Document · PDF

9 b&w Rapportage archiefbeheer 2020

commissie Algemeen Bestuur en Middelen 3 juni 2021, gemeente RucphenBij agendapunt: Ingekomen stukken8.034 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN

Rucphen, Onderwerp:

Onze referentie:

Z21/051123-D21/1145118

Uw referentie: Behandelaar:

P. van Dongen

Telefoonnummer:

0165-349580

'18 MEI 2021 Rapportage archiefbeheer 2020

Geachte raad, Hierbij informeren wij u over de onlangs opgestelde KPI rapportage archiefbeheer over het jaar 2020. KPI rapportage 2020 Onze archivaris van het West-Brabants Archief (vanaf nu WBA) heeft in april 2021 een zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren rapportage (vanaf nu KPI) opgesteld. In deze rapportage wordt vermeld wat wij in 2020 gedaan hebben met betrekking tot de zorg en het beheer van onze gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden en worden er aanbevelingen gegeven ter verbetering hiervan. Hierbij zijn ook de aanbevelingen uit de vorige KPI-voortgangsrapportage over 2019 en de gevraagde acties die genoemd zijn in het Toezichtoordeel 2019, opgesteld door de Provinciale Archiefinspectie/Interbestuurlijk toezicht (vanaf nu IBT), meegenomen. In de KPI rapportage over 2020 wordt getoetst op 8 elementen, die weer zijn opgedeeld in subelementen. Veruit de meeste sub-elementen zijn aangemerkt als groen (voldoet). Een aantal oranje (voldoet gedeeltelijk) en geen enkele is aangemerkt als rood (voldoet niet). Daarnaast zijn per thema een aantal aanbevelingen gedaan. Verbetervoorstellen De rapportage is daarna, aan de hand van de aanbevelingen, door ons voorzien van verbetervoorstellen voor de komende jaren. Deze voorstellen zijn, volgens de nieuwe methodiek die het IBT vanaf 2021 hanteert, beschrijvend van aard en voorzien van een risico-analyse en een SMART planning.

SMART staat hierbij voor: Specifiek (concreet), Meetbaar, Acceptabel (voor bestuur en organisatie), Realistisch (haalbaar) en Tijdpad. Hierdoor geeft het verbeterrapport uw raad beter inzicht in de acties de we de komende jaren gaan doen. Vervolg Na kennisname van de KPI-rapportage en verbetervoorstellen in de commissievergadering ABM van 3 juni 2021 zal het WBA en IBT een afschrift ontvangen. In 2022 volgt een voortgangsrapportage over de uitvoering van de verbetervoorstellen.

Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75

Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL37BNGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen

gemeente©rucphen.n1 Rucphen

Schijf

Sprundel

St. Willebrord

Zegge

www.rucphen.ni

Daarnaast blijft uw raad op de hoogte door middel van de bedrijfsvoeringparagraaf in de jaarlijkse gemeentebegroting en jaarrekening.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rucphen, de burgemees r, de secretaris,

le se

Marjolein v n der Meer M

West-Brabants Archief

KPI VERSLAG TEN BEHOEVE VAN HORIZONTALE VERANTWOORDING

Gemeente Rucphen

Opdrachtgever West-Brabant Archief (WBA) Patric van Dongen Adviseur IV Informatie: Auteur: Sandra Sip April 2021 Datum: Definitief Status: Versienummer 0.2

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 1

Inhoud 1. Inleiding

2. Samenvatting

3. Toelichtend en puntsgewijs verslag

KPI 1: Lokale regelgeving

Aanbeveling(en):

8 9

KPI 2: Middelen en mensen

Aanbeveling(en): KPI 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depot

11 12

Aanbeveling(en): KPI 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht

Aanbeveling(en):

KPI 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Aanbeveling(en):

14 15

KPI 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

16 17

Aanbeveling(en):

KPI 7: Overbrenging van archiefbescheiden Aanbeveling(en):

KPI 8: Ter beschikking stellen van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

Datum 28-03-2021 8 april 2021 19-04-2021 20-04-2021

Versie 0.1 0.2 1.0

Omschrijving Concept verslag Verstuurd naar Rucphen Feed back Rucphen Verstuurd naar WBA

21-04-2021

0.2

Verstuurd naar Rucphen

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 2

1. Inleiding Met ingang van 1 oktober 2012 is de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. Om intergemeentelijke organen bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan intergemeentelijke organen gesteld worden door de archiefwetgeving. Door het beantwoorden van de bij de archief KPI's behorende vragen blijkt of het intergemeentelijk orgaan aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Sinds april 2020 is er een geactualiseerde versie van de archief KPI. Er zijn wijzigingen in de hoofdstukindelingen gekomen. In deze KPI-rapportage 2020 wordt uitgegaan van deze geactualiseerd 2020 indeling. De archief KPI's bevatten de volgende te toetsen elementen: 1. Lokale regelingen; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimte(n) en applicaties; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7. Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Ter beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden; Deze KPI's worden per hoofdstuk verder uitgewerkt.

Ook in 2021 zal de Provincie de beoordeling Archief — en Informatiebeheer wederom baseren op een 5-tal thema's, te weten: Thema

Omschrijving

KPI nr.

Lokale regelgeving

1 (zelfde gebleven)

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden in het bijzonder

5 (was KPI 3)

3 4 5

5 (was KPI 4)

Overbrenging van archiefbescheiden

7 (was KPI 6)

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

3 (was KPI 7)

Ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht doet de archivaris jaarlijks verslag aan het college van B&W over de staat van de informatiehuishouding. Dit is vastgelegd in de Archiefverordening gemeente Rucphen 2018 artikel 2, Taken gemeentearchivaris, lid 11. Hierbij wordt het verslag overlegd dat door de archivaris is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats. De betekenis van de in dit verslag gebruikte symbolen staan hieronder vermeld.

010

Voldoet Voldoet gedeeltelijk Voldoet niet

https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Rucphen/614716/CVDR614716 thtml

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 3

In de brief van de Provincie, gericht aan het college van de gemeente Rucphen van d.d. 27 mei 2020 met als onderwerp Toezichtoordeel Archief- en Informatiebeheer, heeft het IBT aangegeven dat er een uitgebreider verslag en verbeterplan verwacht wordt inclusief een SMART planning. In plaats van korte constateringen moet er nu meer beschrijvend worden vastgelegd over hoe de gemeente Rucphen voldoet aan de wijze van informatie- en archiefbeheer zoals gesteld aan de eisen uit de archiefwet en regelgeving, hierbij rekening houdend aan de gevraagde acties vanuit het IBT in de brief van 9 april 2019. Daarin is aangeven dat het IBT geinteresseerd is in het beheer van informatie buiten het DMS. Als specifiek actie is gevraagd om inzichtelijk te maken op welke manier de gemeente Rucphen de archiefbescheiden in vak applicaties en in het bijzonder de e-mails duurzaam toegankelijk maakt en behoudt. In de vergadering commissie Algemeen Bestuur en Middelen van d.d. 4 juni 2020, is de KPI-voortgangsrapportage 2019 als ingekomen stuk aangeboden, echter ontbreekt hierin de beantwoording van de acties die door het IBT gevraagd zijn in het toezichtoordeel van 2019. De verbeteracties moeten geformuleerd worden op basis van tekortkomingen en aangevuld worden met een SMART planning om deze tekortkomingen op te lossen.

