027 Raadsinformatiememo Evaluatie auditcommissie def

Raadsinformatiememo Datum Ons kenmerk Aan Kopie aan Van Steller Onderwerp

Dinsdag 8 maart 2022 Gemeenteraad College van B&W mevrouw B.J. Glashouwer – voorzitter auditcommissie de heer R.W. Meinema - griffie Raadsinformatiememo evaluatie auditcommissie (2018-2022)

Geachte raad, Met de verkiezingen in aantocht heeft de auditcommissie op 10 februari jl. teruggeblikt op de afgelopen raadsperiode (2018-2022). Het doel hiervan was om hier lessen uit te trekken en aandachtspunten aan de toekomstige auditcommissie en gemeenteraad mee te geven. Deze memo zal dan ook als bespreeknotitie worden geagendeerd voor de auditcommissie van mei 2022 en de oordeelsvormende vergadering van juni 2022. In de evaluatie kwamen de volgende onderwerpen aan de orde: 1. 2. 3. 4. 5.

Accountant P&C-producten Overige financiële producten Afstemming en samenwerking Overige aandachtspunten

Dit heeft geleid tot in totaal vijftien adviezen.

Accountant 1. Alle leden van de auditcommissie dienen deel te nemen aan de selectiecommissie voor de aanbesteding van een nieuwe accountant De accountant vervult een belangrijke rol voor de gemeenteraad. De accountant beoordeelt het financiële beleid van de gemeente en voorziet de gemeente van gevraagd en ongevraagd advies. Bij de aanbesteding van de huidige accountant was één auditcommissielid (de voorzitter) betrokken. Een tweede lid viel door omstandigheden af. Gezien het belang en het draagvlak van de accountant binnen de raad dienen alle auditcommissieleden betrokken te zijn bij de aanbesteding van de accountant en de scoringsformulieren in te vullen. 2. Laat tijdens het aanbestedingsproces voor een nieuwe accountant de kandidaat-accountants (en hun teamleiders) zichzelf presenteren Een presentatie is een waardevolle aanvulling bij de aanbesteding, want het geeft een beter beeld van de accountant (en zijn teamleider). Belangrijk is wel dat er toetsingscriteria voor de toetsing van de presentatie zijn geformuleerd.

Raadsinformatiememo Evaluatie auditcommissie (2018-2022)

Pagina 1 van 4

3. Alle leden van de auditcommissie moeten ter bevordering van de samenwerking kennismaken met de accountant Het aanbestedingsproces is onder begeleiding van Inkoop schriftelijk verlopen. De huidige auditcommissie heeft de nieuwe accountant nog niet ontmoet, dat wordt ervaren als een gemis. Dit is echter mede ingegeven doordat de accountantscontrole voor het boekjaar 2022 nog niet is gestart en dat de kennismaking zal plaatsvinden in de nieuwe samenstelling na de verkiezingen. Deze kennismaking met de nieuwe auditcommissie moet worden gearrangeerd. 4. De auditcommissie kan de accountant bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole een opdracht geven om aan de specifiek onderwerp aandacht te schenken Goed om daar bij de opstelling en afstemming van het controleprogramma expliciet aandacht aan te besteden en afspraken over te maken.

Planning & Control-producten 5. Dring er bij de gemeenteraad en het college van B&W nogmaals op aan dat de gemeente Schagen toereikend risicomanagement implementeert Risicomanagement is breder dat uitsluitend de beheersing van financiële risico’s (bijvoorbeeld de tabel in de jaarstukken) en een belangrijk instrument voor de sturing en beheersing ten aanzien van de bedrijfsprocessen en de continuïteit van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld personeelsbeleid, lopende rechtszaken). Op risicomanagement is door de auditcommissie jarenlang aangedrongen, maar dit is nog niet voldoende binnen Schagen geïmplementeerd. 6. Alle leden van de gemeenteraad (incl. auditcommissieleden) moeten ter introductie en wederom voorlichting krijgen over gemeentefinanciën 7. Organiseer in voorbereiding op vergaderingen van de gemeenteraad voorlichtingssessies over financieel gerelateerde onderwerpen De auditcommissie ervaart ten aanzien van haar werkzaamheden weinig betrokkenheid van de gemeenteraad. Om de betrokkenheid te vergroten helpt het om het kennisniveau te verhogen. Dit kan door middel van een voorlichtingssessie over gemeentefinanciën maar ook over specifieke onderwerpen zoals de begroting, grondbeleid, rentenota, treasury, heffingen/belastingen etc. 8.

