9. WBA Concept begroting 2026
Tekst van het document
lasten
baten
saldo
lasten
baten
saldo
lasten
baten
saldo
Programma archiefbeheer
0
0
0
0
0
0
63.030
30.663
-32.367
Inhuur archiefinspecteur
0
0
0
0
32.480
-32.480
Kosten implementatie nieuw zaaksysteem
0
0
15.000
-15.000
10.800
-10.800
Kosten werving directeur
0
0
0
0
19.750
-19.750
Subsidie erfgoedmedewerker
0
0
0
0
12.500
12.500
WAZO-uitkering
0
0
0
0
18.163
18.163
0
0
0
-15.000
30.663
-32.367
Totaal
0
15.000
63.030
Door uitval bij de archiefinspectie bleek het nodig om een archiefinspecteur in te huren. Voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem is een medewerker ingehuurd voor o.a. het catalogiseren van zaaktypen. De werving van de nieuwe directeur is uitbesteed aan een wervingsbureau. Voor de functie coördinator erfgoedverhalen is een subsidie verstrekt door de Mastboom-Brosens Stichting. Vanwege ouderschapsverlof kreeg het WBA een vergoeding volgens de WAZO.
31
Balans per 31 december 2024
ACTIVA
PASSIVA 31-12-2024 31-12-2023
Omschrijving
(€)
(€)
Vaste activa
31-12-2024 31-12-2023 Omschrijving
(€)
(€)
Vaste passiva
Eigen vermogen Algemene reserve
100.000
-
Reserve collectiebeheersysteem
125.095
125.095
Reserve digitale dienstverlening website
90.731
97.685
Reserve evaluatie GR
30.000
-
Te bestemmen resultaat
187.776
234.381
Onderhoud gebouw en inventaris
61.571
37.362
Regeling vervroegd uittreden
8.080
-
Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut
104.174
131.617 Voorzieningen
Vaste schulden Kapitaalverstrekking gem. Bergen op Zoom Totaal vaste activa
104.174
131.617 Totaal vaste passiva
Vlottende activa
Vlottende passiva
Uitzettingen met een rentetypische
Netto-vlottende schulden met een
looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Vordering op rijkschatkist
Kas
32.000 526.523
327.759
369.590
88.478
67.321
rentetypische looptijd korter dan één jaar 35.445
49.304 Overige schulden
11.186
22.573
650.000
300.000
160.810
355.679 Nog te betalen bedragen
Liquide middelen Banksaldi
28.000 631.253
Overlopende passiva
56
123
Overlopende activa Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen
32
Totaal vlottende activa Totaal generaal
97 85.722 943.316 1.047.490
104.137 831.816 Totaal vlottende passiva 963.434 Totaal generaal
416.237
436.911
1.047.490
963.434
Inleiding
Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar
Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de
waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het
financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor
opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks
een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is
terugkerende arbeid gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar
opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in
volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat
het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden
uitbetaling plaats vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en (spaar)verlofaanspraken. Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid 2024. Dat betekent dat: −
toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig
baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;
of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, waaronder ook begrepen de heffing van de vennootschapsbelasting, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
33
De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de
−
De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 16 april 2025 door het algemeen bestuur is vastgesteld;
o
o
Voor het begrotingscriterium geldt dat alle
−
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de
overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in
kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit
de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en
betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 1 % (zijnde € 30.700) is
onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten
gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording
geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld.
worden opgenomen; Een rapporteringstolerantie van € 15.350 is gehanteerd
Ten aanzien van het M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) criterium is de notitie in het Controleprotocol
o
waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
2023 over M&O van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
35
Moerstraten, 1897 | Een van de laatste turfstekerijen in Het Laag
Balans Vaste activa Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa: •
investeringen met een economisch nut;
•
investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
•
investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Conform de Nota Investeren en Afschrijven 2023 worden investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet geactiveerd. Investeringen tussen € 10.000 en € 25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen worden vanaf € 25.000 altijd geactiveerd en behoeven een bestuursbesluit. Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte gronden hulpstoffen en de overige directe kosten (waaronder
van de geschatte economische levensduur óf technische gebruiksduur) van de geactiveerde objecten en voorzieningen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de Nota Investeren en Afschrijven, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur in haar vergadering van 10 juli 2023. De afschrijvingen worden berekend volgens de lineaire methode en starten in het eerste jaar na investering. Afschrijvingen geschieden daarnaast onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Alle huidige investeringen en bijbehorende afschrijvingen voldoen aan de gestelde maximale afschrijvingstermijnen De gehanteerde afschrijvingstermijnen van bestaande investeringen bedragen in jaren: Meubilair Koetshuis
15 jaar lineair
Revisie elektronische aandrijving archiefstellingen
10 jaar lineair
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
Laptops
3 jaar lineair
Vlottende activa De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Bij eventuele oninbaarheid van een vordering wordt een voorziening getroffen.
overheadkosten), verminderd met de ontvangen subsidies en
Reserves
bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse
Uit de bestemmingsreserve ‘digitale dienstverlening website’ is € 6.954
afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame
opgenomen ten behoeve van het desbetreffende project.
waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De vorming van
De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs
een voorziening, dan wel een donatie aan een reeds bestaande
toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een stelsel
voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord.
dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (kortste
Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van
35
de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de
Langlopende schulden en vlottende passiva
exploitatie verantwoord.
De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen
De voorziening ‘onderhoud gebouw Oudenbosch’, bestemd voor het
nominale waarde.
gehuurde pand aan de Beukenlaan, is gebaseerd op het in 2020
Grondslagen voor resultaatbepaling
opgestelde meerjarig onderhoudsplan. Jaarlijks wordt een bedrag van
Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van
€ 5.245 aan die voorziening toegevoegd. Vanuit het saldo over 2023 is
lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten
een extra storting gedaan in deze voorziening met als doel deze op peil
verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In
houden en het versnellen en verduurzamen van enkele uitgaven.
de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening
Ook is er de voorziening RVU. Deze verplichte voorziening dekt de kosten van werknemers die gebruik maken van deze regeling.
gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord. Fijnaart, 1982 | Agenten Rijkspolitie kijken naar de Ronde van Fijnaart tijdens koffiepauze Thom van Amsterdam
36
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer:
Afschrijvingstermijn
Boekwaarde Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen Desinvesteringen 01-01-2024 31-12-2024
Meubilair
15 jaar lineair
32.000
0
4.000
0
28.000
Elektronische aandrijving archiefsysteem
10 jaar lineair
29.346
0
4.891
0
24.455
Laptops
3 jaar lineair
14.989
0
7.494
0
7.495
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
36.346
0
7.269
0
29.077
Boekscanner
6 jaar lineair
18.938
0
3.788
0
15.150
131.619
0
27.442
0
104.174
Totaal Vlottende activa Uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar:
Vorderingen op openbare lichamen
Saldo 31-
Voorziening
Saldo 31-
12-2024
oninbaarheid
12-2023
35.445
0
49.304
11.186
0
22.573
Vordering op rijkschatkist
650.000
0
300.000
Totaal
696.631
0
371.877
Overige vorderingen
37
Vordering op rijksschatkist In 2024 voldeed het WBA aan de gestelde voorwaarden voor schatkistbankieren. In de praktijk betekent dit dat er tijdig wordt afgeroomd naar de schatkistrekening van de gemeente Bergen op Zoom en dat daardoor het gemiddeld bedrag aan liquide middelen per kwartaal onder de limiet van € 1.000.000 blijft. Ultimo 2024 had het WBA een tegoed van € 650.000 op de schatkistrekening. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2023 (1)
(2)
Drempelbedrag
1.000
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
1.000
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
506
312
367
385
688
633
615
(3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
494
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
-
-
-
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar
3.401
(4b)
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen
3.401
(4c) (1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met een minimum van €1.000.000 als het begrotingstotaal kleiner of gelijk is aan 500 mln. En als begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500
Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat Drempelbedrag
-
1.000
1.000
miljoen te boven gaat.