In toezichtoordeel van september 2018, kenmerk C2224981/4409672 heeft het IBT ook al aandacht gevraagd voor een uitgebreider verslag.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 4

2. Samenvatting Dit is het volledige KPI-inspectierapport opgemaakt door het WBA over de gemeente Rucphen. Tijdens deze KPI-inspectie 2020 zijn de aanbevelingen uit het vorige KPI-voortgangsverslag 2019 van d.d. 09 april 2019 en de gevraagde acties opgesteld door de provincie (zie brief Toezichtoordeel Archief- en Informatiebeheer met kenmerk C2263052/4695811 van d.d. 27 mei 2020) meegenomen. De belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit de KPI 2020 analyse staan hieronder samengevat. Voor de uitgebreide beschrijving staan deze vanaf hoofdstuk 3 per specifieke KPI uitgewerkt. Graag met het aanbieden van dit KPI-verslag aan het college een planmatig overzicht toevoegen waarin de aanbevelingen SMART2 zijn verwerkt. Wanneer een aanbeveling voor een derde keer in het KPI-verslag wordt opgenomen zal deze de indicatie "voldoet niet" krijgen. Dan is er sprake van taakverwaarlozing en kan de toezichthouder (de provincie) het besluit nemen de uitvoering van de taak ter hand te nemen op kosten van en in naam van de gemeente. Aanbeveling(en) KPI 1: Lokale regelgeving 1.

Onderneem actief actie met betrekking tot de archief KPI's van de diverse gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Rucphen deelnemer van is.

Aanbeveling(en) KPI 2: Middelen en mensen 1.

Creëer ruimte en tijd om relevante ontwikkelingen op het vakgebied informatievoorziening actief te volgen, tijdig op te pakken en te implementeren.

Aanbeveling(en) KPI 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depot: 1.

Maak inzichtelijk op welke manier Rucphen de archiefbescheiden in vak applicaties duurzaam toegankelijk maakt en behoudt.

Aanbeveling(en) KPI 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht 1.

Opzetten en borgen van een kwaliteitssysteem volgens een PDCA (Plan-do-check-act) cyclus.

Verwerk in het KPI-verbeterplan de stand van zaken over het traject om alle ruimteplannen met terugwerkende kracht vast te leggen in het DMS.

Aanbeveling(en) KPI 5: ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzame archiefbescheiden 1.

Actualiseer, indien nodig, het huidige metadata mappingdocument vanuit het gebruikte zaaksysteem met de TMLO velden.

2. 3.

Stel beleid op waarin aandacht is voor digitaal en duurzaam archiefbeheer Maak inzichtelijk hoe de aanbevelingen uit het rapport Volledigheid digitale dossiers gemeenten van de provincie worden opgepakt.

Aanbeveling(en) KPI 6: vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 1.

Publiceer alsnog de 3 vervangingsbesluiten via de officiële websites.

Stel een hotspotmonitor vast.

Voor de uitvoering van het archiefbeheer (de achterstallige vernietigingsactie) zal in het verbeterplan een reële planning worden opgenomen met een verwachte eindtijd waarbij de achterstand is ingelopen.

'Specifiek, Meetbaar Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 5

Geef aan in het verbeterplan de stand van zaken betreft het vernietigen van informatie uit vak applicaties niet zijnde het centrale zaaksysteem. Leg duidelijk vast hoe dit proces is ingericht en hoe de controle wordt uitgevoerd.

Aanbeveling(en) KPI 7: overbrenging van archiefbescheiden 1.

Neem een standpunt in inzake de hybride te bewaren dossiers en geef aan in het verbeterplan welke acties er ondernomen moeten worden om deze te bewaren dossiers op eenzelfde wijze te ontsluiten. Het WBA zal niet instemmen met aanlevering van een dossier bestaande uit 2 incomplete vormen.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 6

3. Toelichtend en puntsgewijs verslag KPI 1: Lokale regelgeving De hoofdvraag van deze KPI is: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Er wordt dieper ingegaan op de wet- en (lokale) regelgeving over de zorg, het beheer van de gehele informatiehuishouding en het toezicht daarop. Voor deze KPI wordt er gekeken naar de onderstaande lokale regelgeving: Archiefverordening gemeente Rucphen 2018 (kpi 1.1) Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Rucphen 2018 (kpi 1.2) Algemene mandaatregeling gemeente Rucphen (kpi 1.6) Archiefverordening (KPI 1.1) en Beheerregeling informatiebeheer (KPI 1.2). Recente opeenvolging van relatief kleine wijzigingen in archiefwet en -regelgeving maakt het feitelijk noodzakelijk om de lokale documenten aan te passen en opnieuw vast te stellen. Om te voorkomen dat een college in een korte periode met aangepaste lokale regelgeving wordt geconfronteerd, is na overleg met het WBA besloten dat gewacht wordt op de landelijke vaststelling van de Archiefwet en de Wet Open Overheid (W00). Gemeente Rucphen maakt gebruik van de modelverordeningen van de VNG. SIO (KPI 1.3) Op 25 november 2020 is met de aangesloten deelnemers van het WBA en de contactambtenaren per gemeente besproken welke onderwerpen SIO -waardig zijn en welke actoren nog meer in een SIO aanwezig kunnen/ moeten zijn.

Er is in goed overleg voor gekozen om het reguliere overleg van het WBA met de WBAbestuurder én de regiefunctionaris te benutten als SIO. Actie- en aandachtspunten die daaruit komen worden via de regiefunctionaris omgezet in een tactisch informatie-overleg (TIO) met specialisten van het WBA. In 2021 staat een SIO gepland met de gemeente Rucphen. Gemeenschappelijke regelingen (KPI 1.5) De gemeente Rucphen heeft bij de gemeenschappelijke regelingen3 geen specifieke voorzieningen getroffen voor de zorg van archieven. De GR'en zijn zelf verantwoordelijk voor hun bedrijfsvoering en de uitvoering van de aan hen gedelegeerde taken. De GR'en zijn archiefvormend en stellen structureel een eigen KPI-rapportage op. Als deelnemer in het bestuur is het noodzakelijk dat je op de hoogte bent van de kwaliteit van het gedelegeerde archief. Mandaatregeling (KPI 1.6): In de Beheerregeling Informatiebeheer 2018 is aangegeven dat er mandaat ligt bij de afdelingsmanager Facilitair Bedrijf. In het mandaatregister Bedrijfsvoering per 01-01-2021 staat dat de bevoegdheid gemandateerd is aan de afdelingsmanager BV. Door een wijziging van afdelingsbenamingen per 1 januari 2021 staan in de twee mandaatregelingen andere benamingen, maar ligt het mandaat met betrekking tot archiefzaken nog wel bij dezelfde afdeling.

