201203 Verslag Auditcommissie Schagen 3 december 2020 (concept)

Verslag auditcommissie gemeente Schagen Datum: Tijdstip: Locatie:

3 december 2020 19.30 uur Via Teams

Aanwezig De leden:

Portefeuillehouders: De adviseurs:

Gast: Overig: Afwezig:

Voorzitter mevr. B.J. Glashouwer (voorzitter), dhr. G.E.P. Meijer (griffier), dhr. J. Th. Kröger (JESS), dhr. I.L. Kroon (VVD), dhr. J.C. Schrijver (PvdA), mw. M.C. Verloop (Wens4U), dhr. A.S. Groot (Seniorenpartij Schagen). Mevr. J.M. Kruit (wethouder Financiën), mevr. M.J.P. van Kampen-Nouwen (burgemeester). Dhr. R. van der Voorn (afdelingshoofd Financiën en Control), dhr.M. Wiggelaar (interim teamleider FIN&BEL), dhr. G. Schook (adviseur AO/IC), mevr. M. Duineveld (adviseur AO/IC), Joep Boukens (adviseur informatiebeveiliging) en Rino de Vos (functionaris gegevensbescherming), geen Mevr. M. de Vries-Adriaanse (griffie medewerker/verslag) geen

1

Opening en vaststellen agenda Agendapunt 6 wordt als eerste behandeld i.v.m. andere geplande afspraak van Mevr. Van Kampen

2

Verslag van de vergadering van 19 oktober 2020 Het verslag wordt zonder aanpassingen vastgesteld. Mevr. Glashouwer geeft aan dat op pagina 5, bij agendapunt 11 “Notitie onderzoek borging Control en IC” een toezegging is gedaan door dhr. Swellengrebel over de onafhankelijkheid van de concern controller. Deze staat niet op de lijst van toezeggingen, want is per ongeluk op afgedaan gezet, maar dat is nog niet het geval. Deze toezegging zal in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie (29 april 2021) goed op de toezeggingenlijst staan.

3

Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken.

4

Toezeggingen * Afgedaan Geen vragen * Nog niet afgedaan De commissie is benieuwd wat de tussenstand is m.b.t. de liquiditeitsplanning, die is weggevallen op het overzicht. Het tussenbericht verschafte niet de nodige duidelijkheid. Verder wil de commissie van de wethouder weten wat de belemmeringen zijn, waardoor de liquiditeitsplanning maar niet op tafel komt. Ook vraagt de commissie zich af hoe binnen Schagen dagelijks kan worden gestuurd (zeker in coronatijd) als er geen overzicht is dat getoond kan worden. Wethouder Kruit geeft aan dat het wel de bedoeling was dat hij er al zou zijn, maar er is besloten dat de planning samengevoegd gaat worden met een nog in bewerking zijnde stuk over het verloop van de schuldquote. Deze zal gepresenteerd en besproken worden gegeven in B&W en zodra deze definitief is, zal de planning gedeeld worden met de raad.

Dhr. Van der Voorn voegt toe dat er een concept liquiditeitsplanning meerjarig ligt, maar dat hier nog een gesprek over gevoerd moet worden in het college. Zodra de discussie is afgerond, zal hij in de eerstvolgende auditcommissie (29/4/21) op de agenda komen. (Toezegging) In de tussentijd wordt er wel gekeken naar de stand van de leningen en uitgaven rondom corona. Voor nu zijn er geen acute problemen die spelen of waarop bijgestuurd moeten worden. Dhr. Schrijver vraagt zich af of aan de gemeente, zoals ook aan de bedrijven, is aangeboden om het aflossen uit te stellen. Dit is niet het geval, volgens Dhr. Van der Voorn. Dat is ook niet echt aan de orde binnen de gemeente omdat wij geen problemen hebben om aan onze verplichtingen te voldoen. Wij hebben ook kortlopende leningen die geld opleveren. Er is op navraag van de commissie een ingekomen stuk ontvangen: P&C planning 2021, maar dit is een ruw stuk en is lastiger te lezen voor de auditcommissie. Deze stond nog niet op de agenda, maar normaal wordt dit stuk in de laatste vergadering van het jaar besproken en vastgesteld. Ook de agendacommissie heeft hier behoefte aan. De voorzitter vraagt de wethouder of de gebruikelijke lay out gehanteerd kan worden, want die is goed leesbaar. Daarnaast vraagt de commissie wanneer ze het definitieve stuk kunnen ontvangen. Want eind april is aan de late kant. Dhr.

