085 Raadsinformatiememo Reactie college op rapport externe toetser Businesscase Stichting Sportgebouwen Groenoord

Raadsinformatiememo Datum Ons kenmerk Aan Van Bijlage Onderwerp

3 oktober 2025 490999 De gemeenteraad en steunfractieleden P. de Nijs-Visser RIM Reactie college op rapport externe toetser Businesscase Stichting Sportgebouwen Groenoord

Geachte dames en heren, U ontvangt deze Raadsinformatiememo op verzoek van de agendacommissie. De agendacommissie heeft het college gevraagd om, in aanvulling op de reeds ontvangen stukken rond Sportpark Groenoord, inhoudelijk te reageren op het rapport van de externe toetser over de Businesscase van Stichting Sportgebouwen Groenoord (hierna SSG). Inleiding Na een onderhandse meervoudige aanbesteding is Hospitality Group (hierna; HP) gecontracteerd. Op verzoek van de gemeenteraad heeft deze externe toetser de businesscase van SSG beoordeeld. De Raadswerkgroep heeft op 7 mei 2025 ingestemd met een aantal specifieke beoordelingscriteria voor HP bij de toetsing van de businesscase: De haalbaarheid en onderbouwing van de businesscase (financieel, organisatorisch, juridisch); De financiële risico’s voor de gemeente als borgsteller; De realiteitszin van de uitgangspunten in de exploitatie (huurinkomsten, onderhoudslasten, risicoreserveringen, etc.); De robuustheid van het model bij variaties in kosten, rente, bezetting en onderhoud; Toetsing van de voorgestelde BTW-constructie en fiscale houdbaarheid; Passendheid van looptijd, aflossingsstructuur en rendement; Afschrijf- en reserveringssystematiek. Aanbevelingen Op basis van voornoemde beoordelingscriteria komt HP tot een viertal aanbevelingen richting SSG.

Deze acties moeten de gesignaleerde risico’s beheersen en de businesscase verder verbeteren;

Raadsinformatiememo, in het kader van de actieve informatieplicht van het college

Pagina 1 van 5

1.Versterk de transparantie in de exploitatieopzet Vanuit het accommodatiebeleid streeft de gemeente een heldere gescheiden exploitatieopzet na. Vanuit de beleidskaders draagt de gemeente financieel niet bij aan de buitensport, maar wel aan de binnensport. Omdat zowel de binnensport als accommodaties voor de buitensport onder hetzelfde dak komen moet deze scheiding goed inzichtelijk zijn. In de gesprekken tussen de portefeuillehouder en SSG heeft SSG beaamt dat de scheiding in de businesscase nog verder aangescherpt moet worden. De inhoudelijke aanscherping vormt een doorlopend proces. Hoe dichter op de realisatie-datum, hoe scherper en realistischer de cijfers en scheiding worden. Op procesniveau ondersteunt deze aanbeveling, in optiek van het college, de reeds gemaakte afspraken tussen de gemeente en SSG. Voor het college is het van belang dat SSG een gescheiden exploitatie draait om te kunnen voldoen aan de eigen beleidskaders; één voor de binnensport (sporthallen) en één voor de buitensport (clubgebouw). SSG heeft ons toegezegd dat de administratie zo wordt ingericht dat na ingebruikneming inzicht bestaat in beide deelexploitaties. In de jaarrekeningen zullen beide exploitaties worden verantwoord en door de accountant gecontroleerd worden. 2.Herijk onzekere inkomsten of geef duiding aan bepaalde posten HP heeft in het rapport enkele inkomsten als onzeker geduid.