010 4110

0) 00

1.1 De archiefverordening is geactualiseerd en gepubliceerd op 23-11-2018 1.2 De beheerregeling informatiebeheer is vastgesteld en gepubliceerd op 16-12-2018 1.3 Er zijn in 2020 tijdens een regionale bijeenkomst afspraken gemaakt over de inrichting van een 510 1.4 Wijziging van overheidstaken is niet van toepassing 1.5 Wees op de hoogte van de (digitale) archiefomstandigheden bij de gemeenschappelijke regelingen waar Rucphen als bestuur deel van uit maakt

https://almanak.overheid.n1/27671/Gemeente_Rucphen#gemeenschappelijke-regelingen

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 7

0110

1.6 Er is een Algemene mandaatregeling en een mandaatregister vastgesteld door het college in de vergadering van 19 januari 2021. Het mandaat register is gepubliceerd. 1.7 Het uitbesteden van Archiefbeheertaken is niet aan de orde 1.8 Publicaties vinden plaats via www.officielebekendmakingen.n1

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: In de KPI-rapportage van 2019 stond als aandachtspunt de vaststelling van de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Rucphen. En als te ondernemen actie voor 2020: IV voorbereiden op de nieuwe wetgeving, zoals de Selectielijst 2020/Archiefwet, Wet Elektronische Publicaties en Wet Open Overheid.

Aanbeveling(en): 1.

Onderneem actief actie met betrekking tot de archief KPI's van de diverse gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Rucphen deelnemer van is.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 8

KPI 2: Middelen en mensen De hoofdvraag van deze KPI is: kan de gemeente Rucphen beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archief beheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? KPI 2 legt de focus op de organisatorische inbedding van ambtelijke verantwoordelijkheden met betrekking tot de archiefvorming. Om de wettelijke archieftaak te kunnen uitvoeren dienen er voldoende financiële middelen ter beschikking gesteld te worden. Als dat geen aparte post op de begroting is, moet dit af te leiden zijn aan de bestaande voorzieningen: voldoende vakbekwaam personeel, adequate ruimten en de juiste ondersteunende systemen en materialen. Ook wordt bij dit onderdeel bekeken of er voor de geplande activiteiten en projecten voldoende budget en personele capaciteit is geregeld. Organisatie Rucphen IV (Informatievoorziening) valt onder de afdeling Bedrijfsvoering. Binnen bedrijfsvoering wordt gekeken naar mogelijkheden tot samenwerking met buurgemeente Halderberge. Vooralsnog werpt dit zijn vruchten af bij de A-teams (automatisering) door het synchroniseren van huidige en in de toekomst nieuw aan te schaffen softwarepakketten. Naast een ICT-samenwerking is er nog geen sprake van een samenwerking op IV-gebied.

Dit omdat er gebruik gemaakt wordt van totaal verschillende zaaksystemen, waarbij de verwachting niet is dat dit binnen afzienbare tijd zal veranderen. Voor het uitwisselen van (landelijke) IV-vraagstukken wordt wel de samenwerking gezocht. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer (KPI 2.2) IV bestaat uit 4.2 FTE, waarvan 1 FTE adviseur informatievoorziening, 1 FTE functioneel beheer en 2,2 FTE belast, met uitvoerende taken van scannen, post/zaakregistratie tot archiveringswerkzaamheden. Er is een dagelijkse verdeling waarbij 1 medewerker belast is met het inboeken van zaken en een andere collega voor de overige IV-werkzaamheden. Gezien de wijze van automatisering (webformulieren beschikbaar voor de burger) en de dagelijkse aanwas van te registreren post is de bezetting voldoende. De organisatie gemeente Rucphen is volledig vertrouwd met het werken in JOIN. Het systeem is "lean" ingericht en biedt alle mogelijkheden voor medewerkers om zelf aan digitale dossiervorming te doen. De focus van IV ligt dan ook op het starten van digitale zaken en de bewaking van de kwaliteit van de data en metadata in de zaakdossiers. Het team IV heeft daardoor voldoende bezetting voor de dagelijkse werkzaamheden. Echter ontbreekt het aan ruimte en tijd voor verdiepingsslagen binnen het vakgebied. Dit heeft ook te maken met de visie van Rucphen m.b.t.

complexe en gemeente-overschrijdende ontwikkelingen. Rucphen kiest er bewust voor om daarbij niet voorop te lopen of om mee te gaan met elke 'flow'. Rucphen doet mee als het in Rucphen past en gaat er dan in investeren. En verder kijkt Rucphen steeds voor aansluiting bij of samenwerking met anderen, maar dan nog steeds op een beperkte schaalgrootte. Daarom wordt bijv. gekozen voor samenwerking met Halderberge i.p.v. aansluiting bij grootschalige verbanden als ICT WBW of Equalit. De keuze voor JOIN is een goed voorbeeld van de Rucphense visie en werkwijze. De leverancier Decos is altijd benaderbaar om specifiek voor Rucphen aanpassingen en verbeteringen te doen in het pakket. Dit is bijv. ook gunstig voor wat betreft het voldoen aan de eisen voor aansluiting bij het E-depot. Het risico van de relatief kleine IV formatie gekoppeld aan de Rucphense aanpak is dat relevante ontwikkelingen op het IV vakgebied soms eerder reactief dan proactief opgepakt worden. Aan de andere kant geven het Programma- en Uitvoeringsplan 2020-2025 wel voldoende vertrouwen dat Rupchen de aansluiting bij de razendsnelle hedendaagse ontwikkelingen, ook op IV gebied, zal behouden. De uitkomst van de KPI rapportage(s) wordt intern als een "to-do" lijst opgepakt. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer (KPI 2.3) Het opleidingsniveau van team IV is toereikend.

Doordat IV een klein teams is, is er veel onderling overleg en afstemming. Hierdoor is het makkelijk om afspraken te maken en deze ook te borgen.

