8 230127 RAWB kaderbrief 2024
Tekst van het document
10 januari 2023
W. Dengkeng Soenito, pensionado WBA, 2022 In het Mastboomhuis
Het West-Brabants Archief kijkt uit naar de toekomst. Met een vernieuwde visie, strategie en uitvoeringsplan zorgen we ervoor dat we een flexibele organisatie blijven en inspelen op ontwikkelingen. Maar dat niet alleen. Jij als deelnemer van het WBA bepaalt de snelheid waarin we ontwikkelen en prioriteert de projectenplanning. Meer grip en transparantie, daar doen we het voor. Aankomende periode staan er grote uitdagingen op het programma. Van het ontwikkelen en uitvoeren van een erfgoedplan tot het moderniseren van het toezicht wat we uitvoeren bij jouw gemeente of verbonden partij. We implementeren wetgevingen, zoals de Wet Open Overheid, de Wet Gemeenschappelijke Regeling en uiteraard de vernieuwde Archiefwet. Daarnaast leveren we dagelijks een bijdrage aan jouw organisatieprocessen door informatie duurzaam te bewaren en beschikbaar te stellen. De kwaliteit van deze informatie is erg belangrijk voor jullie bedrijfsvoering, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en voor cultuur-historisch oogpunt. Zeker in deze tijd met fakenieuws en deepfake video’s. Voor je ligt de kaderbrief waarin we de hoofdlijnen van de beleidsmatige ontwikkelingen aangeven en de financiële uitgangspunten onderschrijven. Er gebeurt veel in het vakgebied, maar we zorgen ervoor dat de het verleden snel gevonden is! Met vriendelijke groet, Marcel Korving Directeur West-Brabants Archief
In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen voor het WBA. In de begroting 2024 worden deze beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties voor het WBA en zijn deelnemers. De ontwerpbegroting 2024 zal voor 1 april 2022 aan de deelnemers worden aangeboden. We zijn trots op de ontwikkelde beleidsvisie, die tot stand is gekomen met veel stakeholders uit ons netwerk: klanten, heemkundige kringen, collega’s uit de archiefsector, software en IT leveranciers, deelnemers en raadsleden. Hierdoor is het een tijdloze en inspirerende visie geworden met een leidend principe; ‘Het verleden snel gevonden.’ Om de visie te operationaliseren is deze opgeknipt in vier opgaven, namelijk; •
Dienstverlening;
• •
Basis op Orde; Erfgoed;
•
Organisatie.
Deze opgaven zullen aankomende jaren terugkomen in de P&C stukken.
Scan om de visie van het WBA te zien!
Oude archieven doorlezen in de studiezaal aan de Hofstraat in Werken vanuit opgaven Zoals in het voorwoord aangegeven krijgen onze deelnemers meer invloed over het reilen en zeilen binnen de organisatie. De visie en strategie zijn namelijk vertaald naar een uitvoeringsprogramma. Dit programma is gekoppeld aan de Planning en Control Cyclus. Jaarlijks stellen we samen met onze deelnemers de planning vast. Tijdens dit overleg prioriteren en plannen we de projecten. Hierdoor voldoen we aan de beleidsmatige richtlijn 02. In het gesprek met onze deelnemers over het uitvoeringsprogramma van de Beleidsvisie worden tevens de financiële consequenties duidelijk. Hierdoor krijgen we een jaarlijkse doorkijk naar de toekomst. De vastgestelde planning met financiële consequenties vormt aldus de basis voor de begrotingscyclus. Hiermee voldoen we aan beleidsmatige richtlijn 03. Met deze nieuwe werkwijze bepalen de deelnemers wat we wel en niet doen en welke budgetten beschikbaar zijn. Met het vaststellen van de visie en strategie wordt een lijn bepaald en kan er jaarlijks gestuurd worden op inhoud en financiën. Dit zorgt voor meer transparantie in de uitvoering en uitgaven en geeft de mogelijkheid tot sturing vanuit de deelnemers.
Beleidsmatige richtlijn 02. De deelnemers stellen jaarlijks, in overleg met het WBA, de prioriteiten binnen het uitvoeringsprogramma van de Beleidsvisie WBA. 03. Bij het jaarlijks stellen van prioriteiten binnen het uitvoeringsprogramma Beleidsvisie WBA, dienen vooraf(!) de financiële consequenties van die prioriteiten duidelijk te zijn bij de deelnemers.
