20221101 Auditcommissie over 2e tussenrapportage 2022 etc - Schagen def

Memo

Datum Aan Van Betreft

1 november 2022 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling 2e Tussenrapportage 2022 etc.

1. Inleiding Op 20 oktober 2022 jl. kwam de auditcommissie bijeen en sprak onder meer over de tweede tussenrapportage betreffende de financiële stand van zaken, de begrotingsuitputting en doelbereiking per najaar 2022. Wethouder Financiën dhr. Quint leidde het onderwerp in. 2. 2e Tussenrapportage 2022 In de tussenrapportage leest u wat de organisatie tot op heden in dit lopende begrotingsjaar gedaan heeft. De voorgestelde wijzigingen resulteren in een negatief begrotingssaldo van € 26.708. Per saldo is het verwacht resultaat licht verbeterd met € 392.591. Dit is een stap voorwaarts t.a.v. de 1e Tussenrapportage 2022. Daarin was de prognose saldo jaarrekening 2022 ten opzichte van de begroting 2022 € 419.299 negatief. Uiteraard kan er nog e.e.a. gebeuren. Wij wachten in het voorjaar 2023 het definitieve rekeningresultaat 2022 af. 3. Begrotingswijzigingen Met deze rapportage wordt ook voorgesteld diverse budgetten bij te stellen. U krijgt dus niet alleen een rapportage met de stand van het najaar 2022, maar tegelijk wordt aan de raad gevraagd technische, maar soms ook beleidsmatige, suppletoire begrotingswijzigingen voor 2022 te accorderen. Een separaat raadsbesluit t.a.v. de begrotingswijzigingen heeft uit oogpunt van transparantie de voorkeur. Hier is meermaals, maar ook in de raad van 21 juni 2022 door de auditcommissie op gewezen. 4.

Raadsvoorstel Voorgesteld raadsbesluit: 1. Kennis te nemen van de voortgang van de beleidsdoelen van 2022 en in te stemmen met de financiële aanpassingen die leiden tot aanpassingen naar een negatief saldo van € 26.708. 2. In te stemmen met de mutaties, opgenomen in deze rapportage, inclusief de mutaties in de genoemde reserves. 3. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet voor de overname van de brandweerkazerne Schagen, ad. € 1.138.933. 4. In te stemmen met de verwerking van de septembercirculaire Algemene uitkering Gemeentefonds, ad. € 2,9 miljoen. 5. In te stemmen met het toevoegen van het positieve saldo, ad. € 2.866.273 aan de algemene reserve.

Het is aan de raad hier verder op in te gaan. 5. Verbetering financiële functie De auditcommissie heeft diverse rapportages en toezeggingen behandeld ten aanzien van de financiële functie: • Openstaande toezeggingen auditcommissie. • Rapportage van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC). • 213a-onderzoek van het college, uitgevoerd door Twijnstra Gudde. • Concept-rapportage Werkgroep Planning en Control. Dit alles geeft helaas geen fraai beeld, dat urgente actie vereist. 6. Werkgroep Planning en Control De auditcommissie spreekt haar waardering uit voor het uitgebreide en diepgaande onderzoek van de (raad)werkgroep P&C-cyclus en onderschrijft de bevindingen. De auditcommissie heeft een rol bij het bewaken van de P&C-cyclus binnen de gemeentelijke organisatie. We zien de rapportage als een belangrijke aanvulling voor het beheersingsproces binnen de gemeenteraad. De werkgroep zal haar rapportage brengen naar het presidium, inclusief de zienswijze van de auditcommissie. De auditcommissie heeft het college gevraagd om met enige regelmaat met een voortgangsrapportage de auditcommissie op de hoogte te houden over de (integrale) uitvoering van de verbeterpunten. Deze voortgangsrapportage deelt de auditcommissie uiteraard ook met de (raad)werkgroep P&C-cyclus met daarbij advies uit de auditcommissie.

Hiermee zal de P&C-cyclus een belangrijke en verbeterde rol spelen voor de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. 7. Accountantscontrole De auditcommissie heeft kennis gemaakt met de nieuwe accountant en stuitte op zaken rond de contractuele naleving. Daarover zal de auditcommissie zich in december 2022 wederom buigen en de raad vervolgens adviseren. 8. Tot slot De auditcommissie dankt de organisatie, die de huidige problematiek in constructieve openheid met ons deelt. Zo hopen wij weer met verve te bouwen aan de kwaliteit van de financiële functie. Adviezen auditcommissie aan de gemeenteraad van Schagen 1. De auditcommissie blijft van mening dat er een separaat raadsbesluit t.a.v. de begrotingswijzigingen moet worden opgesteld, waardoor de transparantie van besluitvorming toeneemt. 2. Geef het college de opdracht om planmatig en prioriterend te werken aan de verscheidenheid aan verbeterpunten ten aanzien van de financiële functie. Waarbij de auditcommissie deze voorstellen zal beoordelen en de gemeenteraad met een advies zal voorzien. 3. Geef daarbij aandacht aan het weerkerend punt van de auditcommissie: de professionele invulling van risicomanagement, treasury en liquiditeitsplanning. De auditcommissie van de gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Roel Takes, vicevoorzitter; André Groot; Hans Horn; Hans Kröger; Mirjam van Musscher.

2