20221010 Raadsrapportage Schagen GR OD - NHN def

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Datum: Gem. Regeling: Raadsrapporteurs: Portefeuillehouder: Ondersteuning:

10 oktober 2022 Omgevingsdienst Noord-Holland Noord Boudien Glashouwer, Angelique van Wijk, Marianne Wijnker Hans Heddes Pim de Boer en Linda Plak

Inleiding De Omgevingsdienst (OD) NHN is gestart in 2014. De OD NHN bedient ten aanzien van de fysieke leefomgeving de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Drechterland, Dijk en Waard, Enkhuizen, Heiloo, Hollands Kroon, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, Schagen, Stede Broec en Texel en voorts de provincie Noord-Holland. Dit is een vervolg op de raadsrapportage d.d. 23 mei 2022. Door Schagen teruggenomen plustaken De gemeente Schagen heeft eind 2018 alle niet-basistaken, met uitzondering van bodemtaken, teruggenomen van de Omgevingsdienst NHN. Schagen wilde deze taak zelf uitvoeren, want had een andere, meer passende werkwijze voor ogen. Hierover ontstond een geschil en de rechter heeft hierover uitspraak gedaan: per 5 oktober 2019 voert Schagen deze taken zelf uit en de OD-NHN is hiervoor schadeloosgesteld. Dit betreft een taak van circa 5 fte. Naar nu blijkt zijn binnen Schagen zorgen ontstaan over de uitvoering van deze VTH-plustaken. Er is te weinig personeel, de deskundigheid is zo lastig op peil te houden en er moeten daarom toch opdrachten worden verstrekt aan een extern bureau.

De raadsrapporteurs van Schagen hebben op 23 mei 2022 dan ook de volgende vragen aan het college van B&W gesteld: • Wat heeft het terugnemen van de taken, waarvoor kosten zijn gemaakt, nu opgeleverd? • Wordt nu gewerkt conform de door Schagen gewenste filosofie en is het kwaliteitsniveau nu op het gewenste peil? • Worden inderdaad onderzoeken uitbesteed aan een extern bureau en is dit aanbesteed? • Wat zegt het lopende Berenschot-onderzoek qua aantal fte hierover? NB De portefeuillehouder heeft per oktober 2022 een analyse en evaluatie toegezegd. AB-vergadering d.d. 12 oktober 2022 De (nieuwe) raadsrapporteurs Schagen bespraken op 10 oktober 2022 met de portefeuillehouder de agenda van het komend Algemeen Bestuur van 12 oktober 2022. Besproken is onder meer: • De Rekenkamer Den Helder doet onderzoek naar VTH-taken. We kunnen de Rekenkamercommissie Schagen de suggestie doen om dit ook te onderzoeken en te bezien hoe Den Helder dat aanpakt. • Recent was het quorum tijdens een AB vergadering te laag. Normaal gesproken worden beslissingen dan tijdens de eerstvolgende vergadering genomen. Deze keer konden afwezigen naderhand hun standpunt schriftelijk indienen. De portefeuillehouder gaf aan dat dit een uitzondering is. Agendapunt 3a: controleprotocol accountant Voorgesteld wordt om hetzelfde protocol en rapporteringstoleranties aan te houden als vorig jaar.

De enige aanpassing betreft het jaartal waarop de controle ziet.

Vanuit Schagen is door de raadsvolgers met regelmaat aangedrongen op het voorbereiden van het proces voor de rechtmatigheidsverantwoording door middel van een Plan van Aanpak. Ingaande boekjaar 2023 is dit een wettelijke verplichting. Het DB moet dit zelf verklaren, de accountant controleert dan op getrouwheid en de juistheid van deze verklaring. NB de wijziging voor de rechtmatigheidscontrole wordt in het protocol opgenomen. Agendapunt 4a: memo Toezichtsverslag archiefbeheer Betreft het verslag van het jaarlijkse toezichtsgesprek en de archiefinspectie. Het is goed te lezen dat de OD NHN een aantal aandachtspunten dient op te pakken en/of te ontwikkelen. De raadsvolgers hadden zorgen over de informatiehuishouding. De Omgevingsdienst heeft in verleden budget gekregen om de ICT hiervoor op orde te krijgen. Het blijk dat gevraagde informatie over behaalde prestaties nog steeds niet op orde is gekomen. De portefeuillehouder zal dit bespreken. NB Archiefbeheer en daaraan gekoppeld ICT-perikelen wordt op ons verzoek een agendapunt voor de volgende vergadering, waarin de OD gaat aangeven hoe de aandachtspunten uit het toezichtverslag worden opgepakt. Agendapunt 6a: memo evaluatie omgevingsadviseurs Het betreft de evaluatie van de pilot omtrent het aanstellen van een tweetal omgevingsadviseurs.

De structurele financiering van 2fte omgevingsadviseurs blijft binnen de bestaande begroting. De ervaringen met de omgevingsadviseurs zijn niet voldoende concreet. NB Verschillende gemeenten geven aan dat de onderbouwing summier is, de OD geeft aan dat deze mensen steeds meer adviezen geven aan gemeenten, als afsluiting van de vergadering geven (toevallig) deze adviseurs een presentie over de omgevingsscan. Bij ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving (bv. de ontwikkeling van een woonwijk, een nieuwe weg) kunnen deze adviseurs een integraal advies geven op natuur- en milieuaspecten. Dit product (de omgevingsscan) is een product in ontwikkeling, een hulpmiddel om keuzes te maken. Agendapunt 6b: Evaluatie toename Woo-verzoeken Het aantal Woo-verzoeken neemt de afgelopen jaren toe. Dit wordt niet nader gedefinieerd. Het voldoen aan de Woo kost veel kracht. Per 1 mei 2022 heeft deze wet de Wob opgevolgd en is strenger geworden. Bij de Omgevingsdienst is nog geen beleid voor de WOO. Denk ook aan actieve openbaarheid. De portefeuillehouder zal hier op aandringen. NB De OD blijft voor de afhandeling binnen de termijnen, maar er blijft daardoor soms werk liggen. In 2024 zal dit team uitgebreid moeten worden. Rondvraag: Inflatiecorrectie Op 23 mei jl. wezen de raadsvolgers de raad op het lage toegepaste indexcijfer voor de begroting 2023 van de Omgevingsdienst: indexcijfer 2,3%.

De portefeuillehouder zal nogmaals navraag doen tijdens de AB-vergadering. NB De verbonden partijen GGD, OD en de Veiligheidsregio komen gezamenlijk met een brief over deze materie voor de begrotingen van 2023. Voor de OD geldt bijvoorbeeld dat het financiële deel van de begroting vooral uit salarissen bestaat en daardoor is de begroting minder gevoelig voor de grote inflatie-curve van nu. Advies aan de gemeenteraad van Schagen 1. Vraag de portefeuillehouder om de per oktober 2022 aan de gemeenteraad toegezegde evaluatie over de in 2018 door Schagen teruggenomen plustaken. 2. Neem goede nota van het (lage) gecalculeerde indexcijfer van 2,3% voor het boekjaar 2023 en de brief die hierover zal verschijnen. 2