, 4 41

010

2.1 Beschikbaar gestelde middelen C 311.538, --voor Informatievoorziening en automatisering 2.2 Beschikbaar personeel op het gebied van informatievoorziening is circa 4,2 FTE. 2.3 In opleiding en scholing van de DIV-medewerkers wordt voorzien doordat er gezamenlijke cursussen worden gevolgd. Individueel kan met zelf gebruik maken van het beschikbare IKB-budget.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 9

2.4 Er is een jaarlijkse bijdrage van C 100.586, -- beschikbaar voor het toezicht en beheer middels inzet van het WBA. Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: Als aanbeveling uit 2019 werd aandacht gevraagd voor de betrokkenheid van de medewerkers. Zowel in 2019 als in 2020 is hier actie op ondernomen door medewerkers periodiek te informeren en te betrekken bij alle aspecten van informatiebeheer, met name het digitale beheer. De wijze waarop wordt niet nader beschreven en dat is dan ook wel een aanbeveling vanuit het I BT om uitgebreider te verantwoorden hoe acties worden uitgevoerd.

Aanbeveling(en): 1.

Creëer ruimte en tijd om relevante ontwikkelingen op het vakgebied informatievoorziening actief te volgen, tijdig op te pakken en te implementeren.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 10

KPI 3: Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en e-depot De hoofdvraag van deze KPI is: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Archieven die op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht dienen te worden, moeten worden beheerd in een door de gemeenteraad aangewezen archiefruimte. Deze archiefruimte dient qua bouw, inrichting en gebruik te voldoen aan een aantal eisen welke zeer specifiek zijn uitgewerkt in de Archiefregeling 2010. 4 Digitale archiefbescheiden dienen te worden overgebracht naar een e-depot of een elektronische archiefbewaarplaats. Archiefruimte(n) en applicaties (KPI 3.1) De gemeente Rucphen beschikt over een archiefruimte, waar nog 80 strekkende meter Bestuur archief in beheerd wordt. Deze archiefruimte is met de bouw van het gemeentehuis in 2015 goedgekeurd door de provinciale archiefinspecteur. Binnen IV is er een overzicht van de vak applicaties, waarbij het IBT geïnteresseerd is in het beheer van informatie buiten het DMS. De meeste vak applicatie zijn gekoppeld aan het zaaksysteem, waarbij een uitgangspunt binnen de organisatie Rucphen is dat vak applicaties gebruikt worden voor de workflow (om het inhoudelijke proces te sturen) en het zaaksysteem bedoeld is voor de opslag van de archiefwaardige informatie.

Hierdoor hebben gebruikers te verrichten handelingen in 2 verschillende applicaties, maar is de centrale opslag gewaarborgd. Ook e-mails kunnen rechtstreeks via een eenvoudige knop aan een zaakdossier worden toegevoegd. E-depot (KPI 3.3) Een eerste overbrenging naar het e-depot wordt in 2021 verwacht. Dit zal zijn de bouwvergunningen 19052010 en audiovisueel materiaal. Dit is ook opgenomen in het uitvoeringsplan 2020-2025, uitwerking van het vastgestelde beleidsplan dienstverlening en informatievoorziening 2020-20255. Plan veiligheid, calamiteitenplan en ontruiming (KPI 3.5) Rucphen heeft nog zijn eigen ICT in beheer. Gezien de Cloud-ontwikkelingen bij diverse leveranciers is het aan Rucphen om een ICT-keuze te maken, ook al is een Cloud oplossing niet per definitie goedkoper. De leverancier van het huidige zaaksysteem is bezig met een overstap van lokaal geïnstalleerd naar een Cloud versie. Momenteel wordt er dagelijks een back-up gemaakt, wat bij eventuele digitale calamiteit de impact tot een minimum beperkt. ijilo

(d. d)

3.1 Er is nog een archiefruimte in eigen beheer welke nog maar deels gevuld is met analoge archieven (20002009) 3.1 Het aanwezige overzicht van vak applicaties is volledig, het dient nog verder aangevuld te worden waar archiefbeheer over uitgevoerd moet worden 3.2 Er is een archiefbewaarplaats voor analoge informatie aangewezen bij het WBA 3.3 Gemeente Rucphen sluit aan op het e-depot traject van het WBA. Het E-depot van het WBA is Preservicacloud en voldoet aan de eisen zoals beschreven in ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) Een eerste aanlevering in 2021 moet nog geheel verzorgd worden 3.4 Er bestaat een regionaal risicoprofiel van de Veiligheidsregio, waar de gemeente Rucphen bij aangesloten is. 3.5 Rucphen heeft een algeheel ontruimingsplan waar de archiefruimte en de archiefbewaarplaats deel van uitmaakt. Er is een calamiteitenplan voor het te bewaren archief bij het WBA.

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: In 2019 is afgerond het Project "aansluiting op het e-depot", waarbij een test-aansluiting heeft plaatsgevonden vanuit het documentmanagementsysteem naar het e-depot van het WBA. In 2020 worden de bouwvergunningen 1905-2010 naar het e-depot van het WBA overbrengen. We gaan audiovisueel materiaal overdragen naar het WBA n.a.v. het "acquisitiebeleid 2020-2022" dat nu gemaakt wordt door het WBA.

http://Wetten.OVerheid.ni/BWBRO027041/2014-01-01#HOOfdStUk5 httPS://WWWSUCPhen.nliBUrgeMeeSter-en-wethouders-(B-annP-aMP-W)/BeSIUitenliiSten/21-april-2020

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 11

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: Zowel als actie/ aandachtspunt voor 2019 en 2020 was het uitvoeren van het AVG-onderzoek en doorvoeren van de verbeteringen. Dit is verder omschreven bij KPI 5.

Aanbeveling(en): 1.

Maak inzichtelijk op welke manier Rucphen de archiefbescheiden in vak applicaties duurzaam toegankelijk maakt en behoudt. (IBT aanbeveling 2019)

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 12

KPI 4: Interne kwaliteitszorg en toezicht De hoofdvraag van deze KPI is: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(verbetering) van haar informatiehuishouding? Deze KPI geeft inzicht op de vraag hoe het informatiebeheer is ingericht en of het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem is ingericht. De Archiefregeling uit 2010 schrijft in artikel 166 een kwaliteitssysteem voor. Het verwerken en beheren van informatie inclusief de archiefprocessen, dienen eenduidig, gedocumenteerd en toetsbaar plaats te vinden. Een kwaliteitssysteem is geen apart systeem, maar is "het geheel aan maatregelen in een organisatie om de kwaliteit van het informatiebeheer gericht te beïnvloeden". Kwaliteitssysteem (KPI 4.1)

IV Rucphen voert dagelijks kwaliteitscontroles uit op de lijst afgesloten zaken. Wanneer achteraf blijkt dat een zaakomschrijving niet correct is kan dit eenvoudig worden aangepast. Met deze aanpasmogelijkheid wordt ook automatisch alle kenmerken met betrekking tot de archivering aangepast. Er is veel aandacht voor kwaliteit doordat IV de decentraal werkende medewerkers online ondersteuning biedt. Het voeren van kwaliteit in de uitvoeringswerkzaamheden staat beschreven in de jaarlijkse to-do list, in e-mails, verslagen van werkoverleggen, werkafspraken etc. die in de loop der jaren zijn gemaakt en waarnaar de medewerkers handelen en elkaar op aanspreken. Een integraal kwaliteitssysteem die breder is dan het uitvoeren van ondersteunende controles is niet aanwezig. In het KPI-voortgangsverslag van 2019 is vastgelegd dat IV alle ruimtelijke plannen met terugwerkende kracht gaat vastleggen in het DMS. Geef in het verbeterplan de stand van zaken weer.

