20221020 Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen V2

Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

20 oktober 2022 19.30 uur Raadszaal

Aanwezig: Commissieleden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA Schagen), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen), dhr. J.G. Horn (D66), dhr. J.Th. Kröger (JessLokaal), mevr. M. van Musscher (PvdA) en dhr. R.A.J. Takes (VVD).

Ambtelijk secretaris:

Dhr. R.W. Meinema (raadsadviseur griffie).

Portefeuillehouder:

Dhr. C.H.J. Quint (wethouder Financiën) en mevr. M.J.P. van Kampen-Nouwen (burgemeester).

Adviseurs:

Mevr. M. Duineveld (Adviseur AO/IB), dhr. P.J. Gutter (teamleider Financiën), dhr. E. Kalnenek (accountant), dhr. P. van der Kruit (voorzitter rekenkamercommissie Schagen), dhr. G.E.P. Meijer (griffier), mevr. M. van der Pal – Scheld (Adviseur AO/IB) en mevr. M. de Vries (concerncontroller), Dhr. R. Lauwerier (Twynstra Gudde).

Toehoorder:

Dhr. W. Vonk (CDA).

Afwezig:

Dhr. A. Meijer (Interim Gemeentesecretaris).

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Door de aanwezigheid van een aantal nieuwe personen is de vergadering gestart met een voorstelronde. De agenda is ongewijzigd vastgesteld.

2

Ingekomen stukken Het vergaderschema over 2023 is akkoord. De ingekomen ledenbrieven afkomstig van de VNG zijn ter informatie aangenomen.

3

Verslag van de vorige vergadering 8 juni 2022 Het concept verslag van de auditcommissie vergadering van 8 juni 2022 is ongewijzigd vastgesteld.

4

Kennismaking accountant De accountant stelt zichzelf voor aan de leden van de auditcommissie.

5

Controleplan accountant De accountant licht aan de hand van een presentatie het controleplan 2022 toe. Het controleplan voor het boekjaar 2022 is middels het raadsinformatiesysteem met de leden van de auditcommissie gedeeld. De accountant vraagt aan de leden van de auditcommissie of er nog speerpunten zijn voor het controleplan. Dhr. Kröger stelt de kapitaalgoederen van de gemeente als speerpunt voor. De leden van de auditcommissie hebben staande de vergadering verder geen speer- of aandachtspunten voor het controleplan. De accountant verzoekt de leden om speerpunten zo concreet mogelijk te maken, zodat hij weet waar hij op moet letten tijdens zijn controle.

6

Afgesproken is om tijdens de auditcommissievergadering van 8 december 2022 de speer- of aandachtspunten te behandelen. Artikel 213a onderzoek financiën

1

De heer Lauwerier van het onderzoeksbureau Twystra en Gudde licht middels een presentatie het artikel 213a onderzoek Financiën toe. Tijdens de presentatie komende de onderzoeksopzet en de conclusies en aanbevelingen aan bod. De presentatie is middels het raadsinformatiesysteem met de leden van de auditcommissie gedeeld. Ph. Quint spreekt zijn dank voor het onderzoek en onderschrijft de resultaten. De organisatie heeft de eerste stappen naar verbetering gezet. De eerste stappen zijn bijvoorbeeld: de introductie van een spoorboekje P&C-cyclus, betrokkenheid bij het raadswerkgroep P&C, uitvoering verbeterplan financiën en er is aanvullende capaciteit voor de afdeling Financiën vrijgegeven. Dit zijn de eerste stappen, de komende jaren gaat de organisatie vervolgstappen zetten voor de uitvoering van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport. De leden van de auditcommissie hebben behoefte aan inzicht in de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen. Daarnaast zijn er vragen over de prioriteitstelling van de aanbevelingen, de beschikbare capaciteit binnen de ambtelijke organisatie voor uitvoering van de aanbevelingen en hoe ICT hierbij ondersteuning kan bieden. Mevr. Van Kampen geeft een reactie op deze vragen en geeft aan dat de organisatie met de aangeven punten aan de slag is. In 2023 gaan de eerste veranderingen al merkbaar worden.

