20210615 Concept-Verslag Auditcommissie Schagen versie 19 juni 2021

Concept Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

15 juni 2021 19.30 uur Via Teams

Aanwezig De leden: Portefeuillehouders:

Voorzitter mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter, CDA), dhr. G.E.P. Meijer (griffier), dhr. J. Th. Kröger (JESS), dhr. I.L. Kroon (VVD), mw. M.C. Verloop (Wens4U) Mevr. J.M. Kruit (wethouder Financiën)

De adviseurs:

Dhr. G. Johnstone (Interim Teamleider Financiën), dhr. G. Schook (adviseur AO/IC), mevr. M. Duineveld (adviseur AO/IC), dhr. Van de Veer (adviseur Financiën), dhr. R. Bakker (adviseur Financiën), dhr. A. Meijer (Interim Gemeentesecretaris), mevr. M. de Vries (controller per 1 juni 2021)

Gast: Overig: Afwezig:

Dhr. C. Wiskerke, dhr. W. Vonk, dhr. F. Jansen, dhr. A. van de Wateringen Mevr. M. de Vries-Adriaanse (medewerker griffie/verslag) Dhr. J.C. Schrijver (PvdA), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen)

1

Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De gemeentesecretaris wordt welkom geheten en stelt zichzelf voor. Indien wenselijk, wil de gemeentesecretaris 2x per jaar aanwezig zijn bij de auditcommissie, dit wordt zeer gewaardeerd. Aanpassing in de agenda: eerst wordt de meicirculaire besproken en daarna zullen we de 1e tussenrapportage 2021 behandelen.

2

Ingekomen stukken • Brief provincie financieel toezicht 2022. • Jaarverslag provincie interbestuurlijk toezicht 2020. De commissie wil graag een uitleg van de wethouder krijgen over de “gele vlakjes” in de benchmark. Verder merkt de commissie op dat vorig jaar deze punten ook als aandachtspunten stonden, wat is er in de tussentijd gebeurd ter verbetering? Wethouder Kruit geeft een toelichting op de gele vlakjes, het betreft vooral openbaar gebied. Op 16 juni 2021 gaat dhr. Bakker in gesprek met provincie. De provincie heeft de punten nog op geel staan, omdat ze deze punten willen volgen, totdat deze zijn opgelost. Mevr. Glashouwer vraagt de wethouder om een terugkoppeling te geven aan de raad over het gesprek met de provincie en een RIM naar de raad te sturen hierover voor de zomer. De wethouder zegt dit toe (Toezegging).

3

Verslag van de vergadering van 29 april 2021 Geen bijzonderheden en aanvullingen.

4

Toezeggingen Op verzoek van ph. Kruit geeft dhr. Johnstone een korte toelichting op dit onderwerp en de bijgevoegde stukken. Dit doet hij aan de hand van een korte begeleidende notitie over de actuele afdoeningen: 2.1 BV plannen voor extra inhoudelijke uitleg over Boekhouding vastgoed Er wordt naar een datum in het najaar 2021 gezocht. Voorgesteld wordt dat twee ambtenaren en twee raadsleden deze gaan voorbereiden. Dhr. Kröger wil wel meedenken hierover. De griffier zal hiervoor een voorstel doen aan de leden van het presidium (toezegging). 2.2 Risico-overzicht toevoegen in tussenrapportages en laten weten wat er niet gerealiseerd kon worden In de tussenrapportage wordt hier aandacht aan besteed, het is nog niet helemaal wat de bedoeling is. Deze toezegging blijft nog open staan. 2.3 Informeren auditcommissie verbeterpunten Lean. De organisatie is bezig om de Lean aanpak verder door te ontwikkelen. Daarbij worden de aanbevelingen uit het rapport meegenomen. Later dit jaar worden de resultaten hiervan verwacht. Mevr. van Kampen is de portefeuillehouder op dit punt en niet mevr. Kruit. Deze toezegging blijft nog open staan. 2.4 Effect Schagen € 100 miljoen decembercirculaire t.b.v. zwem- en ijsbanen Navraag leert dat dit geld niet via de algemene uitkeringen / gemeentefonds komt, maar via specifieke uitkeringen vanuit het vakdepartement.