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
(5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)
38
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
46.057
28.394
33.780
35.381
91
91
92
92
506
312
367
385
Vorderingen op openbare lichamen Dit betreft voornamelijk vorderingen op gemeente Bergen op Zoom voor de kosten die het WBA heeft gemaakt voor het depot Wilhelminaveld 97. Overige vorderingen Dit betreft voornamelijk vorderingen op Erfgoedcentrum Tongerlohuys voor detachering en opslag van archief voor de Mastboom-Brosensstichting. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 2024
2023
Kassaldo
56
123
Banksaldi
160.810
355.679
Totaal
160.866
355.802
Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden.
Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen Totaal
2024
2023
85.722
104.137
97
0
85.819
104.137
De vooruitbetaalde bedragen bestaan voornamelijk uit facturen voor hosting, storage en licenties. De nog te ontvangen bedragen bestaan uit één nog te ontvangen creditnota.
39
Passiva Eigen Vermogen Het verloop in 2024 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Reserves
Saldo 1-1-2024
Resultaatbestemming 2023
0
100.000
0
0
100.000
125.095
0
0
0
125.095
97.685
0
0
6.954
90.731
0
30.000
0
0
30.000
262.788
130.000
0
6.954
345.826
Algemene reserve Reserve collectiebeheersysteem Reserve innovatie digitale dienstverlening Reserve evaluatie GR Totaal
Toevoeging Onttrekking
Saldo 31-12-2024
De Algemene reserve is bedoeld om onverwachte tekorten te dekken. Conform bestuursbesluit van 3 juli 2024 is uit het resultaat van 2023 een algemene reserve à € 100.000 opgetuigd. De bestemmingsreserve collectiebeheersysteem is bedoeld voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem in 2026. De bestemmingsreserve innovatie digitale dienstverlening is bedoeld voor de ontwikkeling en implementatie van een nieuwe website om de digitale dienstverlening te verbeteren. Dit project heeft vertraging opgelopen waardoor de geplande lediging van deze reserve in 2024 is verlengd tot 2025 met een bestuursbesluit van 7 november 2024. De bestemmingsreserve evaluatie GR is bedoeld voor een evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling conform richtlijnen uit de Nota Verbonden Partijen. Het resterende saldo over 2023 is gerestitueerd aan de deelnemers middels een korting op de bijdrage in het vierde kwartaal. Het positieve resultaat over 2024 bedroeg € 187.776. Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan eind 2024 uit de volgende posten: 2024
2023
Onderhoud gebouw Oudenbosch
61.571
37.362
Regeling Vervroegd Uittreden
8.080
0
Totaal
69.651
37.362
De voorziening dient voor het dekken van de kosten voor vervangend onderhoud in de gehuurde archiefkelder in het pand van het vm. RAWB. Het vervangend onderhoud wordt, indien niet urgent nodig, uitgevoerd volgens het meerjarig onderhoudsplan. Daarnaast is er een verplichte voorziening voor de kosten verbonden aan de Regeling Vervroegd Uittreden. Deze is kostendekkend voor medewerkers die hiervan gebruik maken.
40
Het verloop in 2024 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven: Voorzieningen
Saldo per 1-1-2024
Toevoeging
Vrijval
Onderhoud gebouw Oudenbosch
Aanwending
Saldo per 31-12-2024
37.362
30.245
0
6.036
61.571
0
25.536
0
17.456
8.080
37.362
55.781
23.492
69.651
Regeling Vervroegd Uittreden Totaal
De jaarlijkse toevoeging is met behulp van een gemiddeld percentage berekend op € 5.245. De onttrekking uit de voorziening is gebaseerd op de ramingen in het meerjarig onderhoudsplan. Ondanks dat er enkele vervangingskosten geraamd waren in het MJOP, bleken deze na onderhoud en inspectie in een aantal gevallen niet nodig en zelfs onzinnig. Een uitzondering hierop is de vervanging van de lichtlijnen door energiezuinigere LED-verlichting. Dit vervangingsproces loopt in 2025 door, waardoor de kosten in 2024 relatief laag uitvallen. De kosten hiervan waren ook significant lager dan geraamd, doordat in de bestaande armaturen kon worden vervangen en waar nodig de armaturen konden worden hersteld. Hierdoor lijkt achteraf de toevoeging uit het saldo over 2023 niet nodig te zijn geweest. Desalniettemin kan bij een volgende onderhouds- en inspectieronde blijken dat de kosten toch gemaakt moeten worden in 2025. Op basis van een herijkt MJOP eind 2025 wordt heroverwogen wat te doen met de inmiddels goed gevulde onderhoudsegalisatie. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar Saldo 1-1-2024
Vermeerderingen
Aflossingen Saldo 31-12-2024
Onderhandse leningen
32.000
0
4.000
28.000
Totaal
32.000
0
4.000
28.000
De vaste schulden bestaan uit één onderhandse lening. De rentelast die bij deze lening hoort is 2% van het resterende saldo van de lening per aanvang van het boekjaar. Voor 2024 betekent dit een bedrag van €640. Vlottende passiva 2024
2023
327.759
369.590
Overlopende passiva
88.478
67.321
Totaal
416.237
436.911
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
41
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het WBA heeft een eigen personeelshandboek, maar de gemeente Bergen op Zoom voert deze uit. Daarvoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. De ondersteuning op het gebied van financiën, exclusief de uitvoering van het feitelijke betalingsverkeer is vanaf 2022 belegd bij een administratiekantoor. De huurverplichtingen betreffen het kantoorpand van het WBA, het centrale archiefdepot in de centrumgemeente Bergen op Zoom en de archiefkelder in het voormalig RAWB gebouw in Oudenbosch. Verder zijn er nog twee leasecontracten. De in dit overzicht opgenomen bedragen zijn als volgt berekend: de kosten in het jaar 2025 vermenigvuldigd met de resterende looptijd. Verplichting
Dienstverlener
Ingaande
Looptijd
gemeente Bergen op Zoom
1-1-2022
5 jaar
€
78.280
Profectum BV
1-1-2022
2 jaar met verlenging
€
19.336
Huur Koetshuis Hofstraat 2b
gemeente Bergen op Zoom
1-1-2017
25 jaar
€
1.449.352
Huur archiefdepot Wilhelminaveld 97
gemeente Bergen op Zoom
1-7-2016
25 jaar en 6 maanden
€
4.755.688
Ondersteuning P en O Ondersteuning financiën
kosten 2025 e.v.
