IS4. b&w Advies en aanbevelingen evaluatie projectcoördinator vrijwilligers sociale basis
Tekst van het document
Evaluatie en Advies Projectcoördinator Sociale Basis Gemeente Rucphen
Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................. 3 1.
Activiteiten ...................................................................................................................................... 4 1.1 Projectcoördinator Sociale Basis ............................................................................................. 4 1.2 Uitgevoerde activiteiten in 2024 - 2025 .................................................................................... 4 1.3 Betrokken partners ................................................................................................................... 6
2.
Ervaringen en resultaten ................................................................................................................ 9 2.1 Het werkveld bij start van de opdracht .................................................................................... 9 2.2 Bereikte resultaten in 2024 - 2025 ............................................................................................ 9 2.3 Enquête onder netwerkpartners ............................................................................................ 11
3.
Ontwikkelingen en aanbevelingen .............................................................................................. 14 3.1 Benodigde ontwikkelingen..................................................................................................... 14 3.2 Advies en aanbevelingen ........................................................................................................ 15
2
Inleiding In 2022 is in iedere dorpskern van de gemeente Rucphen een Vraag- en Aanbodpunt opgezet. In 2023 heeft de gemeente Rucphen een onderzoeker de opdracht gegeven om deze te evalueren voor verdere doorontwikkeling. Uit deze evaluatie van de Vraag- en Aanbodpunten zijn verschillende aanbevelingen gekomen, waaronder onder andere de aanbeveling om ondersteuning en begeleiding te bieden aan de vrijwilligers in de vorm van een professional. 1 Deze professional kan hen ondersteunen bij onder andere complexe hulpvragen, aandacht vragen bij en contact houden met professionals voor de Vraag- en Aanbodpunten en een overkoepelende rol spelen tussen de Vraag- en Aanbodpunten. De raad heeft voor 1 dag per week (0,2 fte/8 uur) gelden beschikbaar gesteld voor een professionele vrijwilligers coördinator om te verbinden tussen de professionele zorg en de vrijwilligers. Daarnaast is er voor 0,6 fte geld vrijgemaakt uit de brede spuk, om deze functie breder te kunnen vervullen. Hierdoor is er een functie ontstaan voor 32 uur per week, voor de duur van 1 jaar. Naar aanleiding van bovengenoemd onderzoek is een profiel van de Projectcoördinator Sociale Basis opgesteld. Een professional van WijZijn is geworven om deze functie te vervullen. Per mei 2024 is de Projectcoördinator gestart met de uitvoering van deze rol. De opdracht loopt t/m april 2025.
In deze evaluatie en adviesrapportage op de opdracht van de projectcoördinator Sociale Basis worden de werkzaamheden en ervaringen uit 2024/2025 zichtbaar gemaakt. Dit om te kijken hoe de functie van Projectcoördinator Sociale Basis vanaf mei 2025 vervolg te geven. In onderstaande evaluatie leest u in het eerste hoofdstuk de opgestelde opdracht en uitgevoerde activiteiten in 2024-2025 terug. Er wordt een overzicht gegeven van de betrokken partners bij deze opdracht in 2024-2025. In hoofdstuk twee worden de ervaringen en resultaten over 2024-2025 omschreven. Hierin wordt het werkveld bij de start van de opdracht in 2024 omschreven, de bereikte resultaten in 2024-2025 beschreven en de resultaten uit de enquête onder netwerkpartners getoond. In het derde hoofdstuk vindt u de beschrijving van de benodigde ontwikkelingen naar aanleiding van de ervaringen/inzet en een kort advies met aanbevelingen voor het vervolg van de opdracht van de Projectcoördinator Sociale Basis.
1
Bron: Evaluatie Vraag- en Aanbodpunten Gemeente Rucphen 2023
3
1.
Activiteiten 1.1 Projectcoördinator Sociale Basis
In mei 2024 is de Projectcoördinator Sociale Basis van start gegaan. Zij is in deze functie en opdracht verantwoordelijk voor het creëren en coördineren van een robuust netwerk van professionals en vrijwilligers, om inwoners van de gemeente Rucphen te ondersteunen op het gebied van zorg en welzijn 2. Met als doel dat zij samen zorgen voor een sterke, vitale en sociale samenleving in de dorpen. Waar naar elkaar wordt omgekeken, laagdrempelig hulp kan worden gevraagd en signalen (professioneel) worden opgepakt. Hierbij werkt de Projectcoördinator in nauwe samenwerking met Vraag- en Aanbodpunten in de verschillende dorpen en is zij de verbindende schakel tussen de diverse organisaties in het sociaal en zorg domein en de inwoners. Ook werkt de Projectcoördinator nauw samen met de VraagR toegang van de gemeente Rucphen om inwoners warm door te verwijzen naar professionele hulpverlening. De taken en verantwoordelijkheid van de Projectcoördinator die op voorhand zijn opgesteld, zijn: •
Het opzetten en versterken van (zorg)netwerken in alle dorpskernen.
•
Het versterken van de Vraag- en Aanbodpunten.
•
Het creëren van bewustwording en beeldvorming bij professionals en vrijwilligers omtrent het langer thuis wonen van ouderen, de sociale kaart en de voorliggende voorzieningen.
•
Samenwerking met diverse organisaties en een overkoepelende rol.