Bovendien moest de regeling in december 2020 nog nader worden uitgewerkt. Deze toezegging is afgedaan.

5

Meicirculaire 2021 De concept RIM is ter informatie bijgesloten, zoals eerder was toegezegd. De commissie is blij met deze uitwerkingen, dat geeft een zuivere discussie over de 1e tussenrapportage en de kadernota. De gemeentesecretaris stelt voor, om uiterlijk vrijdag a.s. met een addendum voor de raad te komen en de raadsvoorstellen voor de 1e tussenrapportage en de kadernota hierop aan te passen. (toezegging) De commissie gaat akkoord met het voorstel van de gemeentesecretaris. Samenvatting: Er wordt een addendum toegevoegd bij de kadernota en tussenrapportage. De jeugdzorg komt terug in de 2e tussenrapportage, incl. een staatje voor een meerjarig beeld. Het addendum zal uiterlijk vrijdag bij de griffie aangeleverd worden.

6

1e tussenrapportage 2021 De auditcommissie heeft enige vragen n.a.v. de tussenrapportage: •

Er is nog geen richting over hoe de tekorten worden opgevangen. De risico’s zijn niet veranderd t.o.v. de vorige rapportage. Hoe kan het dat er niks veranderd is in de risico’s?

2

• •

•

•

•

Kan er uitleg gegeven worden waarom de kosten van de energietransitie 4x zo hoog uitvallen? De kosten van de huishoudelijke hulp zijn ook behoorlijk gestegen, waarom wordt het totale resultaat niet eerst vanuit de algemene reserve gereserveerd en in het najaar daadwerkelijk vanuit de juiste potjes geboekt? Daarnaast de vraag of de huishoudelijke hulp vergeten is mee te begroten of dat er een keuze is gemaakt om te wachten op de vergoeding vanuit het Rijk? De risicoparagraaf is niet helemaal wat de auditcommissie zou willen zien. Het zou goed zijn om regelmatig te toetsen bij hoofden van de afdeling en leidinggeven over wat er speelt binnen hun team en waar ze zich zorgen over maken. Het zou goed zijn om dit in de 2e tussenrapportage te verwerken. In de 2e tussenrapportage ziet de auditcommissie ook graag de stand van zaken rondom de coalitiedoelen terug, de rechtmatigheidsverantwoording en de uitleg over de kosten rondom P&O, die behoorlijk uit de begroting lopen. En mogelijk kan er aangegeven worden wat incidenteel is en wat structureel is. De commissie wil graag nog uitleg over de overschrijding van het P budget.

Wethouder Kruit geeft een toelichting op de gestelde vragen. Het P budget kent een tekort van € 1,4 miljoen, waarbij opgemerkt wordt dat er al € 700.000, - is uitgegeven aan inhuur externen t/m april 2021. Dit komt door uitbreiding van de gemeentetaken, corona en “de rek is eruit”. Daar tegenover staat wel een baat van circa € 400.000, - aan leges. Het ambitieuze coalitieprogramma ligt op schema, maar er wordt daardoor veel gevraagd van de medewerkers. De verzwaring van het takenpakket en het bedrag wat de gemeenten hiervoor krijgen van het rijk staat niet in verhouding. Door arbeidsmarktkrapte kunnen vacatures niet ingevuld worden en is het moeilijk om (goede) projectleiders te vinden. We gaan kijken hoe we personeel langer in dienst kunnen houden en willen kritisch kijken naar de huidige secundaire arbeidsvoorwaarden. De extra kosten voor huishoudelijke hulp van € 635.000, - waren er vorig jaar ook en er wordt ingeschat dat het dit jaar hetzelfde zal blijven. Een reden hiervoor is dat ook mensen die huishoudelijke hulp zelf kunnen betalen nu in aanmerking komen voor een vergoeding. Het is niet duidelijk hoe dit precies ziet m.b.t. de vergoeding vanuit Rijk inzake de huishoudelijke hulp. Dit gaat dhr. Johnstone uitzoeken en komt hier uiterlijk dinsdag op terug i.v.m. komende raadsvergadering (toezegging).