Tandartspraktijk Huur kelderdepot Oudenbosch
Halderberge
1-1-2021
25 jaar
€
879.205
Lease copiers
BNP / Canon
25-4-2024
72 maanden
€
18.240
Lease Bedrijfswagen
Van Mossel
10-11-2020
5 jaar
€
5.450
Gebeurtenissen na balansdatum Zijn niet van toepassing voor het WBA in 2024. Kostenverdeling per taakveld Kostenverdeling per taakveld
Begroting 2024
Jaarrekening 2024
Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
707.117
692.056
Taakveld 5.4: Musea
2.666.918
2.377.963
Totaal kosten WBA
3.374.035
3.070.018
21,0%
22,5%
3.374.035
3.070.018
Percentage bedrijfsvoering van totale kosten WBA Totaal baten WBA
42
Overzicht WNT 2024 Bezoldiging topfunctionarissen Vanuit de WNT dient van een aantal topfunctionarissen een aantal gegevens in de jaarrekening te worden opgenomen. Het gaat er bij deze personen niet om of ze meer verdienen dan in de Wet staat vermeld; er dient een aantal gegevens te worden opgenomen. Door de wetgever is voor een gemeenschappelijke regeling als topfunctionaris aangewezen de directeur. WBA rapporteert alleen over deze topfunctionaris. Voor de directeur ontstaat hiermee het volgende beeld. Gegevens 2024 bedragen x € 1
M.H.M. Korving C.I.L. Houbraken
I.H.E. Hommel
Directeur
Directeur
Directeur
01-01-2024 t/m 01-07-2024
01-07-2024 t/m 01-11-2024
01-11-2024 t/m 31-12-2024
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1
1
1
Dienstbetrekking?
ja
ja
Ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
56.347,14
29.435,36
17.126,66
Beloningen betaalbaar op termijn
9.178,74
5.029,40
2.718,02
Subtotaal
65.525,88
34.464,76
19.844,68
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
115.863,39
78.303,28
38.193,72
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
65.525,88
34.464,76
19.844,68
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2023
Bezoldiging
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging
Gegevens 2023 bedragen x € 1 Functiegegevens
43
M.H.M. Korving Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2023
01-01-2023 t/m 31-12-2023
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
105.947,94
Beloningen betaalbaar op termijn
17.027,40
Subtotaal
122.975,34
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
223.000
Bezoldiging
122.975,34
Naast de directeur heeft het WBA de volgende onbezoldigde toezichthouders: Gegevens 2024 Onbezoldigde Toezichthouders Naam topfunctionaris DB leden - dhr. A.J. Moerkerke, vertegenwoordiger van Moerdijk - dhr. J. Pals, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom - mw. E. van der Star, vertegenwoordiger van Roosendaal
FUNCTIE Voorzitter AB/DB Lid DB/AB Lid DB/AB
Overige (AB) leden - dhr. G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur - dhr. J.M.A. van Agtmaal, vertegenwoordiger van Woensdrecht - mw. S.S.J. Malfait, vertegenwoordiger van Halderberge - mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen - mw. S. Breedveld, vertegenwoordiger van Rucphen - dhr. J.M.J. van Steen, vertegenwoordiger van Zundert
44
Lid AB Lid AB Lid AB Lid AB Lid AB Lid AB
Rechtmatigheidsverklaring Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur op 10 juli 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € 30.625. Bevinding Het Dagelijks Bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het Algemeen Bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. Daarin is ook beschreven welke actie het Dagelijks Bestuur onderneemt om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
45
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 9 juli 2025 De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
I.H.E. Hommel
44
www.westbrabantsarchief.nl
44
Q1 2025 0
Versienummer
Wijzigingsdatum
Korte beschrijving van wijziging
1.0
28-02-2025
Concept DB – 1e versie voor voorbereidend DB
1.1
25-03-2025
Concept DB – 2e versie voor DB – kloppende paginanummers
2.0
27-03-2025
Concept na DB – Wijzigingen a.d.h.v. DB – Aangeboden aan de gemeenteraden
2
Toelichting Financiën Vaststellingsbesluit
Zevenbergen, 1982 | Basketbalwedstrijd gemengde teams in sporthal de Molenberg Thom van Amsterdam
0
Nieuw formatieplan In 2024 is een nieuw, actueel formatieplan vastgesteld. Dit houdt in dat nu vanuit het in 2024 vastgestelde formatieplan kan worden gerekend, waardoor misvattingen uit de oude De eerste bestuursrapportage van het West-Brabants Archief 2025 is mede opgesteld om proactief te voldoen aan de vraag
personeelslasten zijn verholpen. Ook is hierin rekening gehouden met nieuwe inschalingen van medewerkers die gegroeid zijn naar
aan gemeenschappelijke regelingen om te kijken waar
hogere schalen.
eventuele besparingen kunnen worden gemaakt. Hiervoor is
Inhuur van derden
een begrotingswijziging opgesteld waarin een kritische blik is opgenomen. Hieruit komen enkele besparingen voort ten opzichte van de geïndexeerde uitgaven, ondanks gestegen indices t.o.v. vorig jaar en enkele gestegen kosten.
1. Personeelskosten Subsidie voor erfgoed Om het erfgoedplan uit te voeren waren enkele wijzigingen nodig
Vanwege voorziene langdurige uitval van een collega zijn we als WBA helaas genoodzaakt om langer dan gepland de inhuur van een medewerker voor archieftoezicht voort te zetten. Daar komen relatief veel kosten bij kijken. Desalniettemin is deze inhuur nodig om de dienstverlening naar gemeenten op het gebied van toezicht op niveau te houden. Hierdoor stijgen de personele lasten licht. Dit is een incidentele stijging.
binnen het personeelsbestand van het WBA. Dit is ingepast
2. Kostenbesparingen
binnen de bestaande begroting. De personeelskosten zullen niet
Weerstandvermogen
stijgen na 2025. Eén van de nieuwe erfgoedfuncties wordt tevens
Momenteel heeft het WBA een tweedelig weerstandsvermogen.
deels gesubsidieerd door de Mastboom-Brosensstichting. De €
Enerzijds is er een algemene reserve van € 100.000 waaruit bij
50.000 subsidie wordt geheel aangewend voor de invulling van deze functie.
financiële tegenvallers kan worden geput. Anderzijds wordt een post ‘onvoorziene kosten’ van € 60.000 in de begroting gehouden. De post onvoorzien wordt in principe jaarlijks terugbetaald aan de deelnemers. Wij vinden deze situatie dubbelop. De BBV schrijft echter voor dat er een post ‘onvoorzien’ wordt opgenomen. Hierom wordt de post onvoorzien gehandhaafd, maar wel afgebouwd naar € 30.000 in 2025 en naar € 10.000 in 2026.
