05 beantwoording schriftelijke vragen art. 43 Groenlinks Gemeentesecretaris

Ons kenmerk: 21.718600

*21.718600* Relatie met:

MARGA Fractie Groen Links

Bezoekadres

T.a.v.:. L. Riteco

Laan 19, 1741 EA Schagen Postadres Postbus 8, 1740 AA Schagen

Tel. (0224) 210 400 Fax (0224) 210 455 postbus8@schagen.nl www.schagen.nl Datum Ons kenmerk

21 april 2021

@SchagenGemeente

21.718600

Gemeente Schagen

Uw kenmerk Contact

KvK 56838328

M.J.M. de Ruyter / team P&O PLUS

IBAN NL25BNGH0285156721

Onderwerp

BIC BNGHNL2G

Bijlagen Afschrift

Geachte heer, mevrouw, Op 8 april j.l. heeft u, verwijzend naar artikel 43 van het Reglement van Orde, het College van Burgemeester en Wethouders raadsvragen gesteld over het besluit waarmee de gemeentesecretaris op non-actief is gesteld en de gevolgen daarvan. Wij geven u hierbij graag antwoord op uw vragen. U heeft uw vragen als volgt ingeleid: “Maandag 5 april heeft u de fractievoorzitters persoonlijk op de hoogte gebracht van het feit dat het college heeft besloten de gemeentesecretaris op non-actief te zetten. Groenlinks maakt zich zorgen over de organisatie en de gevolgen van dit besluit op de organisatie. Wij vragen ons ook af wat er nu eigenlijk mis is gegaan en wat de rol van het college in dit alles is. Naar aanleiding van het besluit om de gemeentesecretaris op non-actief te zetten heeft de fractie van Groenlinks dan ook een aantal vragen. De gemeentesecretaris heeft een belangrijke rol binnen de organisatie. ‘Hij is de eerste adviseur van het college, leider van de organisatie en verbinder tussen college en organisatie.’ Het per direct op non-actief zetten van de gemeentesecretaris heeft dan ook verstrekkende gevolgen voor de organisatie en de dagelijkse gang van zaken”. Inleidende opmerking van ons College: Om te beginnen willen wij u danken voor uw vragen, het is logisch dat dit besluit ook bij de politiek voor vragen zorgt.

Wij willen deze zo goed mogelijk beantwoorden en willen uw begrip vragen voor het feit dat we deze antwoorden met zoveel mogelijk zorgvuldigheid voor betrokken personen hebben opgesteld. Hieronder volgen uw vragen en onze antwoorden 1.

Kunt u aangeven welke gevolgen u ziet voor de organisatie?

Voor de meeste medewerkers verandert er in directe zin niet veel. Wel zal het college met de hele organisatie gesprekken gaan starten over de cultuur en koers van de organisatie. Het gevolg van dit

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Pagina 1 van 5

besluit in praktische zin is dat voorlopig de taak van de gemeentesecretaris wordt overgenomen door de heer Jager, CMT lid. We zetten erop in om zo snel als dat kan te voorzien in een interim secretaris. 2.

Kunt u aangeven welke stappen u nu gaat ondernemen ten aanzien van deze gevolgen?

Het college en de twee CMT leden gaan in overleg met de OR het profiel voor de selectie van de interim gemeentesecretaris opstellen. Daarnaast gaan we in gesprek met teamleiders en medewerkers om samen te werken aan de nieuwe koers en het profiel van de nieuwe gemeentesecretaris. Dit gebeurt de komende periode. 3.

Hoe gaat u dit oplossen op korte en lange termijn en binnen welke termijnen?

Zoals gezegd; eerst tijdelijk een interim secretaris en samen met college, de OR, leidinggevenden en medewerkers het profiel opstellen van de nieuwe gemeentesecretaris. In mei willen we de interim secretaris aanstellen, wat natuurlijk afhangt van de sollicitanten en de gesprekken met de OR. Naast de zorg voor de organisatorische ontwikkeling en impact is er bij Groenlinks ook zorg over de impact bij de collega’s binnen de gemeente. 4.

