Jaarverslag 2021 RKC Rucphen DEF

Rekenkamercommissie Rucphen

Jaarverslag 2021 & Onderzoeksprogramma 2022

Vastgesteld door de rekenkamercommissie Rucphen op 21 maart 2022

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

2

1.

Inleiding en leeswijzer

3

2.

Wat doet de Rekenkamercommissie?

4

2.1 Hoe kiezen we onderwerpen voor onderzoek? 2.2 Samenstelling Rekenkamercommissie

4 4

Activiteiten in 2021

5

3.1 3.2 3.3 3.4

5 5 6 6

3.

Overleg en afstemming Onderzoeken en overige activiteiten in 2021 Deskundigheidsbevordering Communicatie

4.

Financiële verantwoording 2021

7

5.

Onderzoeksprogramma 2022

8

5.1 De longlist 5.2 Onderzoeken en activiteiten in 2022 5.3 Budget 2022

8 8 10

Tot slot

11

2

1.

Inleiding en leeswijzer

Voor u ligt het jaarverslag 2021 en onderzoeksprogramma 2022 van de rekenkamercommissie Rucphen. Hierin blikken wij terug op de activiteiten en uitgaven in 2021 en gaan we in op de onderwerpkeuze voor 2022. Dit document is bedoeld voor de gemeenteraad van Rucphen en wordt tevens ter informatie aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. Vanuit het oogmerk van publieke verantwoording wordt dit document ook gepubliceerd op de websitepagina van de rekenkamercommissie (RKC). In het jaarverslag gaan we eerst in op de taak en werkwijze van de RKC. Vervolgens leggen wij in hoofdstuk 3 verantwoording af over onze activiteiten in het afgelopen jaar. In hoofdstuk 4 volgt de financiële verantwoording. In hoofdstuk 5 wordt vooruitgeblikt op de onderzoeken die de commissie wil gaan afronden of starten in 2022 en welke kosten de RKC begroot voor die werkzaamheden.

3

2.

Wat doet de Rekenkamercommissie?

De RKC is een onafhankelijk orgaan, ingesteld door de gemeenteraad. De RKC ondersteunt de gemeenteraad met onderzoek om het functioneren van de gemeente en de daarmee verbonden organen te toetsen op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. In haar onderzoek stelt de RKC het leren en verbeteren centraal. De conclusies van het onderzoek worden in de vorm van een rapportage aan de raad aangeboden. Zo mogelijk, bevat de rapportage een lijst van aanbevelingen. De rapportages van de commissie zijn openbaar. 2.1 Hoe kiezen we onderwerpen voor onderzoek? De RKC stelt zelf onafhankelijk vast welke onderzoeken worden gedaan. Bij elk onderwerp dat de commissie onderzoekt, staan de volgende thema’s en vragen centraal: • Heeft de gemeente bereikt wat ze wilde bereiken (doeltreffendheid)? • Heeft de gemeente gedaan wat ze moest doen en tegen zo laag mogelijke kosten (doelmatigheid)? • Heeft de gemeente gehandeld volgens de wettelijke kaders en regelgeving (rechtmatigheid)? De RKC staat bij het oriënteren op onderzoeksonderwerpen open voor suggesties vanuit de raad, organisaties/instellingen in de dorpen en van de burgers. Verder oriënteert de RKC zich op de actualiteit, het werk van andere rekenkamer(commissie)s en op de informatie van de NVRR. Waar nodig schakelt de commissie voor het onderzoek externen in.

De werkwijze van de RKC is vastgelegd in de Nota van werkwijze en het Reglement van orde. 2.2 Samenstelling Rekenkamercommissie De Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Rucphen (vastgesteld op 26 maart 2014) regelt dat de RKC, inclusief de voorzitter, bestaat uit 3 leden. De samenstelling van de rekenkamercommissie was in 2021 als volgt: De heer Wim Fonteine voorzitter Mevrouw Saskia Schenk-Dekkers lid De heer John Hogendoorn lid Mevrouw Mariëlle de Kock ambtelijk secretaris

Samenstelling RKC, v.l.n.r.: Wim Fonteine, Saskia Schenk-Dekkers, Mariëlle de Kock, John Hogendoorn

4

3.

