20211014 Concept-Verslag Auditcommissie Schagen versie 27 oktober

Concept Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

14 oktober 2021 19.30 uur De Kust

Aanwezig De leden:

Mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. J. Th. Kröger (JESS), mw. M.C. Verloop (Wens4U), dhr. J.C. Schrijver (PvdA), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen)

Ambtelijk secretaris:

dhr. G.E.P. Meijer (griffier)

Portefeuillehouder:

Mevr. J.M. Kruit (wethouder Financiën)

De adviseurs:

Dhr. G. Schook (adviseur AO/IC), mevr. M. Duineveld (adviseur AO/IC), dhr. A. Meijer (Interim Gemeentesecretaris), mevr. M. de Vries (concerncontroller), dhr. O. de Jager (interim Tl Financiën), dhr. J. Olij (accountant).

Gast:

Geen

Overig:

Mevr. M. de Vries-Adriaanse (medewerker griffie/verslag)

Afwezig:

dhr. I.L. Kroon (VVD), mevr. P. den Bak (adviseur Financiën), dhr. R. Bakker (adviseur Financiën), Dhr. P. van der Kruit (voorzitter RKC)

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.

2

Ingekomen stukken Geen stukken.

3

Verslag van de vergadering van 15 juni 2021 Geen bijzonderheden en aanvullingen.

4

Toezeggingen Op verzoek van ph. Kruit geeft de concerncontroller een korte toelichting op dit onderwerp en de bijgevoegde stukken. Dit doet zij aan de hand van een korte begeleidende notitie over de actuele afdoeningen: Toezegging 1 en7 (BV vastgoed/reserves & voorzieningen/toeristenbelasting) zijn na enige vertraging afgedaan. De presentaties door de organisatie aan de raadsleden op 11 oktober jl. zijn zeer op prijs gesteld. Mogelijk kan er volgend jaar ook weer zo’n beeldvormende vergadering in dezelfde periode worden gehouden. Dit wordt door de portefeuillehouder voorgelegd aan het presidium. (Toezegging) Toezegging 2 en 10 zijn in ontwikkeling (risico-overzicht en -management). Er is een extra overzicht in de 2e tussenrapportage gevoegd en er komt ook een overzicht bij de voortgang van het meerjarenprogramma.

Toezegging 3 (verbeterpunten Lean) is nog in ontwikkeling en er komt een plan van aanpak over het door ontwikkelen incl. een aanbevelingsrapport. Het is nog niet duidelijk in welk tijdsbestek dit naar de auditcommissie komt. Toezeggingen 4, 5, 6 en 9 zijn afgerond. Toezegging 8 (Verbeterplan ihkv personeelsbestand n.a.v. arbeidsmarkt-krapte) komt middels een raadsvoorstel naar de raad in december 2021. De financiële consequenties komen in het voorjaar 2022 naar de auditcommissie. De informatie bij punt 3 Overige onderwerpen van de notitie d.d.13 oktober jl. van de wethouder c.q. concerncontroller zullen bij de betreffende agendapunten meegenomen worden. 5

Managementletter interim-controle 2021 De accountant geeft een samenvatting op de managementletter. Er is een aantal blijvende aandachtspunten die aandacht en actie nodig hebben. Denk aan aansluitingen en beheer van toegangsrechten. Schagen valt terug en de algemene ontwikkeling van de planning- en control stagneert momenteel. In de managementletter is ook te lezen dat aandacht voor financieel-administratief beheer en sturing in ontwikkeltrajecten noodzakelijk zijn. Het voorbereiden op de rechtmatigheidsverantwoording is binnen Schagen goed opgepakt.. Met betrekking tot de TOZO ligt er nog veel werk voor het college om te bepalen of mensen er wel recht op hadden en wanneer dit niet zo was, welke actie wordt ondernomen. De commissie heeft een aantal vragen n.a.v. de managementletter: - Dhr. Schrijver wil graag weten of er mensen vanuit de bijstand gebruik hebben gemaakt van de TOZO-regeling. - Dhr. Groot is benieuwd of de verbeterpunten ook doorgenomen zijn met de organisatie. En in hoeverre herkent de organisatie zich in de bevindingen? Daarnaast ziet hij dat bij veel punten in het verslag prioriteiten zijn gesteld. Wat heeft het meeste effect voor de jaarrekening? - Mevr. Verloop constateert dat de ontwikkelingen stagneren, dat is jammer. Het is goed dat risico’s in kaart gebracht zijn en zij is benieuwd hoe de organisatie naar de risico’s op de lange termijn kijkt.