Deelt u deze zorg en welke zorgen ziet u?

We delen deze zorg. Toch zag het college geen andere mogelijkheid dan deze stap, die de conclusie is van een langere periode van pogingen om weer op een lijn te komen. Deze zorg bestond al langer bij het college. Er zijn medewerkers die dit besluit aan hebben zien komen en voor sommingen kwam dit besluit onverwacht. Hoewel het verschillend beleefd wordt vraagt het om aandacht voor alle medewerkers. 5.

Op welke manier heeft u hier aandacht aan besteed met de medewerkers en/of gaat u dit nog doen?

Het besluit is door de Burgemeester direct gedeeld met de teamleiders en vervolgens met alle medewerkers in een gezamenlijk digitaal overleg. Het college heeft samen met het CMT aangekondigd gesprekken te willen voeren over de cultuur en koers van de gemeentelijke organisatie, op korte termijn vinden deze gesprekken plaats. Na het bekend maken van het besluit is er door de CMT leden direct goed geacteerd door het gesprek aan te gaan met de leidinggevenden zodat zij aandacht konden geven aan hun teamleden voor zover dat nodig was. 6.

Klopt het dat er nog een medewerker of medewerkers de wacht is aangezegd, danwel zelf heeft aangegeven de functie neer te leggen, vanwege uw besluit om de gemeentesecretaris op non-actief te zetten?

Een van de CMT leden heeft naar aanleiding van het besluit de conclusie getrokken dat de opvattingen te zeer uiteenlopen en haar ontslag ingediend. 7.

Wat gaat u doen aan het feit dat niet iedereen in de organisatie achter uw besluit staat om de gemeentesecretaris op non-actief te zetten?

Een besluit van deze aard wordt niet lichtzinnig genomen en vooruitlopend op het besluit is er langere tijd sprake geweest van toenemend verschil van inzicht tussen college en de gemeentesecretaris. Dat mensen schrikken van het besluit is haast onvermijdelijk, je kunt zoiets niet aankondigen. De meeste mensen in de organisatie zijn vooral benieuwd wat er nu gaat veranderen voor hun werk. Voor vrijwel iedereen zal dat gering zijn en gaat het werk gewoon door. Wij geven de mensen zoveel mogelijk persoonlijk duiding en gaan met medewerkers in gesprek over de koers en cultuur van de organisatie.

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Pagina 2 van 5

8.

En wat betekent dit voor het college en uw vervolgstappen dat u blijkbaar niet iedereen in de organisatie heeft kunnen overtuigen van deze stap?

Het college heeft alle begrip voor de medewerkers die hier anders over denken, dat mag ook. Het is ook een zwaar besluit, niet in de laatste plaats omdat het ook om iemand gaat waar iedereen mee heeft samengewerkt. Wij hebben dit besluit genomen omdat we ook verantwoordelijk zijn voor medewerkers die andere signalen afgeven, vragen over de organisatie vanuit de politiek en vragen vanuit de samenleving over de uitvoering van onze taken. In het Noordhollands dagblad dd. 8 april 2021 geeft de burgemeester in een interview als reden van het op non-actief zetten van de gemeentesecretaris aan: ‘Het college wil een aantal zaken versterken en prioriteren. De inwoners goed bedienen in hun vragen en aanvragen, looptijden, enzovoort. Nog beter luisteren naar de inwoners en dit vertalen in onze dienstverlening.’ Volgens Groenlinks wil het college dit al jaren en is dit geheel conform het coalitieprogramma. 9.

Is dit volgens de burgemeester een koers danwel visie die anders is dan de afgelopen jaren?