Activiteiten in 2021

3.1 Overleg en afstemming In 2021 kwam de RKC 11 keer bijeen voor een regulier overleg. Vanwege de coronamaatregelen hebben deze overleggen voornamelijk digitaal plaatsgevonden. De RKC hecht grote waarde aan haar relatie met de raad. De RKC schuift graag 1 keer per jaar aan bij het fractieoverleg van elke raadsfractie (rondje raadsfracties). Het doel hiervan is om uitleg te geven over de werkzaamheden van de RKC, een toelichting te geven op het lopende onderzoek en potentiële onderzoeksonderwerpen op te halen. In 2021 hebben slechts twee raadsfracties van deze uitnodiging gebruik gemaakt. Vanwege de coronamaatregelen heeft er in 2021 geen overleg plaatsgevonden tussen de voorzitter van de RKC en de fractievoorzitters om ervaringen en verwachtingen uit te wisselen. Wel heeft de voorzitter van de RKC meerdere malen overleg gevoerd met de griffier. Via de griffier is aan de fractievoorzitters, medio december 2021, het verzoek voorgelegd om met de inspiratiekaders als uitgangspunt, in 2022 met elkaar in gesprek te gaan om gezamenlijk te bepalen op welke wijze de rekenkamercommissie de gemeenteraad nog beter kan ondersteunen en om de samenwerking verder vorm te geven. 3.2 Onderzoeken en overige activiteiten in 2021 Afronding onderzoek subsidiebeleid Het onderwerp Subsidiebeleid stond al een aantal jaren op de groslijst van de RKC.

Uit het in 2020 uitgevoerde onderzoek naar overheids- en burgerparticipatie is gebleken dat de gemeente Rucphen de eigen kracht van de burgers steeds meer stimuleert. Overheid en samenleving zullen steeds meer als partners op gaan treden. Subsidies zijn een instrument waarbij de gemeente de mogelijkheid aan burgers geeft om bij te dragen aan de gewenste maatschappelijke effecten. Het subsidiebeleid was daarom een logisch vervolgonderwerp voor rekenkameronderzoek. In juli 2020 is gestart met het onderzoek naar subsidiebeleid. Dit onderzoek is in 2021 afgerond. De rapportage is op 6 juli 2021 aan de gemeenteraad aangeboden. Op 14 september 2021 is de rapportage door de RKC toegelicht in de commissievergadering Maatschappelijke Aangelegenheden. [Klik hier: bespreking commissie MA 14 september 2021 (agendapunt 7)]. Het presidium heeft in zijn vergadering van 22 september 2021 besloten de rapportage (nog) niet voor te leggen aan de gemeenteraad, maar dat te doen ná de gemeenteraadsverkiezingen in 2022. De RKC hoopt van harte dat de rapportage alsnog aan de raad wordt voorgelegd en de aanbevelingen uit de rapportage worden overgenomen. Opvolging Twee jaar na afronding van een onderzoek gaat de RKC na wat met de aanbevelingen uit de betreffende rapportage is gedaan. In september 2021 is gestart met de opvolging van het onderzoek naar basisvoorzieningen in de gemeente Rucphen.

De bevindingen zijn in maart 2022 met de gemeenteraad gedeeld. Start nieuw onderzoek In het onderzoeksprogramma voor 2021 hebben wij aangegeven een nieuw onderzoek te starten naar beheer van de openbare ruimte met de nadruk op ‘groen’. Omdat de opvolging van het onderzoek naar basisvoorzieningen meer tijd heeft gevraagd, heeft de RKC wel een vooronderzoek 5

gedaan naar dit onderwerp, maar nog geen specifieke vraagstelling/probleemstelling geformuleerd. De uitvoering van dit onderzoek is doorgeschoven naar 2022.

3.3 Deskundigheidsbevordering Door het bijwonen van bijeenkomsten, webinars en het uitwisselen van kennis en ervaring in diverse gremia, werkt de RKC continu aan haar deskundigheidsbevordering. De RKC heeft de actualiteit gevolgd omtrent velerlei onderwerpen door het kennisnemen van rekenkameronderzoeken van andere gemeenten, van toepassing zijnde literatuur en berichtgeving in de media. De RKC zal vanaf 1 januari 2022 ook officieel aangesloten zijn bij de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) voor kennisdeling en professionalisering. In 2021 kon al wel gebruik gemaakt worden van de informatie van de NVRR. 3.4 Communicatie Het aspect ‘communicatie’ speelt op verschillende momenten: • De onderwerpkeuze: de RKC benadert ieder jaar de raadsfracties om suggesties voor onderzoek aan te dragen bij de RKC. De keuze van het onderwerp wordt ter kennis gebracht van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. • Bij de start van een onderzoek: de RKC wil transparant en toegankelijk zijn. Zo worden bij de start van elk onderzoek de gemeentesecretaris, portefeuillehouder en ambtelijk betrokkenen bij het onderzoek geïnformeerd over het onderzoek van de RKC.