4.1 Er is (nog) geen integraal kwaliteitssysteem aanwezig. 4.2 Het WBA is als archiefinstelling aangewezen ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats 4.3 Er is een gekwalificeerde gemeentearchivaris vanuit het WBA 4.4 De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit over het toezicht op de niet overgebrachte

archiefbescheiden. In de vorm van KPI verslagen en voortgangsrapportages worden deze aangeboden aan het college en de raad van de gemeente Rucphen. Tevens wordt zowel bij de jaarrekening als in de begroting in de bedrijfsvoeringparagraaf een opsomming van de belangrijkste verbeteracties aangaande archief — en informatiebeheer opgenomen.

4.5 Het WBA maakt generiek jaarverslag (voor alle aangesloten deelnemers) uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de overgebrachte archiefbescheiden met eventuele bevindingen

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019:

Als verbeteractie in 2019 stond dat er onderzoek uitgevoerd gaat worden samen met de gemeenten Moerdijk en Zundert naar de mogelijke implementatie van het kwaliteitssysteem genaamd KIDO. Onbekend is of dit heeft plaatsgevonden. In 2020 is er gewacht op een door het WBA te organiseren bijeenkomst over een kwaliteitssysteem, welke niet heeft plaatsgevonden. Alle Ruimtelijke Plannen (bijvoorbeeld bestemmingsplannen) worden met terugwerkende kracht opgeslagen in ons documentmanagementsysteem (DMS).

Aanbeveling(en): 1. 2.

Opzetten en borgen van een kwaliteitssysteem volgens een PDCA (Plan-do-check-act) cyclus. Verwerk in het KPI-verbeterplan de stand van zaken over het traject om alle ruimteplannen met terugwerkende kracht vast te leggen in het DMS.

http://wetten.overheid.nl/BWBRO027041/2014-01-01#Hoofdstuk3

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 13

KPI 5: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden De hoofdvraag van deze KPI is: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Een goede digitale archivering en digitale dossiervorming zijn belangrijke randvoorwaarden voor het goed functioneren van een organisatie en het afleggen van verantwoording aan het bestuur. Onderzoek volledigheid digitale dossiers Naast de aandachtspunten van dit hoofdstuk, heeft de provincie in 2019 bij de gemeente Rucphen onderzoek gedaan naar de volledigheid digitale dossiers.'Uit het onderzoek kwamen specifiek voor Rucphen een 4-tal aanbevelingen waarvan niet duidelijk is of deze nu zijn opgepakt c.q. geïmplementeerd. Geordend overzicht analoog en digitaal (KPI 5.1) Er zijn meerdere overzichten in omloop, waarvan de status ten tijde van het afnemen van dit KPI-interview onbekend was. Er wordt gebruik gemaakt van de i-navigator/ DSP. Een export hiervan vult gedeeltelijk

zaaktype.n1 wat de basis is voor de inrichting van het zaaksysteem. Dit sluit ook aan op de aanbeveling van KPI 3.1 namelijk een overzicht van de vak applicaties in verband met beheer van informatie buiten het DMS. Daarnaast is belangrijk hoe het beheer van de reeds aanwezige

overzichten wordt geborgd.

Authenticiteit en context analoog en digitaal (KPI 5.2) Het zaaksysteem maakt gebruik van een cloud-based oplossing, gefaciliteerd door de leverancier waarin het zaaktypebeheer plaatsvind. Voor deze beheer en configureer oplossing wordt gebruik gemaakt van de informatie uit de i-Navigator.

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer (KPI 5.7) De aanwezigheid van een vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden is ondergebracht in het beleidsstuk "Programmaplan dienstverlening en informatievoorziening 2020-2025" van februari 2020; waarin niet specifiek wordt in gegaan op archiefbeheer. Maar op strategisch niveau de doorontwikkeling van informatievoorziening is beschreven. In het bijbehorende "Uitvoeringsplan dienstverlening en informatievoorziening 2020-2025" worden diverse acties benoemd, echter ontbreekt ook hierin een concrete actie ten behoeve van digitaal en duurzaam archiefbeheer. Aanvullende metagegevens digitaal (5.8) Tijdens de demonstratie van JOIN was te zien welke metagegevens conform TMLO (automatisch) ingevuld worden. Het WBA heeft nog geen goed beeld of alle metadata die vanuit het TMLO als verplicht voorgeschreven zijn wel in de huidige werkwijze geïmplementeerd zijn. Vanuit de demonstratie is geconstateerd dat de aanvulling bij de zaakresultaten van de vernietigingsgrondslag ontbrak. In verband met het opstellen van vernietigingslijsten maar ook bij overdracht naar het e-depot zijn deze noodzakelijk. De leverancier gaat een aanpassing/ update uitvoeren in het locatieboek (BAG) gedeelte.

Momenteel staan de straatnaam en huisnummer als één waarde, en dit moet gesplitst worden in een apart veld voor straatnaam en een apart veld voor huisnummer (en eventuele toevoegingen). Hierdoor wordt al voldaan aan de nog vast te stellen eisen die in het MDTO staan, namelijk dat geografische kenmerken meer gespecificeerd aangeleverd moeten worden. Voor de overdracht van de bouwdossiers van 1905 tot 2010 is dit ook een voorwaarde vanuit het WBA, waardoor de aanpassing met terugwerkende kracht zal worden doorgevoerd. Functionele eisen (KPI 5.10) In het toezichtoordeel 2019 van het IBT wordt gevraagd naar de manier de e-mail berichten binnen de organisatie duurzaam toegankelijk gemaakt en behouden wordt. Vanuit het gebruikte e-mailprogramma is er

Door 2 digitale dossiers te controleren is er een aanbeveling gedaan, zie ook verslag van dd. 13-11-2018 van Erik Baas en Frank van Meir met als onderwerp "Verslag onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeente Rucphen".

