034 Raadsinformatiememo Exploitatiebijdrage en Onderhoudsbijdrage Sportfondsen

Raadsinformatiememo Datum Ons kenmerk Aan Van Bijlage Onderwerp

15 april 2025 357530 De gemeenteraad en steunfractieleden P. de Nijs-Visser Verhoging exploitatiebijdrage en onderhoudsbijdrage Sportfondsen

Geachte dames en heren, Door middel van deze informatiememo informeren wij u over het besluit van het college om de exploitatiebijdrage en onderhoudsbijdrage aan Sportfondsen Schagen te verhogen.

Overgang van Schagen Actief naar Sportfondsen Nederland In december 2023 is er een beheerovereenkomst getekend tussen Sportfondsen Nederland en de gemeente Schagen. Sportfondsen is de opvolger van Schagen Actief/Social Leisure als exploitant voor zwembaden en sporthallen binnen de gemeente Schagen. Door dit snel te organiseren konden wij aan het belangrijkste uitgangspunt van het college voldoen, namelijk het openhouden van onze sportvoorzieningen. Daardoor handelden wij in het belang van de gebruikers van de sportvoorzieningen, onze inwoners, alsmede het belang van de medewerkers die zijn overgenomen door Sportfondsen. Daarbij is de tijd genomen om ondertussen te zorgen voor een passende exploitatiebijdrage en onderhoudsbijdrage. Verschil van inzicht beheervergoeding In februari 2024 is er een positieve start van de samenwerking tussen de gemeente en Sportfondsen Schagen gemaakt. Na een paar maanden gaf Sportfondsen Schagen aan niet uit te komen met de overeengekomen beheervergoeding. De beheervergoeding is de vergoeding waarin de gemeente betaalt voor de diensten die Sportfondsen levert met betrekking tot de sportvoorzieningen. Hieronder vallen onder andere de werkzaamheden met betrekking tot de salarisadministratie en de HR services zoals het maken van de roosters voor personeelsleden, kassa-administratie, salarisadministratie en werving van medewerkers.

Deze beheervergoeding kon echter niet op een rechtmatige manier worden opgehoogd, gezien de aanbestedingswetgeving. Meegaan met de benodigde beheervergoeding van Sportfondsen zou betekenen dat de gemeente Schagen zou afwijken van de aanbestedingswet en daarmee onrechtmatig zou handelen. Na intensief en zorgvuldig overleg, is in februari 2025 alsnog overeenstemming bereikt tussen de gemeente en Sportfondsen. Deze

Raadsinformatiememo, in het kader van de actieve informatieplicht van het college

Pagina 1 van 4

overeenstemming is bereikt doordat Sportfondsen uiteindelijk de offerte van de beheervergoeding financieel heeft aangepast en naar beneden heeft bijgesteld waardoor de beheervergoeding wel aan de rechtmatigheid voldoet. Continuïteit Doordat er nog geen overeenstemming was over de beheervergoeding, stond de afstemming over een passende exploitatiebijdrage en onderhoudsbijdrage ‘on hold’. Om in de tussentijd de continuïteit te borgen heeft het college in november 2024 wel besloten om de exploitatiebijdrage voor 2024 te verhogen met € 351.267. Sportfondsen gaf aan dat dit bedrag minimaal nodig zou zijn om 2024 goed af te ronden om de exploitatie en het uitbetalen van lonen draaiende te houden. Vervolg: exploitatiebijdrage en onderhoudsbijdrage Nadat over de beheervergoeding overeenstemming was bereikt, zijn afspraken gemaakt over de exploitatiebijdrage en de onderhoudsbijdrage. Hier is de gemeente contractueel gezien verantwoordelijk voor. De exploitatiebijdrage is de jaarlijkse bijdrage van de gemeente aan Sportfondsen die wordt gebaseerd op de voorlopige begroting en de huurprijzen. Deze is nodig om de sportvoorzieningen te exploiteren. De voorzieningen die Sportfondsen exploiteert zijn de zwembaden De Wiel, Maarten van der Weijdenbad, de Veersloot en de binnensportvoorzieningen Spartahal, Groeneweghal, Harenkarspelhal, Waldervaart, de Groet en gymzaal Van Goghlaan.

