20210511 Auditcommissie over Jaarrekening 2020 Schagen

Memo

Datum Aan Van Betreft

11 mei 2021 Gemeenteraad Auditcommissie Behandeling Jaarstukken 2020

Inleiding Het jaar 2020 was een uitzonderlijk jaar, ook voor de Gemeente Schagen. Corona betekende een digitale werkwijze voor de medewerkers op afstand. Deze medewerkers pakten voorts nieuwe taken op, onder meer doordat nieuwe regelingen moesten worden uitgevoerd om burgers en bedrijven te ondersteunen door het wegvallen van werk en bedrijvigheid. Coronarapportages De Auditcommissie heeft in deze onzekere coronasituatie aanvankelijk maandelijks en later per kwartaal om Coronarapportages gevraagd en deze bezien. Het noodzakelijke rapporteren betekende uiteraard ook extra werk voor de organisatie. Dit wordt voor 2021 opgepakt bij de twee tussenrapportages. Financiële functie Maar ook werd in Schagen een reorganisatie ingezet, is een nieuw financieel systeem in gebruik genomen en was de financiële functie ontregeld door personeelsverloop en het ontbreken van de controllersfunctie in deze turbulente periode. Het aantal acties op de toezeggingenlijst van de Auditcommissie liep op en aanspreekpunten ontbraken. Daarop is door de Auditcommissie geïntervenieerd en is goed overlegd. Inmiddels herpakt de financiële organisatie zich. Functies zijn (interim) opgelost en per 1 juni a.s. wordt de controllersfunctie vervuld. Jaarrekeningcontrole De Auditcommissie stelde op 29 april jl. vast dat er snel en hard gewerkt is aan de jaarstukken.

Gezien de geschetste situatie een extra compliment waard! Dus ligt nu tijdig een jaarrekening ter tafel met toch een positief resultaat en spreekt de controlerend accountant een goedkeurend oordeel uit over een getrouw beeld en de rechtmatigheid. Zijn oordeel over de bevindingen is overwegend groen gekleurd, wel wordt er aandacht gevraagd voor de informatiewaarde van de jaarrekening met oog voor gebruiker en lezer. Bij de behandeling van de Managementletter 2020 in oktober jl. is ook nog specifiek gewezen op de aansluiting tussen de salarisadministratie en de financiële administratie. Er valt uiteraard nog één en ander te leren en verbeteren, hetgeen de Auditcommissie dan ook wil meegeven aan de raad en het zittende college. De accountant gaf nog mee dat komend jaar t.a.v. de coronaregelingen strenger zal worden gecontroleerd.

Memo

Pagina 1 van 2

Rechtmatigheidsverantwoording Ook werd specifiek ingegaan op de rechtmatigheidsverantwoording die, zoals het nu staat, vanaf 2021 bij het college van burgemeester en wethouders komt te liggen. De wetswijziging is nog niet vastgesteld, maar niet controversieel verklaard (demissionair kabinet). De gemeente Schagen heeft al een bepaalde aanpak voor ogen. Dit Implementatieplan is in de raad van 30 maart 2021 vastgesteld. De controlerend accountant adviseert net als de Auditcommissie om hier alvast mee te oefenen. Schagen is wat dat betreft al op de goede weg. Financiële kengetallen De gemeente Schagen heeft het risicobeleid in 2020 verder niet uitgewerkt. Daar heeft de Auditcommissie wel regelmatig aandacht voor gevraagd. Het weerstandsvermogen is de mate waarin financiële risico’s kunnen worden opgevangen zonder dat dit gevolgen heeft voor bestaand beleid. De norm voor het weerstandsvermogen is vastgesteld op streefwaarde 1,5. De ratio komt nu uit op een voldoende 2.1 (dit mede door een veranderde berekeningswijze, zie begroting 2021), in 2019 was dat 1,18. Voorts zit de schuldquote aan de veilige kant, maar de solvabiliteitsratio is wel mager. Bestemming batig saldo Het is niet aan de Auditcommissie zich uit te spreken over vaststelling van de stukken en decharge aan het college of over de bestemming van het resterend batig saldo van € 1.007.095.

Het is aan de raad om te bepalen of, mede gezien in het licht van de huidige onzekere situatie, het raadsvoorstel voor bestemming zal worden overgenomen en het besluit aldus vast te stellen. Onderzoeksrapport Lean De Auditcommissie behandelde ook het “Eindrapport doelmatigheidsonderzoek Lean”. Conform Gemeentewet ex. artikel 213A heeft het college een bedrijfsvoeringsonderzoek gedaan. Dit jaar was het een doelmatigheidsonderzoek naar het “lean” zijn van de processen. Het college gaat aan de slag met een zestal verbeterpunten om knelpunten te adresseren. De Auditcommissie vraagt daarnaast aandacht voor de samenhang van het geheel van processen. Ook is het hebben van voldoende persoonlijk contact richting onze inwoners van belang. De Auditcommissie zal de opvolging van de aanbevelingen volgen. Kaderbrief versus kadernota Het college van B&W heeft in zijn vergadering van 16 maart 2021 besloten dat er voor de jaren 2022-2025 een Kaderbrief zal worden opgesteld. De Auditcommissie stelt de raad unaniem voor toch een Kadernota te doen opstellen. Het op 28 april 2021 door het college voorgelegde Plan van Aanpak kan worden gevolgd. De Kadernota kan dan vervolgens rechtstreeks in de raad van 22 juni 2021 worden gebracht.

De Auditcommissie van de Gemeente Schagen Boudien Glashouwer, voorzitter; André Groot, vice voorzitter; Hans Kröger; Ingo Kroon; Jan Schrijver; Margreet Verloop.

Memo

Pagina 2 van 2