Bergen op Zoom
1.1 Dienstverlening
daarbij zal het WBA het voortouw nemen omtrent de consequenties
Wat je ook zoekt in ons archief, je vindt het online. Onze website
die uit de nieuwe wet voortvloeien. De reguliere contacten en
brengt niet alleen informatie logisch en overzichtelijk samen, maar
overlegmomenten die er zijn met de regiefunctionarissen en
legt ook verbanden met aanvullende gegevens uit andere bronnen.
contactpersonen van de verbonden partijen benutten we hierbij. Zo
Je vindt makkelijk wat je zoekt op onze website. Dat komt door een
voldoen we aan Beleidsmatige richtlijn 01.
makkelijke opbouw en indien nodig een extra woordje uitleg. Wie een vraag heeft krijgt snel en deskundig antwoord van onze medewerkers.
Beleidsmatige richtlijn 01. We verwachten dat het WBA ons meeneemt bij de consequenties
De website van het WBA is de ingang voor onze klanten. Om het
van nieuwe wetgeving en de hieruit voortvloeiende
zoeken en vinden te verbeteren en de toegankelijkheid van de
beleidsdocumenten.
archieven te vergroten investeren we in een nieuwe webportaal. Daarnaast is het belangrijk om de archiefwijsheid van onze klanten te
Een belangrijke taak die het WBA heeft is het houden van toezicht op
vergroten. Dit zorgt voor minder vragen, al blijft persoonlijk contact bij
het informatiebeheer bij onze deelnemers en verbonden partijen. In
ingewikkelde vraagstukken belangrijk!
de snel veranderende digitale wereld ligt hier een grote opgave voor het WBA en voor onze deelnemers. Er wordt zowel kwalitatief als kwantitatief steeds meer gevraagd van het WBA op het gebied van
1.2 Basis op orde
toezicht en deze taak moet gemoderniseerd worden.
We bewaren en beheren fysieke en digitale informatie die op orde is. Zowel voor onszelf als voor onze partners hanteren we daarbij
Om deze veranderende taak vorm te geven is dhr. Chido Houbraken
professionele standaarden en voldoen we aan de wet- en
door het algemeen bestuur aangewezen als nieuwe Archivaris voor
regelgeving. We houden toezicht voor partners en adviseren hen op
de deelnemers en verbonden partijen.
maat. Het West-Brabants Archief is een betrouwbaar kenniscentrum dat zijn partners begeleidt in kwalitatief hoogwaardig informatiebeheer. Er komen een aantal wetten op het WBA af welke we doorvoeren. De belangrijkste hierin zijn de Woo, waarbij we onze informatie actief openbaar gaan maken. Door de vertraging bij het landelijke portaal PLOOI zullen we de archieven ontsluiten via ons eigen platform. Maar ook de Archiefwet en de WGr kent een aantal belangrijke wijzigingen die we doorvoeren. Deze wijzigingen gelden ook voor onze deelnemers
1.3 Erfgoed We maken de geschiedenis van West-Brabant toegankelijk en zichtbaar. We vinden erfgoedspelers in de regio. Dat doen we graag samen met historische, culturele, educatieve en creatieve organisaties. West-Brabants erfgoed krijgt een plek op onze website en activiteiten zetten we online in de kijker. Voor een representatiever beeld van ons verleden, verrijken we doelgericht onze collecties.
Graag gaan we aan de slag met de opgave erfgoed. In 2023 maken we een erfgoedplan wat een praktische uitwerking wordt van de vastgestelde visie en strategie. 1.4 Organisatie Het West-Brabants Archief kent de mogelijkheden van de digitale samenleving. Daarom spelen we in op ontwikkelingen en innovaties die een meerwaarde blijken voor het behalen van onze doelen. We blijven onze partners, bezoekers en erfgoedcollega’s ondersteunen, inspireren en verbinden, zodat ook in de toekomst ons verleden snel is gevonden! Het WBA blijft een flexibele partner en zorgt ervoor dat de organisatie bij de tijd blijft. De belangrijkste ontwikkeling is het herstructureren van de organisatie om de opgaves optimaal te organiseren in het dagelijkse werk. Daarnaast zijn we afhankelijk van vrijwilligers. Hier willen we een passend beleid voor ontwikkelen, wat nu niet aanwezig is.
