20220523 Raadsrapportage Schagen GR OD - NHN def

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN

Datum: Gem. Regeling: Raadsrapporteurs: Portefeuillehouder: Ondersteuning:

23 mei 2022 Omgevingsdienst Noord-Holland Noord Boudien Glashouwer, André Groot Hans Heddes Pim de Boer en Linda Plak

Inleiding Dit is een vervolg op onze raadsrapportage d.d. 27 januari 2022. De Omgevingsdienst (OD) NHN is gestart in 2014. De OD NHN bedient ten aanzien van de fysieke leefomgeving de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Drechterland, Dijk en Waard, Enkhuizen, Heiloo, Hollands Kroon, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, Schagen, Stede Broec en Texel en voorts de provincie Noord-Holland. Als raadsrapporteurs Schagen constateerden wij de afgelopen jaren dat de OD NHN qua bedrijfsvoering onvoldoende op stoom leek te komen. Dit is met de OD besproken op 28 september 2020. De OD gaf toen aan dat er terechte vragen zijn gesteld. Goed om elkaar waar nodig sneller te gaan opzoeken als basis voor een goede samenwerking. Inmiddels is in april 2021 een nieuwe directeur aangesteld, die met een frisse blik binnen de OD aan de slag is gegaan. De raadsrapporteurs Schagen ontvingen de Jaarrekening 2021 en de Begroting 2023 en een zienswijze daarop. Zoals eerder vastgesteld en gemeld zijn er zorgen over de concreetheid van de informatieverstrekking aan de gemeenteraden ten aanzien van meetbare doelen, onderbouwing en het risicomanagement. Proces en relatie met regionale raadsrapporteurs Begin 2021 is met name vanuit Texel gevraagd om regionale raadsrapporteurs. De RRN heeft hierop besloten een pilot te doen met drie regelingen, te weten de GGD, de VRN en de OD.

In Schagen is hier aanvankelijk afwachtend op gereageerd. Wij hebben immers zelf al rapporteurs. In de pilot zou bij iedere regeling één raadslid per deelnemende gemeente zitten. De RRN heeft de pilot geëvalueerd en besloten deze te verlengen met de ronde van de kadernota’s (die nu achter ons ligt) en daarna te besluiten of we in de nieuwe raadsperiode hiermee verder gaan. Vooralsnog gaat Schagen op de oude voet verder met de eigen raadsrapporteurs en gaat Schagen kijken hoe we dit Schager stelsel bij continuering van de RRN-pilot tot een regulier regionaal raadsrapporteursstelsel al dan niet in elkaar passen. Naar onze mening zal altijd één van de lokaal benoemde Schager raadsrapporteurs afgevaardigd moeten zijn richting RRN. Op 27 mei 2022 spraken de raadsrapporteurs over de stukken t.a.v. de Jaarrekening 2021en de Begroting 2023 van de OD-NHN met de portefeuillehouder Hans Heddes.

Zienswijze Jaarstukken 2021 t.b.v. RRN 1.

2. 3. 4. 5.

6.

Er wordt gesproken over een garantietoelage van de provincie Noord-Holland (pagina 7). Wat houdt dit in, graag een toelichting; Hoe zijn de extra taken belegd door de provincie Noord-Holland (pagina 8/9) financieel in de programmarekening verwerkt? Graag een toelichting; Waarom worden de niet uitgegeven personeelskosten niet gereserveerd voor volgende jaren? Een onderbouwing ontbreekt en wordt via deze zienwijzen verzocht; De productie en prestaties over meerdere jaren vallen binnen de bandbreedte van 90%110% van budget (pagina 12). Wordt deze algemene doelstelling gehaald in 2021? Op pagina 15 staat: ‘’In totaal heeft de OD NHN 19 weken (36% van de beschikbare tijd) geen fysieke controles bij bedrijven kunnen uitvoeren. De hierbij opgelopen achterstand is niet ingelopen in 2021.’’. Graag een toelichting waarom de achterstand niet is ingelopen. De OD NHN leaset één Audi q3 sportback (pagina 38). Waarom leaset de OD NHN een sportauto?