In basis is het verschil niet zo groot, hoewel er over de manier waarop dit doel bereikt wordt wel verschil van inzicht is ontstaan. In de afgelopen periode zagen wij dat rond de vragen die er waren me betrekking tot participatie, werkdruk en het grote verloop van medewerkers, onvoldoende prioriteit werd gesteld bij de goede en snelle uitvoering van onze taken voor de samenleving. 10. Is dit een koers danwel visie die niet gedeeld werd door de gemeentesecretaris? En waardoor het op non-actief zetten onvermijdelijk was? Hoewel de zorgen al van langere tijd zijn is sinds eind 2019 een groeiend verschil van inzicht ontstaan over de wijze waarop de uitvoering van taken voor de politiek en samenleving kon worden verbeterd. De keuze voor verplichte trainingen voor het hele personeel zijn door delen van de organisatie en het college niet positief ontvangen en hadden niet het gewenste resultaat. Vervolgens is vanuit een reorganisatie een herschikking van het management ontstaan. Er bestonden vele vragen over die reorganisatie en de gevolgen daarvan voor de uitvoering van het werk. Het lukte niet om hierover een goed gesprek te voeren tussen college en CMT. Toen bleek dat we niet verder kwamen heeft het college dit besluit genomen Uit het interview in het Noordhollands dagblad komt met name uw wens naar voren om een meer externe gerichte koers als organisatie te krijgen.

Dit lijkt de basis van het door u genomen besluit om de gemeentesecretaris op non-actief te zetten. 11. Kunt u uitleggen wat u precies wil wijzigen en wat dit concreet betekent? Zeker; uiteindelijk gaat het vormgeven van de organisatie om een goede dienstverlening aan de klant. In de afgelopen jaren hebben wij aandacht gevraagd om “buiten naar binnen” te halen. Op papier klopte het maar in de praktijk bleek dat moeizaam te gaan. Concreet willen wij directer met onze inwoner/aanvrager in gesprek. Meer en beter gebruik maken van onze advies, dorps- en wijkraden. Plaats en tijd onafhankelijk werken kan door corona goed dus waarom niet de plekken opzoeken in de wijken en ons dus dichter bij onze inwoners begeven? 12. Is dit momenteel haalbaar gezien de coronamaatregelen? De koers en cultuur van de organisatie hoeft niet wezenlijk te veranderen door corona. Wel vraagt het de inzet van andere middelen. Corona geeft beperkingen maar juist ook kansen. Vele inwoners zijn digitaal goed onderlegd en weten ons nu ook te vinden. Het gaat erom dat we nog beter luisteren; gewoon antwoord geven op gestelde vragen, informeren wat de stand van zaken is als het langer duurt en goed communiceren met alle belanghebbenden. Wij willen dat medewerkers zich hierin gesteund voelen.

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Pagina 3 van 5

13. Bent u het met mij eens dat dit ook een andere manier van werken verondersteld van de organisatie en daar een cultuurverandering voor nodig is? (Graag het toelichting op uw antwoord) Ja, het college wil eigenlijk zo ongeveer terug naar de cultuur zoals die een aantal jaar geleden was. Focus op goede dienstverlening, samen maken en werken als een team. Wij merken enthousiasme bij veel medewerkers voor dat idee. Om dat ‘samen maken’ niet direct weer van bovenaf vorm te geven gaat het college samen met het CMT eerst met alle teamleiders en medewerkers in gesprek over de koers en cultuur om hier ook meteen een gezamenlijke visie van te maken. Wij verwachten dat een groot deel van de waarde van deze gezamenlijke koers zit in het feit dat deze ook echt samen gemaakt wordt. 14. Hoe gaat u een ‘meer externe koers’ voor elkaar krijgen, wat betekent dit voor de organisatie? Zoals eerder beschreven. Onze koers duiden en samen met de organisatie kijken hoe we het nog beter kunnen doen. Tenslotte. Het college heeft de afgelopen periode flinke missers gemaakt als het gaat om de verbinding met onze inwoners. Dit blijkt wel uit de discussies in de gemeenteraad het afgelopen jaar over bijvoorbeeld participatie, toon en inhoud van insprekers in raad en commissievergadering waar participatie een rol speelde, bezwaarzaken van bewoners, etc.