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 14

een rechtstreekste koppeling met het zaaksysteem aanwezig. Gedrag van de digitale archiefbestanden in verband met authenticiteit is hiermee ook bij e-mailberichten ingericht.

lio

010 di e

440

010 0110

5.1. Een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur is niet aanwezig 5.2 Het TMLO is een integraal onderdeel binnen het zaaksysteem door gebruik te maken van de metadatagegevens vanuit de i-Navigator 5.3 in 2020 is begonnen met een autorisatiematrix. In zo'n matrix wordt geregeld bij welke functie welke informatie hoort. Daarnaast is voor de dienstverlening een toegangsaccount is voor het WBA en de BWB aanwezig 5.4 Er wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen en gegevensdragers, o.a. voor de audio tulen van de raadsvergaderingen 5.5 Voor de blijvend te bewaren analoge dossiers wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen 5.6 Het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats wordt systematisch gemonitord en er waren geen overschrijdingen de laatste jaren 5.7 In de beleidsdocumenten wordt niets vermeld over digitaal en duurzaam archiefbeheer 5.8 Controleer de huidige (geautomatiseerde) metadata in het zaaksysteem met het overdrachtsprotocol van het WBA 5.9 In het DMS kunnen alle opslagformaten opgeslagen worden.

Standaard wordt er gescand in pdfa-la 5.10 Er is geen specifiek overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt, maar bij de inrichting van het zaaksysteem is hier wel rekening mee gehouden. 5.11 Er wordt gebruik gemaakt van lossiess compressie waarbij het gecomprimeerd bestand in dezelfde kwaliteit kan worden teruggebracht in de originele staat.

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: In de KPI-voortgangsrapportage 2019 staat dat de eisen om (digitale) dossiers over te kunnen dragen aan het edepot van het WBA zijn vastgesteld. De digitale, te bewaren dossiers voldoen aan deze WBA eisen. Daarnaast heeft Rucphen meegedaan aan het project "volledigheid van dossiers" van de Provincie. En als actie voor 2020: We zorgen dat we blijven voldoen aan de eisen van het WBA.

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: In de KPI-voortgangsrapportage 2019 staat dat er een onderzoek is verricht naar de manier waarop de AVG werd toegepast in ons documentmanagementsysteem. De verbeterpunten hieruit zijn deels uitgevoerd en geborgd in het handboek "informatieveiligheid". Er is onderzocht of een verwerkersovereenkomst (AVG) noodzakelijk was m.b.t. het documentmanagementsysteem. Dit bleek niet nodig. Als actie over 2020 is vastgelegd dat Rucphen verder gaat met het verbeteren (AVG) van het documentmanagementsysteem. Het opstellen en invoeren van een Autorisatiematrix is hierbij belangrijk. Hierin wordt geregeld bij welke functie welke informatie hoort. In de demonstratie die we tijdens de afname van het KPI-interview gehad hebben is dit ook duidelijk getoond.

Aanbeveling(en): 1. 2. 3.

Actualiseer, indien nodig, het huidige metadata mappingdocument vanuit het gebruikte zaaksysteem met de TMLO velden. Stel beleid op waarin aandacht is voor digitaal en duurzaam archiefbeheer Maak inzichtelijk hoe de aanbevelingen uit het rapport Volledigheid digitale dossiers gemeenten van de provincie worden opgepakt.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 15

KPI 6: Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden. De hoofdvraag van deze KPI is: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Vernietiging betekent dat gegevens zodanig worden bewerkt dat reconstructie niet meer mogelijk is. Het is een proces dat zoveel mogelijk vastgelegd moet worden. Alleen op deze manier is aan te tonen waarom op enig moment niet meer beschikt wordt over bepaalde informatie. Volgens de Archiefwet is vernietiging een verplichting. Deze KPI 6 gaat ook dieper in op vervreemding. Bij vervreemding worden archiefbescheiden in eigendom (en bijbehorende zorgplicht) overgedragen aan een ander orgaan. Vervanging, besluiten en verklaringen (KPI 6.1) Bij controle is geconstateerd dat de drie vervangingsbesluiten niet officieel zijn gepubliceerd op de daarvoor bestemde website www.officielebekendmakingen.nl. Enkel een publicatie in de regionale Bode is niet voldoende. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst (KPI 6.3) Binnen het zaaksysteem wordt gebruik gemaakt van automatisch archiveren. Waarbij resultaten van zaken die vastgelegd worden onder de archiefclassificatie Periodiek te Bezien, geen automatische datum ter vernietiging krijgen.

Hiervan worden jaarlijks overzichten gemaakt en besproken met de betreffende afdeling. Vernietiging en verklaringen (KPI 6.4) Doordat er binnen het gebruikte zaaksysteem technisch nog geen mogelijkheid was tot het uitvoeren van een vernietigingsactie, is er achterstand gekomen in de digitale vernietigingswerkzaamheden. Nu deze mogelijkheid binnen het systeem beschikbaar is, is IV gestart met een flinke inhaalslag. Dit houdt concreet in dat er 75 uur (extra) besteed moet worden om het archiefbeheer weer op orde te krijgen over de periode 2021-2022. Vernietigingslijsten zijn wel ter goedkeuring aangeleverd en voorzien van instemming door het WBA. In de KPI-voortgangsrapportage 2019 is door IV vastgelegd dat er een aantal vak applicaties zijn waarin (te vernietigen) documenten worden opgeslagen. In 2020 zal de vernietiging van documenten in andere applicaties opgepakt worden. Hiervoor is het noodzakelijk dat het overzicht wat gevraagd wordt bij KPI 3.1, aangevuld met gevraagde informatie van KPI 5.1 aanwezig is. Omdat deze overzichten ontbreken kan niet risicoloos actie ondernomen worden voor het vernietigen van informatie uit de vak applicaties.

6.1 De gemeente Rucphen heeft 3 een vervangingsbesluiten die niet gepubliceerd zijn. 4Flaw

6.2 Conversie en migratie heeft de laatste 5 jaar niet plaatsgevonden. 6.3 Rucphen hanteert standaard de landelijke vastgestelde selectielijst. Als hotspot is Covid-19 benoemd maar niet officieel vastgesteld. 6.4 Rucphen vernietigt volgens de wettelijke bewaar en vernietigingstermijnen, maar heeft momenteel achterstand in vernietiging welke ingelopen moet worden. 6.5 Er zijn in het verleden geen archieven vervreemd

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: Vanuit de KPI-rapportage uit 2019 is vermeld dat de analoge milieuvergunningen 1945-2010 zijn vervangen door digitale exemplaren door middel van een wettelijk vervangingsbesluit. De nieuwe "selectielijst gemeenten" is geïmplementeerd in het documentmanagementsysteem. Waarbij voor 2020 is aangegeven dat er gestart wordt met structurele digitale en zaakgerichte vernietiging in het documentmanagementsysteem. Een Strategisch Informatie Overleg (S10) wordt opgestart. Dit is een overleg tussen WBA en gemeenten over vraagstukken m.b.t. tot digitaal archiefbeheer.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 16

Aanbeveling(en): 1.