Voeg de verslagen van de auditcommissievergaderingen altijd toe aan de agenda van de gemeenteraadsvergaderingen Ook is het raadzaam alle verslagen ter beschikking van de raad te stellen en niet uitsluitend als er een P&C-product als voortgangsrapportage of jaarrekening wordt behandeld. 9. Plaats adviezen van de auditcommissie op de agenda van oordeelsvormende vergaderingen De auditcommissie is ter ondersteuning van de raad en van technisch-specialistische aard, waar derhalve geen politiek debat gevoerd mag en zal worden. Adviezen van de commissie bij P&Cproducten of financieel gerelateerde nota’s gaan nu rechtstreeks naar de besluitvormende vergadering. Om ook het politieke debat over financiële producten te kunnen voeren moeten de producten van de auditcommissie op de agenda van oordeelsvormende vergaderingen worden gebracht. 10. Overweeg de frequentie van de voortgangsrapportage Op dit moment is de frequentie van de voortgangsrapportage voor de raad twee keer per jaar. De nieuwe auditcommissie moet zich bezinnen of twee keer jaar voldoende is. Bij de overweging van de frequentie is het belangrijk om rekening te houden met de timing (wanneer) en doel (besluitvorming/informatief).

Raadsinformatiememo Evaluatie auditcommissie (2018-2022)

Pagina 2 van 4

De huidige auditcommissie adviseert om minimaal twee voortgangsrapportages aan te houden. De auditcommissie geeft mee dat ook drie of vier rapportages per jaar met verschillende intensiteit (alleen een afwijkingenrapportage op cijfers, dan weer met uitgebreide toelichting) voor de gemeenteraad van waarde kunnen zijn om tijdig inzicht te verkrijgen en de mogelijkheid te hebben tijdig bij te sturen.

Overige financiële producten 11. Maak (tijdig) overzichtelijk welke financiële producten wanneer aangeleverd moeten worden Voor de auditcommissie is het belangrijk dat het beleid doelmatig, doeltreffend en rechtmatig is. Daarvoor moet de commissie informatie ontvangen van de organisatie en van de accountant. De beschikbaarheid van informatie is ook belangrijk om gevraagd en ongevraagd advies te kunnen geven en om de gemeenteraad juist te kunnen informeren. Een tijdig beschikbaar overzicht van de P&C planning is daarvoor een belangrijk hulpmiddel, te behandelen in december van het voorgaande jaar. 12. Maak overzichtelijk welke financiële verordeningen en beleidsnota’s wanneer geactualiseerd moeten worden De financiële verordeningen en financieel gerelateerde beleidsnota’s moeten periodiek worden herzien. Maak inzichtelijke welke verordeningen en beleidsnota’s er zijn, van wanneer deze dateren en wanneer deze herzien moeten worden. De auditcommissie kan erop toezien dat of deze stukken tijdig worden geactualiseerd, dit kan door het te agenderen voor een auditcommissie vergadering.

Afstemming en samenwerking 13. De portefeuillehouder, gemeentesecretaris en concerncontroller behoren bij de auditcommissievergaderingen aanwezig te zijn Voor het uitvoeren van haar controlerende taak is het belangrijk dat de gemeentesecretaris, portefeuillehouder en de concerncontroller bij de vergaderingen van de auditcommissie aanwezig zijn. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en de portefeuille houder is politiek verantwoordelijk. 14. Nodig de raadsvolgers en rapporteurs van de regionale raadscommissie Noordkop uit voor een auditcommissievergadering om hun bevindingen te bespreken De afstand tussen de gemeenschappelijke regelingen en de auditcommissie is te groot. De auditcommissie heeft nauwelijks inzicht en grip op de gemeenschappelijke verordeningen. Dit kan worden verbeterd door de inzichten van de raadsvolgers te delen. 15. Zoek meer samenwerking met de rekenkamercommissie De voorzitter van de rekenkamercommissie heeft een ‘standing invitation’ voor de vergaderingen, maar maakt daar niet vaak gebruik van. De aandachtsgebieden en onderzoeksonderwerpen worden jaarlijks afgestemd, met als doel overlap te vermijden en synergie te creëren. Dit kan worden versterkt door ook resultaten met elkaar te delen.

Op dit moment is de samenwerking met de rekenkamercommissie beperkt, terwijl de auditcommissie en de rekenkamercommissie elkaar kunnen versterken.

Raadsinformatiememo Evaluatie auditcommissie (2018-2022)

Pagina 3 van 4

Overige aandachtspunten Deze informatiememo wordt aan de agenda van de volgende auditcommissie vergadering in mei a.s. toegevoegd. Daarna wordt deze memo toegevoegd aan de agenda van oordeelsvormende vergadering in juni a.s. De commissie zal dan (deels) uit nieuwe leden bestaan. Een lid van de huidige commissie kan zo gewenst dit evaluatieverslag komen toelichten. De Auditcommissie van de Gemeente Schagen, Boudien Glashouwer, voorzitter André Groot, vice voorzitter Hans Kröger Ingo Kroon (afwezig wegens ziekte) Jan Schrijver Margreet Verloop.

Raadsinformatiememo Evaluatie auditcommissie (2018-2022)

Pagina 4 van 4