20220524 Auditcommissie over Jaarrekening 2021 Schagen

Memo

Datum Aan Van Betreft

24 mei 2022 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling Jaarstukken 2021 Inleiding In het jaar 2021 bleek helaas duidelijk dat er achterstand is opgelopen ten aanzien van de capaciteit van de financiële functie en de beheerbaarheid. Ook schieten de financiële middelen van de Gemeente Schagen tekort. Dat heeft zijn weerslag in de Jaarstukken 2021 en het Controlerapport 2021 van de accountant. Jaarrekeningcontrole De Auditcommissie stelde op 18 mei jl. vast dat er tijdig een jaarrekening ter tafel ligt. Ook spreekt de controlerend accountant een goedkeurend oordeel uit over een getrouw beeld en de rechtmatigheid. Echter wel met een negatief resultaat van € 1.905.000. Het negatieve resultaat is hoofdzakelijk ontstaan door: • Hogere kosten jeugdzorg en Wmo. • Hoger personeelslasten (veel inhuur van personeel). • Hogere kosten openbare ruimte en riolering. De hogere uitkering van het gemeentefonds en de hogere opbrengsten van bouwleges kunnen de kostenstijgingen niet compenseren. Bevindingen accountant Het oordeel van de accountant over de bevindingen is helaas, na jaren een stapsgewijze een positieve ontwikkeling te hebben gesignaleerd, niet langer overwegend groen gekleurd. Hij vraagt meerdere jaren aandacht voor basispunten en geeft nu aan dat in de financiële functie de basis niet op orde is.

Punten van aandacht zijn onder meer: • de informatiewaarde van de jaarrekening met oog voor gebruiker en lezer; • het financieel en administratief beheer is in de basis niet goed geborgd; • en het uitvoeren van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek is uitgesteld. Ook de aansluitingen tussen de financiële systemen onderling geven problemen. Financiële functie Aangegeven werden oorzaken als extra taken als Tozo (uitkering corona), de organisatieontwikkeling en de schaarste van deskundig financieel personeel. Dit als onderdeel van een bredere problematiek, zoals geschetst aan de raad door de interim-gemeentesecretaris. De Auditcommissie uit hierbij haar teleurstelling in de ontstane neergaande lijn en kijkt met bijzondere belangstelling uit naar de stappen ter verbetering van de basisprocessen die door de organisatie zijn geschetst en naar verwacht eind 2022 zover mogelijk op orde zullen zijn. De commissie wil dit voor de gemeente Schagen cruciale verbeterpunt indringend mee geven aan de raad en het nieuw te vormen college, zeker ook gezien de onzekerheden rond de beschikbare budgetten. Denk daarbij ook aan de hoge inflatie, de uitkomsten van nieuwe

Memo

Pagina 1 van 2

financieringsmodellen Gemeentefonds en de onzekere financiering voor Oekraïense vluchtelingen. Financiële kengetallen De gemeente Schagen heeft het risicobeleid in 2021 nog niet verder uitgewerkt. Daar heeft de Auditcommissie wel regelmatig aandacht voor gevraagd. Het weerstandsvermogen is de mate waarin financiële risico’s kunnen worden opgevangen zonder dat dit gevolgen heeft voor bestaand beleid. De norm voor het weerstandsvermogen is vastgesteld op streefwaarde 1,5. Bestemming negatief saldo Het voorstel aan de raad is om het negatieve jaarrekeningresultaat 2021 van € 1.905.000 te onttrekken aan de algemene reserve. De algemene reserve staat onder grote druk. Na deze onttrekking daalt de weerstandsratio tot 1,0. Rekening houdend met de onttrekking van het jaarrekeningresultaat 2021 en toekomstige onttrekkingen is de geraamde stand van de algemene reserve op 31 december 2022 € 870.000. Hierdoor zakt het weerstandsratio ruim onder de door de raad gewenste weerstandsratio van 1,5. Algemene reserve Het is niet aan de Auditcommissie zich uit te spreken over vaststelling van de stukken en decharge aan het college of over de bestemming van het resterend negatief saldo. Het is aan de raad om te bepalen of het raadsvoorstel voor bestemming zal worden overgenomen en het besluit aldus vast te stellen.

Echter naar het zich laat aanzien is er geen andere keuze dan een onttrekking aan de algemene reserve. Kaderstelling Dit betekent dat we aan de vooravond staan van een indringende discussie staan ten aanzien van de kaders en opgaven, die voor de komende meerjarenbegroting 2023-2026 worden meegegeven, met daarin mede oog voor het komend coalitieakkoord. Werkgroep P&C In het verlengde hiervan bleek het de Auditcommissie dat er in opdracht van het presidium een Werkgroep P&C actief is, waar de taakopdracht de conform verordening vastgelegde taak van de Auditcommissie aanvult, maar ook overlapt. Inmiddels kan en zal de nieuwe vicevoorzitter als linking pin bewaken dat deze werkgroep in synergie met de Auditcommissie aan de slag is, opdat er meerwaarde voor de raad zal ontstaan. Oekraïnerapportages De Auditcommissie heeft in de onzekere coronasituatie aanvankelijk maandelijks en later per kwartaal om Coronarapportages gevraagd en deze bezien. De vraag rees of dit ook voor de uitgaven ten aanzien van de vluchtelingen noodzakelijk is. Daar zal de Auditcommissie in haar volgende vergadering in juni a.s. op terugkomen. Wellicht is het risico minder omvangrijk. Tot slot De Auditcommissie dankt de organisatie, die de huidige problematiek in constructieve openheid met ons deelt en de schouders eronder zet.

Zo hopen wij weer te bouwen en de geschetste knelpunten samen te overwinnen De Auditcommissie van de Gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; Roel Takes, vicevoorzitter; André Groot; Hans Horn; Vera van Vuuren.

Memo

Pagina 2 van 2