20220517 Raadsrapportage GR RHCA def

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Datum: Regeling: Rapporteurs:

17 mei 2022 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Boudien Glashouwer (sinds januari 2015) Margriet Struijf (sinds mei 2018) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding Deze notitie is een vervolg op de notitie van de raadsvolgers d.d. 22 januari 2022. Het Regionaal Archief Alkmaar (RHCA) bedient de gemeenten in Noord-Holland Noord: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel.

Werkzaamheden raadsrapporteurs De raadsvolgers hebben op 17 mei 2022 over de stukken gesproken met portefeuillehouder Marjan van Kampen, tevens plv. voorzitter van het Algemeen Bestuur van het Regionaal Archief Alkmaar. De ambtelijk ondersteuners waren: Sebastiaan Post, adviseur Informatiebeheer en Pim de Boer, adviseur Financiën.

Te bespreken stukken • • • • •

Jaarverslag 2021 Jaaroverzicht 2021 in cijfers Programmabegroting 2023 Advies van Regionale Raadscommissie Noordkop aan Gemeenteraden Accountantsverslag 2021 van Flynth

Bevindingen raadsrapporteurs De volgende punten kwamen aan orde: 1. Is terugbetaling aan de gemeentes van het overschot nodig is gezien de uitgaven voor het klimaat en de stijgende prijzen? 2. Er is een relatief geringe percentage van 2,5% in de algemene reserve, is dat nog toereikend? Dat zou te laag kunnen zijn, gezien de inflatie. Het terugbetalen van het voorschot is echter conform de afspraak (voor alle vergelijkbare regionale lichamen), maar de portefeuillehouder zal dit, inclusief de mogelijkheid voor ophoging t.b.v. het weerstandsvermogen, meenemen. 3. Zijn er al stukken van Schagen in het e-depot? Dit is niet het geval maar er zijn wel Schager bouwvergunningen in het e-loket opgenomen.

4. Welke gevolgen heeft de nieuwe Archiefwet voor het RHCA (waarschijnlijk van kracht per 1 januari 2024)? De nieuwe Archiefwet wordt niet in de stukken genoemd. De aanpassing van de Archiefwet is nodig om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties ook digitale informatie goed opslaan en toegankelijk houden. Daarbij moet ook gelet worden op alle andere informatiewetten die van invloed kunnen zijn op digitalisering en tijdige archiefvorming. 5. Begroting en jaarrekening spiegelen elkaar en moeten op elkaar aansluiten, en zo niet dan dient hierover helderheid te bestaan (wat hebben we bereikt, wat hebben we daarvoor gedaan, wat heeft het gekost). 6. Het EMU-saldo lijkt negatief, welk effect heeft dat? Hierover zal een open vraag worden gesteld. 7. Alle financiële werkzaamheden zijn met uitzondering van de treasury-functie aan de GGD uitbesteed. Hoe houdt Schagen hierop grip, d.m.v. een overeenkomst? De uitbestede ondersteunende taken moeten op peil zijn, bijv. het op peil houden van de deskundigheid van het personeel, die taak is eveneens aan de GGD uitbesteed. 8. Het controlerapport voor het RHCA ontbrak aanvankelijk en is opgevraagd. Ook in voorgaande jaren was hiervan sprake. Dit zou een automatisme moeten zijn. Het additioneel ontvangen Accountantsverslag 2021 gaf geen aanleiding voor extra vragen. 9.

Er wordt van uitgegaan dat het RHCA voor de opstelling van de jaarstukken aan de BBVrichtlijnen voldoet. Door een groei van de werkzaamheden voor het e-depot, zal er per 2024 rekening gehouden moeten worden met een stijging van de kosten van € 80.000 op jaarbasis. De presentatie in de cijfers verhult dat tekort. Aan de portefeuillehouder zijn op deze wijze enige ter zake doende punten meegegeven.

Advies aan de gemeenteraad van Schagen Het RRN-voorstel zienswijze adviseert de raden kennis te nemen van de jaarstukken 2021 en de begroting 2023 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en een positieve zienswijze af te geven waarin wordt ingestemd met: 1. Het toevoegen van € 3.225 euro aan de al)gemene reserve zodat deze de maximal)e omvang van 2,5% van het kostentotaal) vormt. 2. Het terugbetalen van het positieve resultaat van € 99.141,- naar rato, aan de gemeenten. Dit advies kan door de Raad van Schagen worden overgenomen.

2