Voor deze accommodaties verzorgt Sportfondsen onder andere de zweminstructie voor specifieke doelgroepen, schoolzwemmen, banenzwemmen en vrijzwemmen, maar ook het zorgen voor bewegingsonderwijs en het faciliteren van sportbeoefening door sportverenigingen, schoolgym en andere groepen. De onderhoudsbijdrage is de jaarlijkse bijdrage onderhoud van de gemeente aan Sportfondsen ten behoeve van het uitvoeren van het meerjarenonderhoudsplan voor de sportvoorzieningen. Sportfondsen verzorgt hiervoor het groot onderhoud, klein onderhoud en schoonmaak van eerder genoemde sportvoorzieningen die zij in beheer hebben. Van beiden werd door de gemeente voorzien dat hier nog een bijstelling op nodig was omdat deze bedragen overgenomen waren uit de overeenkomst met Schagen Actief B.V. en dateerde uit 2020. Verhoging exploitatiebijdrage Er is nog geen definitieve exploitatiebijdrage vastgesteld, de huidige bijdrage is gebaseerd op een voorlopige begroting. Echter Sportfondsen heeft aangegeven op basis van deze voorlopige bijdrage niet uit te komen met de exploitatie voor 2025. Door minder mogelijkheden tot sportactiviteiten in de coronaperiode en vervolgens het uitblijven van financiële informatie was het eerder niet mogelijk een goed beeld te vormen van de benodigde exploitatievergoeding. Bij de overname in 2024 was er dus nog onduidelijkheid over de juiste hoogte van de exploitatiebijdrage.

Nu Sportfondsen een jaar actief is geweest in Schagen, hebben zij een realistische exploitatiebegroting gemaakt voor 2025 waarin zij verwachten in 2025 het bedrag van € 1.500.000,- aan exploitatiebijdrage nodig te hebben. Het college heeft besloten de jaarlijkse

Raadsinformatie

Pagina 2 van 4

exploitatiebijdrage te verhogen van € 533.450 naar € 1.500.000 en uit te keren. De exploitatiebegroting is door de financiële adviseur van de gemeente nauwkeurig getoetst en als realistisch beschouwd. Aan het eind van het jaar wordt de begroting door middel van de jaarrekening en de accountantscontrole gecontroleerd en definitief vastgesteld. Verhoging onderhoudsbijdrage Ook is er nog geen definitieve onderhoudsbijdrage vastgesteld. Omdat in voorgaande jaren de onderhoudsbijdrage door Schagen Actief B.V. niet volledig is besteed aan het onderhoud van de sportvoorzieningen, blijkt uit de opgemaakte meerjarenonderhoudsplannen dat de onderhoudsbijdrage die Sportfondsen tot nu toe ontvangt niet voldoet. Deze meerjarenonderhoudsplannen zijn nauwkeurig getoetst door onze vastgoedbeheerder. Verwacht wordt dat hiervoor een onderhoudsbijdrage van € 840.000,- nodig zal zijn. Het college heeft besloten de jaarlijkse onderhoudsbijdrage te verhogen van € 600.000,naar € 840.000,- en uit te keren. Aan het eind van het jaar wordt dit door middel van de jaarrekening en de accountantscontrole gecontroleerd. Besluit en vervolgproces De belangrijkste uitgangspunten van het college zijn het belang van onze inwoners en daarmee het openhouden van onze sportaccommodaties in de gemeente Schagen.

Tevens hebben we de gevraagde bijdragen als realistisch beoordeeld en blijven we controle houden door de jaarlijkse verantwoordingsmomenten. Door de exploitatiebijdrage en de onderhoudsbijdrage tot het einde van het contract tussen de gemeente en Sportfondsen, 31 januari 2028, te verhogen, blijven onze accommodaties toegankelijk en de continuïteit geborgd. Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen,

Mevr. E.C. van der Bruggen Gemeentesecretaris

Raadsinformatie

Mevr. M.J.P. van Kampen-Nouwen Burgemeester

Pagina 3 van 4

Raadsinformatie

Pagina 4 van 4