4
Structurele projectkosten In 2024 zijn we anders omgegaan met de kosten die voortkomen uit de projecten die bij het WBA lopen dan de jaren ervoor. Dit
4. Reserves en voorzieningen
leidde er toe dat een aantal bedragen inschattingen waren. De
Voor het pand in Oudenbosch, waar het WBA de archiefkelder
realiteit leert dat een aantal van deze bedragen te hoog zijn
huurt, is een voorziening voor vervangend onderhoud ingesteld.
ingeschat. Door dit bij te stellen wordt ongeveer € 17.000
Deze is gebaseerd op een in 2020 opgesteld meerjarig
bespaard.
onderhoudsplan voor de periode 2020-2029. Een aantal onderhouds- en vervangingswerkzaamheden in het meerjarig
Rente In 2024 ontvingen wij rente van 2022 en 2023 op de schatkistrekening via de regeling die wij met de gemeente Bergen op Zoom hebben. In 2025 ontvangen wij de rente van 2024. Dit zal ongeveer € 20.000 bedragen. Dit is terug te vinden onder overige baten. Overige lasten Een aantal andere kostenposten, zoals de doorlopende kosten voortvloeiend uit projecten, zijn in vorige begrotingen enigszins ruim ingeschat. Daarop kan dus worden bespaard. Een paar grotere voorbeelden hiervan en de besparingen zijn: -
Vrijwilligerskosten, besparing ongeveer € 5.000
-
Migratie bouwdossiers, besparing ongeveer €15.000
3. Deelnemersbijdrage
onderhoudsplan van het depot in Oudenbosch is na controle van specialisten niet nodig gebleken of significant goedkoper uitgevallen in 2024. Een aantal van deze kosten zullen echter in 2025 gemaakt worden door levertijden en drukke planningen. Voor de deelnemersbijdrage heeft dit geen effect aangezien de kosten hiervan gedekt worden door de hiervoor opgetuigde voorziening. In 2025 wordt het MJOP herijkt, wat een kleine extra kostenpost is.
5. Samenvatting Met het oog op de aankomende korting op het gemeentefonds voor onze deelnemers, creatief zoekend naar mogelijkheden voor financiële middelen bij fondsen en een kritische blik werpend op begrote uitgaven, is de begroting 2025 bijgesteld. Dit levert positieve effecten op voor het WBA en een kleine lastenverlichting
Bovenstaande mutaties en andere kleine besparing leiden
voor de gemeenten in 2025. We geven hiermee invulling aan de
uiteindelijk, ondanks hogere indexering van kosten, tot een daling
richtlijnen van de deelnemers zonder aan dienstverlening of
van de deelnemersbijdragen voor 2025 met ruim € 11.000. Onder
kwaliteit in te hoeven boeten.
‘Financiën” staan de nieuwe bedragen.
5
0
Voor het Programma Archiefbeheer hebben deze ontwikkelingen onderstaande gevolgen: Programma Archiefbeheer
2025 Begroting 2025 na wijziging
Verschil
LASTEN Personele lasten
2.120.259
2.257.552
137.293
Huisvestingslasten
596.058
602.675
6.617
Overige exploitatielasten
420.849
382.015
-38.834
Storting in voorziening
5.245
5.245
0
Onvoorzien
60.000
30.000
-30.000
0
90.731
90.731
3.202.411
3.368.218
165.807
Kosten projecten Beleidsvisie Totaal lasten BATEN Variabele baten
0 92.153
174.010
81.857
3.073.915
3.062.125
-11.790
Onttrekking innovatie website
0
90.731
90.731
Onttrekking innovatie CBS
0
0
0
Onttrekking innovatie evaluatie GR
0
0
0
Onttrekking voorziening RVU
8.080
8.080
0
Onttrekking voorziening onderhoud
28.263
33.272
5.009
3.202.411
3.368.218
165.807
Deelnemersbijdrage
Subtotaal Baten
4
De mutaties in de reserve zijn als volgt: Naam reserve of voorziening
Saldo per 1-1-2025
Vermeerderingen Verminderingen
Saldo per 31-12-2025
Reserves Algemene reserve
100.000
0
0
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
90.731
0
90.731
0
Reserve nieuw Collectie Beheer Systeem
125.095
0
0
125.095
Reserve Evaluatie Gemeenschappelijke Regeling
30.000
0
0
30.000
345.826
0
90.731
255.095
56.326
5.245
33.272
28.299
Totaal Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Regeling Vervroegde Uittreding Totaal
8.080
0
8.080
0
64.406
5.245
41.352
28.299
Halsteren, 1990 | Halsteren geeft pover Anderlecht (met in het midden Luc Nilis) goed partij | Thom van Amsterdam
8
De bijdragen van de deelnemers wijzigen als volgt: 2025 begroting 2025 wijziging Deelnemers
bijdragen
bijdragen
Verschil bijdragen
Bergen op Zoom
€ 828.627
€ 825.449
- € 3.178
Etten-Leur
€ 199.507
€ 198.742
- € 765
Halderberge
€ 291.062
€ 289.946
- € 1.116
Moerdijk
€ 382.116
€ 380.650
- € 1.466
Roosendaal
€ 706.601
€ 703.891
- € 2.710
Rucphen
€ 129.775
€ 129.278
- € 497
Steenbergen
€ 210.914
€ 210.105
- € 809
Woensdrecht
€ 176.573
€ 175.895
- € 678
Zundert
€ 148.740
€ 148.169
- € 571
Totaal
€ 3.073.915
€ 3.062.125
- € 11.790
Etten-Leur, 1989 | Gewichtheffer geeft demonstratie tijdens zijn benoeming tot sportman van het jaar 1988 | Ben Steffen
8
Vastgesteld in het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief van 9 juli 2025
8
De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
I.H.E. Hommel
8
Westbrabantsarchief.nl
4
2025
Versienummer
Wijzigingsdatum
Korte beschrijving van wijziging
1.0
28-02-2025
Concept DB – 1e versie voor voorbereidend DB
1.1
20-03-2025
Concept DB – 2e versie voor DB
1.2
25-03-2025
Concept DB – 3e versie na laatste opmerkingen voorbereidend DB en accountant
2.0
27-03-2025
Concept na DB – Wijzigingen a.d.h.v. DB – Aangeboden aan de gemeenteraden
2
Standdaarbuiten, 1978 | Oud-strijders van de Amerikaanse 104e Infanterie Divisie de 'Timberwolves' bezochten de plaatsen in West-Brabant die zij in de Tweede Wereldoorlog bevrijd hadden. Ben Steffen
Voorwoord 1. Financiële uitgangspunten 2. Beleidsbegroting 3. Vaststellingsbesluit 4. Begroting 2025 en meerjarenraming 5. Toelichting begroting 6. Verdeelsleutel bijdragen gemeenten 7. Paragrafen 8. Bijlagen
3
Het voorliggende document betreft de begroting 2026 met indicatieve meerjarenraming voor 2027-2029 voor de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief (WBA). Deze begroting is opgesteld om inzicht te geven in de baten en lasten van het WBA voor 2026. Wij presenteren hierbij met trots de begroting. In deze begroting zijn alle organisatiekosten, loonkosten en bedrijfsvoeringkosten opgenomen, evenals de kapitaallasten van de investeringen en de aanwending van reserves. Vanaf 2023 werken we met een beleidsvisie met vier opgaven. De voorliggende begroting is opgebouwd vanuit deze vier opgaven. Er staan in 2026 een aantal mooie uitdagingen te wachten. Jaarlijks voeren we het toezicht uit op de nog niet overgebrachte archieven en rapporteren hierover vanuit de horizontale verantwoording. De ingezette koers op het gebied van het toezicht scherpen we telkens verder aan in samenwerking met de deelnemers. Het nieuwe webportaal, wat naar verwachting in 2025 wordt opgeleverd, ontwikkelen we door om zo de archieven en collecties toegankelijk te maken en houden. De begroting is ingericht aan de hand van de regelgeving in het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Ook de kosten voor de afzonderlijke taakvelden zijn inzichtelijk gemaakt.