C. Houbraken, Archivaris
In voorgaande tekst is een kwalitatieve doorkijk geschetst van verwachte en beoogde ontwikkelingen en trends voor de aanstaande planperiode. In deze paragraaf worden de financiële uitgangspunten benoemd voor de Begroting 2024 en de Meerjarenraming 2025 - 2027. Allereerst stellen we vast dat de ongekend hoge inflatie van 2022 gevolgen heeft voor de financiële huishouding van het WBA. We ontkomen er niet aan om de begroting 2023 te wijzigen om de dekking van de gestegen kosten te regelen. De voor 2023 aangekondigde prijsstijgingen variëren van 6 tot liefst 17 procent. De energiekosten gaan zelfs nog hoger! En ook de verwachte stijging van de loonkosten in de nieuwe CAO WSGO 2023-2024 zal aanmerkelijk meer zijn dan wat in de begroting 2023 is verwerkt. Tenslotte zullen de financiële effecten van de nieuwe Beleidsvisie ook in de te wijzigen begroting 2023 moeten worden verwerkt. Dat dit zal leiden tot een stijging van de deelnemerskosten is evident, maar het WBA ontkomt daar niet aan; dit scenario geldt voor alle overheidsorganisaties in 2023.
Rucphen 1981, speelterrein bij café ‘t Ossekopke, B. Steffen
De gegeven financiële richtlijnen voor 2024 zijn duidelijk en zullen door
gelijktijdig met de ontwerpbegroting voor 2024 aangeboden aan de
het WBA worden meegenomen in de begroting.
gemeenteraden ter zienswijze.
3.1 Algemene uitgangspunten
In de afgelopen jaren heeft het WBA in de meerjarenraming een nullijn
Het WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten
toegepast. Het bestuur heeft gevraagd om vanaf de begroting 2024
bij het opstellen van de begrotingsdocumenten:
een indexmatige meerjarenraming op te stellen. Dit gaan we doen in de meerjarenraming 2025-2027. Ook daarvoor vormen de indexcijfers
• •
De begroting 2024, inclusief de meerjarenraming 2025 – 2027,
uit de septembercirculaire 2022 de basis. Daarnaast worden de
is structureel financieel sluitend;
kosten voor de projecten die voortvloeien uit de hiervoor beschreven
De indexcijfers uit de septembercirculaire 2022 zijn verwerkt in
vier opgaven, in de meerjarenraming verwerkt.
de begroting en de meerjarenraming; •
•
In de begroting 2024 is nieuw beleid opgenomen als
3.3 Gemeentelijke bijdrage
uitwerking van de in 2022 door het algemeen bestuur
De bijdrage van de deelnemende gemeenten stijgt in 2024 met de al
vastgestelde beleidsvisie en de daarbij horende
eerder genoemde indexering plus de geraamde bedragen die
projectenplanning;
gekoppeld zijn aan de uitvoering van de vastgestelde Beleidsvisie.
De begroting 2024 wordt opgesteld met inachtneming van
Daarnaast vormt de wederom toegevoegde post “Onvoorzien” een
het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en
kostenstijging (zie onder 3.5 Weerstandsvermogen). Mochten er de
gemeenten (BBV).
komende maanden nog bijzondere ontwikkelingen komen, zoals de nieuwe CAO of extra kostenstijgingen ten gevolge van de inflatie, dan
Naast deze algemene uitgangspunten zijn er m.b.t. de begroting 2024
kan dat een effect hebben op de deelnemersbijdrage. De tijden zijn
nog bijzonderheden, die hieronder worden toegelicht.
onzekerder dan ooit. In ieder geval zal het WBA proactief reageren en er alles aan doen om een sluitende begroting te presenteren.
3.2 Indexering Voor de indexering van de bedrijfskosten wordt gebruikgemaakt van
Wij verwachten niet dat er daarnaast ook nog ruimte zal zijn voor
de index “prijs bruto binnenlands product 2,5%” die is gepubliceerd in
bezuinigingen. Het takenpakket van het WBA is een puur wettelijke
de september circulaire 2022. De lonen stijgen, conform die circulaire,
opgave, waarbij het WBA zo efficiënt mogelijk werkt binnen de
in 2024 met 3,9%. Of deze loonstijging realistisch is, hangt af van de
beschikbare middelen en conform de met bestuur en deelnemers
binnenkort af te sluiten nieuwe CAO SGO voor de periode 2023-2024.
gemaakte afspraken. De budgetmutaties die uit de beleidsvisie
Wij hopen dat we de nieuwe cijfers tijdig voor het opstellen van de
voortvloeien, zijn door het bestuursbesluit van 7 december 2022
begroting beschikbaar hebben. Vanzelfsprekend zal de indexering
gedekt, maar dit neemt niet weg dat het WBA steeds zal proberen om
worden gedaan op de nog te wijzigen begroting 2023. Deze wordt
die extra kosten zo laag mogelijk te houden.
