20220608 Conceptverslag auditcommissie gemeente Schagen V3

Conceptverslag auditcommissievergadering

Datum: Tijdstip: Locatie: Aanwezig: Commissieleden:

8 juni 2022 19:30 uur Raadszaal Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA Schagen), dhr. J.G. Horn (D66), dhr. R.A.J. Takes (VVD) en mevr. V.C. van Vuuren (PvdA).

Ambtelijk secretaris: griffie).

Dhr. G.E.P. Meijer (griffier) en dhr. R.W. Meinema (raadsadviseurs

Portefeuillehouder:

Mevr. J.M. Kruit (wethouder Financiën).

Intern adviseurs:

Dhr. A. de Boer (adviseur Financiën), mevr. M. Duineveld (adviseur AO/IC), dhr. P.J. Gutter (teamleider Financiën), dhr. A. Meijer (Interim Gemeentesecretaris) en mevr. M. de Vries (concerncontroller).

Afwezig:

dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen)

1 Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Dhr. A.S. Groot is afwezig. Mevr. V.C. van Vuuren gaat de auditcommissie verlaten, mevr. M.G. van Musscher (PvdA) wordt voorgedragen om haar vervangen. Dit is de laatste vergadering van mevr. V.C. van Vuuren. 2 Ingekomen stukken Onderstaande ingekomen stukken zijn ter kennisgeving met de auditcommissie gedeeld. Informatiebrief Regietafel NHN over wijziging Wgr – Mei 2022 Brief Minister BZK Wijziging Wgr (april 2022) Brochure Governance gemeenschappelijke regelingen NHN Mei 2022 3 Verslag van vorige vergadering d.d. 18 mei 2022 Het verslag van 18 mei 2022 is ongewijzigd vastgesteld. De portefeuillehouder spreekt haar complimenten uit over de verslaglegging. 4 Toezeggingen De concerncontroller geeft namens de portefeuillehouder de status van de toezeggingen. Toezegging nr. 80: Aanpassing tussenrapportage Het is nog niet mogelijk geweest om grote aanpassingen te maken in het format van de Kadernota en Eerste Tussenrapportage. De werkgroep P&C-cyclus bereidt een advies voor met uitgangspunten ter verbetering van de P&C documenten, vanaf begrotingsjaar 2024. De Auditcommissie zal dit advies van de werkgroep eerst behandelen en daarover adviseren aan de raad. Toezegging nr.

81: Doorontwikkeling risicomanagement De gemeentelijke organisatie is bezig met risicomanagement verder vorm te geven. Dit begint met de hygiëne terug te krijgen door maandelijkse reviewgesprekken tussen teamleiders en directie, maandelijkse managementinformatie per team en maandelijkse gesprekken tussen de concerncontroller en teamleiders. Dit zijn de eerste stappen om uiteindelijk te groeien naar een verankerd risicomanagement systeem. De nieuwe accountant gaat helpen om tijdig strategische en operationele risico's te signaleren. De auditcommissie gaat (gezien zijn controlerende rol) hierover graag met de accountant in gesprek. -

Toezegging nr. 103: Treasury beleid 1

De status ten opzichte van de auditcommissievergadering van 18 mei jl. is ongewijzigd. Toezegging nr. 107: Beheersing en prognotisering zorgkosten Het raadsvoorstel bij de eerste tussenrapportage zal nog aangevuld worden met de laatste ontwikkelingen op het gebied van de zorgkosten. Daarnaast vindt op korte termijn een themabespreking plaats tussen de directie en de teamleiders van het sociaal domein, waar voorspelbaarheid van de kosten en de analyse van de top 20 dossiers ook op de agenda staan. Toezegging nr. 108: Raad informeren over integreren procesverbeteringen De status ten opzichte van de auditcommissievergadering van 18 mei jl. is ongewijzigd. Toezegging nr. 109: Opmaak jaarrekening De werkgroep P&C-cyclus neemt dit punt mee in hun onderzoek. De concerncontroller en financiële specialisten zijn daarbij betrokken. De auditcommissie besluit om toezegging nummer 80 en 109 samen te voegen. Toezegging nr. 110: Procesvoorstel voor begrotingswijzingen In de vergadering van 18-05-2022 is het procesvoorstel begrotingswijzigingen besproken. Het verzoek aan de commissie is om deze toezegging af te doen. Daartegenover moet een nieuwe toezegging worden gemaakt betreffende de aanpassing van de financiële verordening. Toezegging nr. 113: Planningsoverzicht met P&C-producten 2e helft 2022 Document is door de organisatie aangeleverd. Deze toezegging is daarmee afgedaan.