Daarnaast is zij benieuwd hoe het zit met de woonplaatsbeginsel m.b.t. de jeugdzorg? Dat is nog niet duidelijk. - Dhr. Kroger heeft door omstandigheden de stukken niet kunnen lezen, maar is blij met de ondertoon van de accountant in zijn mondelinge toelichting , om zich niet al te veel zorgen te maken. Zeker gezien de afgelopen jaren. Hij maakt zich wel zorgen om de personele zaken en de salarisadministratie en is benieuwd of AFAS wel de juiste keuze is geweest. - Mevr. Glashouwer is toch benieuwd hoeveel risico we lopen om geen goedkeurend rechtmatigheidsoordeel te krijgen. De gemeentesecretaris geeft aan dat de prioriteiten voor financiën binnen de directie zijn vastgesteld en dat deze zijn voorgelegd aan het college. De kostenontwikkeling heeft de organisatie scherp in beeld voor de komende periode. Hier komt nog een toelichting op. Uiteraard zijn er altijd risico’s aanwezig, deze zijn verwerkt in de tweede voortgangsrapportage. De controller geeft aan dat de bevindingen in de managementletter zijn verwerkt in een prioriteitenlijst middels diverse categorieën. Uiteraard zijn er uitgangspunten die de financiën raken en wat kan conflicteren met de prioriteiten van de andere domeinen. Al deze punten worden gemonitord door de concerncontroller en de teamleiders. In februari 2022 zullen zij de 2

voortgang bespreken met het college en daarna volgt een terugkoppeling naar de auditcommissie (Toezegging). De accountant verwacht dat hij uiteindelijk een goedkeurende verklaring kan geven bij de jaarrekening 2021. Het is wel belangrijk dat de openstaande punten opgepakt worden. Het is niet bekend hoeveel bijstandscliënten gebruik hebben gemaakt van de TOZO-regeling. Deze regeling betrof vooral ondernemers en die zitten in de regel niet in de bijstand. Mocht dit wel zo zijn, is de toetsing eenvoudiger omdat er dan al een dossier is. Met betrekking tot het woonplaatsbeginsel binnen de jeugdzorg is nog niet bekend wat de gevolgen voor Schagen zijn. Samenvatting: De voorzitter vat samen dat de accountant een beeld schetst dat Schagen waakzaam moet zijn om niet verder terug te vallen op het gebied van financieel beheer, ontwikkeling en planning & control, maar dat dit oplosbaar is. Er is een prioriteitenlijst voor de uitvoering van de aanbevelingen opgesteld, daarvoor een compliment. 6

Septembercirculaire 2021 De gemeentesecretaris geeft een mondelinge toelichting en geeft aan dat het college ervoor gekozen om de laatste stand van zaken over de cijfers en interpretatie bij het komende raadsvoorstel voor de begroting 2022 te doen. Er komt dus geen RIM over de septembercirculaire.