Van der Voorn geeft aan dat het concept klaar ligt, maar nog besproken moet worden in het college, ook gezien de huidige ontwikkelingen rondom structuurwijziging, overlegstructuur, etc. Dit betreffende stuk is een concept van het concept, zodat de auditcommissie in ieder geval op de hoogte is. Zodra het stuk definitief is, zal hij in het juiste format richting de raad komen. Dit kan dan eventueel toegevoegd worden aan het weekbericht. (Toezegging) Samenvatting voorzitter: De auditcommissie gaat akkoord dat de liquiditeitsplanning op 29 april 2021 op de agenda komt als bespreekstuk. De rest van de toezeggingenlijst is nu op orde en de nieuwe toezeggingen van vandaag worden er nog aan toegevoegd. Er is afgesproken dat de raad de definitieve P&C planning 2021 z.s.m. ontvangt en het komt terug op de agenda van 29 april 2021 als de auditcommissie nog vragen heeft. 5

Presentatie GRC-Tool (Governance, Risk & Compliance) door Joep Boukens (adviseur Privacy en Informatiebeveiliging) en Rino de Vos (Functionaris Gegevensbescherming) Dhr. Boukens geeft een presentatie en korte toelichting van de GRC-Tool, dat wordt ingezet voor de bewaking van de maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensbescherming (zie voor uitgebreide presentatie de Teams opname): Processen en systemen moeten op een passend niveau worden beveiligd. Dit gebeurt op 3 beveiligingsniveaus: BB1, BB2 en BB3 en op 3 kwaliteitscriteria: beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (BIV) van de informatie. Elk beveiligingsniveau kent zijn eigen set van maatregelen. Er zijn heel veel verschillende proceseigenaren en systeemeigenaren en heel veel normen en processen die gestructureerd opgepakt moeten worden. Vandaar de GRC tool, die ervoor zorgt dat de controles op de uitvoering van de maatregelen beheersbaar zijn en blijven. In het dashboard kun je zien welke maatregelen doorgevoerd zijn, waar nog verbeterpunten zijn en wat nog niet behaald is. Op elk niveau zijn er managementrapportages uit te draaien. Mevr. Verloop geeft aan dat alles vrij complex is, in hoeverre kun je controleren dat iedereen zijn/haar input juist en naar waarheid verwerkt? Leiden incidenten zoals datalekken ook tot verbeteringen?

Dhr. Boukens geeft aan dat dit op zich goed geregeld is, hij heeft hier een coördinerende rol in. De proceseigenaar is verantwoordelijk op de informatie, veiligheid en naleving. Het is een PDCA cyclus en het omgaan met incidenten is daar onderdeel van. Dhr. Schrijver is benieuwd of er niet gekeken kan worden om zo min mogelijk overbodigheid te krijgen in het gehele proces. Wordt er niet te veel gedaan? Dhr. Boukens geeft aan dat de GRC-tool juist die overbodigheid zoveel mogelijk voorkomt. We kunnen nu veel gerichter werken. Dhr. Kröger vraagt zich af of het niet te arbeidsintensief is en hoe de relatie is met de AVG (privacywetgeving)? Dhr. Boukens geeft aan dat het inderdaad veel tijd vergt, maar dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie moeten liggen en informatiebeveiliging is ook heel breed en intensief. Dhr. De Vos is blij dat de stappen zijn genomen op dit systeem. Belangrijk voor de AVG is het register gegevensverwerking. Je kunt er vragen over krijgen van inwoners. Je moet een goed bijgehouden register hebben. In de GRC -tool zijn de ruim 600 verwerkingen teruggebracht naar ongeveer 160. Ze zijn geclusterd en bij elkaar gebracht. Er is goed zicht op welke afspraken er liggen. Je kunt een controle krijgen van persoonsgegevens, 80% van datalekken zijn helaas menselijke fouten. Mevr.