•
Naamsbekendheid van Vraag- en Aanbodpunten en evaluatie van de effectiviteit. 1.2 Uitgevoerde activiteiten in 2024 - 2025
De Projectcoördinator Sociale Basis verbindt zorg, welzijn en ondersteuning, waarbij de vrijwilligers, professionals en bewoners samen worden gebracht om maatwerk en samenwerking te realiseren. Sinds de start in mei 2024 heeft de projectcoördinator zich gericht op het opbouwen van een breed netwerk binnen de gemeente en het versterken van de Vraag- en aanbodpunten, en daarmee de sociale structuur, in de dorpen. De activiteiten van de projectcoördinator in 2024-2025 omvatten: •
Bekend raken met de gemeente en dorpen: Inzicht gekregen in de structuren en het netwerk door kennismaking met betrokkenen, zowel professionals als vrijwilligers.
•
Ondersteuning van vrijwillig coördinatoren van de Vraag- en aanbodpunten: Ondersteuning aan de Vraag- en aanbodpunten door 1-op-1 gesprekken te voeren met de vrijwillig coördinatoren, organiseren van coördinatoren overleggen, en randvoorwaarden regelen zoals telefoons en telefoonnummers, zodat ze op dezelfde manier worden gefaciliteerd.
2
Bron: Profiel Projectcoördinator Sociale Basis
4
•
Communicatieplan en zichtbaarheid: In samenwerking met de communicatiemedewerker van de gemeente is er een communicatieplan gemaakt voor de Vraag- en aanbodpunten om deze beter onder de aandacht te brengen. In dit kader is er een nieuwe flyer ontworpen en een webpagina gemaakt. Er staan nog vervolgacties op de planning, zoals de publicatie op social media en andere communicatiekanalen.
•
Deelname aan (zorg)netwerken en overleggen met partners: Aangesloten bij (zorg)netwerken en overleggen met partners in de dorpen om samenwerking en afstemming te bevorderen. Er is gezamenlijk met partners afgestemd welke ondersteuning het beste past bij hulpvragen. De (zorg)netwerken in Sprundel, Sint Willebrord en Rucphen waren al opgezet en hebben vervolg gekregen. De eerste (zorg)netwerkoverleggen in Zegge en Schijf hebben in januari 2025 plaatsgevonden. Hiervoor hebben verschillende partners zich aangemeld. Het vervolg en de inhoud van de (zorg)netwerkoverleggen wordt in gezamenlijkheid met elkaar afgestemd.
•
Ook hebben er informeel overleggen plaatsgevonden met partners; medewerkers Wmo – schuldhulpverleners – maatschappelijk werkers – beleidsmedewerkers MO – kwaliteitsmedewerker MO - medewerker woonstichting Thuisvester – jongerenwerker – wijk GGZ ’er - activiteitencoördinator Agora – dorpswerker Sprundel – vrijwillige cliëntondersteuners - belangenbehartiger dementie gemeente Rucphen – meedenkcoaches – medewerkers GGZ – adviseur participatie.
•
Werkbezoeken: Verschillende werkbezoeken gedaan, zoals de dorpshuizen van de 5 dorpskernen meerdere keren bezocht, de kledingbank Rucphen, de voedselbank EttenLeur, de steunpunten van Groenhuysen en mantelzorgsteunpunt Rucphen.
•
Bijdrage aan de Week tegen Eenzaamheid: In overleg met een beleidsmedewerker is de Projectcoördinator Sociale Basis betrokken geraakt bij de Week tegen Eenzaamheid. In het kader van de Week tegen Eenzaamheid zijn er in de 5 dorpen van de gemeente Rucphen, verschillende activiteiten georganiseerd die mensen bij elkaar brengt. In de Nieuwenbergh in Zegge een lunch met Burendag, in Rucphen Huiskamer Agora, in De Lanteern in St. Willebrord de Dag van de Gezelligheid, in D’n Hoge Dries in Schijf een jeugdtoneelvoorstelling en in Sprundel de Warme Trapkes. Voor bezoekers en vrijwilligers bij die activiteiten heeft de Projectcoördinator Sociale Basis namens de gemeente Rucphen iets lekkers georganiseerd. Hiermee laat de gemeente zien dat er veel waardering is voor vrijwilligers die zich inzetten voor mensen die alleen zijn. Elkaar ontmoeten en contacten leggen blijkt voor veel alleenstaanden zeer waardevol. Een bezoeker zei stralend: “Ik woon hier 2 jaar, maar had weinig contact. Vanmiddag heb ik veel mensen leren kennen”. Eenzaamheid kan iedereen treffen, jong en oud. Daarom is er gekozen voor wat lekkers bij activiteiten voor verschillende doelgroepen.
•
Vrijwilligersavond: Aanwezig geweest bij de vrijwilligersavond waar de vrijwilligers uit de gemeente werden gewaardeerd.
•
Jeugdoverleg: Aanwezig geweest bij het jeugdoverleg dat eenmaal per jaar plaatsvindt. 5
•
Gezamenlijk overleg samenwerking en afstemming gemeente Rucphen en Voedselbank Etten-Leur: Dit overleg is tot stand gekomen na een eerder gesprek dat de projectcoördinator had met de sociaal juridisch medewerker van Surplus. Tijdens dit overleg spraken we over de mogelijkheden om de samenwerking te versterken, wat heeft geleid tot een breder overleg met uitvoeringsmedewerkers; meedenkcoaches en schuldhulpverleners, een beleidsmedewerker van de gemeente Rucphen, de sociaal juridisch medewerker van Surplus en de projectcoördinator. Doel was om samenwerkingsafspraken te maken en elkaar te versterken. De juridisch medewerker van Surplus ziet nu ook inwoners van de gemeente Rucphen, en er worden afspraken gemaakt zodat de uitvoering van de gemeente Rucphen inwoners gaat spreken. Daarnaast is er aandacht voor preventie en een toekomstgerichte aanpak, zodat inwoners die maximaal drie jaar gebruik hebben gemaakt van de voedselbank tijdig inzicht krijgen in hun financiële situatie. Waar nodig kunnen zij ondersteuning ontvangen om zich voor te bereiden op het moment dat de voedselpakketten stoppen, zodat zij niet opnieuw in financiële krapte terechtkomen.