7

2e tussenrapportage 2021 De controller geeft een toelichting op de tussenrapportage. Het tekort dat nu voor 2021 wordt voorzien is € 2,9 miljoen (NB dit is circa 2,2% van de begroting). Zij geeft aan dat de situatie een negatief gevolg heeft voor de weerstandsratio. Deze zal mogelijk op 1,14 uitkomen. De auditcommissie heeft enige vragen en opmerkingen n.a.v. de tussenrapportage: Ph Kruit geeft een reactie op de gestelde vragen. Zij kan niet voorzien wat de eindstand aan het eind van het jaar wordt, aangezien er nog een aantal factoren onduidelijk is. Met betrekking tot de herverdeling van het gemeentefonds was Schagen eerst een voordeelgemeente, maar na de herijking nu aangemerkt als nadeelgemeente. Vier gemeenten gaan hiertegen actievoeren en Schagen zal zich hierbij aansluiten. De Ph zegt toe dat de tussenrapportage aangepast wordt, zodat het handzamer en beter leesbaar wordt bij het onderdeel lasten. (nu is bijvoorbeeld vanaf blz. 9 de toelichting lastig te lezen doordat alle punten door elkaar staan) (Toezegging). De gemeentesecretaris geeft aanvullend een toelichting op de gestelde vragen. Qua verwachting rondom de tekorten geeft hij aan dat het college de teamleiders heeft gevraagd om zich in te spannen en de tekorten zo klein mogelijk te houden.

Het college is positief kritisch, maar kan nu niet zien of ze nog geconfronteerd gaan worden met verrassingen binnen het sociaal domein. Daarnaast geeft hij aan dat de gemeente al langer samenwerkt met andere gemeenten rondom informatiebeveiliging. Ze zijn bezig met het programma “samen organiseren”, dat samen met de VNG wordt opgepakt.

3

Over de vraag rondom het risicomanagement, welke nog (steeds) in doorontwikkeling is, vindt hij de tips en opmerkingen van de commissie waardevol en zal deze meenemen. (Toezegging) Hij zegt toe om te gaan kijken of en hoe we de kosten rondom jeugdzorg en WMO beter kunnen voorspellen. Dit zal hij opnemen met de TL Financiën en de wethouder en komt hier in december 2021 op terug. (Toezegging) De laatste actualisatie van het overzicht m.b.t. het coalitieprogramma zal worden toegevoegd aan het overdrachtsdocument naar de nieuwe raad. De controller geeft aan nog terug te komen op de vraag van dhr. Schrijver inzake de hoogte van het bedrag van de calamiteiten. Zij weet niet hoe deze tot stand is gekomen. In december 2021 zal zij een terugkoppeling geven en uitleg te geven hoe het inschatten van de risico’s in zijn werk gaat en welke beweegredenen er zijn gemaakt.(Toezegging) Samenvatting: De voorzitter vat samen dat er een begrotingscheck is geweest en het uiteindelijke tekort over 2021 (een coronajaar) nog moet worden afgewacht. Er zijn complimenten gegeven voor de risicoanalyse tot zover en de commissie zoekt nog naar verdieping in de onderbouwing hiervan (voorbeeld Calamiteiten). De wethouder zal het document aanpassen, zodat het leesbaarder wordt bij het onderdeel “lasten”.

In december 2021 wordt er uitleg gegeven over de beweegredenen van de risico-inventarisatie, hoogte bedrag calamiteiten en over de indicatiestelling kosten jeugdzorg en WMO. In februari 2022 krijgt de commissie een terugkoppeling over het complete overzicht inzake de volgende rapportage en het overdrachtsdocument naar de nieuwe raad. 8

Meerjarenprognose grondexploitatie Deze is 11 oktober 2021 al behandeld in de beeldvormende vergadering. Er is afgesproken dat de GRX-rapportage rechtstreeks naar de raad gaat i.p.v. naar de auditcommissie.