Het Dagelijks Bestuur van het West-Brabants Archief
4
De financiële uitgangspunten voor de Begroting 2026 en de
•
Index loonvoet sector overheid (3,4%).
Meerjarenraming 2027 – 2029 zijn eind 2024 in de vorm van
1.3 Investeringen
richtlijnen aangeleverd door de gemeenteraden, daarna door het
Het WBA kent een beperkt aantal investeringen. Deze hebben enerzijds
dagelijks bestuur vastgesteld en gedeeld met de deelnemers in de
betrekking op gebouwvoorzieningen en anderzijds op IT.
Kaderbrief 2026. In de herijkte Nota Verbonden Partijen zijn de financiële richtlijnen voor een periode van vier jaar vastgelegd.
1.4 Weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen
Deze zijn in overeenstemming met de gemeentelijke richtlijnen.
In de Begroting 2026 is een geactualiseerd inzicht in het risicoprofiel en
1.1 Algemene uitgangspunten
inzicht in het doel en verloop van de reserves en voorzieningen. Sinds
Het WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten bij
2024 beschikt het WBA weer over een algemene reserve conform de
het opstellen van de begrotingsdocumenten:
richtlijnen in de Nota Verbonden Partijen. Daarnaast hebben we in 2024,
het weerstandsvermogen opgenomen. We geven in de begroting
•
De begroting 2026 sluit aan op de gewijzigde begroting 2025;
op verzoek van onze gemeenten, een reserve ingesteld voor dekking
•
De begroting 2026, inclusief de meerjarenraming 2027 – 2029, is
van de kosten van een evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling.
structureel financieel sluitend;
Deze staat gepland voor 2027, maar dit hangt ook af van de wensen
De indexcijfers uit de septembercirculaire 2024 zijn verwerkt in
van de deelnemers. De bestemmingsreserve nieuw collectie beheer
de begroting en de meerjarenraming;
systeem wordt in 2026 benut.
• •
In de begroting 2026 is geen nieuw beleid opgenomen;
•
De begroting 2026 wordt opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).
•
De begroting 2026 hanteert een ‘nullijn’.
Om risico’s te dekken is vanaf de begroting 2024 een post “Onvoorzien” opgenomen, dat is bovendien voorgeschreven in het BBV. De hoogte ervan is initieel vastgesteld door het algemeen bestuur op circa 2% van de jaaromzet, oftewel € 60.000. Er is in 2025 gekozen om deze af te bouwen naar eerst ongeveer 1% van de begroting, zijnde € 30.000 en in
1.2 Indexering
2026 naar een vast bedrag van € 10.000. Het WBA heeft hiernaast een
Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de indexcijfers uit de
onderhoudsvoorziening voor onderhoud van het archiefdepot in
Macro Economische Verkenningen 2025, die zijn gepubliceerd in de
Oudenbosch.
september circulaire 2023. De volgende voorgeschreven indexen zijn voor 2026 toegepast: •
5
Index prijs overheidsconsumptie, netto materieel (2,2%);
1.5 Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) De Begroting 2026 is opgesteld op basis van het BBV.
2.1 (Beleids-) ontwikkelingen In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen voor het WBA. In de begroting 2026 zijn de beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties voor het WBA en zijn deelnemers. Thema’s en opgaven rond nieuwe wetgeving, E-depot, erfgoed en digitale dienstverlening vereisen inzet en samenwerking tussen de deelnemers en het WBA in 2026 en de daaropvolgende jaren. Deze zijn ook terug te vinden in de WBA Visie en Strategie zoals vastgesteld in 2022. Gemeenten maken de omslag naar een digitale informatievoorziening. De eerste volledig digitaal geboren archieven zijn al overgedragen. Het is immers een wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook de digitale, te bewaren en
Kort gezegd zijn de doelstellingen van de samenwerking: Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet en lokale regelingen. Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden.
belangrijker nog, blijvend te kunnen raadplegen. Een intensieve relatie
Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse
met de deelnemende gemeenten is van groot belang om ook de
dienstverlening aan de interne en externe klanten binnen de
digitale toekomst in een E-depot te kunnen borgen. Die relatie is het
financiële ruimte die geboden is.
WBA ook aangegaan met vijf verbonden partijen in de regio. De twee beleidsmatige richtlijnen zoals meegegeven en toegelicht in de kaderbrief zullen in 2026 worden gehanteerd. We blijven in verbinding met onze deelnemers en zullen intensief de communicatie en samenwerking opzoeken. Bijvoorbeeld door het organiseren van werkateliers en themabijeenkomsten.
6
2.1.1 Dienstverlening
2.1.2 Basis op orde
De dienstverlening van het West-Brabants Archief verloopt
Om betrouwbare informatie te kunnen leveren is de basis op orde
grotendeels digitaal. Fysieke dienstverlening is mogelijk op afspraak.
van belang. Voor zowel onszelf als voor onze partners hanteren we
Omdat de focus digitaal is en het voor klanten niet noodzakelijk is om
standaarden en voldoen we aan wet- en regelgeving. De nieuwe
naar Bergen op Zoom te komen investeert het WBA in digitale
archiefwet staat voor de deur. Het WBA is actief betrokken geweest bij
dienstverlening. In 2025 leveren we naar verwachting een nieuw
consultatierondes. Wij ondersteunen onze deelnemers en
webportaal op waar alle bronnen van het WBA ontsloten worden,
aangesloten verbonden partijen bij de nieuwe archiefwet, -besluiten
waaronder het e-depot. Het zoeken en vinden van informatie wordt
en regeling. De nieuwe wet brengt wijzigingen mee, onder andere
hiermee verbeterd. Het nieuwe webportaal ontwikkelen we vanaf
over de overbrengingstermijn. Hierbij houden wij een vinger aan de
2026 verder en processen worden geoptimaliseerd. Ook zullen we
pols en we verwachten en vertrouwen erop dat onze deelnemers
informatiebronnen van externen ontsluiten. Hierin werken we samen
zorgen voor voldoende aandacht in hun organisaties om deze
met onze partners in de regio.
wijzigingen op te vangen. Wij bieden waar nodig ondersteuning en
We vergroten de toegankelijkheid. Dit doen we door digitaliseringsprojecten en het binnenshuis scannen van aanvragen. In samenwerking met de WVS draait de scanstraat goed en leveren
faciliteren onderlinge kennisdeling om samen verder te komen. Hiermee geven we invulling aan de beleidsrichtlijnen van onze deelnemers. Samen met hen kijken we naar concrete invulling ervan.
we digitale dienstverlening, zowel aan de klanten als aan onze
Vanuit het verleden zijn er nog wat achterstanden in de
deelnemers. Ook vergroten we de toegankelijkheid door de
toegankelijkheid van de archieven. Sinds de start van het WBA in 2016
overgebrachte archieven beter te beschrijven en achterstanden weg
heeft dit punt consequent intensieve aandacht en de achterstanden
te werken.
worden elk jaar verder ingelopen. Kleinere archieven zijn in een aantal
Eind 2025 zullen we starten met de aanbesteding voor een nieuwe collectiebeheersysteem. Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld. Een goed functionerend collectiebeheersysteem is van fundamenteel belang voor het WBA. Het ondersteunt onze meest kritische beheersprocessen en zorgt voor continuïteit in kwaliteit van dienstverlening. Van belang is dat dit systeem linked open data (LOD) ondersteunt. LOD verbetert de toegankelijkheid, interoperabiliteit en duurzaamheid van archiefmateriaal. Door archiefgegevens te koppelen en open beschikbaar te stellen, ontstaat er een netwerk van onderling verbonden informatiebronnen. Dit maakt het eenvoudiger voor iedereen om relevante informatie te vinden.