Ze kan niet aangeven wanneer het proces af is. Mevr. Van Kampen onderschrijft het punt van dhr. Groot. Er zijn veel systemen en applicaties binnen de gemeente. Op het moment ontbreekt het echter aan voldoende ondersteuning waardoor deze niet volledig kunnen worden benut. Dhr. Groot vraagt of de raad voldoende budget beschikbaar heeft gesteld voor de afdeling Financiën. Mevr. Van Kampen geeft aan dat voor de huidige situatie en beeld van de toekomst er voldoende budget beschikbaar is. De auditcommissie bedankt het onderzoeksbureau en het college voor het onderzoek. De commissie wil ten minste 2 keer jaar op de hoogte van het verbeterproces worden gehouden. Mochten er middels een VIC-rapport ontwikkelingen te melden zijn, dan worden deze op de eerstvolgende agenda van de auditcommissie gezet. Er is een korte pauze ingelast. 7

Memo afstemming voorgenomen onderzoeken Ph. Quint en dhr. Van der Kruit (voorzitter rekenkamercommissie) geven een toelichting op de memo. De leden van de auditcommissie onderschrijven de memo en nemen deze voor kennisgeving aan.

8

Onderzoek regionale samenwerking rekenkamercommissie Schagen Mevr. Van Kampen geeft aan dat het presidium, als voorportaal van de raad, dit onderzoek is gestart. Het presidium heeft dinsdag 18 oktober 2022 besloten om het onderzoek naar regionale samenwerking stop te zetten. De procedure voor het verwerven van een nieuwe voorzitter en lid is hervat. Namens de raad zijn mevrouw Glashouwer als voorzitter en mevrouw Bredewold als lid gevraagd om zitting te nemen in de sollicitatiecommissie. Dhr. Van der Kruit (voorzitter rekenkamercommissie) is tevreden met het feit dat het presidium het onderzoek naar regionale samenwerking heeft stopgezet en dat de sollicitatieprocedure is hervat. Het onderwerp aangaande de regionale samenwerking rekenkamercommissie Schagen is hiermee afgesloten.

9

Voortgang contract accountant

2

Dit agendapunt is in beslotenheid behandeld omdat er bedrijfsvertrouwelijke informatie is besproken. Het betreft de naleving van het contract door het accountantsbureau. Voor het dienstjaar 2022 is een oplossing gevonden waar de auditcommissie van december door middel van een addendum over kan spreken. Voor dienstjaar 2023 en volgende komt nog een advies dat ook in de auditcommissie van december aan de orde komt. 10

Toezeggingen De concerncontroller geeft een update van de openstaande toezeggingen. -

Toezegging nr. 80- aanpassing tussenrapportage De raadswerkgroep P&C bereidt een advies voor met uitgangspunten ter verbetering van de P&C documenten, vanaf begrotingsjaar 2024. De programma's zoals opgenomen in het coalitieakkoord zijn doorvertaald naar de begroting 2023. Momenteel werken de directiesecretaris en de bestuursadviseurs aan een college uitvoeringsprogramma. Hierin worden onder meer KPI's benoemd waarop de directie en de concerncontroller de teamleiders zullen sturen. Deze KPI's komen dan weer terug in de P&C-documenten. Toezegging koppelen aan de punten van de werkgroep P&C-cyclus..

-

Toezegging nr. 81- Doorontwikkeling risicomanagement Uit de VIC over het eerste half jaar 2022 op de zeven belangrijkste processen volgt onder andere dat de ambitie die in 2019 is uitgesproken om het Three Lines Model in Schagen te implementeren nooit is doorgezet. Ten aanzien van risicomanagement betekent dit bijvoorbeeld dat de eerste lijn de risico's niet voldoende signaleert, of wel signaleert, maar niet escaleert naar een leidinggevende, en/of dat dit niet leidt tot aanpassingen in het betreffende proces. Bij het vaststellen van de VIC-rapportage door de directie is afgesproken dat de verantwoordelijk domeindirecteur periodiek de bevindingen uit de VIC en de managementletter van de accountant bespreekt in het domeinoverleg. Hierin worden afspraken gemaakt tussen directeur en teamleider over de opvolging van de bevindingen. Het is de verantwoordelijkheid van de teamleider om met een plan te komen om de bevindingen te voorkomen.

-

Toezegging nr. 103- Treasury jaarplan De gemeentesecretaris heeft in de vergadering van december 2021 een toezegging gedaan om in de tweede helft van 2022 terug te komen op het treasury jaarplan. Het onderwerp is nog onderhanden. Voorstel is om dit onderwerp door te schuiven naar de auditcommissievergadering van december.