9

Raadsinformatiememo Coronamaatregelen In de auditcommissie zou nog besproken worden welke rol de commissie heeft in het evalueren van dit onderwerp. De uitkomst van de kosten coronamaatregelen komt voortaan terug in de jaarstukken en in beide voortgangsrapportages en zo nodig is er ook nog de actieve informatieplicht naar de raad toe. Mochten er bijzonderheden zijn, dan kan dat altijd via de auditcommissie gaan. De gemeentesecretaris geeft aan dat evalueren van zaken niet standaard gedaan wordt. Het is belangrijk om de scope van de corona-evaluatie vast te stellen. Hier gaat de organisatie over nadenken en komt hij in december 2021 op terug bij de auditcommissie. (toezegging)

10

Financiën en control-functie Ph kruit en de gemeentesecretaris geven een toelichting over de stand van zaken tot nu toe. Helaas is de opvolger van dhr. Johnstone vroegtijdig gestopt, waardoor er op korte termijn een interim teamleider-financiën is aangetrokken. Ze zijn erg blij met dhr. De Jager, die veel ervaring en knowhow meebrengt. De gemeentesecretaris geeft daarnaast een toelichting op de huidige stand van zaken rondom financiën, bezetting binnen de organisatie, de uitkomst van de werkvermogenscan en deelt zijn 4

zorgen rondom een aantal zaken. Hij geeft aan dat hij samen met het college en de burgemeester een plan van aanpak aan het maken is om te kijken hoe deze zaken aan te pakken. 11

Voortgang aanbesteding accountant De controller geeft aan dat de procedure deze zomer gestart is en er door drie partijen een inschrijving is gedaan. De selectiecommissie heeft de inschrijving beoordeeld en is tot een keuze gekomen. Er wordt nog een aantal controles uitgevoerd en als deze afgerond zijn, zal in de raad van 2 november a.s. een voorstel tot benoeming worden gedaan.

12

Actualiteiten • Rechtmatigheidsverantwoording opgeschoven naar 2022. • Kadernota rechtmatigheid 2022. • Kadernota rechtmatigheid 2021-2022. • Fout in septembercirculaire. • Boekhoudtruc Jeugdbudget. • Document: ledenbrief aangepast voorstel nieuwe verdeling gemeentefonds en afspraken over nieuwe stelpost jeugd. • Document: gezamenlijke afspraken meerjarenraming def 9 juli. • Document: Notitie paragraaf bedrijfsvoering 2021 def • Document: Addendum Kadernota Rechtmatigheid 2021 def De geagendeerde stukken geven geen aanleiding tot verdere op- of aanmerkingen.

13

Rondvraag Dhr. Schrijver is benieuwd wat wel en niet is toegestaan als je het jeugdwerk als stelpost gebruikt n.a.v. de actualiteiten van binnenlands bestuur? En hoe staat het ervoor met de boekencontrole BTW van 2016 en 2017? De TL financiën geeft aan dat je van tevoren niet altijd weet welk bedrag nodig is (open einderegeling). De “boekhoudtruc” uit het artikel kan je wel meenemen in het onderhandelingsgesprek met de provincie als toezichthoudend orgaan. De gemeente mag dat doen voor het volgende jaar. De controller geeft aan dat er inmiddels een tax control-systeem is waar je de beheersing in kan vastleggen m.b.t. fiscaliteiten. Financiën is nu bezig met de inrichting hiervan. Zij geeft aan dat de reactie van de Belastingdienst over 2016 al binnen is en dat ze nu bezig zijn met 2017. Het is belangrijk om in control te komen en te blijven op fiscaal gebied. De auditcommissie heeft hier vaak op gewezen. Ph Kruit vult nog aan dat de controle eerst door het specialistisch bureau EFK is doorgelicht, voordat de gegevens naar de Belastingdienst zijn gegaan. Deze heeft zijn eisen ook aangescherpt, wat het weer wat lastig maakt. Dhr. Schrijver vraagt of er nog een nabetaling gaat plaatsvinden? Ph Kruit geeft aan dat er vorig jaar al een voorziening is getroffen hiervoor. Deze maand en uiterlijk in november 2021 krijgen we een reactie vanuit de Belastingdienst.

14

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering 21.51 uur.

5