Nu lijkt een gewenste ‘externe koers’ een rol te spelen bij het op non-actief zetten van de gemeentesecretaris. Graag wil Groenlinks weten hoe het college haar eigen rol hier in ziet. Als het gedrag van een collegelid immers niet correspondeert met een bepaalde koers of gewenste organisatiecultuur, dan zal het niet lukken die te veranderen of die koers om te buigen. Onafhankelijk van een gemeentesecretaris. 15. Heeft het college ook naar zichzelf en haar handelen gekeken in de afgelopen periode? Wij betreuren het dat het de afgelopen maanden niet gelukt is om de dienstverlening aan politiek en samenleving te bieden die verwacht zou mogen worden. Dat uit zich in scherpe moties vanuit de raad en uittingen van zorg over dossiers vanuit de samenleving. Het college rekent zichzelf aan dat dit bemerkt is en ziet in de zware keuze die is gemaakt een eerste stap richting de oplossing. Daarvoor zullen we de blijvende steun van de organisatie, gemeenteraad en samenleving nodig hebben. Het college geeft hier in elk geval richting aan. Als er zaken anders verlopen dan dat wij graag zien, wordt ook zeker het gesprek gevoerd over ons eigen handelen. Niet om te oordelen maar om ervan te leren en te verbeteren. Ook onze verantwoordelijkheid voor de organisatie vraagt soms keuzes die je liever niet zou hoeven maken.

16. Wat gaat het college anders doen of welke stappen hebben zij al ondernomen? We pakken de draad op door direct te communcieren met onze medewerkers over hoe wij samen vorm willen geven aan een zo goed mogelijke uitvoering van de belangrijke taken die wij voor inwoners mogen doen. 17. Kan het zijn dat de plotselinge stap om de gemeentesecretaris op non-actief te zetten niet zozeer een verschil van inzicht is over de visie voor de toekomst, maar met name een ingreep is die het gevolg is van het ontbreken van consistentie in het bestuurlijk gedrag en handelen van het college met de gewenste ‘externe koers en het luisteren van de inwoners’. Graag een heldere toelichting en argumentatie op uw antwoord. Deze keuze is niet plotseling genomen, maar is een conclusie van een oplopend verschil van inzicht van de laatste jaren. Dat het besluit zelf als plotseling ervaren wordt is logisch, omdat er tot nu toe altijd getracht is om toch weer op een lijn te komen. Als er voor langere periode signalen onvoldoende worden opgepakt geeft dat zorg. Toen bleek dat de reorganisatie na drie maanden de problemen alleen maar groter werden heeft het college gemeend te moeten ingrijpen. Het college probeert, net als de organisatie, zo goed als dat kan te opereren in een politiek veld, waar inwoners en bedrijven recht hebben op ondersteuning of antwoorden.

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Pagina 4 van 5

En voor de zekerheid in duidelijkheid taal omdat het hier lijkt te gaan om: ‘ het gaat niet goed dus iemand moet de schuld krijgen….’ 18. Bent u het eens met die stelling en moet de gemeentesecretaris nu het veld ruimen vanwege het bestuurlijk gedrag en handelen van het college, wat in de afgelopen periode echt ondermaats is gebleken? Zoals u bekend wordt een gemeente bestuurd door de gemeenteraad. Een politieke omgeving waarin het samenspel tussen portefeuillehouder en organisatie in goede samenspraak moet verlopen. Vele dingen gaan goed in onze gemeente maar juist de zaken waar het niet goed gaat vragen om aandacht. De, zoals eerder, gemeldde problemen werden wel gesignaleerd maar te laat of niet opgepakt. Daardoor ontstond er politieke schade wat ook een signaal afgeeft over ons als gemeente. ‘Schagen maken we samen’; en daar wil het college op investeren. Het college is altijd verantwoordelijk voor al het handelen van de gemeente. Het gedrag van de collegeleden en de persoonlijkheden die zij allen zijn hebben ongetwijfeld bijgedragen aan uw beoordeling van het handelen van de afgelopen maanden. In elk geval is het college er ook verantwoordelijk voor om de situatie te verbeteren, daartoe is nu een zwaar besluit genomen waarmee het college zich verplicht ook daadwerkelijke verbetering in te zetten.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, De heer P.A. Jager, Loco-secretaris

Bij beantwoording ons kenmerk vermelden.

Mevrouw M.J.P. van Kampen-Nouwen Burgemeester

Pagina 5 van 5