Als voorbeeld noemt HP de inkomsten uit de horeca, het afhaken van één van de onderhuurders en het bedrag dat is toegekend aan het Regius. Minder inkomsten hebben een negatief effect op de exploitatiebegroting. Het college ziet deze onzekerheden als een acceptabel risico. Aan de andere kant zijn er namelijk kosten opgenomen die in de komende periode mogelijk toch lager uitvallen. En lagere kosten hebben een positief effect op de exploitatiebegroting. SSG heeft laten zien dat zij zich bewust zijn van de risico's (zie hoofdstuk 14 businesscase) en nemen, waar nu al mogelijk, mitigerende maatregelen. Het project is op dit moment niet voor de volledige 100% uitgekristalliseerd. Er zijn nog enkele ‘open eindjes’. Dat begrijpt het college, want dit is niet ongebruikelijk bij een project van dergelijke omvang. SSG heeft op basis van ervaringen van de sportverenigingen en hun adviseurs de toekomstige werkelijkheid zo goed als mogelijk proberen op te schrijven op papier. HP heeft met de ervaring in maatschappelijk vastgoed en vergelijkbare projecten aanbevelingen gedeeld waar SSG voordeel uit kan halen, zoals ook blijkt uit de reactie van SSG op het rapport van HP.

Raadsinformatie

Pagina 2 van 5

3. Duidelijke afbakening van taken en kosten. HP heeft terecht aandacht voor de afbakening; wie gaat waarover? In het geval van het terreinonderhoud spelen er verschillende onderdelen. Wij hebben als gemeente afspraken gemaakt met de buitensportverenigingen over de huur van de velden inclusief het groot en klein onderhoud van de velden en de ruimte direct rond de velden. In de huidige fase - de ontwerpfase - is SSG met haar adviseurs een voorlopig ontwerp van het gebouw aan het uitwerken. Ons landschapsbureau, bureau Mien Ruys, werkt aan een voorlopig ontwerp van de openbare ruimte. Beide ontwerpen moeten direct op elkaar aan gaan sluiten en worden eind 2025 opgeleverd. In de ontwerpfase is er daarom onder meer afstemming tussen de gemeente en SSG over waar de grens komt te liggen wie wat gaat onderhouden. De aanbeveling van HP is daarmee een terechte, maar één die in de businesscase van mei 2025 nog niet beantwoord kon worden. In de businesscase is een zo realistisch mogelijke inschatting gemaakt op de toen aanwezige informatie. De daadwerkelijke uitwerking op basis van een voorlopig ontwerp en uiteindelijk een definitief ontwerp zal in 2026 verder vorm krijgen. Het college beoordeeld de reactie van SSG op de aanbeveling van HP op de personeelskosten als duidelijk en verklaarbaar. 4.

Vervolgonderzoek bouwkosten en scope Op dit moment wordt er door SSG en hun adviseurs gewerkt aan een voorlopig ontwerp van het gebouw. Op basis van de vierkante meters is een eerste stichtingskostenraming opgesteld. Na het voorlopig ontwerp is een elementenraming de volgende stap. In de elementenraming kan uitvoering worden gegeven aan de aanbeveling van HP voor een gedetailleerder inzicht in de bouwkosten. Dan wordt bepaald welke installaties worden gebruikt, wat de gevelafwerking wordt, etc. De verfijning en nadere onderbouwing volgen op een later moment en is voor het college een nieuwe toetsmoment om te controleren of het project nog binnen de financiële kaders valt. Op basis van de vierkante meters en de functie-indeling wordt 80% van de ruimte toegekend aan de sporthallen en 20% aan het clubgebouw. SSG is ontstaan vanuit het plan om een nieuw clubgebouw te realiseren voor de drie buitensportverenigingen. Omdat de twee gemeentelijke sporthallen (Groeneweghal en Spartahal) ook aan vervanging toe zijn is het te realiseren gebouw, op verzoek van de gemeente, uitgebreid. Met de keus voor Scenario A is de opdracht aan SSG door de gemeenteraad bevestigd. Hierbij gaat SSG uit van de sporthal plus bijbehorende voorzieningen als basis. En alles wat boven de vierkante meters voor de sporthallen nodig is wordt toegerekend aan het clubgebouw.