Glashouwer vraagt of GRC-tooling ook ingezet wordt op de financiën of wordt er al met een GRC tool gewerkt? Dhr. Van der Voorn geeft aan dat er niet met de GRC-tool zelf gewerkt wordt, maar er zijn wel een aantal methodieken opgenomen. Er zijn nog geen stappen gezet naar een GRC systeem, maar dit wordt wel overwogen. Dit zal niet binnen het komende half jaar gerealiseerd worden. Hij houdt de commissie hierover op de hoogte. 6

Implementatieplan rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording valt binnen de portefeuille van mw. Van Kampen. De commissie is tevreden over de presentatie die op 30 november 2020 is gegeven en het nu voorliggende heldere stuk. Belangrijk om te vernemen is dat het college een duidelijkere rol krijgt en de rol van de raad omschreven is. Het invoeren zal wel een uitdaging zijn i.v.m. een andere manier van werken en denken. De vragen die nog leven zijn: 1. De raad kan nog iets zeggen over de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens. Welke bandbreedte is er en wat zijn de voor- en nadelen? Kunt u de raad daar meer inzicht in geven. Het moet voor de raad helder zijn waarom deze grenzen gehanteerd worden. Verwerk dit goed onderbouwd in het document met een toelichting. 2. Kan de rapporteringsgrens lager ingezet worden? Is het altijd al € 100.000, - geweest? Is dit landelijk of verschilt dit per gemeente? Mogelijk kan 2020 gebruikt kan worden om te oefenen en te kijken hoe het gaat. Gebruik het voorjaar 2021 om besluitvorming uit te werken en te onderbouwen. Vanuit de VNG is 30 november jl. indringend gezegd, dat de wetgeving in december 2020 afgehandeld gaat worden. Mevr. Van Kampen geeft aan dat het belangrijk is om te beginnen met de huidige tolerantiegrens en de huidige rapportagegrens, waar we al jaren mee werken.

Als de organisatie groter is, dan zal het bedrag voor rapportering ook hoger zijn. Nu moet je pas rapporteren als het issue meer dan € 100.000, - betreft. Als je de rapportagegrens lager vastlegt, moet je alle kleine verschillen ook aangeven.

Dhr. Van der Voorn geeft aan dat het goed zou zijn om de grenzen zo te laten, want dat kan juist lastig en verwarrend zijn als je die nu gaat veranderen. Start met deze grenzen en evalueer in de loop van het jaar of het bijgesteld zou moeten worden. Hij zal in het document meer toelichting geven op de overwegingen die er gehanteerd worden (toezegging). Of het de jaarrekening van 2021 gaat worden, dat is nog niet zeker. Er is nog veel onduidelijkheid of het al door de kamer is, maar we wilden het wel voorleggen aan de raad, zodat we voorbereidt zijn. Mocht het nog niet doorgaan, dan willen we gaan oefenen en kijken hoe het met de tolerantiegrens zit. Samenvatting voorzitter: De commissie gaat mee in de samenvatting zoals verwoord bij punt 5. De commissie geeft mee: ga oefenen met de jaarrekening 2020. Ga aan de gang om de besluitvorming voor te bereiden en verduidelijk in het document de manier van denken rondom de verantwoording en rapporteringsgrenzen. Waarom zijn deze keuzes gemaakt? Mevr. Glashouwer vraagt zich af of het al mogelijk is, dat het onderwerp fiscaliteit al meegenomen kan worden in 2021. Dhr. Van der Voorn geeft aan dat het nu nog te vroeg is. Financiën is gestart met de implementatie van het Tax Control Framework, waar we het komende jaar nog wel mee bezig zijn. Het voorstel is om dat 1 jaar op te schuiven en het in het voorjaar van 2022 op te pakken.

