organisatie probeert sinds 2019 het three lines model in te voeren: De eerste lijn is het management en de primaire activiteiten De tweede lijn is de bedrijfsvoering De derde lijn is de VIC, die prima functioneert (onafhankelijke audit). De invoering is nog niet gebeurd. De accountant adviseert eerst de uitvoerende taken goed te borgen, dit is een taak voor de teamleiders en daarna de ondersteunende taken, zoals P&O en Inkoop.
Het risicomanagement, zoals ook door de auditcommissie is geconstateerd, is nog volop in ontwikkeling en is een belangrijk onderdeel van het three lines model. De analyse van frauderisico’s moet ook onderdeel zijn van het risicomanagement. Dit jaar moet de accountant de analyse van frauderisico’s ook terug laten komen in de controleverklaring. Aandachtpunt: het ambitieniveau van de gemeente is hoog, daartegenover staat dat de organisatie nog in ontwikkeling is. Advies van de accountant: breng dit in lijn met elkaar. De IT-afdeling moet zich toeleggen op de ondersteunende taken, zoals applicatiebeheer. De accountant en de organisatie kunnen niet vaststellen of de processen van het applicatiebeheer voldoende zijn geborgd. De accountant benoemt het proces van inkoop, aanbesteden en prestatielevering als aandachtspunt. Evenals het grondbeleid. De organisatie heeft een ambitieuze agenda. Het grondbeleid is echter verouderd en geeft de organisatie niet de kaders die nodig zijn. Ph. Quint en de gemeentesecretaris dhr. Meijer onderschrijven de aanbevelingen en nemen deze over. De leden van de auditcommissie herkennen de accountantsbevindingen omdat ze al meerdere jaren voorkomen. Het biedt de organisatie nu mogelijkheden om stappen voorwaarts te zetten. Voorts waardeert de auditcommissie de inspanningen van de VIC.
De heerTakes onderschrijft de onafhankelijke positie van de VIC en vraagt of het controlespoor van de VIC goed is geborgd. De accountant bevestigt dat. De heer Horn vraagt wat de organisatie doet aan frauderisico. Mevrouw De Vries geeft aan dat de analyse van frauderisico’s nog niet in het risicomanagement is meegenomen, maar pakt dit nog
2
op. Afgesproken is dat de tijdens de auditcommissie in februari 2023 over de invoering van de analyse van frauderisico’s wordt gerapporteerd. Mevrouw Van Musscher geeft aan dat interne beheersing belangrijk is voor de kostenbeheersing in het zorgdomein en de voorspellende waarde daarvan. Tevens heeft zij gelezen dat de gemeente extra kwetsbaar is bij grote projecten. Tot slot wil zij weten wat de stand van zaken is ten aanzien van de herziening van het grondbeleid. De accountant licht deze punten toe. Ph Quint geeft aan dat grondbeleid op de lijst staat om herzien te worden. De heer A. Meijer geeft aan dat risicomanagement een belangrijke rol speelt binnen het three lines model. Bij de rondgang bij de teamleiders wordt gepoogd de projectrisico’s inzichtelijk te maken aan de hand van product, poen en personeel (3 p’s). De voorzitter spreekt haar waardering uit voor het werk van de accountant. De Management Letter geeft inzicht in de punten die nog aandacht behoeven. Ze is content met het compliment voor de VIC. Ze vraagt hoe de accountant aankijkt tegen de positionering van de VIC in de organisatie en wat hij kan zeggen over een al dan niet goedkeurend oordeel over de rechtmatigheid over 2022. De accountant geeft aan te kunnen leven met de huidige positionering van de VIC, zolang de onafhankelijkheid is geborgd.
De accountant heeft bij zijn onderzoek goed kunnen steunen op de VIC. Over het oordeel ten aanzien van rechtmatigheid over 2022 kan de accountant nog weinig zeggen. Het zal er vooral vanaf hangen of de organisatie binnen de vastgestelde tolerantiegrenzen blijft. Mocht de goedkeuring er niet komen dan ligt de oorzaak daarvan naar alle waarschijnlijkheid bij procesbeheersing van Inkoop en aanbesteding en zorg. 5
Accountantscontrole dienstjaar 2022 Om de dienstverlening over het dienstjaar 2022 te borgen is er een addendum opgesteld. De leden van de auditcommissie onderschrijven de inhoud van het addendum. De heer Horn vraagt of het addendum juridisch verplicht is en of de griffier moet tekenen. De griffier geeft aan dat het addendum belangrijk is om risico’s voor de dienstverlening over het dienstjaar 2022 af te dekken. Tevens is de griffier door de raad gemachtigd om te tekenen voor de dienstverlening van de accountant. De voorzitter schorst de vergadering. Tijdens de schorsing tekenen de heer Kalnenek, de heer Schuijt en de heer G. Meijer het addendum. Pauze
6
Toezeggingen Mevrouw De Vries geeft aan de hand van het praatstuk een update over de interne controlelijst en de openstaande toezeggingen. -
Toezegging nr. 80 - aanpassing tussenrapportage Bij de behandeling in het verleden heeft de auditcommissie het verzoek gedaan om de P&Cdocumenten zodanig aan te passen dat ze handzamer zijn, beter leesbaar (toegankelijker) en logischer zijn opgebouwd. Genomen stappen: - Uitvoering verbeterplan Financiën door teamleider Financiën. - Aanstellen P&C-coördinator. - Spoorboekjes 2022 en 2023 opgesteld.