• In de hoor- en wederhoorprocedure: de rapportage wordt, zonder conclusies en aanbevelingen, voor ambtelijk hoor- en wederhoor voorgelegd aan de organisatie om na te gaan of er feitelijke onjuistheden in de rapportage staan. Nadat de RKC haar conclusies en aanbevelingen definitief heeft vastgesteld, wordt het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid gesteld daarop te reageren. Desgewenst kan de RKC haar conclusies en aanbevelingen in een gesprek toelichten. Dit heeft echter niet tot gevolg dat de RKC haar conclusies of aanbevelingen bijstelt. • Bij de afronding van een onderzoek: bij de publicatie van onderzoeksrapporten kunnen door de RKC persberichten worden verspreid (dan wel kan een andere mediavorm worden ingezet) om zo, passend bij het onderwerp, de nodige informatie over te brengen. In 2021 heeft een interview plaatsgevonden bij Radio Rucphen met RKC-lid Saskia Schenk-Dekkers over het onderzoek naar het subsidiebeleid. • Bij de aanbieding van de rapportage: de RKC biedt de raad bij elk onderzoek aan haar bevindingen toe te lichten in de commissie- of raadsvergadering.

6

4. Financiële verantwoording 2021 De raad van Rucphen heeft voor de werkzaamheden van de RKC een budget beschikbaar gesteld van € 16.082,00. In het jaarverslag 2020/onderzoeksprogramma 2021 is een begroting opgenomen. De daadwerkelijke uitgaven over 2021 bedragen € 12.438,10. Deze kosten kunnen worden onderverdeeld naar: Uitgaven

Begroot 2021

Werkelijk 2021

Deskundigheidsbevordering en vergaderkosten (1)

€

482,00

€

0,00

Vergoedingen vergaderingen en reiskosten RKC-leden en secretaris (2)

€

6.500,00

€

5.418,10

Kosten eigen onderzoek RKC leden

€

8.500,00

€

7.020,00

Kosten externe deskundigheid/NVRR (3)

€

600,00

€

0,00

Totaal

€ 16.082,00

€ 12.438,10

Toelichting: 1. Onder deskundigheidsbevordering en vergaderkosten vallen alle kosten voor de vergaderingen, zoals locatie e.d., maar ook bijvoorbeeld als iemand een lezing komt houden. In 2021 hebben vrijwel alle vergaderingen digitaal plaatsgevonden. 2. De reiskostenvergoeding is afhankelijk van het aantal fysieke bijeenkomsten. Deze hebben in 2021 maar zeer beperkt plaatsgevonden. 3. De kosten voor het lidmaatschap van de NVRR worden vanaf 2022 in rekening gebracht.

7

5. Onderzoeksprogramma 2022 5.1 De longlist Conform artikel 9 van de verordening bepaalt de RKC zelf de onderwerpen die zij onderzoekt. De RKC staat bij het oriënteren op onderzoeksonderwerpen open voor suggesties van de raad, organisaties/instellingen in de dorpen en van de burgers. Verder oriënteert de RKC zich op de actualiteit, het werk van andere rekenkamer(commissie)s en op de informatie van de NVRR. Al jaren heeft de RKC een longlist met onderwerpen die gebruikt kan worden voor nader onderzoek door de RKC. Deze onderwerpen zijn echter summier omschreven en sommige onderwerpen zijn inmiddels niet meer zo actueel. De RKC wil daarom in 2022, in overleg met de gemeenteraad, een geactualiseerde longlist van mogelijke onderzoeksonderwerpen vaststellen. Rondje raadsfracties Als RKC mogen we zelf onze onderwerpen bepalen, maar omdat we ook graag willen zien dat de gemeenteraad van Rucphen de RKC als een belangrijk instrument inzet, hebben we de afgelopen jaren geprobeerd met het ‘rondje raadsfracties’ nieuwe actuele onderwerpen naar boven te krijgen. Vanwege de beperkte respons, is de opbrengst hieruit helaas beperkt. In het kader van de nieuwe bestuursperiode 2022-2026, vinden we het belangrijk om tot een vernieuwde samenwerking met de raad te komen.

De volgende onderwerpen zijn via het rondje raadsfracties aangedragen: Aanvullingen vanuit raadsfracties: Benchmark met buurgemeenten Inzet BOA’s Effectiviteit WVS/leerwerkbedrijf Macht van de woningcorporatie (toewijzingsbeleid) Zorg over gemeenschappelijke regelingen (wat is de rol van de raad?)