Publiceer alsnog de 3 vervangingsbesluiten via de officiële websites.

Stel een hotspotmonitor8 vast.

Voor de uitvoering van het archiefbeheer (de achterstallige vernietigingsactie) zal in het verbeterplan

Geef aan in het verbeterplan de stand van zaken betreffende het vernietigen van informatie uit vak

een reële planning worden opgenomen met een verwachte eindtijd waarbij de achterstand is ingelopen. applicaties niet zijnde het centrale zaaksysteem. Leg duidelijk vast hoe dit proces is ingericht en hoe de controle wordt uitgevoerd.

8 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2021-2134.html; https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb2020-2522.html

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 17

KPI 7: Overbrenging van archiefbescheiden De hoofdvraag van deze KPI is: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed'correct in de praktijk? Archieven zijn in ons democratisch stelsel na formele overbrenging in principe openbaar. Een gemeentelijk orgaan heeft de verplichting om archieven na verloop van tijd (nu nog 20 jaar!) over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats waar burgers inzage in de archiefbescheiden kunnen krijgen. Overheidsarchieven dienen uiterlijk na 20 jaar, in blokken van maximaal 10 jaar, overgebracht te worden naar deze archiefbewaarplaats. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn (KPI 7.1) Na inventarisatie is er nog 80 strekkende meter te bewaren archief, peildatum maart 2019. Dit betreft het bestuur archief 2000— 2009, woonkaarten en begraafplaatsadministratie. Er is (vervroegde) overbrenging in voorbereiding, waarvan de voorbereidende werkzaamheden zijn gestart middels een intern project van het (her)ordenen van de analoge dossiers 2000-2009. Advies van het WBA om alert te zijn op de aanwezigheid van aanduidingen in verband met de openbaarheid zoals ook verwoord in de brochure uit 2015 "Open, tenzij..." van het Nationaal archief'.

Bouwdossiers De bouwdossiers zijn gedigitaliseerd en vervangen, volgens het handboek vervanging') Bouwvergunningen, periode 1905 -2010. Er is momenteel een traject gestart voor de formele overbrenging van deze bouwvergunningen inclusief openbaarheidsbeperking.

Archiefbewerkingsplan Daarnaast is IV in 2020 begonnen met de uitvoering van het archiefbewerkingsplan voor het blok 2000-2009. Met externe bewerking verwacht men dat dit afgerond zal zijn in 2023. Het archiefblok 2010-2019, wordt in 2021 volgens het overbrengingsplan aangeboden aan het e-depot in samenwerking met het WBA. Hybride situatie De grondverkoopdossiers tot 1999 zijn overgebracht. Vanaf 2005 is er een hybride situatie ontstaan waardoor enkele grondverkoop dossiers uit 2008 zowel analoog als digitaal bestaan en daardoor los van elkaar incompleet zijn. Er zal samen met het WBA een afspraak gemaakt worden wat nu de correcte wijze van aanlevering hiervoor is aangezien Rucphen een vervangingsbesluit heeft sinds 2006.

410 00

7.1 Nog niet alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke termijn is verstreken zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 7.2 Er wordt altijd een verklaring van overbrenging gemaakt 7.3 Er is geen uitstel aangevraagd voor het niet-overbrenging vanuit bedrijfsvoering.

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: Als aanbeveling van KPI 2019 is het opstellen van een archiefbewerkingsplan 2000-2009. Er zijn afspraken gemaakt met het WBA over het digitaliseren van archiefblok "2010-2019". Voor 2020 staat als actie de uitvoering van het archiefbewerkingsplan 2000-2009 en de afspraken over archiefblok "2010-2019".

Aanbeveling(en): 1.

9 10

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/brochure-open-tenzij https://issuu.com/uitgeverijdebode/docs/dru_20160713_36 (blz. 27)

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 18

KPI 8: Ter beschikking stellen van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. De hoofdvraag van deze KPI is: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het democratisch functioneren van de samenleving is onder meer af te meten aan de openbaarheid van haar archieven. De overheid moet aan de samenleving verantwoording af kunnen leggen. Archieven worden tijdens de werkprocessen van een organisatie gevormd om na te kunnen gaan hoe taken zijn verricht. De stukken in het archief zijn voor iedereen openbaar. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden voor die delen die privacygevoelig zijn, onevenredige bevoordeling of benadeling kunnen veroorzaken of die het belang van de Staat of zijn bondgenoten raken. Uitlening aan overheidsorganen en deskundige instelling (KPI 8.5) Bij uitleningen wordt gebruik gemaakt van een standaard uitleenformulier waarin bepalingen over bewaring, expositievoorwaarden e.d. zijn vastgelegd. Er zijn in 2020 net als in 2019 68 uitleningen geweest. Voor fysieke externe uitlening is een uitleen- en rappelvoorziening ingericht.

010 e

e 41›

iji• e

8.1 De overgebrachte archieven zijn beschikbaar voor derden 8.2 Er zijn archieven met een langere beperking van openbaarheid overgedragen. Deze dateert uit de overbrenging van 2014. 8.3 Er zijn geen archieven ouder dan 75 jaar waar nog een beperking op de openbaarheid voor geldt 8.4 De beheerder van de archiefbewaarplaats (WBA) heeft huisregels opgesteld omtrent raadpleging en/of afwijzing van raadpleging 8.5 Er zijn overgebrachte archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uitgeleend waarvan een uitleen overzicht wordt bijgehouden door het WBA 8.6 Er is een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats gepubliceerd op de website 8.7 Het WBA heeft een website waardoor bezoek toegang heeft tot een (gedeelte van) de collectie. Hierop staan ook de regels gepubliceerd.

Terugblik punten KPI-verslag 2018/ PVA 2019: Als aanbeveling van KPI 2019 staat herbevestigen van het uitleen protocol met het WBA. Dit heeft plaatsgevonden in een van de overleggen die het WBA met de deelnemers heeft gehad.

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet gemeente Rucphen

d.d. 19-04-2021; Pagina 19

KPI Verbeterrapport Z21/051123-D21/1145116

KPI nummer en onderwerp KPI 1 Lokale regelgeving

KPI 2 Middelen en mensen

KPI 3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaatsen en edepot

R Aanbeveling 1

Actie

Onderneem actief actie met betrekking tot de archief KPI's van de diverse gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Rucphen deelnemer van is

Het opstellen van een interne werkinstructie waardoor er tijdig advies gegeven kan worden als het aspect "informatiebeheer" besproken wordt tijdens bestuursvergaderingen van de gemeenschappelijke regelingen.