Het afgelopen jaar heeft de Projectcoördinator Sociale Basis gemerkt dat haar rol binnen de gemeente grotendeels positief is ontvangen. Er zijn korte lijnen ontstaan met diverse partners, zoals met de vrijwillig coördinatoren van de Vraag- en aanbodpunten en gemeentelijke afdelingen, waaronder Wmo, Jeugd, maatschappelijk werk, schuldhulpverlening, meedenkcoaches en beleidsmedewerkers Maatschappelijke Ontwikkeling. Tegelijkertijd is gebleken dat de opdracht breed en veelzijdig is, wat prioritering van activiteiten noodzakelijk maakt.
1.3 Betrokken partners De projectcoördinator Sociale Basis heeft tijdens haar opdracht met diverse partners samengewerkt om de sociale basis in de dorpen te versterken. De afbeelding uit Figuur 1 toont een eenvoudige netwerkkaart met de globale samenwerkingen. In het midden staat de rol als van Projectcoördinator Sociale Basis, met daaromheen de partners waar in de afgelopen periode afstemming en samenwerking heeft plaatsgevonden. Figuur 1: Eenvoudige netwerkkaart met globale samenwerkingen
6
Een meer gedetailleerd overzicht van alle partners waar de Projectcoördinator Sociale Basis tijdens haar opdracht mee heeft samengewerkt is te vinden in onderstaande tabel. Categorie
Betrokken partners
Vrijwillig coördinatoren van de
Vrijwillig coördinatoren (Rucphen, Schijf, Sint
Vraag- en Aanbodpunten
Willebrord, Sprundel en Zegge)
Gemeente Rucphen
Beleidsmedewerkers Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Wethouder, Communicatiemedewerker, kwaliteitsmedewerker
Vrijwilligersorganisaties en
Medewerker Zonnebloem, medewerker Humanitas,
steunpunten
buurtpreventie en veiligheid, dorpswerk Sprundel, mobiliteitsconsulenten, informele cliëntondersteuners, URvoice
Professionele uitvoerend
Maatschappelijk werkers, Consulenten van het
medewerkers van zorg- en
Mantelzorgsteunpunt Rucphen, Consulent Welzijn
hulpverleningspartners
Dagbesteding, WMO-consulenten, Meedenkcoaches, Schuldhulpverleners, Jongerenwerker(s), Adviseur veiligheid, Wijkverpleging, Woonstichting Thuisvester, intern begeleiders van basisscholen, onafhankelijk cliëntondersteuner
Lokale netwerken en initiatieven
(Zorg)netwerken met alle betrokkenen, beheerders dorpshuizen, lokale initiatieven zoals Stichting Dorpswerk Sprundel, HerstelXL (ervaringsdeskundigen GGZ WNB), Digitaalhuis en Digitaalpunt van Bibliotheek West-Brabant
De samenwerking met deze betrokken partners heeft onder andere bijgedragen aan: •
Het koppelen van hulpvragen.
•
Het versterken van bestaande en nieuw op te bouwen (zorg)netwerken.
•
Het vergroten van de zichtbaarheid en toegankelijkheid van de Vraag-en Aanbodpunten.
•
Het stimuleren van vrijwillige inzet en onderlinge verbinding in de dorpen.
De samenwerking met deze partners heeft kleine stappen mogelijk gemaakt in het versterken van de sociale basis. Dit proces verloopt langzaam, omdat we afhankelijk zijn van verschillende partijen en soms ook van de gemeente, waar beslissingen vaak lang op zich laten wachten of nog genomen moeten worden. Ondanks deze uitdagingen zijn er kleine successen geboekt die laten zien dat samenwerking tussen diverse partners waardevol is. Onderstaand voorbeeld uit de Week tegen de Eenzaamheid schetst dit: 7
“De Projectcoördinator Sociale Basis heeft met de vrijwillig coördinator van Vraag- en Aanbodpunt en beheerder van gemeenschapshuis de Lanteern in Sint Willebrord gebrainstormd over het organiseren van een activiteit in de Week tegen Eenzaamheid. Vervolgens is er in gezamenlijkheid gekomen tot de dag van de gezelligheid. Hiervoor heeft de beheerder van het dorpshuis een flyer ontworpen en gezorgd dat er vrijwilligers voor achter de bar beschikbaar waren. Ook heeft hij het 2de kopje koffie gratis aangeboden. De vrijwillig coördinator van het Vraag- en Aanbodpunt Sint Willebrord heeft verschillende partijen benaderd voor muziek die middag en de Projectcoördinator Sociale Basis heeft zorg gedragen voor het lekkers, in de vorm van petit fours. Ook hebben de vrijwillig coördinator en de Projectcoördinator samen geflyerd en professionals benaderd om de middag te promoten onder inwoners. De projectcoördinator en de vrijwillig coördinator van het Vraag en Aanbod waren deze middag aanwezig om de bekendheid te vergroten. De opkomst was goed en het was een gezellige, ontspannen middag.”
