20220621 Auditcommissie over 1e tussenrapportage 2022 etc - Schagen def

Memo

Datum Aan Van Betreft

21 juni 2022 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling 1e Tussenrapportage 2022 etc.

1. Inleiding Op 8 juni 2022 jl. kwam de auditcommissie bijeen en sprak onder meer over de eerste tussenrapportage betreffende de financiële stand van zaken, de begrotingsuitputting en doelbereiking per voorjaar 2021. Wethouder Financiën mw. Kruit leidde het onderwerp in. 2. 1e Tussenrapportage 2022 In de tussenrapportage leest u wat de organisatie tot op heden in dit lopende begrotingsjaar gedaan heeft. Met deze rapportage wordt echter ook voorgesteld diverse budgetten bij te stellen. 3. Begrotingswijzigingen U krijgt dus niet alleen een rapportage met de stand van het voorjaar 2022, maar tegelijk wordt aan de raad gevraagd (meer technische) suppletoire begrotingswijzigingen voor 2022 te accorderen. Een separaat raadsbesluit t.a.v. de begrotingswijzigingen heeft uit oogpunt van transparantie de voorkeur. 4. Informatiewaarde 1e Tussenrapportage De auditcommissie geeft mee dat de opbouw van de rapportage aandacht verdient. Een duidelijke inleiding met inhoudelijke boodschap op hoofdlijnen en een overzicht van de totalen per domein, gevolgd door de onderliggende detailinformatie helpt hierbij. Deze werkwijze is blijkbaar wat in de vergetelheid geraakt. 5. Saldo begroting 2022 De 1e Tussenrapportage komt uit op een huidige prognose saldo jaarrekening 2022 ten opzichte van de begroting 2022 van € 419.299 negatief. Dit conform de inzichten van de situatie per mei 2022.

Voor het goede begrip, dit is een voorziene minimale afwijking van circa 0,3% van de begroting 2022. Maar de gevolgen van de meicirculaire 2022 en ook de gevolgen van het coalitieakkoord zijn hier nog niet in verwerkt. 6. Weerstandsvermogen De tussenresultaten zorgen voor druk op de begroting. In de nota Vermogensbeheer, vastgesteld in december 2019, staat opgenomen dat voor het weerstandsvermogen gestreefd wordt naar een ratio van 1,5. De ratio weerstandsvermogen was voor 2022 begroot op 1,45. De ratio weerstandsvermogen was ten tijde van de behandeling van de jaarrekening 2021 net

boven de 1.0. In de huidige tussenrapportage wordt echter niet ingegaan op deze ratio, maar de signalen over een verdere daling naar ‘onvoldoende’ zijn zorgelijk. De vuistregel voor de algemene reserve is doorgaans € 15 miljoen (circa 10% van de begroting). De organisatie houdt nu een algemene reserve van € 8 miljoen aan. 7. Verhogen weerstandsvermogen Het college draagt richtinggevende mogelijkheden aan om weerstandvermogen te verhogen (in willekeurig volgorde van impact): 1. In de maartbrief is een eerste indicatie gegeven van de ontwikkeling van het accres en opschalingskorting. Uit deze eerste gegevens die in de meicirculaire ook werkelijk naar voren zullen komen, blijkt dat er voor 2022 een bedrag van ruim 1,2 miljoen aan extra middelen richting de gemeente komt. Met het huidige negatieve saldo van de 1e tussenrapportage van € 419.000 wordt voorgesteld vanuit de circulaire een bedrag te storten ter grootte van het tekort. 2. De resterende ca. € 800.000 uit de circulaire te storten in de Algemene reserve. 3. Herijken van de reserves en het mogelijk afromen van de het vrije gedeelte van reserves ten gunste van de Algemene reserve. 4. Alle voordelige saldo’s die voortvloeien uit circulaires die geen specifieke bestemming hebben te storten in de Algemene reserve. 5.

Kijken naar bezuinigingsmaatregelen binnen de exploitatie om te streven naar een positief jaarrekening resultaat en het resultaat ten gunste te brengen van de Algemene reserve. 6. Alle incidentele baten die in de loop van het jaar worden ontvangen ten gunste brengen van de Algemene reserve. Het ligt voor aan de raad om hier een richtinggevend besluit over te nemen. De auditcommissie waardeert dat er mogelijkheden zijn geschetst in het bijgevoegde raadsvoorstel, maar constateert dat het financiële plaatje nog niet compleet is. Het voorstel geeft geen inzicht in de effecten van de desbetreffende mogelijkheden. Tevens ontbreken de uitwerkingen van de meicirculaire en het coalitieakkoord. De auditcommissie adviseert daarom aan de raad nu nog geen richtinggevend besluit te nemen, maar hierop te wachten en in breder verband te bediscussiëren. 8. Risicomanagement De afgelopen jaren is er door de auditcommissie bij voortduring aandacht gevraagd voor inzichtelijkheid over risico’s die Schagen loopt. Dit toe te voegen aan de voorgangsrapportages. Ook de treasury-planning en liquiditeitsprognoses hebben zeker aandacht nodig. Beiden zijn nog onvoldoende van de grond gekomen. De commissie kijkt uit naar verdere verdieping en onderbouwing. In 2018 is een planmatige aanpak toegezegd. In 2019, 2020 én 2021 is daar weer op gewezen. De portefeuillehouder vraagt nu in 2022 ook om meer tijd.

De auditcommissie vraagt nu om concrete prioritering na de zomer van 2022. 9. Werkgroep P&C Het bleek de auditcommissie dat er in opdracht van het presidium een werkgroep P&C actief is, waar de taakopdracht de conform verordening vastgelegde taak van de auditcommissie aanvult, maar ook overlapt.

2

De auditcommissie zal het rapport van de werkgroep in het najaar van 2022 behandelen en de raad hierover adviseren, opdat er meerwaarde voor raad en presidium zal ontstaan. 10. Opvang Oekraïne-vluchtelingen Over de voortgang van de kosten rond de opvang van Oekraïne-vluchtelingen wordt u separaat via raadsnieuwsbrieven geïnformeerd. Er is nog heel veel in beweging. We wachten de cijfers in het najaar van 2022 af. De auditcommissie heeft daarin geen specifieke rol. 11. Tot slot De auditcommissie dankt de organisatie, die de huidige problematiek in constructieve openheid met ons deelt en de schouders eronder zet. Zo hopen wij weer te bouwen in deze nieuwe raadsperiode.

Adviezen auditcommissie aan de gemeenteraad van Schagen 1. Neem een separaat raadsbesluit t.a.v. de begrotingswijzigingen, waardoor de transparantie van besluitvorming toeneemt. 2. Maak de tussenrapportage inzichtelijker, te starten met een samenvattende boodschap en cijfers op hoofdlijnen. 3. Neem naar aanleiding van de 1e tussenrapportage nog geen richtinggevend besluit over het verhogen van het weerstandsvermogen, maar betrek daarbij de effecten van de voorgelegde keuzes, de gegevens uit de meicirculaire 2022 en de nadere uitwerking van het coalitieakkoord. 4. Geef prioriteit aan een professionele invulling van risicomanagement, treasury en liquiditeitsplanning na de zomer van 2022. 5. Vraag de auditcommissie om advies als het presidium of de raad een werkgroep o.i.d. wil instellen, die de producten raakt waarvoor de auditcommissie is ingesteld.

De auditcommissie van de gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Roel Takes, vicevoorzitter; André Groot (afwezig); Hans Horn; Vera van Vuuren (per 14 juni 2022 Mirjam van Musscher).

3