20211109 Auditcommissie over 2e tussenrapportage Schagen

Memo

Datum Aan Van Betreft

9 november 2021 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling 2e Tussenrapportage 2021

Inleiding Op 14 oktober jl. kwam de Auditcommissie fysiek bijeen en sprak onder meer over de tweede tussenrapportage betreffende de financiële stand van zaken, de begrotingsuitputting en doelbereiking per najaar 2021. Ook de Managementletter over de interim-controle 2021 van de controlerend accountant kwam aan bod. Afwezig was het lid Ingo Kroon. Wethouder mw. Kruit leidde het onderwerp in. 2e tussenrapportage 2021 In de tussenrapportage leest u wat de organisatie tot op heden in dit lopende begrotingsjaar gedaan heeft. Met deze rapportage wordt echter ook voorgesteld diverse budgetten bij te stellen. U krijgt dus niet alleen een rapportage met de stand van het najaar 2021, maar tegelijk wordt aan de raad gevraagd (meer technische) suppletoire begrotingswijzigingen voor 2021 te accorderen. De eerste tussenrapportage kwam uit op een prognose negatief saldo jaarrekening 2021 ten opzichte van de begroting 2021 van ruim € 1,5 miljoen negatief. Dit conform de inzichten van de situatie medio mei 2021. De tweede tussenrapportage komt uit op een prognose negatief saldo jaarrekening 2021 ten opzichte van de begroting 2021 van ruim € 2,9 miljoen negatief. Dit conform de inzichten van de situatie medio september 2021. Voor het goede begrip, dit is nu circa 2,2% van de begroting. De ratio weerstandsvermogen was begroot op 1,55 en komt momenteel uit op1,14.

Over de voortgang van de kosten corona-maatregelen wordt de raad via een tussenrapportages en de jaarstukken regulier geïnformeerd. Er is nog veel in beweging. We wachten de jaarcijfers 2021 in het voorjaar 2022 af. Managementletter Interimcontrole 2021 Tijdens de vergadering van de Auditcommissie d.d. 14 oktober jl. hebben we ook kennis kunnen nemen van de Managementletter van de controlerend accountant. De Letter is gericht aan het Management Team van Schagen en heeft onder meer als doel de controlebevindingen van voorgaande jaren na te lopen. Deze interim-controlewerkzaamheden zijn naar hun aard voornamelijk gericht op de kwaliteit en de toereikendheid van de administratieve organisatie en interne beheersing. Daarbij wordt, daar waar dat kan, gesteund op de bevindingen van de eigen interne controle. Dit ter voorbereiding van de jaarrekeningcontrole 2021.

Memo

Pagina 1 van 1

Het is gebruikelijk dat deze Letter wordt ingezet voor en benut door de organisatie. Het is goed om te zien dat de Letter al jaren vertrouwelijk wordt gedeeld met de Auditcommissie van de Raad. De accountant geeft aan dat er een aantal blijvende aandachtspunten is die aandacht en actie nodig hebben. De algemene ontwikkeling van de planning- en control stagneert momenteel. In de managementletter is ook te lezen dat aandacht voor financieel-administratief beheer en sturing in ontwikkeltrajecten noodzakelijk zijn. Het voorbereiden van de rechtmatigheidsverantwoording is binnen Schagen goed opgepakt. Met betrekking tot corona-regelingen ligt er nog veel werk voor het college om te bepalen of mensen er wel recht op hadden en wanneer dit niet zo was, welke actie wordt ondernomen. De accountant schetste zo een beeld dat de gemeente Schagen waakzaam moet blijven omdat een terugval is doorgemaakt op het gebied van financieel beheer, ontwikkeling en planning & control. De auditcommissie is content met de concrete prioriteitenlijst voor de uitvoering van de aanbevelingen, daarvoor een compliment. We houden als auditcommissie de vinger aan de pols. Septembercirculaire 2021 Het college heeft ervoor gekozen om de laatste stand van zaken over de cijfers en interpretatie van de septembercirculaire bij het raadsvoorstel voor de begroting 2022 te doen.

Er is dus geen RIM verschenen over de septembercirculaire. Risicomanagement De afgelopen jaren is er door de Auditcommissie bij voortduring aandacht gevraagd voor inzichtelijkheid over risico’s die Schagen loopt. Dit toe te voegen aan de voorgangsrapportages. In 2018 is een planmatige aanpak toegezegd. In 2019 én 2020 is daar weer op gewezen. Daar is het ook nu in 2021 nog niet van gekomen. De wethouder vraagt om meer tijd. Verdere ontwikkeling van het risicomanagement heeft nu wel de aandacht, maar moet nog verder vorm krijgen. De commissie kijkt uit naar verdere verdieping en onderbouwing. Uitzonderlijke omstandigheden Rest ons om u mee te geven dat de organisatie in omstandigheden van tekort aan cruciaal personeel en interim-invulling toch het financiële werk heeft weten te verzetten. Daarover willen wij graag onze erkentelijkheid en dank uitspreken! Het is aan de raad hier verder inhoudelijk op in te gaan. De Auditcommissie van de Gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; André Groot, vice voorzitter; Hans Kröger; Ingo Kroon; Jan Schrijver; Margreet Verloop.

Memo

Pagina 2 van 2