-

Toezegging nr. 107- Beheersing en prognotisering zorgkosten In de zomerperiode hebben de teams in het sociaal domein op verzoek van de directie diverse analyses uitgevoerd op de dossiers met de hoogste zorgkosten. De uitkomsten van deze analyses zijn gedeeld met de directie en het college. Bij het opstellen van de tweede tussentijdse rapportage zijn de prognoses voor kosten Wmo en Jeugd opnieuw doorgerekend. De eerdere prognose op Wmo kon blijven gehandhaafd. Voor Jeugd was wel opnieuw aanpassing nodig. Deze aanpassingen zijn verwerkt in de tweede tussenrapportage 2022 en de begroting 2023 en het meerjarenperspectief. Tijdens de raadsinformatieavond op 10 oktober is hierover toelichting gegeven. De presentatie is nadien gedeeld met de raad. De raad zal via de reguliere P&C-momenten geïnformeerd worden over de ontwikkelingen rondom de zorgkosten.

-

Toezegging nr. 108: Raad informeren over integreren procesverbeteringen n.a.v. uitkomsten 213a onderzoek lean middels RIM In maart 2022 heeft de directie reeds het besluit genomen om procesverbetering decentraal te beleggen. Dit past bij het professionaliseren van de ambtelijke organisatie en bij de leidende principes, waar processen van A tot Z in een team zijn geborgd. Daarnaast past dit ook bij de opvolging van de bevindingen uit de VIC en de managementletter van de accountant, waarbij bevindingen over processen door het team worden opgevolgd onder leiding van de teamleider.

3

-

Toezegging nr. 110: Aanpassen financiële verordening naar aanleiding van het procesvoorstel begrotingswijzigingen Het aanpassen van de financiële verordening heeft nog niet plaatsgevonden. Dit gaat in december plaatsvinden. De voorzitter concludeert dat het handig zou zijn dat er planmatig wordt gewerkt om met een integrale voortgangsrapportage te komen over de aanbevelingen vanuit de VIC, de accountantscontrole, en de onderzoekrapportages van de werkgroep P&C en het 213aonderzoek van het college, uitgevoerd door Twynstra Gudde.

11

Uitkomsten verbijzonderde interne controle Ph. Van Kampen geeft aan dat gemeente waarschijnlijk geen goedkeurende rechtmatigheidsverklaring krijgt over de jaarrekening 2022. Hierover is een RIM 087 verzonden aan de raad. Dit is het gevolg van uitgaven op de onderstaande gebieden:  Opvang Oekraïners  Crisisopvang vluchtelingen  Inhuur personeel  Prestatielevering Dhr. Kröger spreekt zijn waardering uit over het feit dat het college de raad hierover actief heeft geïnformeerd. Het verzoek van de auditcommissie is om in de toekomst bij soortgelijke situaties de auditcommissie daarover vooraf te in informeren. Dhr. Takes vraagt of deze informatie ook met de accountant is afgestemd. Ph. geeft aan dat dit niet geval is. De auditcommissie spreekt haar waardering uit richting het college en de organisatie voor de raadsinformatiememo. Punt van aandacht is de duiding. Het advies om de boodschap in de raadsinformatiememo zodanig te formuleren dat het voor een ieder duidelijk is. Daarnaast raadt de auditcommissie het college aan om het contractmanagement (inkoopproces) extra aandacht te geven.

12

Raadsinformatiememo meicirculaire Dhr. Takes heeft een redactioneel punt op de raadsinformatiememo en stemt dit af met de ambtelijke organisatie. De documenten zijn ter kennisgeving aangenomen.

13

Raadsinformatiememo septembercirculaire De documenten zijn ter kennisgeving aangenomen.

14

Spoorboekjes 2022 en 2023 De leden van de auditcommissie spreken hun waardering uit voor dit product. De documenten zijn ter kennisgeving aangenomen.

15

2e Tussenrapportage 2022 De voorzitter geeft de leden van de auditcommissie het woord voor vragen en/of opmerkingen op de 2e tussenrapportage. Dhr. Horn heeft een redactionele opmerking over pagina 3 (Samenleving en gezondheid). De ambtelijk organisatie pakt dit punt op en biedt indien nodig de 2e tussenrapportage gecorrigeerd aan bij de raad. De overige leden van auditcommissie hebben geen vragen en/of opmerkingen.