7
gevallen echter nog onvoldoende ontsloten en daardoor niet voldoende bruikbaar. Ook moeten in het verleden gemaakte toegangen up-to-date gehouden worden en vormen aanvullingen ook een deel van de werkvoorraad van de medewerkers die hiermee aan de slag zijn. Momenteel zijn er geen landelijke opleidingen meer voor deze werkzaamheden. Bij het WBA gaan de komende vijf jaar veel van de medewerkers die aan de inventarisatie en toegang van archieven werken met pensioen. Dit is een grote uitdaging. In 2025 werkt het WBA aan een strategische personeelsplanning en wordt er gekeken naar welke mogelijkheden er zijn om jonge (of nieuwe) medewerkers te enthousiasmeren en ondersteunen om henzelf in deze richting te ontwikkelen.
2.1.3 Erfgoed
Via een nieuwsbrief communiceren we actief over nieuwe
Erfgoed staat bij het West-Brabants Archief steeds duidelijker op de
aanwinsten en verbeterde toegang tot archieven en collecties. De
kaart. Er wordt in 2025 uitvoering gegeven aan het erfgoedplan.
lokale zichtbaarheid vergroten we door erfgoed in de openbare
Erfgoed is een cruciaal onderdeel van onze missie om de
ruimte te plaatsen. Zo zijn er verschillende projecten met bestickeren
geschiedenis van de regio te bewaren en te delen. Middels de
van elektriciteitskastjes gaande in samenwerking met onze
erfgoedwebsite presenteren we de verhalen van de regio en bieden
deelnemers.
we ruimte voor verhalen van externen. Met moderne technologie streven we ernaar het erfgoed van West-Brabant op een eigentijdse en toegankelijke manier te presenteren. Op de website vertellen we aan de hand van archiefstukken honderden verhalen over de geschiedenis van onze regio.
2.1.4 Organisatie Het West-Brabants Archief is aan het ‘verjongen’. Vanuit onze kernwaarden deskundigheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid zoeken we in de schaarse arbeidsmarkt naar professionals en jong talent. We investeren in stageplaatsen en binden jonge medewerkers
Collecties die we aangeboden krijgen en geacquireerd worden
vroegtijdig aan de organisatie. We vullen onze vakinhoudelijke en
passen binnen het acquisitieprofiel van het West-Brabants Archief. In
organisatorische expertise, waar nodig en zinvol, aan door
2025 wordt een nieuw acquisitiebeleid opgesteld. We gaan steeds
samenwerking met partners met verregaande expertise op het
meer van passieve naar actieve acquisitie. De geacquireerde
gebied van financiën, inkoop en aanbesteding, IT en HR.
collecties worden waar mogelijk klaargemaakt voor digitalisering en online aangeboden. En dit doen we niet alleen, we werken nauw samen met ons netwerk waarmee we een gezamenlijke missie hebben rondom het bewaren en delen van erfgoed. We vullen elkaar aan en hebben een goede relatie met onze erfgoedcollega’s, heemkundige kringen, Erfgoed Brabant, Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) en Brabants Heem. We hebben een soepele en sterke samenwerking met erfgoed- en cultuurambtenaren van onze deelnemers. We zijn actief bezig met onze vrijwilligers die waardevol werk doen voor de regio. Deze groep breiden we proactief uit en we werken vanuit projecten. Door de groep vrijwilligers te zien, te horen en te ondersteunen, kunnen zij optimaal hun bijdrage leveren. Zo worden de erfgoedcollecties beter toegankelijk en makkelijker gevonden. Alles wat we doen samen met het netwerk heeft als doel om de toegankelijkheid en zichtbaarheid te vergroten.
8
Om de medewerkers voldoende ruimte te geven om te ontwikkelen hebben we een toereikend opleidingsbudget. In 2026 zijn we overgestapt naar een nieuw HRM systeem en hebben we de HRM ondersteuning bij de gemeente Bergen op Zoom herijkt of ondergebracht bij een marktpartij. We houden middels de in 2025 opnieuw ontwikkelde strategische personeelsplanning de formatie op peil en passen ons aan op ontwikkelingen. Medewerkers faciliteren we om flexibel te kunnen werken door de nieuwe devices waarin volgens planning eind 2025 in is geïnvesteerd. We zijn actief bezig met de mogelijkheden en moeilijkheden van de digitale samenleving en spelen in op ontwikkelingen en innovaties. Er wordt gekeken waar deze van meerwaarde kunnen zijn om onze organisatie te versterken.
2.2 Taakveldindeling Bij besluit van 5 maart 2016 is er een aantal belangrijke wijzigingen
verbonden partijen op hun beurt ook op het juiste taakveld kunnen
doorgevoerd in de rekenplichtige wetgeving voor gemeenten en
verantwoorden.
provincies (BBV). Eén van deze wijzigingen betreft de invoering van
De uitgaven en inkomsten van het WBA betreffen slechts twee
zogenaamde uniforme taakvelden. De begroting moet aan de hand
taakvelden. Namelijk het algemene taakveld 0.4 Overhead en het
van deze landelijk uniforme taakvelden worden opgesteld zodat de
taakveld 5.4. Musea. Overige taakvelden hebben geen relevantie voor
begrotingen en realisatiecijfers beter vergelijkbaar zijn voor de
het werkveld van het WBA (historische archieven). Het taakveld
informatiebehoeften van derden, zoals het Rijk, de toezichthouders,
Overhead is feitelijk voor iedere organisatie van toepassing dus ook
de EU en het CBS. De overheden blijven vrij in hun programma-
voor het WBA. Taakveld 5.4 geldt voor het archiefbeheer, dus ook van
indeling, maar zijn wel verplicht deze informatie per taakveld op te
het WBA, in zijn volledige omvang.
nemen in de bijlagen van de begroting en jaarstukken. Voor verbonden partijen is daarbij specifiek aangegeven, middels de
Voor de indeling en terminologie is de Notitie Overhead van de
gelijknamige notitie van de commissie BBV, dat ook zij deze bijlage
Commissie BBV gebruikt. Voor 2025 is de verdeling als volgt:
moeten opnemen zodat de gemeente de uitgaven m.b.t. de Kostenverdeling per taakveld
Gewijzigde begroting 2025
Begroting 2026
Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
596.564
615.966
Taakveld 5.4: Musea
2.771.654
2.710.769
Totaal kosten WBA
3.368.218
3.326.735
17,7%
18,5%
3.368.218
3.326.735
Percentage bedrijfsvoering van totale kosten WBA Totaal baten WBA
9
2.3 Investeringen De afschrijvingstermijn voor de laptops bedraagt 3 jaar. Deze zijn in 2025 vervangen en de kapitaallasten zijn in 2026 e.v. Verdere investeringen met gevolgen voor de staat van activa zijn in 2028 gepland. Meerjaren Investerings Programma 2026-2029 Omschrijving
2026
2027
2028
2029
Toelichting
Noodzaak?