Vanaf de begroting 2024 wordt de kostenverdeelsleutel gewijzigd.
•
Heroverweging van die sleutel was een gedeelde wens die in de evaluatie van onze GR eind 2021 werd geuit. In nauwe samenspraak
Bestemmingsreserve(s) dienden voor toekomstige grote investeringen die niet kunnen worden geactiveerd;
•
Een positief resultaat werd niet automatisch uitgekeerd aan
met de deelnemende gemeenten werden verschillende scenario’s
de deelnemers als gevolg van een beslissing van de fiscus uit
voor die kostenverdeling onderzocht, gewogen en beoordeeld.
2015, en
Uiteindelijk leidde dit proces tot een goed onderbouwd
•
bestuursvoorstel en heeft het algemeen bestuur op 7 december 2022
De post onvoorzien is vanaf begrotingsjaar 2022 vervallen om bezuinigingsredenen.
besloten dat vanaf de begroting 2024 de bijdragen van de deelnemers worden berekend op basis van het aantal overgebrachte
Begin 2022 gaf het bestuur van het WBA opdracht om herziening van
meters overheidsarchief. Die metrage wordt ieder jaar geactualiseerd.
deze werkwijze te onderzoeken. Directe aanleiding was de opname van een substantieel deel van de algemene reserve ter dekking van
3.4 Investeringen
de gestegen kosten in 2022. Het bestuur vroeg zich af of de resterende
Het WBA kent een zeer beperkt aantal investeringen. De kapitaallasten
reserve voldoende was om eventuele risico’s af te dekken en of er
in de begroting zijn daarom laag. Eind 2022 zijn de IT-voorzieningen
voldoende weerstandsvermogen zou blijven.
(hard- en software) volledig vervangen, waardoor de afschrijvingskosten hiervoor in 2023 naar verwachting met circa
De vraag over het weerstandsvermogen en de algemene reserve
€ 7.000 toenemen. In 2023 zal het WBA overgaan tot scanning on
werd voorgelegd aan onze accountant. Zijn advies luidde dat het WBA
demand in eigen beheer. Daarvoor is in 2022 een boekscanner
weinig risico’s kent en dat derhalve een lagere algemene reserve
aangeschaft, die in een periode van zes jaar wordt afgeschreven.
acceptabel is. Vervolgens heeft het WBA de fiscale richtlijn uit 2015 bij
Daarnaast zijn er nog twee oudere investeringen waarvan de
het onderzoek betrokken. Onze conclusie was dat er niet langer
kapitaallasten in de begroting zijn gedekt. De grondslag voor de
redenen zijn voor het WBA om af te wijken van spelregel 5 van de
activering van de investeringen met een langdurig economisch nut, is
Kadernota Verbonden Partijen. Oftewel: het WBA hoeft geen algemene
vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven die in 2019 door het
reserve te hebben om risico’s af te dekken. Dat ligt bij de aangesloten
bestuur is vastgesteld.
gemeenten. En voor risico’s dient een post onvoorzien, die weer dient te worden opgenomen in de begroting. Het BBV schrijft dit ook voor!
3.5 Weerstandsvermogen, risicobeheersing, reserves en
Het hebben en later benutten van bestemmingsreserve(s) moet
Vennootschapsbelasting
worden gehandhaafd.
In voorgaande jaren heeft het WBA een werkwijze gevolgd die neerkwam op: •
Het hebben van een algemene reserve dienende voor het weerstandsvermogen. Een door de accountant opgestelde notitie uit 2018 lag daaraan ten grondslag;
Het onderzoek is verwerkt in een bestuursvoorstel en de aanbevelingen zijn op 7 december 2022 overgenomen. •
De algemene reserve wordt per 2024 overgeheveld naar een bestemmingsreserve.
•
De risico’s worden afgedekt met een post onvoorzien van 2% van de jaaromzet.
•
Positieve resultaten worden toegevoegd aan die bestemminsgreserve(s) tot het bereiken van het gewenste bedrag.
•
Een alsdan resterend positief resultaat vloeit terug naar de deelnemers in de vorm van een korting op de bijdrage in het begrotingsjaar.