Met als kanttekening dat hier niet meer om hoeft te worden gevraagd, maar dat zoals gebruikelijk een dergelijk overzicht wordt behandeld in de laatste vergadering auditcommissie van het voorgaande jaar. Toezegging nr. 124: Planningsoverzicht met P&C-producten 2023 Dit document ontvangt de auditcommissie tijdens de vergadering op 24-11-2022. Zie ook nr. 113. Toezegging nr. 125: Houdbaarheidstest Dit punt is besproken tijdens de vergadering (zie agendapunt 8) en is daarmee afgedaan. Toezegging nr. 126: Informeren raad over financiële gevolgen opvang Oekraïense vluchtelingen Het college heeft afgesproken dat op 11 juli 2022 een informatieavond komt voor de gemeenteraad, inzake de vluchtelingen Oekraïne. Tijdens de avond komen alle onderwerpen aan bod, waaronder de financiële gevolgen en risico’s. Informatie zal nog steeds worden gedeeld via de reguliere kanalen zoals de nieuwsbrieven. Toezegging nr. 127: Procesafspraken maken over informeren van de auditcommissie over de opvang van Oekraïense vluchtelingen De volledig raad wordt geïnformeerd via de reguliere kanalen. Daarmee is deze toezegging afgedaan. De griffie geeft een toelichting op toezegging nr. 128, Opstellen concept vergaderschema auditcommissie tweede helft 2022. De auditcommissie stemt in met de vergaderdatums van 6 oktober en 24 november.

5 Voortgang aanbevelingen accountant De concerncontroller geeft een toelichting op de aanbevelingen uit de managementletter en het accountantsrapport. In haar toelichting gaat zij alleen in op de rode en oranje aanbevelingen. Rode aanbevelingen: Ontwikkelingsplan van financiën Dit is plan is erop gericht dat de basisregistratie op orde komt. Daarnaast zijn er vacatures opgesteld om de functies bij financiën gevuld te krijgen. Invoering Tax Control Framework De Belastingdienst heeft over 2016 en 2017 onderzoek gedaan. Fiscaal adviseur van de gemeente EFK heeft onderzoek gedaan over 2017. Daaruit bleek dat de basisregistratie van de facturen niet op orde is. Het Tax Control Framework moet ervoor zorgen dat de facturen 2

verwerkt worden voor de juiste BTW compensatie. Op het boekingsniveau verliep het niet altijd goed waardoor niet altijd juiste BTW-tarief aan een factuur werd gekoppeld. De portefeuillehouder benadrukt het belang van het orde krijgen van de basis. Deze gevolgen komen daaruit voort. De organisatie legt de prioriteit bij het op orde krijgen van de basis. De auditcommissie waardeert de transparantie en inzet van de organisatie, maar geeft mee dat dit een onderwerp is, dat de afgelopen drie jaar de aandacht heeft van de auditcommissie. Autorisatiematrix van het financieel pakket en de overige applicaties Er is een directievoorstel gedaan om autorisaties voor het financiële pakket zo spoedig mogelijk stop te zetten voor degenen die dat niet nodig hebben. Dit voorstel is door de directie goedgekeurd en zal één dezer dagen worden uitgevoerd. Voor de autorisaties van de overige applicaties wordt beoogd dergelijke autorisaties ook zo spoedig mogelijk dicht te zetten. Financiële module Deze applicatie kan met een aantal modules worden uitgebreid. Zoals de koppeling met het dashboard van het P-budget en E-financiën. Dit punt is in uitvoering. Er staan nog twee oranje punten open, dat zijn: Voortgang financiële beheerdocumenten. Actualisatie grondbeleid. 6 Planning P&C cyclus De planning P&C cyclus is ter kennisneming ontvangen.

7 Raadsinformatiememo maartcirculaire De auditcommissie heeft geen vragen. De circulaire is ter kennisneming aangenomen. De auditcommissie geeft aan te constateren dat vanaf 2026 waakzaamheid is geboden. 8 Memo houdbaarheidstest gemeentefinanciën De auditcommissie constateert dat de houdbaarheidstest onvoldoende toereikend is als instrument voor de gemeenteraad. De test biedt onvoldoende informatie voor de auditcommissie of raad om een oordeel te kunnen geven en om bij te sturen. Het voegt onvoldoende toe aan de informatie die de organisatie reeds ter beschikking stelt. 9 Eerste tussenrapportage De portefeuillehouder geeft aan dat de eerste tussenrapportage 2022 inzicht geeft in de financiële afwijkingen tot 1 mei 2022. Daarnaast bevat voorstellen om budgetaanpassingen door te voeren. Er is een negatief begrotingssaldo over 2022 van 419.299,-. De onderstaande posten vallen positiever dan begroot: Decembercirculaire € 453.000,Aanpassing afschrijvingen en reserves € 289.000,Toeristen en forensen belasting € 260.000,Aanpassing ICT budget € 220.000,De onderstaande posten vallen negatiever uit dan begroot: Verwerking CAO € 750.000,Huishoudelijke hulp € 307.000,Jeugdzorg € 488.000,Deze resultaten zorgen voor druk op de begroting. Om dit probleem op te lossen draagt het college – in willekeurige volgorde van impact - richtinggevende mogelijkheden aan om weerstandvermogen te verhogen.

