20220122 Raadsrapportage GR RHCA

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Datum: Regeling: Rapporteurs:

22 januari 2022 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Boudien Glashouwer (sinds januari 2015) Margriet Struijf (sinds mei 2018) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding Deze notitie is een vervolg op de notitie van de raadsvolgers d.d. 17 mei 2021. Het Regionaal Archief Alkmaar (RHCA) bedient de gemeenten in Noord-Holland Noord: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel. Het RHCA heeft nu een begroting 2023 van circa € 2,9 mln met een tekort op de begroting 2023 ten laste van de reserve van € 45.000. Aan de orde zijn: • De 6e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling RHCA. • De Kadernota inzake Begroting 2023 van het RHCA. Behandeling: • 11 januari 2022: Behandeling door college van B&W in Schagen. • 26 januari 2022: Oordeelsvormende Vergadering Schagen, raadsrapportage kan worden ingebracht. • 3 februari 2022: Regionale Raadscommissie Noordkop (RRN). • 15 februari 2022: Gemeenteraad Schagen. Werkzaamheden raadsrapporteurs De raadsvolgers hebben op 19 januari 2022 over de stukken gesproken met portefeuillehouder Van Kampen. Ten aanzien van de raadsvolgersrol rond het RHCA is gebleken dat het nog steeds lastig is deze rol zodanig tijdig te vervullen, dat deze effectief is in de RRN en de gemeenteraad van Schagen.

Een jaarlijks P&C-stappen- dan wel vergaderoverzicht per Gemeenschappelijke Regeling zou meer houvast kunnen bieden. Dit overzicht voor 2020 en verdere jaren (dus ook 2021en 2022) voor de behandeling van het RHCA is reeds in mei 2020 toegezegd, maar nog niet geeffectueerd! De raadsvolgers verzoeken het college en de gemeentelijke organisatie daarom wederom nadrukkelijk ervoor te zorgen dat dit overzicht voor het lopend jaar 2022 wél tijdig wordt opgesteld. Bevindingen raadsrapporteurs Rechtmatigheidsverantwoording Uit het accountantsverslag 2020 blijkt het volgende, waar wij in onze notitie d.d. 28 mei 2020 ook reeds aandacht voor hebben gevraagd. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling dient zelf verantwoording af te leggen over het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet - en regelgeving, waaronder verordeningen.

De wetswijziging veroorzaakt dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeenschappelijke regeling primair in control is op gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid wordt verlegd van de accountant naar het dagelijks bestuur. Om de verantwoording te kunnen verstrekken zal e.e.a. in gang gezet moeten worden. Het gaat daarbij om het bepalen van de gemeenschappelijke ambitie ten aanzien van interne beheersing, het creëren van draagvlak binnen de organisatie en het bestuur en het formuleren van normenkader, toetsingskader en aanpak van de interne rechtmatigheidscontrole (waaronder controleplan). De Tweede Kamer is voornemens de wetgeving hieromtrent nog vóór de zomer van 2022 te behandelen. Naar het zich laat aanzien zal deze verantwoording nieuwe stijl ingaan nog betreffende dit lopend boekjaar 2022. Vorig jaar hebben de raadsvolgers op deze ontwikkeling gewezen. In de kadernota wordt op deze verandering in de rol van de GR en de colleges van de aangesloten gemeenten niet gesproken. Wij adviseren u een Plan van Aanpak op te stellen om de transitie naar de rechtmatigheids-verantwoording tijdig in gang te zetten. Nieuwe Archiefwet De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk.

Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben daardoor voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief. Hierdoor blijft het archief actueel, blijft cultureel erfgoed beter bewaard, zijn overheden transparanter en krijgen bijvoorbeeld onderzoekers en journalisten eerder toegang tot voor hen belangrijke gegevens. Op 18 november 2021 heeft oud-minister Slob het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet 2021 ingediend. Daarin wordt voorgesteld de overbrengingstermijn van stukken naar het archief te verkorten van 20 naar 10 jaar. Dit zal de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot extra inzet indien deelnemende gemeenten over zouden gaan tot versnelde overbrengingen van archief naar het Regionaal Archief. Verwacht wordt dat een nieuwe Archiefwet per 1 januari 2023 in zal gaan. Er dient een forse inhaalslag te worden gemaakt omdat archieven 10 jaar eerder in bezit komen van het RHCA. Dit wordt in de kadernota wel benoemd, maar de kosten hieromtrent worden niet (meerjarig) zichtbaar gemaakt. Beschikbaarstelling datasets ‘open data’ In de kadernota wordt gesproken over een digitaliseringsbeleid, waarin ook datasets beschikbaar worden gesteld als ‘open data’, dus niet alleen op verzoek van de burger.

Betreft dit actieve openbaarmaking en heeft dit raakvlakken met de Wet Open Overheid (Woo)? Wij vragen ons af welke kosten zijn gemoeid met dit ‘open’ beschikbaar stellen. Indexatie In de kadernota wordt voor 2023 gesproken over een indexatie van 2,3%. In latere jaren wordt gesproken van percentages tot 1,6%. De indexaties zijn overgenomen uit de brief van de Regietafel Noord-Holland-Noord inzake de Kadernota 2023. De raadsvolgers vragen zich sterk of deze percentages realiteitswaarde hebben in relatie tot de huidige stand van de economie, die over een inflatie van 5,7 % spreekt (CBS). Volgens de Europese rekenmethode kwam het inflatiecijfer in december 2021 zelfs uit op 6,4%. Zienswijze RRN De raadsvolgers hebben kennisgenomen van de zienswijze die voorgelegd is aan de colleges van de aangesloten gemeenten. De RRN adviseert de raden kennis te nemen van de kadernota 2023 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en om geen zienswijze af te geven op de kadernota 2023. Het 2

valt de raadsvolgers op dat de indruk ontstaat dat vooral naar cijfers en budgetten wordt gekeken. Het lijkt erop dat bij een kadernota in dat licht onvoldoende wordt gekeken naar de doelbereiking, koers en de kaders die daarvoor nodig zijn. 6e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling RHCA Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Wet Elektronische Publicaties wordt ten aanzien van hoofdstuk 9 vermeld dat deze regeling geplaatst werd in de Staatscourant, maar dat zal nu in het Gemeenteblad zal gebeuren. Wij stellen vast dat dit het Gemeenteblad van de coördinerende gemeente Alkmaar is. Maar hoe weten de deelnemende negen gemeenten en burgers dit? Het college en de organisatie zullen hier nog even een punt van aandacht van maken. Advies aan de gemeenteraad van Schagen 1. Verbeter de facilitering van het instrument Raadsvolgers van Schagen betreffende Gemeenschappelijke Regelingen zodanig dat er jaarlijks een logische kalender van te beoordelen producten, voorbereiding bestuursvergaderingen en contactmomenten wordt opgesteld en zo vooruit kan worden gepland en geïnformeerd. 2. Dring aan op het Plan van Aanpak Rechtmatigheidsverantwoording van de GR RHCA ingaande het huidig boekjaar 2022. 3.

Heb voorbereidende aandacht voor de consequenties van de vervroegde overbrengingstermijn en overige gevolgen van de invoering van de nieuwe Archiefwet, naar verwachting per 1 januari 2023, en vertaal deze inspanningen naar kostencalculaties voor de Begroting 2023 en volgende jaren. 4. Heb oog voor de kosten van de actieve beschikbaarstelling van ‘open datasets’ en breng deze kosten in beeld in de Begroting 2023 en verder. 5. Realiseer je dat de indexcijfers die nu worden gehanteerd, naar het zich laat aanzien te laag zullen zijn, breng meer realistische indexcijfers naar voren voor de Begroting 2023 en verder. 6. Overweeg of deze notitie voor Schagen zo gewenst ook aan de RRN beschikbaar wordt gesteld.

3