Op basis van deze uitleg is een 80%/20%-verdeling tot stand gekomen. HP heeft geconcludeerd dat deze verdeling aansluit bij de

Raadsinformatie

Pagina 3 van 5

ruimte die nodig is voor de functies passend bij een sporthal en de functies passend bij het clubgebouw. Deze 80%/20%-verdeling is een hard uitgangspunt en wordt gebruikt als basis voor het voorlopig ontwerp. Richting de elementenraming en een definitief ontwerp wordt de verdeling nogmaals beoordeeld. Dan kunnen de kengetallen op basis van de functies en werkelijke prijzen gedetailleerder worden ingevuld. Het kan zijn dat het clubgebouw gedeelte groter blijkt, dan betekent dat de clubs een groter deel van de exploitatiekosten moeten betalen. Andersom, een groter sporthaldeel, is ook een mogelijke uitkomst. Conclusie Het college is zich ervan bewust dat nog niet alle (financiële) risico’s door SSG zijn afgedicht. Planvorming is een doorlopend proces. Het is logisch dat in dit stadium niet alle kosten volledig inzichtelijk zijn en dat er al concrete afspraken liggen met alle partijen. Het college is van mening dat SSG de risico’s ziet en deze zo goed als mogelijk mitigeert. Ondanks de ‘open eindjes’ voelt tegelijkertijd dit moment voor het college wel als het juiste moment om een besluit te nemen over Sportpark Groenoord. SSG heeft financiële zekerheid nodig om naar de volgende fase te gaan. Eind 2025 wordt het voorlopig ontwerp opgeleverd.

Een verfijning van dat ontwerp naar een definitief ontwerp (met elementenraming), het opstarten van de aanbesteding, het plannen van het sloop- en bouwproces met bijbehorende onderzoeken én de invulling van de vacatures; pas met de zekerheid rond de garantstelling en exploitatiebijdrage door de gemeente kan SSG deze stappen daadwerkelijk zetten. Mocht de gemeente de plannen niet steunen hoeven al deze vervolgstappen niet gezet worden, inclusief bijbehorende financiële effecten. Het college heeft op basis van de businesscase en het positief-kritische rapport van de externe toetser haar vertrouwen uitgesproken in voorliggend plan. In de wetenschap dat sommige risico’s op dit moment alleen nog maar zo goed als mogelijk gemitigeerd kunnen worden. Met een voordracht in de Raad van Toezicht, de verschillend overeenkomsten, de accountantscontrole en periodieke overleggen tussen de portefeuillehouder en SSG zijn er voldoende manieren om als gemeente ook in de toekomst grip te houden op het project. Afsluiting De met de gemeenteraad gedeelde businesscase is van mei 2025. De businesscase van SSG wordt periodiek geüpdatet. Het project ontwikkelt zich continue. Om recht te doen aan het rapport van HP én om transparant aan te geven wat is er gedaan met de opmerkingen van HP is ervoor gekozen geen aangepaste tweede businesscase met de gemeenteraad te delen, maar een aanvullend reactiememo.

Over de businesscase, het rapport HP en de reactie van SSG hebben wij begin september 2025 gesproken in de raadswerkgroep.

Raadsinformatie

Pagina 4 van 5

In het reeds gedeelde raadsvoorstel ‘Garantstelling en exploitatiebijdrage Sportgebouwen Groenoord & sloopkosten Groeneweghal’ staat een reactie en reflectie op hoofdlijnen. De agendacommissie heeft verzocht om een inhoudelijkere reactie door het college op specifiek de aanbevelingen uit het externe toetsingsrapport. Het college meent met dit memo aan die vraag te hebben voldaan en is altijd bereid tot een uitgebreidere mondelinge toelichting mocht daar behoefte aan zijn.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, Mevrouw E.C. van der Bruggen Gemeentesecretaris

Raadsinformatie

Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen burgemeester

Pagina 5 van 5