Het ligt voor aan de raad om hier een besluit over te nemen. Mevr. Glashouwer en dhr. Takes plaatsten een aantal redactionele opmerkingen bij de tussenrapportage. Daarnaast geven zij aan dat het de voorkeur heeft om de rapportage te starten met een overzicht van de totalen per domein gevolgd door de onderliggende cijfers. Mevr. Van Vuuren vraagt wanneer de behandeling van de keuzemogelijkheden plaats moet gaan vinden. Dhr. A. Meijer geeft aan dat het aan de raad is om een uitspraak te doen over de keuzemogelijkheden bij de behandeling van de tussenrapportage. Dit met het oog om een richtinggevende uitspraak te doen voor de komende kadernota dan wel de begroting. 3

Dhr. A. Meijer geeft tevens aan dat het college bij de behandeling van de kadernota ook met richtinggevende voorstellen komt als gevolg van de doorrekening van het coalitie akkoord en de meicirculaire. Dhr. Horn vraagt hoeveel van de risico’s financieel afgedekt moeten zijn om over voldoende algemene reserve te beschikken? Dhr. A. Meijer geeft aan dat de raad bepaald wat de kaders zijn. Mevr. Glashouwer geeft wel aan dat de wens bestaat dat de ambtelijk organisatie assistentie verleent bij het uit uitwerking daarvan. De leden van de auditcommissie waarderen de aangedragen richtinggevende mogelijkheden zoals die zijn opgenomen in het raadsvoorstel over de eerste tussenrapportage 2022. Het voorstel geeft echter geen inzicht in de impact en effecten van de desbetreffende mogelijkheden. Tevens ontbreken de uitwerkingen van de meicirculaire en het coalitieakkoord, dit brengt onzekerheden met zich mee. De auditcommissie zal daarom aan de raad adviseren nog geen richtinggevend besluit te nemen. Dhr. Horn vraagt op basis waarvan de algemene reserve van 8 miljoen euro tot stand is gekomen. Er ontbreekt een onderbouwing. Dhr. A. Meijer en Gutter geven aan dat op basis van inzicht en ervaringen uit het verleden 15 miljoen euro (10%) een aannemelijke algemene reserve is. Het is verstandiger om de komende periode in te zetten op een algemene reserve van 8 miljoen euro.

De leden van de auditcommissie geven aan dat zij in een separaat raadsbesluit een begrotingswijziging tegemoet willen zien die leidt tot het verwerken van het totale tekort van €419.299,-. Dit is dan een suppletoir begrotingsbesluit 2022. 10 Meicirculaire 2022 De portefeuillehouder geeft aan dat het college de ambtelijke uitleg over circulaire a.s. dinsdag (14 juni) gaat vaststellen. Daarna volgt uiterlijk donderdag 16 juni een raadsinformatiememo met daarin de uitleg van de verwerking van de meicirculaire in de begroting 2022 en verder. 11 Voortgang werkgroep P&C-cyclus Op 8 juni 2022 is de werkgroep P&C-cyclus bijeengekomen. Tijdens de bijeenkomst de inmiddels vierde versie van het werkdocument besproken. Daarnaast heeft de werkgroep de taakstelling en afbakening besproken. Dit omdat er vanuit een het college ook een artikel 213a onderzoek loopt naar de financiële rapportages van de gemeente Schagen. De werkgroep is tot de conclusie gekomen dat de twee onderzoeken elkaar niet raken, want beide onderzoeken hebben een andere taakstelling en insteek. De werkgroep heeft gekeken naar indicatoren voor de gegevenspresentatie aan de raad. De werkgroep leden hebben gekeken naar welke indicatoren wettelijk vereist zijn, welke er overbodig zijn en welke ontbreken. De organisatie een pilot starten om te toetsen of de gekozen indicatoren de het gewenste inzicht geeft.

De pilot begint met het onderwerp duurzaamheid. Het eindvoorstel dat de werkgroep gaat doen heeft betrekking hebben op de begrotingscyclus van 2024. De insteek is dat het voorstel in het najaar gereed is en dat het tijdens de auditcommissie van 6 oktober 202 besproken kan worden. Dit teneinde te kunnen adviseren aan de raad. 12 Actualiteiten De onderstaande actualiteit is ter kennisgeving met de auditcommissie gedeeld. www.binnenlandsbestuur.nl/financien/accres-nog-hoger-dan-coalitieakkoord? tid=TIDP2422847XC5652956A9C94300888C06763F78D4C7YI5&utm_campaign=BB_NB_Dag elijks&utm_medium=email&utm_source=binnenlandsbestuur 13 Rondvraag Er zijn geen vragen tijdens de rondvraag gesteld. De auditcommissie neemt afscheid van de portefeuillehouder Financiën, mw. Kruit. Namens de auditcommissie bedankt de voorzitter de portefeuillehouder voor haar bijdrage en overhandigt haar een bos met bloemen. 14 Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 21:41 uur. 4