8
2.
Ervaringen en resultaten 2.1 Het werkveld bij start van de opdracht
Bij de start van de opdracht als Projectcoördinator Sociale Basis werd een divers en lokaal stevig en betrokken werkveld aangetroffen met veel mogelijkheden, en ook duidelijke uitdagingen. De Vraag-en Aanbodpunten in de dorpen waren verschillend georganiseerd, met variaties in bereikbaarheid, zichtbaarheid, en effectiviteit. Dit leidde tot variatie in het aantal binnenkomende hulpvragen en de mate van samenwerking met vrijwilligers en andere betrokkenen. Hoewel er in enkele dorpen al goede verbindingen bestonden tussen vrijwilligers, inwoners, en professionals, waren in andere dorpen de initiatieven minder bekend of onvoldoende ingebed in de gemeenschap. Daarnaast bleek er behoefte aan duidelijke richtlijnen, meer ondersteuning voor de vrijwillig coördinatoren, en een sterkere samenwerking met partijen binnen het sociaal domein. Deze context vroeg om een verbindende aanpak waarin samenwerking en ondersteuning centraal staan, om zo de sociale basis in de dorpen te versterken en hulpvragen beter en sneller te beantwoorden. 2.2 Bereikte resultaten in 2024 - 2025 Om inzicht te krijgen in de bereikte resultaten van de opdracht van de Projectcoördinator Sociale basis, zijn een aantal kwantitatieve gegevens opgehaald en in dit hoofdstuk opgesomd.
Zo heeft de Projectcoördinator Sociale Basis in 2024 - 2025 deelgenomen aan verschillende overleggen en zorgnetwerken of gaat hier nog aan deelnemen in 2025. In onderstaande afbeeldingen staat hier een kort overzicht van: Overleg
Coördinatoren overleg Vraag- en Aanbodpunten
Aantal
6
Datums •
24 april 2024
•
2 juli 2024
•
4 september 2024
•
28 oktober 2024
•
3 februari 2025
•
21 mei 2025
2024:
(Zorg)netwerken
10
•
30 mei (Sprundel)
•
3 juni (Rucphen)
•
20 augustus (Sint Willebrord)
•
9 september (Rucphen)
•
31 oktober (Sprundel)
•
9 december (Rucphen) 9
2025: •
28 januari (Zegge)
•
30 januari (Schijf)
•
11 maart (Sint Willebrord)
•
17 april (Sprundel).
De deelname van de Projectcoördinator Sociale Basis aan deze overleggen heeft bijgedragen aan dat de bekendheid van deze functie en het opbouwen en/of verstevigen van de (zorg)netwerken en sociale basis. Daarnaast heeft de deelname specifiek aan de overleggen van de vrijwillig coördinatoren Vraag- en Aanbodpunten bijgedragen aan het meer structureren van deze overleggen, ophalen en bespreken wat er nodig is en acties hierop gezamenlijk oppakken. Bijvoorbeeld rondom het opzetten van een webpagina en flyers, maar ook om behoeften op te halen bijvoorbeeld op het gebied van telefoons. Het stukje zien, horen en gehoord worden in deze overleggen wordt als waardevol ervaren. Daarnaast is het aantal hulpvragen die in 2024 zijn binnengekomen bij de Vraag- en Aanbodpunten door de Projectcoördinator Sociale Basis opgevraagd bij de vrijwillig coördinatoren. Dit is een overzicht met gegevens die door de vrijwillig coördinatoren van de Vraag- en Aanbodpunten zijn opgeleverd. In onderstaande tabel is dit overzicht te vinden: Dorp
Aantal Hulpvragen
Sprundel
39
Schijf
Onbekend
Sint Willebrord
17
Rucphen
34
Zegge
Onbekend
De hulpvragen betroffen uiteenlopende gebieden en werden, waar mogelijk, afgehandeld. Het ging onder andere om praktische zaken zoals het reserveren van de dorpsbus, kleine klusjes zoals het ophangen van een lamp of schilderij, het oplossen van computerproblemen, en het vinden van een gezelschaps- of wandelmaatje. Daarnaast waren er verzoeken om vervoer en hulp bij tuinonderhoud. Opvallend is dat er bij Schijf en Zegge het aantal hulpvragen onbekend zijn. In Schijf komen wel hulpvragen binnen, maar er is geen zicht op het aantal, omdat de vrijwillig coördinator dit niet registreert. Zij noemt zichzelf een ‘wandelend vraag- en aanbodpunt’. De ervaring van de vrijwillig coördinator in Zegge is dat er wel een behoefte tot hulp en vragen liggen, maar dat deze vooralsnog veelal door de dorpsraad en de KBO worden opgepakt.