3
-
-
Nog te nemen stappen: vertaling uitvoeringsprogramma naar P&C-stukken, stuurinformatie.
De aanbevelingen van het 213a onderzoek en van de raadswerkgroep P&C worden nog opgenomen in het centrale overzicht van de adviseurs AO/IB en de concerncontroller. Bewaking van opvolging volgt dan het proces opvolging aanbevelingen (interne controlelijst). Toezegging nr. 81 - Doorontwikkeling risicomanagement Mevrouw De Vries licht risicomanagement binnen het three lines model toe. Dit blijft een aandachtspunt. Ook uitkomsten uit andere onderzoeken, zoals de VIC, Quick Scans, college-onderzoek 213a maakt dat teamleiders hun teams meer bewust moeten en zullen maken van operationele risico’s. In de afgelopen periode zijn een aantal teams aan de slag zijn gegaan met het verbeteren van hun processen. Dit is vooral zichtbaar bij Financiën en in het sociaal domein.
-
Toezegging nr. 103 - Treasury jaarplan Aan de auditcommissie is de toezegging gedaan om te kijken of in de tweede helft van 2022 een treasury jaarplan opgesteld kan worden. Binnen het team Financiën is eerst prioriteit gegeven aan het op orde brengen van de formatie. De afgelopen periode is het team bezig geweest een liquiditeitsprognose op te stellen, waar de investeringen onderdeel van uit maken. Het opstellen van een treasury jaarplan vloeit daaruit voort en wordt verder vorm gegeven in de maand december 2022. Het treasury jaarplan wordt geagendeerd voor de auditcommissie van februari 2023.
-
Toezegging nr. 107 - Beheersing en prognostisering zorgkosten In het afgelopen jaar is de auditcommissie meegenomen in de stappen die zijn gezet om de zorgkosten beter te beheersen en betere prognoses te kunnen maken. De teamleiders van Sociale Ontwikkeling en Kwaliteit & Ondersteuning zijn met elkaar in gesprek over de te nemen stappen. Die richten zich onder andere op contractmanagement en de aansluiting van de zorgadministratie op de financiële administratie en vormen de basis voor het beter inzicht krijgen in de ontwikkelingen. Waar nodig betrekken zij medewerkers uit hun teams. De geprognosticeerde zorgkosten komen tot uitdrukking in de tussenrapportages. De verwachting is dat de prognoses steeds zuiverder kunnen worden gemaakt. De aansluiting tussen de zorgadministratie en financiële administratie staat ook op de lijst met op te volgen aanbevelingen.
-
Toezegging nr. 108 - Raad informeren over integreren procesverbeteringen n.a.v. uitkomsten 213a onderzoek lean middels RIM Dit punt is behandeld bij de toezegging over de doorontwikkeling van risicomanagement.
-
Toezegging nr. 110 - Aanpassen financiële verordening naar aanleiding van het procesvoorstel begrotingswijzigingen De financiële verordening staat op de agenda van auditcommissie.
-
Toezegging nr. 168 - Uitvoering raadsbesluit rechtmatigheidsverantwoording De portefeuillehouder heeft de toezegging gedaan om een raadsinformatiememo op te stellen over hoe opvolging is gegeven aan het raadsbesluit Implementatieplan Rechtmatigheidsverantwoording 2021 d.d. 30 maart 2021. Deze raadsinformatiememo is op 29 november 2022 vastgesteld door het college en gedeeld met de raad. Daaruit blijkt dat het raadsbesluit eerst over het begrotingsjaar 2023 ten uitvoer wordt gebracht en niet zoals het plan was eerst t/m de jaarstukken van het boekjaar 2021 kon
4
worden geoefend. Dit is nu gelijk een verplichte toepassing geworden. Daarmee is dit een feit en de toezegging afgedaan. De leden van de auditcommissie stellen de werkwijze rond de toezeggingen op prijs. Afgesproken is dat repeterende zaken in de voortgangsrapportages komen. Punten die voor de eerste keer aan de orde zijn komen op de toezeggingenlijst. 7
Voortgang aanbevelingen VIC Er zijn in totaal 31 aanbevelingen waarvan drie met een rode kleur en vier met een oranje kleur. Tijdens de vergadering zijn alleen de aanbevelingen met de rode kleur behandeld. De overige punten heeft ieder lid kunnen lezen.
-
-
11a Autorisatiematrix, goede invulling rechten en rollen gebruikers Het risico op mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik met accounts. Dit blijft al jaren een punt van aandacht door de verscheidenheid aan applicaties.