0
0
30.000
0
nieuwe investering in 2028
Ja
Overige IT voorzieningen
0
0
43.615
0
nieuwe investering in 2028
Ja
Boekscanner
0
0
22.275
0
nieuwe investering in 2028
Ja
0
95.890
Laptops
Totalen 2.4 Bijdragen van de deelnemers
De bijdragen van de deelnemers zijn eind 2022 op basis van een nieuwe verdeelsleutel berekend. De gevolgen daarvan voor de bijdragen van de deelnemers zijn over drie jaar met een ingroeimodel uitgesmeerd. Het begrotingsjaar 2026 is het eerste jaar dat de nieuwe verdeelsleutel volledig is ingevoerd. De gewijzigde bijdrage van 2025 heeft nog te maken met 66% ingroei. Deelnemers
2025 wijziging
2026
2027
2028
2029
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
Bergen op Zoom
825.312
729.626
738.158
759.012
783.040
Etten-Leur
198.709
217.726
220.273
226.496
233.666
Halderberge
289.898
281.837
285.133
293.188
302.470
Moerdijk
380.587
410.114
414.910
426.632
440.138
Roosendaal
703.774
705.202
713.449
733.605
756.828
Rucphen
129.256
128.756
130.262
133.942
138.182
Steenbergen
210.070
230.372
233.066
239.650
247.237
Woensdrecht
175.866
192.283
194.531
200.027
206.359
Zundert
148.145
160.750
162.629
167.224
172.518
Totaal
3.066.626
3.056.666
3.092.412
3.179.776
3.280.439
10
In de meerjarenraming 2027-2029 zijn indexmatige verhogingen toegepast. De meerjarenraming maakt gebruik van de indexcijfers uit de septembercirculaire, mits er geen bijzondere kostenmutatie van toepassing is. Vanzelfsprekend zijn ook de deelnemersbijdragen aangepast aan de meerjarenraming. De bevoorschotting van de gemeentelijke bijdragen vindt per kwartaal plaats 1 januari 2026
40% van het gemeentelijk aandeel
1 april 2026
20% van het gemeentelijk aandeel
1 juli 2026
20% van het gemeentelijk aandeel
1 oktober 2026
20% van het gemeentelijk aandeel
2.5 Kerngegevens Het WBA is per 1 juli 2016 ingesteld. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 355.000 inwoners. In 2024 is de Gemeenschappelijke Regeling aangepast aan de gewijzigde WGR. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een dagelijks en een algemeen bestuur. De directeur van het WBA is bestuurssecretaris.
Rucphen, 1984 | Het ski-team Rucphen is klaar voor de Nederlandse kampioenschappen Thom van Amsterdam
11
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 9 juli 2025 De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
I.H.E. Hommel
12
De lasten en baten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen. De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. Voor de jaren na 2025 is rekening gehouden met een indexmatige verhoging van lasten en baten. Programma Archiefbeheer
Begroting 2025 na wijziging
Meerjarenraming 2026
2027
2028
2029
LASTEN Personele lasten
2.257.552
2.233.924
2.220.286
2.308.074
2.390.631
Huisvestingslasten
602.675
580.443
596.038
604.914
617.918
Overige exploitatielasten
382.015
372.028
403.796
362.222
369.351
Storting in voorziening
5.245
5.245
5.245
5.245
5.245
Onvoorzien
30.000
10.000
10.000
10.000
10.000
Kosten projecten Beleidsvisie
90.731
125.095
0
0
0
Totaal lasten
3.368.218
3.326.735 3.235.365 3.290.455 3.393.146
BATEN Variabele baten Deelnemersbijdrage Onttrekking reserve website
174.010
144.254
108.695
3.067.134 3.056.666
3.092.412
110.679
112.707
3.179.776 3.280.439
90.731
0
0
0
0
Onttrekking reserve innovatie CBS
0
125.095
0
0
0
Onttrekking reserve evaluatie GR
0
0
30.000
0
0
36.343
720
4.258
0
0
Onttrekking voorziening Subtotaal Baten
13
3.368.218
3.326.735 3.235.365 3.290.455 3.393.146
Algemeen Het WBA werkt met één programma, namelijk Archiefbeheer. Daarmee zijn onze wettelijke taken volledig gedekt. Binnen dat programma onderscheiden we drie hoofd kostenplaatsen, te weten personeelskosten, huisvestingskosten en exploitatiekosten. Daarnaast is er sinds 2024 in de begroting een post onvoorzien opgenomen (verplicht volgens het BBV) en een post voor (project)investeringen. Die kostenplaatsen worden hieronder kort toegelicht. Personele lasten Begroting
Personeelskosten
2025 na
2026
Meerjarenraming 2027
2028
2029
2.020.236
2.103.623
2.181.682
wijziging
Omschrijving lasten salarissen en sociale lasten
2.065.662 2.038.180
opleidingskosten
17.339
17.720
18.110
18.508
18.916
overige personeelskosten
47.167
47.837
48.890
49.965
51.064
inhuur van derden
127.384
130.186
133.051
135.978
138.969
Totaal lasten
2.257.552 2.233.924 2.220.286 2.308.074 2.390.631
In 2026 werken er 25 personen bij het WBA. Daarmee is de formatie volledig bezet qua kosten. Vanaf 2026 dalen de loonkosten vanwege beëindiging van de opdracht een van de erfgoedmedewerkers. Loonsomsturing blijft uitgangspunt van beleid. Voor een aantal specifieke bedrijfsvoeringsfuncties zoals HR, financiën en logistiek, maakt het WBA gebruik van ingehuurde externen. De lasten daarvoor vallen onder inhuur van derden.
14
Huisvestingslasten Begroting
Meerjarenraming
2025 na wijziging
2026
2027
2028
2029
Huurkosten
452.378
462.330
472.502
482.897
493.520
Energiekosten
59.103
60.403
61.732
63.090
64.478
Onderhoudskosten
73.251
39.660
43.644
40.672
41.567
Overige kosten
17.943
18.050
18.161
18.255
18.353
602.675
580.443
596.038
604.914
617.918
Huisvestingskosten Omschrijving lasten
Totaal Het WBA maakt gebruik van drie panden:
De archiefkelder in het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch (geschikt voor de opslag van ruim 4,5 kilometer archief) wordt vanaf 2021 gehuurd van de nieuwe eigenaar. De huurkosten zijn inclusief service- en energiekosten en een evenredig deel van de kosten voor regulier onderhoud die voor de huurder komen. Voor het vervangend onderhoud bestaat een voorziening. Vanaf 2021 wordt daarin elk jaar een bedrag van € 5.245 gestort. Gedurende 2025 wordt het MJOP geactualiseerd. De kosten worden in deze begroting nog berekend vanuit het bestaande MJOP. In 2026 staat voor minder dan € 1.000 aan onderhoud gepland, maar dit kan dus nog veranderen op basis van het herijkte meerjarig onderhoudsplan. Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. De kosten betreffen de huur, OZB, verzekering, energie en onderhoud. Daarnaast worden de kapitaallasten van de verbouwing in 2015-2016 in rekening gebracht bij het WBA; deze maken echter onderdeel uit van de huursom en worden hier dus niet specifiek weergegeven.