10
De binnengekomen hulpvragen werden afgehandeld door vrijwilligers van de Vraag- en Aanbodpunten, die inwoners direct hielpen of hen doorverwezen naar en verbonden met partners of activiteiten in het voorliggende veld. Hoewel voor een groot deel van de vragen een passende oplossing werd gevonden, konden niet alle hulpvragen volledig worden afgehandeld. Dit kwam soms door beperkte beschikbaarheid van middelen of vrijwilligers, of door de complexiteit van de vraag. Uit deze ervaringen blijkt dat er behoefte is aan een sociale kaart, waarmee de ondersteuning vanuit professionals en vrijwilligers bij hulpvragen van inwoners beter op elkaar kunnen worden afgestemd en zij elkaar sneller kunnen vinden. Een goed voorbeeld hiervan is onderstaande casus waarin de Projectcoördinator Sociale Basis een verbinding tot stand bracht tussen professionals en vrijwilligers, waardoor een passende oplossing werd gevonden voor een hulpvraag: “Op de 3de dinsdagmiddag van de maand zijn er in het gemeenschapshuis de Lanteern in Sint Willebrord meerdere inloopmomenten. Er is een inloopspreekuur Informatiepunt Digitale Overheid, een Digi-Taalhuis met een medewerker van de bibliotheek en er is een inloopspreekuur van HerstelXL (GGZ WNB). Hierbij zijn twee ervaringsdeskundigen aanwezig die de inwoners ontvangen.
Een bezoeker van het inloopspreekuur van HerstelXL is een keer samen met de GGZ-ervaringsdeskundige met digitale vragen langs de medewerker van de bibliotheek gegaan. Vervolgens kwam er ook een hulpvraag met klusjes aan huis ter sprake. De medewerker van de bibliotheek heeft navraag gedaan bij de beheerder van het gemeenschapshuis. Hij heeft hierop contact gelegd met de Projectcoördinator Sociale Basis om informatie te geven over het Vraag- en Aanbodpunt. En vervolgens zijn door de Projectcoördinator de contactgegevens van de vrijwillig coördinator met de medewerker van de bibliotheek gedeeld, zodat zij verdere afstemmingsafspraken hierover konden maken. De vrijwillig coördinator heeft de inwoner geholpen bij de klusjes thuis. Dit was een mooi voorbeeld waar de verbindingen onderling zijn ontstaan.” 2.3 Enquête onder netwerkpartners Op 5 februari 2025 is een enquête uitgezet onder netwerkpartners in de gemeente Rucphen, waarbij respondenten de gelegenheid kregen om tot 19 februari 2025 hun reacties in te vullen. In totaal hebben 23 respondenten deelgenomen aan de enquête.
De benaderde netwerkpartners omvatten een breed scala aan organisaties en professionals, waaronder vrijwillig coördinatoren Vraag- en aanbodpunten van de verschillende dorpen (Rucphen, Schijf, Sint Willebrord, Sprundel en Zegge), medewerker van Humanitas, dorpswerker Sprundel, maatschappelijk werkers, consulenten van het Mantelzorgsteunpunt Rucphen, WMO-consulenten, meedenkcoaches, schuldhulpverleners, jongerenwerker, wijkverpleging, en vertegenwoordigers van andere maatschappelijke organisaties, zoals de Woonstichting Thuisvester en Bibliotheek West-Brabant. Bij enkele partners zijn meerdere medewerkers uitgenodigd om deel te nemen aan de enquête. De enquête werd anoniem ingevuld, zodat respondenten vrijuit konden reageren. 11
De meerderheid van de respondenten heeft de samenwerking met de projectcoördinator als positief ervaren. Veel netwerkpartners beoordelen de samenwerking als uitstekend of goed. Enkele respondenten gaven echter aan dat de samenwerking onvoldoende was. Dit duidt op een overwegend positieve ervaring, maar met ruimte voor verbetering.
Veel respondenten erkennen dat de naamsbekendheid van de Vraag- en Aanbodpunten is toegenomen door de inzet van de projectcoördinator. De tevredenheid over de huidige invulling varieert; een groot deel is tevreden of neutraal. Verbeterpunten die genoemd werden: •
Betere communicatie over de werking en doelstellingen;
•
Meer ondersteuning en aandacht voor vrijwilligers;
•
Duidelijkheid over de functies van de Vraag- en Aanbodpunten;
•
Vraag- en Aanbodpunten centraal inregelen voor een efficiëntere organisatie en toegankelijkheid.
12
De komst van de projectcoördinator heeft volgens de meeste respondenten een positieve invloed gehad op de versterking en coördinatie van het netwerk. Er is meer zichtbaarheid en onderlinge bekendheid gecreëerd. Enkele respondenten merken echter op dat het netwerk nog in de beginfase zit en verdere ontwikkeling nodig heeft. De samenwerking binnen de (zorg)netwerken wordt als waardevol ervaren, en er is bereidheid om samen te werken. Tegelijkertijd wordt aangegeven dat verdere structuur en verbinding nodig zijn. Verbeterpunten die genoemd werden: •
Meer duidelijkheid over de invulling en mogelijkheden van samenwerking;
•
Beter inzicht in wie waarvoor benaderd kan worden;
•
Voorkomen dat het netwerk te groot en onoverzichtelijk wordt;
•
Overwegen om zorgnetwerken anders in te richten, bijvoorbeeld aan de hand van thema's voor een gerichtere en effectievere aanpak.
De projectcoördinator heeft bijgedragen aan een betere samenwerking tussen diverse organisaties. Dit wordt breed erkend door de respondenten. •
Enkele respondenten benadrukken het belang van vervolgacties en continuering van de huidige inzet.
•
Een paar netwerkpartners geven aan dat ze weinig contact hebben gehad met de projectcoördinator en dat dit verbeterd kan worden.
•
Hoe kunnen vrijwilligers beter geworven worden, behouden en gebonden worden? Dit blijft een belangrijk aandachtspunt voor de toekomst.
•
Verdere bekendheid genereren door herhaling van communicatie via flyers, kennismaken met de uitvoering en het benadrukken van de kracht van herhaling.