4

De heer Groot vraagt naar de stand van zaken aangaande de claim van de belastingdienst. Dit betreft het boekenonderzoek van de belastingdienst. De ph. licht toe dat er een convenant met de belastingdienst is gesloten over de jaren 2017-2021. De relatie tussen de belastingdienst en de gemeente Schagen is hersteld. Op ambtelijk niveau vinden er gesprekken plaatst om processen te verbeteren. Daarnaast loopt er nog een beroepszaak over het verschil van inzicht met de belastingdienst over de boeking van de zgn. keukentafelgesprekken. Het is nog niet bekend wanneer dit voorkomt. De voorzitter vraag naar de stand van zaken aangaande het Tax Control Framework. De organisatie is daarover in gesprek met de belastingdienst. De applicatie wordt opgezet en dat neemt tijd in beslag. De auditcommissie kan zich vinden in de 2e tussenrapportage. Dit wordt naar de raad teruggekoppeld. 16

Schema begrotingsbehandeling De leden van de auditcommissie hebben geen opmerkingen. Het document is ter kennisgeving aangenomen.

17

Voortgang werkgroep P&C (concept rapportage) De werkgroep P&C is ontstaan omdat het begrotingsproces 2022 rommelig verliep. De voorzitter van de werkgroep P&C (dhr. R Takes) licht de concept-rapportage van de werkgroep P&C cyclus toe aan de hand van een presentatie. De bevindingen uit het rapport kunnen leiden tot verbeteringen voor het begrotingsjaar 2024. De concept-rapportage van de werkgroep P&C is aan de auditcommissie voorgelegd voor het verkrijgen van een zienswijze. De leden van de auditcommissie spreken hun waardering uit en onderschrijven de bevindingen uit het rapport. De leden adviseren het presidium om na een jaar de ervaringen van de aanbevelingen te evalueren. De uitvoering door de ambtelijke organisatie moet ook onderdeel van de evaluatie zijn. De auditcommissie ziet verbanden met bevindingen uit andere onderzoeken en hun eigen bevindingen en wenst de voortgang van de aanbevelingen integraal te monitoren (zie ook punt 9). Ook geeft de auditcommissie het advies aan de organisatie om aanbevelingen die vóór aanvang van het begrotingsjaar 2024 uitgevoerd kunnen worden nu al op te pakken. Dhr. Kröger zal een tekstvoorstel voor de zienswijze van de auditcommissie opstellen en delen met de leden van de auditcommissie. Deze zienswijze kan dan nog opgenomen worden in de rapportage.

18

Operationaliseren raadsbesluit evaluatie auditcommissie Dit agendapunt is doorgeschoven naar de eerstvolgende auditcommissie vergadering.

19

Rechtmatigheidsverantwoording De voorzitter vraagt naar de stand van zaken aangaande het raadsbesluit waarin staat hoe om te gaan met het oefenen en het afleggen van de rechtmatigheidsverantwoording. De ph. geeft aan dat de wet is aangenomen en dat het college met ingang van 2023 verantwoordelijk is voor de rechtmatigheidsverklaring. Mevr. De Vries licht toe dat het genoemde raadsbesluit uit 2021 een belangrijk kader is voor het oefenen. Daarna is de VIC (verbijzonderde interne controle) zodanig ingericht om in de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen voorzien. Vervolgens is er een pilot gedraaid op het onderdeel jeugd. Daar zijn geen bevindingen uitgekomen. Deze pilot is in overleg met de accountant is niet opgenomen in de jaarrekening 2021, want als ditt wordt opgenomen is het onderdeel van de controle. De voorzitter geeft aan dat in het raadsbesluit van 30 maart 2021 is bepaald dat de jaarrekening 2021 onderdeel van de pilot zou zijn. Dit is helaas niet opgevolgd.

5

De voorzitter verzoekt de ph. een raadsinformatiememo op te stellen over hoe invulling is gegeven aan de opdracht uit het raadsbesluit. De ph. zegt dit toe (toezegging). 20

Actualiteiten De documenten met actualiteiten zijn ter kennisgeving aangenomen.

21

Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.

22

Sluiting De voorzitter sluit onder dankzegging voor de inspanningen de vergadering om 22:34 uur.

6