-
12 Inkopen en aanbesteden Dit punt is aan de orde geweest bij het agendapunt over de Managementletter. 17b Borg de kennis en kwaliteit rondom aansluitingen deeladministraties en beheer tussenrekeningen De koppeling tussen Suite WIZ en iFinanciën is een aandachtspunt omdat de zorgkosten de hoogste post zijn van de gemeente. In de memo Voortgang aanbevelingen accountant en verbijzonderde interne controle (VIC) op pagina staat 17b Aansluiting Afas – Suite WIZ dit moet zijn 17b Aansluiting Suite WIZ- iFinanciën.
8
Spoorboekjes Planning en Control 2023 De heer Takes heeft een inhoudelijke opmerking over de planning van de eerste financiële prognose. De heer G. Meijer en de heer Gutter zullen hierover overleggen. Tijdens de eerstvolgende vergadering komt het Spoorboekje Planning en Control 2023 opnieuw op de agenda van de auditcommissie.
9
Accountantscontrole 2023 en volgende jaren Alle leden van de auditcommissie gaan akkoord met het opnieuw aanbesteden van de accountantscontrole voor het dienstjaar 2023 en verder. Mevrouw Van Musscher spreekt haar zorgen erover uit over de kwetsbaarheid van accountantsbureaus. Wanneer twee personen vertrekken bestaat het risico dat een accountantsbureau haar taken niet meer kan uitvoeren. De heer Horn geeft aan dat de kans bestaat dat dezelfde accountant zich inschrijft bij de aanbesteding. In zijn optiek is het opnieuw aanbesteden juridische gezien de beste keuze. De heer G. Meijer licht het aanbestedingsproces nader toe. Het voorstel tot opnieuw aanbesteden moet naar de raad van 20 december 2022. De aanbestedingsdocumenten zijn voorbereid. Het voorstel is om op vrijdag 16 december om 16:00 uur (via MS Teams) in een extra vergadering van de auditcommissie de aanbestedingsdocumenten door te nemen. Er zijn bij de evaluatie van de auditcommissie uit februari 2022 afspraken gemaakt over de rol van de auditcommissieleden bij de aanbesteding van de nieuwe accountant. Deze zijn door de raad bevestigd.
10
Financiële Verordening De financiële verordening staat op de agenda van de raadsvergadering van 20 december 2022. De verordening ligt voor aan de auditcommissie ter advisering.
5
De heer Takes heeft een opmerking over de formulering van artikel 8. De verordening staat op de agenda van de raad en kan daarom niet meer worden aangepast. In 2023 wordt de Verordening nog een keer aangepast, dan wordt dit punt meegenomen. De auditcommissie ziet dit als actualisering en technische wijzigingen ter verbetering van het instrumentarium van de Planning en Control-cyclus en zal de raad hierover positief adviseren. 11
2e Financiële prognose De auditcommissie spreekt haar waardering uit over dit product. Dit is een nieuw financieel instrument. De raad moet de nut van dit instrument gaan ervaren. De organisatie moet erop blijven toezien dat het product zich blijft verbeteren. De uitkomsten van deze financiële prognose heeft een positief saldo van € 78.903. Voorgesteld wordt dit saldo te storten in de algemene reserve. De auditcommissie adviseert positief en wacht de uitkomsten in de jaarstukken 2022 af.
12
Rechtmatigheidsverantwoording Mevrouw De Vries geeft aan dat er onderdelen bij de rechtmatigheidsverantwoording zijn getest. De organisatie heeft Step in Control ingehuurd, zij gaan een quick-scan op de financiële rechtmatigheid uitvoeren. Zij toetsen het huidige plan van de gemeente en komen met adviezen met als doel om het college een rechtmatigheidsverklaring over 2023 te doen afgeven. Tevens zal Schagen als gastgemeente fungeren voor een bijeenkomst over financiële rechtmatigheid. Mevrouw De Vries gaat Step in Control vragen of zij tijdens de volgende auditcommissievergadering in februari 2023 een presentatie kunnen verzorgen.
13
Operationaliseren raadsbesluit evaluatie auditcommissie De auditcommissie neemt kennis van de invulling van de voorgestelde verbeteringen. Enkele punten dienen nog te worden opgepakt: 1. 2.
3.
Er is behoefte aan een cursus over gemeentelijke financiën. De heer G. Meijer zal dit inbrengen bij het Presidium. De auditcommissie wil de raadsvolgers van de gemeenschappelijke regelingen voor de volgende auditcommissievergadering (februari 2023) uitnodigen om meer gezamenlijk inzicht en grip te krijgen op deze gemeenschappelijke regelingen. In 2023 wil de auditcommissie de volledige rekenkamercommissie een keer uitnodigen om kennis te maken.
14
Actualiteiten De documenten met actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.
15
Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.
16 Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de inspanningen de vergadering om 21:50 uur.
6