Conclusie Over het algemeen wordt de inzet van de projectcoördinator positief beoordeeld. De samenwerking en netwerkvorming zijn versterkt, maar verdere ontwikkeling en optimalisatie van communicatie en structuur blijven aandachtspunten voor de toekomst. 13
3.
Ontwikkelingen en aanbevelingen 3.1 Benodigde ontwikkelingen
Vanuit de activiteiten van afgelopen jaar, opgedane ervaringen en resultaten zien we behoeften op ontwikkeling naar voren komen voor het vervolg van de opdracht van de Projectcoördinator Sociale Basis en de versterking van de sociale basis in de dorpen. Met betrekking tot de vrijwilligers is er op dit moment niet één overzicht van alle (flexibele) vrijwilligers in de verschillende dorpen. Zij vallen op dit moment niet onder een organisatie of de gemeente, die hen bijvoorbeeld via vrijwilligerscontracten allemaal in het vizier heeft en ondersteund vanuit vrijwilligersbeleid. Tot op heden geven de vrijwillig coördinatoren zelf ook aan hier geen meerwaarde in te zien, ondanks dat dit wel is besproken en aangeboden. Alleen de vrijwillig coördinatoren van de Vraag- en Aanbodpunten lijken voor hun eigen dorp de vrijwilligers veelal inzichtelijk te hebben. Dit maakt de positie van de vrijwillig coördinatoren kwetsbaar, bijvoorbeeld wanneer zij uitvallen. Daarnaast worden de werkzaamheden nu ook niet eenduidig en inzichtelijk geregistreerd en worden vrijwilligers niet gelijk gefaciliteerd in benodigdheden zoals telefoons.
Een gewenste ontwikkeling hierin zou daarom zijn om de vrijwilligers wel te verbinden aan een organisatie of gemeente, om overzicht te creëren, vrijwilligers aan te sturen vanuit vrijwilligersbeleid/visie, de kwetsbaarheid van de positie van vrijwillig coördinatoren te verlagen, inzichtelijkheid in de registratie te krijgen en hen gelijk te faciliteren. Met betrekking tot de opdracht van de Projectcoördinator Sociale Basis is afgelopen jaar ervaren dat deze te omvangrijk is voor 1 professional, zoals deze nu is beschreven in de functieomschrijving op voorhand van de start van de opdracht. Het vergt veel tijd om op de verschillende punten uit de opdracht de verbinding te leggen, vooral in een eerste jaar waarin dit is opgestart. Hierdoor zijn niet op alle punten evenveel slagen gemaakt als gewenst op alle punten uit de opdracht. Een gewenste ontwikkeling hierin is dat de opdracht kleiner en specifieker wordt gemaakt, zodat de Projectcoördinator gerichter te werk kan gaan vanuit de opdracht. Het is hierbij waardevol om het nieuwe (aankomende) visiedocument sociale basis en een eventueel hieruit voortkomend uitvoeringsplan in mee te nemen, waarin mogelijk een meer concrete opdracht/acties voor de Projectcoördinator Sociale Basis beschreven staat. Dit visiedocument wordt naar verwachting in 2025 opgeleverd.
In zijn algemeenheid is ervaren dat er wisselend invulling wordt gegeven aan de sociale behoefte in de verschillende dorpen. Doordat er geen centrale sociale kaart is van professionele organisaties, vrijwilligers initiatieven en activiteiten in de gemeente Rucphen, zijn deze organisaties, initiatieven en activiteiten voor de professionals, vrijwilligers en inwoners in de dorpen niet altijd bekend. Professionals en vrijwilligers weten elkaar hierdoor niet altijd te vinden en daarmee inwoners met hun hulpvraag te begeleiden naar de juiste ondersteuning in hun dorp. Daarnaast weten de 14
inwoners zelf de activiteiten die worden georganiseerd in hun dorp ook niet altijd te vinden. Een wenselijke ontwikkeling is om een dergelijke sociale kaart voor heel gemeente Rucphen wel te realiseren en deze op één plek te plaatsen waar inwoners, vrijwilligers en professionals deze ten alle tijden kunnen raadplegen. Daarnaast is een wenselijke ontwikkeling om na te denken over hoe inwoners te bereiken die niet digitaal vaardig zijn, om hen toch op de hoogte te brengen van de activiteiten in de dorpen. 3.2 Advies en aanbevelingen Opvolgend op de benodigde ontwikkelingen beschreven in hoofdstuk 3.1. worden de volgende adviezen en aanbevelingen gedaan voor het vervolg van de opdracht van de Projectcoördinator Sociale Basis: Aanbeveling: Verbinding en ondersteuning van vrijwilligers Het advies is om vrijwilligers uit de dorpen te koppelen aan een organisatie of de gemeente. Dit zorgt voor een beter overzicht van vrijwilligers en biedt hun ondersteuning vanuit een duidelijke visie en beleid. Daarnaast verkleint dit bijvoorbeeld de kwetsbaarheid van de vrijwillige coördinatoren van de Vraag- en Aanbodpunten. Om vrijwilligers goed te ondersteunen en te borgen binnen de organisatie, is het advies: •
Het opstellen van een vrijwilligersbeleid waarin de rechten, plichten en ondersteuning van vrijwilligers worden vastgelegd.
•
Het aanbieden van een vrijwilligerscontract, zodat vrijwilligers formeel zijn verbonden en hun werkzaamheden en registratie binnen een organisatie of gemeente kunnen uitvoeren.
•
Het verplicht stellen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) om de veiligheid van inwoners te waarborgen.