Creëer ruimte en tijd om relevante ontwikkelingen op het vakgebied informatievoorziening actief te volgen, tijdig op te pakken en te implementeren

Voor (nieuwe) medewerkers worden introductie- en herhalingscursussen JOIN georganiseerd zodat zij de vaardigheden bezitten om documenten en zaken te maken en te beheren.

Maak inzichtelijk op welke manier Rucphen de archiefbescheiden in vakapplicaties duurzaam toegankelijk maakt en behoudt (IBT aanbeveling 2019)

Risico: Laag,

of hoog

Actie door Team IV en regiefunctionarissen GR

Datum gereed Q4 2021

Team IV

2021 en 2022

Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheden van "hulp op afstand" om medewerkers te ondersteunen tijdens het werken met JOIN.

Q1 2022

Medewerkers IV volgen cursussen en webinars op het gebied van nieuwe wetgeving, zoals de nieuwe Archiefwet, WEP en WOO, zodat deze kennis toegepast kan worden in de dagelijkse werkzaamheden.

2021 en 2022

Alle te bewaren, maar ook veel te vernietigen, digitale archiefbescheiden (waaronder de emails) worden duurzaam bewaard in DMS JOIN. De te bewaren archiefbescheiden kunnen vanuit JOIN, volgens de geldende selectielijst, overgedragen worden naar het e-depot van het WBA.

Team IV WBA

Q2 2022

Er zijn daarnaast een aantal vakapplicaties die met name gebruikt worden ter ondersteuning van de ingewikkelde werkprocessen. Hierin zitten soms ook te vernietigen, digitale documenten (waaronder emails). Aan het beheer van deze

Team IV en applicatiebeheer

Q4 2021

documenten gaan we extra aandacht besteden door het eenmalig maken en jaarlijks onderhouden van een overzicht. In dit overzicht staat per vakapplicatie vermeld welke werkprocessen en documenten we willen opslaan en gaan hier naar handelen. KPI 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht

Het (in regionaal verband/WBA) opzetten van een integraal kwaliteitssysteem, volgens de PDVAcyclus, met de nadruk op kwaliteitscontrole en voortdurende verbetering op strategisch, tactisch en operationeel vlak.

Team IV

Q3 2022

Aan de hand van een werkinstructie zijn we begonnen om de ruimtelijke plannen in JOIN te zetten. De vakafdeling geeft hierbij juridische ondersteuning. De voortgang is afhankelijk van de introductie van de nieuwe omgevingswet.

Team IV BRO

Q4 2022

Actualiseer, indien nodig, het huidige metadata mappingdocument vanuit het gebruikte zaaksysteem met de TMLO velden

Het huidige TMLO is geïmplementeerd in JOIN. Nieuwe ontwikkelingen, zoals MDTO en de vernietigingsgrondslag, zullen periodiek worden doorgevoerd.

Team IV en WBA

2021 en 2022

Stel beleid op waarin aandacht is voor digitaal en duurzaam archiefbeheer

Opstellen integrale beleidsregels over digitaal en duurzaam archiefbeleid ter vervanging van de huidige, versnipperde beleidsregels. Dit beleid is tevens een nadere uitwerking van de paragrafen over informatiebeheer in het beleidsprogramma DV&I 20212025 en de BIO.

Team IV en WBA en college

Q3 2022

Maak inzichtelijk hoe de aanbevelingen uit het rapport "Volledigheid digitale dossiers gemeenten" van de provincie worden opgepakt

Het rapport is in 2020 ter kennisname in het college gebracht met de melding dat de vier aanbevelingen onderdeel van deze KPI gaan worden. De drie aanbevelingen m.b.t. applicaties, proces en overzicht worden meegenomen bij KPI 3, 4 en 6. De aanbeveling m.b.t. het vastleggen van de verantwoordelijkheid nemen we mee bij de eerstvolgende aanpassing van het Besluit informatiebeheer.

Team IV

Q3 2022

Publiceer alsnog de 3 vervangingsbesluiten via de officiële websites

De 3 vervangingsbesluiten worden gepubliceerd op www.officiëlebekendmakingen.n1

Team IV en B&V

Q3 2021

Stel een hotspotmonitor vast

De hotspotmonitor wordt in overleg met het WBA opgesteld.

Team IV en WBA en college

Q4 2021

Opzetten van een kwaliteitssysteem volgens een PDVA (Plan-do-check-act) . cyclus 1-

Verwerk in het KPIverbeterplan de stand van zaken over het traject om alle ruimteplannen met terugwerkende kracht vast te leggen in het DMS

, KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbeheer i

KPI 6 Vervanging, conversie/migra tie, selectie, vernietiging en vervreemding • van archiefbescheid en

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheid en

KPI 8 Ter beschikking stellen van naar de archiefbewaarpl aats overgebrachte archiefbescheid en

Een inschatting is dat er 75 (reguliere) uren nodig zijn om de achterstand in te lopen. Er worden drie extra vernietigingsronden "doorlopen" van ieder 25 uur per ronde in Q4 2021 en in Q2 en Q4 2022.

Team IV

Q4 2022

Geef aan in het verbeterplan de stand van zaken betreffende het vernietigen van informatie uit vakapplicaties niet zijnde het centrale zaaksysteem. Leg duidelijk vast hoe dit proces is ingericht en hoe de controle wordt uitgevoerd

In 2020 zijn we als pilot begonnen met het vernietigen van documenten uit vakapplicatie Key2Financiën van Centric. Deze systematiek gaan we in 2021 ook inzetten voor andere vakapplicaties. Het proces van vernietiging en controle wordt onderdeel van het kwaliteitssysteem (KPI 4) en het overzicht (KPI 5)

Team IV en applicatiebeheer

Q4 2021

Neem een standpunt in inzake de hybride te bewaren dossiers en geef aan in het verbeterplan welke acties ondernomen moeten worden om deze te bewaren dossiers op eenzelfde wijze te ontsluiten. Het WBA oe zal niet instemmen met aanlevering van een dossier bestaande uit 2 incomplete vormen,

Aanpassen van het archiefbewerkingsplan waarin voorzien was in het deels analoog overbrengen van de dossiers 20002016 en deels digitaliseren van deze dossiers.

Team IV en WBA

Q3 2021

De analoge archieven gaan we niet hybride overbrengen. De dossiers 2000-2004 analoog bewerken, beschrijven en overbrengen.

Team IV en extern bedrijf

2021, 2022 en 2023

De dossiers 2005-2016 worden gedigitaliseerd en opgenomen in JOIN/overgebracht naar het e-depot van het WBA.

Extern bedrijf

2023

Geen aanbeveling

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10148467/1