De commissie is het daarmee eens. Dit punt blijft in portefeuille om eerst te kijken hoe het gaat. 7

Corona updates De commissie bedankt de organisatie dat de raad goed op de hoogte blijft. De beantwoording op de vragen zitten er ook bij. Het is goed om de vinger aan de pols te houden. Er is wel wat verwarring over de lijstjes met de cijfers en de verschuivingen. Op het gebied van pachten, staan er in de beantwoording andere cijfers dan in de lijstjes. Waarin zit het verschil? Verder geeft dat commissie aan geschrokken te zijn over de eerste cijfers, maar goed om te zien dat de tekorten al wat worden ingelopen. We zijn nog niet van corona af. Daarnaast is de commissie benieuwd of er al cijfers bekend zijn per december? Wat biedt de toekomst? € 528.000 te kort als organisatie. Blijft dat globaal zo? Dhr. Van der Voorn geeft aan dat er inmiddels een vervolg rapportage ligt. In RIM 125 is een financieel overzicht bijgesloten waar alle cijfers t/m december terug te vinden zijn. Hierin zijn beelden geschetst voor 2021. Die memo geeft ook de meest actuele stand. M.b.t. de cijfers die afwijken voor de pachten, kan hij niet direct een antwoord op geven, daar komt hij apart op terug. Hij zag de getallen wel, maar kan het even niet duiden. (Toezegging). De volgende update staat gepland begin januari 21. Dit is ook opgenomen in de concept P&C cyclus en zal 1x per kwartaal naar de raad komen.

De commissie gaat akkoord met een update 1x per kwartaal, verwerkt in de P&C-kalender, maar geeft wel aan, dat mochten er uitschieters komen, dat de raad tijdig ingelicht wordt. Samenvatting voorzitter: De commissie gaat akkoord met de afspraak om de updates 1x per kwartaal te ontvangen. Afgesproken dat indien er bijzonderheden of uitschieters verwacht worden, de raad tijdig geïnformeerd wordt.

Wethouder Kruit geeft aan dat er nog gesproken gaat worden over het fonds voor culturele- en sportvoorzieningen. Hier is € 100.000, - voor uitgetrokken. Er moet gekeken worden of dit voldoende is. Mocht dit niet zo zijn en de compensatie vanuit het Rijk is niet toereikend, dan zal er een nieuw voorstel en discussiestuk naar raad komen over hoe hiermee om te gaan. 8

Actualiteiten * binnenlandsbestuur.nl/financien/nieuws/uitstel-dreigt-voor-rechtmatigheidscontrole. * vng.nl/nieuws/rechtmatigheidsverantwoording-nog-steeds-voorzien-voor-2021 * binnenlandsbestuur.nl/ambtenaar-en-carriere/nieuws/gezocht-paarse-medewerkers-opFinanciën. * vng.nl/nieuws/vng-ipo-handreiking-rechtmatigheidsverantwoording * brexitimpactscan.europadecentraal Mevr. Verloop is benieuwd of de Brexit impactscan ook voor gemeente Schagen wordt uitgevoerd? Dhr. Van der Voorn geeft aan dat de scan niet op deze manier wordt uitgevoerd. Maar er is wel een aantal vragen uit gehaald, die opgepakt gaan worden. Bijvoorbeeld bij de afdeling Burgerzaken. Denk bijvoorbeeld aan de visumplicht, maar deze zou waarschijnlijk niet meer te hoeven. Verder is er gekeken of we buitenlandse leveranciers hebben, dat is niet het geval. Bij afdeling Samenleving wordt er gekeken hoe het zit met uitkeringen. We hebben geen signalen gehad dat het een duidelijke impact gaat hebben. Mevr. Glashouwer vraagt of de commissie hier in april 2021 kort over gerapporteerd kan worden. Het mag een korte notitie zijn, over wat nu wel of niet van toepassing is. De indruk is dat het meevalt. Het is verstandig dat organisatie daar naar kijkt. Dhr. Van der Voorn zegt toe dat hij voor de vergadering van 29 april 2021 een korte rapportage zal aanleveren. (Toezegging) Verder is er een opmerking van dhr.

Schrijver over paarse medewerkers op financiën. Wat houdt dit in? De voorzitter geeft aan dat er veel veranderingen in het vak zijn, hiervoor heb je andere competenties nodig. Het gaat dus met name over vernieuwing, verbetering en verandering.

9

Rondvraag Er zijn geen verdere vragen.

10

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en wenst alle aanwezigen fijne feestdagen.