Deze maatregelen dragen bij aan een professionele, duurzame en goed georganiseerde inzet van vrijwilligers binnen de dorpen. Aanbeveling: Ontwikkeling van een vrijwilligersbeleid Het advies is om een duidelijk vrijwilligersbeleid te ontwikkelen. Dit biedt houvast aan de Projectcoördinator Sociale Basis en zorgt ervoor dat er binnen alle dorpen van de gemeente Rucphen gewerkt kan worden vanuit uniforme richtlijnen en kaders. Een goed vrijwilligersbeleid draagt bij aan: •
Duidelijkheid en structuur: Vrijwilligers weten wat er van hen verwacht wordt en welke ondersteuning zij kunnen krijgen.
•
Uniformiteit in werkwijze: Alle dorpen hanteren dezelfde aanpak voor registratie en rapportage van resultaten.
15
•
Betere ondersteuning van vrijwillig coördinatoren: Zij krijgen gerichte begeleiding en hulpmiddelen om hun taken effectief uit te voeren.
•
Verkleint de kwetsbaarheid van de vrijwilligers. Er kan makkelijker uitwisseling tussen vrijwilligers gerealiseerd worden.
Door deze richtlijnen vast te leggen, wordt de inzet van vrijwilligers duurzamer en beter afgestemd op de behoeften van zowel de gemeente als de inwoners. Aanbeveling: Eenduidige faciliteiten voor vrijwillig coördinatoren van Vraag- en Aanbodpunten Het advies is om alle vrijwillig coördinatoren van de Vraag- en Aanbodpunten op een uniforme manier te faciliteren. Dit zorgt ervoor dat zowel professionals als inwoners hen op een eenduidige en toegankelijke manier kunnen bereiken. Momenteel beheren de vrijwillig coördinatoren hun Outlook-accounts persoonlijk. Dit betekent dat bij beëindiging van hun vrijwillige werkzaamheden niemand meer toegang heeft tot deze accounts, wat de continuïteit en overdraagbaarheid belemmert. Daarnaast zijn de manieren van contact; telefonische bereikbaarheid en spreekuur per Vraag- en Aanbodpunt verschillend geregeld, wat voor verwarring kan zorgen bij inwoners en professionals. Om dit te verbeteren, adviseren wij: •
Een centraal beheerd e-mailadres per Vraag- en Aanbodpunt in te stellen, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft bij wisselingen van vrijwilligers.
•
Een uniforme telefonische bereikbaarheid te realiseren, bijvoorbeeld door vaste telefoonnummers of een doorverwijzingssysteem.
Deze maatregelen zorgen voor meer structuur, betere vindbaarheid en een professionelere ondersteuning van de Vraag- en Aanbodpunten. Aanbeveling: Herformulering en verfijning van de opdracht voor de Projectcoördinator Sociale Basis Het advies is om de huidige opdracht voor de Projectcoördinator Sociale Basis opnieuw te formuleren. De omvang van de huidige opdracht is te groot om effectief uit te voeren binnen de beschikbare 28-32 uur per week. Bovendien heeft de onverwachte langdurige afwezigheid van de beleidsmedewerker die de opdracht oorspronkelijk heeft opgesteld, geleid tot een gemis aan belangrijke kennis en context, wat de uitvoering van de opdracht heeft bemoeilijkt. Het volgende stellen we voor om de haalbaarheid en effectiviteit van de opdracht te vergroten:
16
•
Duidelijk onderscheid maken tussen coördinatietaken en projectleiding: Het zou wenselijk zijn dat de beleidsmedewerker die de opdracht heeft opgesteld, de projectleiding voert. Dit waarborgt de continuïteit en biedt de benodigde inhoudelijke duiding bij de uitvoering.
•
Doordat in de opdracht projectleiding en coördinatietaken door elkaar heen liepen waren enkele taken niet afgebakend. Dit heeft het ingewikkeld gemaakt om gericht en efficiënt te werk te kunnen gaan. Hierdoor hebben we telkens overwogen met meerdere betrokkenen hoe we ergens wel/geen invulling aan konden geven.
•
De opdracht verduidelijken en prioriteren: Het is belangrijk om de opdracht realistischer en uitvoerbaarder te maken door duidelijke afbakening en prioritering aan te brengen. Hierdoor kan de opdracht beter binnen de beschikbare uren worden uitgevoerd.
Deze aanpassingen zorgen voor een betere taakverdeling, een effectievere uitvoering en een verbeterde afstemming tussen de betrokken partijen. De Projectcoördinator kan zo gerichter te werk gaan vanuit de opdracht en er is dan algemene aansturing op de opdracht vanuit de opdrachtgever. Aanbeveling: Sociale kaart opzetten voor de gemeente Rucphen Het advies is om een digitale sociale kaart op te zetten waarin de sociale behoeften van professionele organisaties, vrijwilligersinitiatieven en activiteiten binnen de dorpen van de gemeente Rucphen overzichtelijk gepresenteerd worden. Deze sociale kaart zou op één centrale plek toegankelijk moeten zijn voor inwoners, vrijwilligers en professionals, zodat zij deze ten allen tijden kunnen raadplegen. Een geschikte locatie voor deze kaart zou bijvoorbeeld de website van de gemeente Rucphen kunnen zijn, of een platform zoals [plaats]...voorelkaar. Voorbeelden van dergelijke platforms zijn onder andere: •
Roosendaal Voor Jou
•
Westland Voor Elkaar
•
https://www.moerdijkvoorelkaar.nl/
•
https://www.mijnbuurtroosendaal.nl/
Deze aanbeveling is alleen effectief wanneer de sociale kaart actief beheerd wordt door een vaste medewerker, bijvoorbeeld een communicatiemedewerker of een sociaal werker. Daarnaast is het essentieel dat er commitment is van alle betrokkenen; professionals, vrijwilligers en gemeentemedewerkers, om informatie tijdig aan te leveren en up-to-date te houden. Wanneer deze voorwaarden gerealiseerd zijn, kunnen betrokkenen effectief doorverwijzen naar de sociale kaart. Dit zorgt voor meer overzicht, maakt het mogelijk om onderlinge verbindingen te leggen en helpt bij het vinden van de juiste ondersteuning die past bij de vragen van professionals, vrijwilligers en inwoners.