De gemeentesecretaris vult aan dat de organisatie de zorg van de auditcommissie deelt. Er wordt op dit moment uitgezocht hoe het personeelsbestand er uitziet, zitten de juiste mensen op de juiste plekken, hoe maken we gemeente Schagen aantrekkelijk en wat is ervoor nodig om personeel te behouden en aan te trekken. We moeten hierin creatief zijn. Zodra het verbeterplan klaar is, zal het gedeeld worden met de raad (toezegging). Dhr. Johnstone vult aan dat het lastig is om aan te geven wat incidentele personeelskosten zijn. Door krapte op de arbeidsmarkt hou je een incidentele schil (flexibele schil). De wethouder geeft aan dat Dhr. Heddes een nota heeft geschreven over wat er moet gebeuren i.v.m. de kosten rondom de energietransitie. Er is een presentatie geweest over wat er nodig is om scholen (nieuwbouw en bestaande bouw) aan te passen i.h.k.v. de duurzaamheid en coronamaatregelen.

3

Inzake de wensen rondom de risicoparagraaf, vraagt de wethouder om hier wat meer tijd voor te krijgen. Zij verwacht in de 2e tussenrapportage meer inzichten te kunnen geven rondom het risicomanagement en ten aanzien van de coalitiedoelen (toezegging). Dhr. Johnstone vult aan dat het toekomstplaatje nu wordt gemaakt. Zodra het concept klaar is, zal hij deze als checkvraag bij de auditcommissie neerleggen of dit naar verwachting is (toezegging). Mevr. Glashouwer geeft aan dat het Raadsvoorstel van de 1e tussenrapportage nog een upgrade nodig heeft. In de publiekssamenvatting vragen we ook om een suppletoire begrotingsaanpassing. Die wordt gemist. Daarnaast is het goed om de bedragen wat duidelijker te verwoorden. Bij de reserve gebouwen staat een bedrag van € 271.000, - euro, maar op blz. 43, 50 en 58 staat wat anders. En het zou goed zijn als iemand nog een consistentiecheck doet op de tabellen rondom de reserves. Daar zit een foutje in. Dhr. Johnstone bedankt de voorzitter voor de tips en pakt dit op en zorgt dat de aangepaste stukken uiterlijk vrijdag naar de raad komen (toezegging). Samenvatting: De tussenrapportage is intensief besproken en er zijn diverse punten onder de aandacht gebracht. Risicomanagement komt terug in de 2e tussenrapportage, net als de inhuur van derden. De rapportage is behandelbaar voor de raad.

Maar de commissie heeft opmerkingen van belang gemaakt en wil de raad hiervan op de hoogte stellen. De voorzitter maakt een voorzetje over de terugkoppeling aan de raad, waar de commissie op kan reageren. 7

Programma van eisen aanbesteding accountant De commissie kan zich vinden in het voorstel en de griffie zal het raadsvoorstel nog aanvullen met de rol van de auditcommissie hierin, zie hiervoor de Verordening op de auditcommissie Gemeente Schagen 2015: Artikel 6 - 2a. het voorbereiden van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de benoeming.

8

Actualiteiten • VNHG Ontwikkelingen gemeentefinanciën. • Impressie Ontwikkelingen gemeentefinanciën VNHG 12 mei 2021. • Gemeenten moeten 4 jaar financiële zekerheid krijgen-Binnenland. • Auditcommissie moet traditionele financiële scope verbreden. • Onzekerheid overheerst in meicirculaire. Over de herverdeling gemeentefonds is nog niets bekend. Dit wordt mogelijk 2022. Het kan nog wel duren voordat er een beslissing over wordt genomen. De geagendeerde stukken geven geen aanleiding tot verdere op- of aanmerkingen.

9

Rondvraag Dhr. Johnstone is interimmer en geeft aan dat dit mogelijk zijn laatste keer is dat hij bij de auditcommissie is, aangezien hij per september a.s. weg gaat. Hij zal ervoor zorgen dat zijn opvolger dezelfde trend gaat doorzetten die we ingezet hebben rondom informatievoorziening. De auditcommissie bedankt hem voor zijn forse inzet.

10

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. 4