5.2 Onderzoeken en activiteiten in 2022 Overwegingen bij de keuze van het onderzoeksonderwerp zijn: • maatschappelijk belang • doeltreffendheid • doelmatigheid • rechtmatigheid • financieel belang of risico • toegevoegde waarde of potentieel leereffect. In 2022 wil de RKC onderzoek uitvoeren naar: Groenbeheer openbare Ruimte In de Toekomstvisie Puur Rucphen 2030 wordt omschreven dat de kernen Rucphen, Schijf, Sprundel, St. Willebrord en Zegge zich in 2030 regionaal zullen onderscheiden als het gaat om woonaantrekkelijkheid. Het groene karakter speelt hierin een belangrijke rol. De gemeente Rucphen is de groene long tussen het stedelijk gebied van Etten-Leur en Roosendaal. De doelstelling voor het uit te voeren onderzoek is het uitvoeren van een tussenevaluatie op het behalen van de ambities uit de toekomstvisie Puur Rucphen 2030 voor wat betreft het groenbeheer. Daarnaast wil de RKC inzicht verkrijgen in de wijze waarop de inzet vanuit het WVS een efficiënte bijdrage levert aan het behalen van de ambities op het gebied van het groenbeheer. 8

De RKC is in maart 2022 gestart met de uitvoering van dit onderzoek. Het onderzoek wordt uitgevoerd door de commissieleden John Hogendoorn (onderzoeksleider) en Saskia Schenk-Dekkers. Opvolging onderzoek burgerparticipatie en overheidsparticipatie Twee jaar na afronding van een onderzoek gaat de RKC na of de aanbevelingen uit de rapportage, welke door de gemeenteraad zijn overgenomen, tot uitvoer zijn gebracht. In juni 2020 is het onderzoeksrapport naar Burgerparticipatie en overheidsparticipatie door de gemeenteraad vastgesteld. De RKC wil in 2022 een opvolgingsonderzoek uitvoeren naar deze rapportage. Evaluatie Nota van Werkwijze Het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers zal rekenkamers meer instrumenten geven om de raad te ondersteunen. Zodra het wetsvoorstel is aangenomen, zal de Nota van Werkwijze worden geëvalueerd en geactualiseerd. Deelname aan het introductieprogramma voor de nieuwe raad In het introductieprogramma zal de RKC zich presenteren en toelichten wat de RKC kan betekenen voor de gemeenteraad. Gesprek met de fractievoorzitters Een gesprek met de inspiratiekaders als uitgangspunt, om gezamenlijk te bepalen op welke wijze de rekenkamercommissie de gemeenteraad nog beter kan ondersteunen en om de samenwerking verder vorm te geven.

9

5.3 Budget 2022 In de gemeentebegroting 2022 is een budget van € 16.243,00 geraamd voor de RKC. Wij verwachten dit budget als volgt aan te wenden:

Begrote uitgaven 2022

Deskundigheidsbevordering en vergaderkosten

€

400,00

Vergoedingen en reiskosten RKC-leden en secretaris

€

6.500,00

Kosten eigen onderzoek RKC leden

€

8.500,00

Kosten externe deskundigheid/NVRR/overige kosten

€

843,00

Totaal

€ 16.243,00

Verzoek om budgetverhoging Er ligt op dit moment een wetsvoorstel ‘versterking lokale rekenkamers’ bij de Tweede Kamer. Dit voorstel is erop gericht om elke gemeenteraad een kwalitatief goed instrument (RKC) te geven bij de uitvoering van zijn steeds toenemende werkzaamheden en de complexiteit hiervan. In een circulaire van november 2020 heeft de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) aangegeven het wetsvoorstel volledig te ondersteunen. Door de RKC goed uit te rusten met een passend budget heeft zij de mogelijkheid om volledig onafhankelijk te kunnen opereren en uw raad optimaal ten dienste te kunnen zijn. De voorzitter van de RKC heeft op 15 december 2021 aan het fractievoorzittersoverleg het verzoek voorgelegd om het jaarlijkse budget voor de RKC per 1 januari 2022 te verhogen. Het fractievoorzittersoverleg heeft op dit verzoek nog niet gereageerd.

10

Tot slot De RKC bedankt de raadsleden, collegeleden en ambtelijke organisatie voor de positieve wijze waarop zij het afgelopen jaar meewerkten aan onze onderzoeken. Indien u vragen heeft over de inhoud van dit jaarverslag, kunt u contact opnemen met de secretaris van de rekenkamercommissie via rekenkamercommissie@rucphen.nl.

11