17
Aanbeveling: Zorgnetwerken organiseren op basis van themaʼs voor meer effectiviteit en minder vergaderlast Het advies is om de samenwerking tussen professionals, vrijwilligers en inwoners te versterken, om zorgnetwerken op thematische basis te organiseren, gericht op informele ontmoetingen en gerichte interactie in plaats van ʻformeleʼ netwerkoverleggen. Het doel is om elkaar beter te leren kennen en te weten waar men terecht kan voor ondersteuning, zonder dat dit ten koste gaat van tijd. •
Focus op verbinden, niet op vergaderen: In plaats van frequente overleggen, zouden korte, thematische bijeenkomsten of informele netwerkmomenten kunnen worden georganiseerd, die de gelegenheid bieden voor kennisdeling zonder verplichting.
•
Gebruik van digitale platforms: Maak gebruik van digitale platforms om informatie te delen en verbindingen te vergemakkelijken tussen professionals, vrijwilligers en inwoners, waardoor de onderlinge samenwerking versterkt wordt zonder formele vergaderstructuren.
Door het netwerk, dichtbij de inwoner, te organiseren en te verbinden, kan de samenwerking op een natuurlijke, efficiënte manier plaatsvinden. Aanbeveling: Verbeteren van de efficiëntie, zichtbaarheid en betrokkenheid van Vraag- en aanbodpunten en vrijwilligers Het advies is om de samenwerking tussen professionals, vrijwilligers en inwoners te versterken, om de Vraag- en aanbodpunten centraal in te regelen, met aandacht voor het werven, behouden en binden van vrijwilligers, en het vergroten van de zichtbaarheid van initiatieven binnen de gemeente. Deze elementen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en dragen bij aan een efficiëntere, effectievere en duurzamere samenwerking. •
Door Vraag- en aanbodpunten op één centrale plaats te organiseren, kunnen inwoners en professionals snel en eenvoudig toegang krijgen tot de benodigde informatie. Dit verhoogt de efficiëntie en toegankelijkheid, waardoor hulp mogelijk sneller wordt geboden en er geen onduidelijkheden ontstaan over wie verantwoordelijk is voor welk aanbod. Het maakt de samenwerking transparanter en bevordert de onderlinge verbinding.
•
Het succes van initiatieven hangt sterk af van de betrokkenheid van vrijwilligers. Het is belangrijk om een strategische aanpak te ontwikkelen voor het werven, behouden en langdurig betrekken van vrijwilligers. Door structurele ondersteuning, waardering en persoonlijke verbindingen kunnen vrijwilligers zich langdurig betrokken voelen, wat bijdraagt aan de duurzaamheid van initiatieven en een grotere ondersteuning in de dorpen.
•
Het vergroten van de bekendheid van o.a. de Vraag- en aanbodpunten kan door herhalende communicatie via flyers, het kennis maken met de uitvoering, en het structureel zichtbaar maken van initiatieven binnen de gemeente. Dit zorgt ervoor dat niet alleen inwoners en 18
professionals de juiste informatie kunnen vinden, maar ook dat vrijwilligers zich meer bewust worden van de mogelijkheden om zich in te zetten. Zichtbaarheid is essentieel om de betrokkenheid en actie in de gemeente Rucphen, de dorpen te bevorderen. Door deze aspecten; efficiënte Vraag- en aanbodpunten, een strategische aanpak voor vrijwilligers en het vergroten van de zichtbaarheid van initiatieven met elkaar te verbinden, ontstaat een sterkere en meer verbonden gemeenschap. Het zorgt voor een duurzamere samenwerking en verhoogt de impact van initiatieven. Dit maakt het voor zowel inwoners als vrijwilligers gemakkelijker om de juiste ondersteuning te vinden en actief bij te dragen aan de gemeenschap. Deze aanbevelingen zijn voortgekomen uit de opdracht van de Projectcoördinator Sociale Basis en zijn bedoeld om de samenwerking tussen vrijwilligers, professionals en inwoners in de gemeente Rucphen te versterken. Door Vraag- en aanbodpunten centraal te organiseren, vrijwilligers beter te ondersteunen en zorgnetwerken thematisch te structureren, kan de efficiëntie en effectiviteit worden verhoogd. Het ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid, het vergroten van de zichtbaarheid van initiatieven en het bevorderen van betrokkenheid zorgt voor een duurzamere en meer verbonden samenleving.
Deze maatregelen dragen bij aan een actiegerichte, transparante samenwerking die de samenleving ten goede zal komen. De aanbevelingen blijven waardevol voor de toekomst van het sociaal werk in de gemeente Rucphen en kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van de samenwerking en de sociale basis.
19