Bevindingen Raadsrapporteurs Schagen De accountant geeft in zijn Accountantsverslag een goedkeurend oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. De weerstand is voldoende en het resultaat van ruim € 2,1 miljoen zal worden terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. Wel zijn de ICT-ontwikkelingen en systemen buiten de verbijzonderde interne controle gehouden (VIC). Aangedrongen wordt op het opnemen van de ICT in de VIC-controles. Ook elementaire zaken als controle op het crediteurenstambestand dienen uiteraard ook naar de mening van de raadsrapporteurs op orde te zijn. Opvalt is dat fysieke controletaken door corona in 2020 en 2021 niet zijn uitgevoerd. Dus zouden kosten kunnen zijn bespaard, maar dit brengt ook risico’s met zich mee. Zijn deze risico’s onderkend en ondervangen? Zienswijze Begroting 2023 t.b.v. RRN 1. Op pagina 4 wordt gesproken over circulair, graag een toelichting waarom de OD NHN deze taak op zich heeft genomen? Betreft dit een basistaak van de OD NHN? 2. Vooralsnog wordt ervanuit gegaan dat de OD de gevraagde extra Wob middelen uit de in de begroting 2023 beschikbare budgetten financiert.

Mocht de OD van mening zijn dat dit onverhoopt niet haalbaar is en er binnen de begroting geen alternatieve middelen beschikbaar zijn dan dient dit in de bestuurlijke rapportage(s) van de OD aan de deelnemende gemeenten gemotiveerd te worden voorgelegd en niet uitsluitend ten laste worden gelegd aan het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar. Bevindingen Raadsrapporteurs Schagen De OD-NHN heeft een sluitende begroting 2023 ingediend van € 21,6 miljoen. Rekening is gehouden met een indexpercentage van 2,3. Inmiddels spreken we niet meer over Wob-verzoeken. Ingaande 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) van kracht. Deze wet regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). 2

De Woo heeft nog meer nadruk op de actieve openbaarheid en heeft scherpere reactietermijnen. Dit maakt de RRN-zienswijze, punt twee, extra belangrijk. Het gaat niet alleen over budget, maar ook over rechtmatigheid van de behandeltermijnen. Door Schagen teruggenomen plustaken De gemeente Schagen heeft eind 2018 alle niet-basistaken, met uitzondering van bodemtaken, teruggenomen van de Omgevingsdienst NHN. Schagen wilde deze taak zelf uitvoeren, want had een andere, meer passende werkwijze voor ogen. Hierover ontstond een geschil en de rechter heeft hierover uitspraak gedaan: per 5 oktober 2019 voert Schagen deze taken zelf uit en de OD-NHN is hiervoor schadeloosgesteld. Dit betreft een taak van circa 5 fte. Naar nu blijkt zijn binnen Schagen zorgen ontstaan over de uitvoering van deze VTH-plustaken. Er is te weinig personeel, de deskundigheid is zo lastig op peil te houden en er moeten daarom toch opdrachten worden verstrekt aan een extern bureau. De raadsrapporteurs van Schagen hebben dan ook de volgende vragen aan het college van B&W: • • • •

Wat heeft het terugnemen van de taken, waarvoor kosten zijn gemaakt, nu opgeleverd? Wordt nu gewerkt conform de door Schagen gewenste filosofie en is het kwaliteitsniveau nu op het gewenste peil? Worden inderdaad onderzoeken uitbesteed aan een extern bureau en is dit aanbesteed? Wat zegt het lopende Berenschot-onderzoek qua aantal fte hierover?

De raadsrapporteurs kunnen diverse opties bedenken hoe nu verder te gaan, maar wachten eerst de analyse en oplossingsrichting van het college af. Advies aan de gemeenteraad van Schagen 1. Volg het besluit om de Jaarrekening 2021 vast te stellen, rekening houdend met zienswijzen. 2. Volg het besluit om het Jaarrekening-overschot van ruim € 2,1 miljoen terug te doen storten aan de deelnemers. 3. Volg het besluit om de Begroting 2023 vast te stellen, rekening houdend met zienswijzen. Neem daarbij goede nota van het (lage) indexcijfer van 2,3%. 4. Evalueer en rapporteer op korte termijn aan de gemeenteraad over de in 2018 door Schagen door teruggenomen plustaken (zie vragen raadsrapporteurs). 5. Houd rekening met raadsrapporteurs voor de RRN (nu nog pilot) waarbij het advies is om dan één lid per GR uit de raadsrapporteurs van Schagen als ‘linking pin’ af te vaardigen. 6. Overweeg of deze voorliggende notitie voor de gemeenteraad van Schagen zo gewenst ook aan de RRN beschikbaar wordt gesteld, behoudens de interne overwegingen over de plustaken.

3