In de begrotingen tot nu toe besteedt het WBA aandacht aan de reserves en voorzieningen. Deze werden tot aan 2022 slechts benoemd in naam en bedrag. Vanaf 2022 geeft het WBA volledig inzicht in het doel en verloop ervan. Ten slotte gaat het WBA in de begroting 2024 expliciet in op risicobeheersing. Elk reëel risico zal worden gekwantificeerd, geprioriteerd en de noodzakelijke maatregelen om de risico’s afdoende te beheersen zullen worden benoemd. Als daar kosten aan verbonden zijn, dan zijn die opgenomen in de begroting. Het WBA kent geen vennootschapsplicht.
Roosendaal 1809: Koninklijk besluit van verheffing van Roosendaal tot stad, door Lodewijk Napoleon, Koning van Holland
Etten-Leur 1915; Roosendaalseweg
Alle deelnemers van het WBA hebben gemeentelijk beleid vastgesteld voor Verbonden Partijen. In het onderstaande overzicht zijn de betreffende richtlijnen opgenomen welke zijn ontvangen en is aangegeven of bij het opstellen van de begroting 2024 de betreffende richtlijn wordt overgenomen. Eventuele afwijkingen zijn toegelicht.
Richtlijn
Deelnemer(s)
Begroting
01. We verwachten dat het
Bergen op Zoom
V
WBA ons meeneemt bij de
Etten-Leur
consequenties van nieuwe
Halderberge
wetgeving en de hieruit
Moerdijk
voortvloeiende
Roosendaal
beleidsdocumenten.
Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert
02. De deelnemers stellen
Bergen op Zoom
jaarlijks, in overleg met het
Etten-Leur
WBA, de prioriteiten binnen
Halderberge
het uitvoeringsprogramma
Moerdijk
van de Beleidsvisie WBA.
Roosendaal
V
Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert 03. Bij het jaarlijks stellen van
Bergen op Zoom
prioriteiten binnen het
Etten-Leur
uitvoeringsprogramma
Halderberge
Beleidsvisie WBA, dienen
Moerdijk
vooraf(!) de financiële
Roosendaal
consequenties van die
Rucphen
prioriteiten duidelijk te zijn
Steenbergen
bij de deelnemers
Woensdrecht Zundert
V
Richtlijn
Deelnemer(s)
Begroting
01. We verwachten van het
Bergen op Zoom
V
(Dagelijks) Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) dat het een structureel sluitende meerjarenbegroting 20242027 aanbiedt aan de
Halderberge Roosendaal
Zundert
planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. 04. De bijdrage van de
bijdrage (2024 t/m 2027) per deelnemer
ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de
deelnemende gemeenten in de begroting 2024 stijgt Bergen op Zoom
Moerdijk Roosendaal
eerder door het Algemeen Bestuur is besloten.
Woensdrecht
dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het
Steenbergen
Etten-Leur Halderberge Moerdijk
Bergen op Zoom
V
Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen
(of een actuelere circulaire). Ook wijzigt de bijdrage
Steenbergen
wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de
Zundert
Woensdrecht
dienstverlening die de deelnemers afnemen.
Zundert Bergen op Zoom
maximaal met de geldende CAO indexering en de prijsontwikkeling uit de septembercirculaire 2022
Halderberge
Rucphen
overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In
V
Etten-Leur
primitieve begroting opgenomen, behalve als dit
03. De begroting bevat een
Zundert
de GR in de ontwerpbegroting de
Woensdrecht
begroting 2024 neemt de GR ook een overzicht op met de
02. De begroting wordt opgesteld op basis van
wordt ingezet, dan legt de GR deze reserve in de
vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft
Rucphen
die gebruikt zijn voor de begroting 2024. In de
Woensdrecht
uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment
Moerdijk
Steenbergen
Steenbergen
omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet
besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het
Etten-Leur
deelnemers. De GR vermeldt duidelijk de uitgangspunten
doel van de reserve
V
05. In de ontwerpbegroting worden de mogelijkheden beschreven om de bijdrage van de deelnemende
Roosendaal
gemeenten te verminderen, bijvoorbeeld door
Rucphen
besparingen voor te stellen
Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen
V
of beleidsinhoudelijke
Steenbergen
keuzes aan te geven.
Woensdrecht Zundert
06. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De GR kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor
Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen
resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen
Steenbergen
Bestuur.
Zundert
07. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de GR de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen.
V
Woensdrecht Bergen op Zoom Etten-Leur Halderberge Moerdijk Roosendaal Rucphen Steenbergen Woensdrecht Zundert
V
Westbrabantsarchief.nl