15
De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. De volledige exploitatie is door het WBA vanaf 2017 overgenomen van de gemeente Bergen op Zoom. Deze exploitatiekosten worden vervolgens voor 3/8 deel doorberekend aan de gemeente, die het depot aan het Wilhelminaveld voor dat deel ook daadwerkelijk voor opslag van museumobjecten gebruikt. De kosten betreffen de huur, OZB, energie en onderhoud.
Exploitatielasten Begroting
Exploitatiekosten
2025 na wijziging
Meerjarenraming
2026
2027
2028
2029
Omschrijving lasten Software & Hardware
145.199
127.018
129.592
132.223
134.912
Communicatie, internet & abonnementen
148.613
155.274
153.085
155.958
158.894
Accountantskosten
16.906
17.278
17.659
18.047
18.444
Overige kosten
71.297
72.458
103.460
55.993
57.100
382.015
372.028
403.796
362.222
369.351
Totaal
Het WBA heeft kosten die te maken hebben met het primaire proces, de
Het budget Exploitatiekosten voorziet in de kosten voor de innovatie van
taakuitoefening van de wettelijke archieftaken ontsluiten, beschikbaar stellen en toezicht houden. Hieruit volgen de Exploitatiekosten. De vier opgaven uit de beleidsvisie worden uit dit budget gefinancierd.
de digitale dienstverlening middels de website
Het beschikbare budget exploitatiekosten bedraagt in 2026 € 372.028 en wordt vrijwel geheel besteed aan contractuele verplichtingen en
het doorontwikkelen van de website zijn voldoende opgenomen in de
geoormerkte doelen. In het budget vormen de hosting van de website, de opslagkosten van de gedigitaliseerde historische documenten van het WBA en het Edepot de hoogste kostenposten. In 2025 zijn veel data overgeheveld naar het E-depot, waardoor de kosten voor opslag verminderden. Digitaal gevormde (digital born) informatie moet worden bewaard en beheerd in een E-depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan o.m. de wijze waarop bestanden worden gevormd, ontsloten en aangeboden. De mogelijkheden van het E-depot worden steeds beter benut. Dit komt vooral door de professionalisering van het E-depot team.
13
www.westbrabantsarchief.nl. De nieuwe website, die ook de functie van erfgoedwebsite heeft, is in 2025 opgeleverd. De kosten verbonden aan begroting. Tenslotte dient het budget Exploitatiekosten ook nog voor dekking van de kosten voor IT (hard- en software) en overige bedrijfsmatige voorzieningen. De stijging van de overige kosten in 2027 heeft te maken met de geraamde kosten voor de externe evaluatie van de GR. Het bestuur van het WBA heeft besloten om daarvoor per 2024 een bestemmingsreserve op te nemen, waar vanuit deze kosten gedekt zullen worden.
Toelichting op de kosten voor projecten beleidsvisie In 2022 stelde het bestuur van het WBA de beleidsvisie vast. De visie is uitgewerkt in een projectenlijst voor de periode 2023-2028. Een aantal van die projecten kent een kostenplaatje: het gaat dan om (eenmalige) investerings- of aanschafkosten en de jaarlijks terugkerende structurele kosten. Vanaf de begroting 2024 zijn de structurele kosten opgenomen in de exploitatielasten. De eenmalige kosten staan afzonderlijk op de begroting. In 2026 staat een groot project gepland, namelijk de innovatie van het
Collectie Beheer Systeem (CBS) van het WBA. Voor dekking van de investeringslasten is een bestemmingsreserve van ruim € 125.000 beschikbaar.
Toelichting op de variabele baten De baten, behalve de deelnemersbijdragen, zijn in 2026 geraamd op ruim € 144.000 en bestaan uit inkomsten met een (overwegend)variabel karakter. Het gaat hierbij om: •
leges die het WBA ontvangt voor verleende diensten op basis van de eigen tarievenverordening;
•
inkomsten uit verhuur van depotruimte aan derden;
•
de vergoeding voor diensten die het WBA levert aan verbonden partijen;
•
een vergoeding van kosten voor de exploitatie van het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld.
•
De subsidie voor een erfgoedmedewerker.
De Heen, 1975 | Leefbaarheid De Heen organiseert een informatieavond over de nota 'De Heen in de knel' Ben Steffen
13
De verdeelsleutel voor de deelnemersbijdrage vanaf deze begroting is in 2022 door het WBA bestuur vastgesteld. Daaraan ging een grondig onderzoek vooraf door een projectgroep, bestaande uit deskundigen vanuit de aangesloten gemeenten en het WBA. Net als de oude (uit 2016) verdeelsleutel vormt de hoeveelheid beheerd analoog archief nog steeds de basis voor die verdeelsleutel. Werkgroep en bestuur vonden dit in meerderheid een acceptabeler verdeling dan een volgens inwoneraantal. In tegenstelling tot de opmeting in 2016 zijn alleen de op grond van de Archiefwet overgebrachte overheidsarchieven geteld. Dit sluit beter aan op de (archief)wettelijke taak van het WBA en gemeenten verdelen de kosten alleen voor de door henzelf (en voorgangers) gevormde archiefbestanden. In het bestuur is afgesproken dat elk jaar een actualisatie van het aantal meters plaats vindt. Concreet voor 2026 houdt dit in dat de resultaten van de telling per 30-12-2024 de basis voor de kostenverdeling zijn. De cijfers zijn afgerond op hele meters, de percentages zijn afgerond op twee decimalen. % Verdeling n.a.v. Gemeente
Meters 2023
meting 2023
% Verdeling n.a.v. Meters 2024
meting 2024
Bergen op Zoom
1710
23,06%
1767
23,87%
Etten-Leur
532
7,18%
527
7,12%
Halderberge
687
9,27%
683
9,22%
Moerdijk
991
13,37%
993
13,42%
Roosendaal
1743
23,51%
1708
23,07%
Rucphen
317
4,28%
312
4,21%
Steenbergen
557
7,51%
558
7,54%
Woensdrecht
488
6,58%
466
6,29%
Zundert
389
5,25%
389
5,26%
Totaal
7.414
100%
7.404
100%
In 2026 is de verdeelsleutel volledig ‘ingegroeid’. Hierdoor bepaalt het procentuele aandeel aan meters de uiteindelijke deelnemersbijdrage één-op-één.
18
Financiële positie In 2016 is een lening aangegaan bij de gemeente Bergen op Zoom voor de inrichting van meubilair in het Koetshuis. Dit betekent dat de aflossingen van de geldleningen gelijk zijn aan de afschrijvingen op de De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting besteden wij ook aandacht aan de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.
7.1 Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door
activa en dat de eventuele rentekosten direct ten laste van de betreffende begrotingsposten worden gebracht (dit is van toepassing bij ‘Huisvesting’). Investeringen vanaf dat jaar, waaronder ook de volledige vernieuwing van de IT-voorzieningen, eind 2025, werden steeds met eigen middelen gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA liet en laat dit toe. De kapitaallasten voor deze investeringen bestaan dus uit alleen maar afschrijving, zonder rente.
bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen
In paragraaf 7.5 van deze begroting is een (meerjarig)
gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in
geprognosticeerde begin- en eindbalans opgenomen.
rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Niet direct benodigde saldi worden in de regel op de bedrijfsspaarrekening of de schatkistrekening gestort, waar het WBA rente over ontvangt. Financieringsbehoefte De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd, dat investeringen tussen €10.000 en €25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf €25.000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023.