Document · PDF

7 WVS AB WVS (openbaar) 14 oktober

commissie Maatschappelijke Aangelegenheden 26 november 2024, gemeente RucphenBij agendapunt: Ingekomen stukken25.853 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

2 alinea's met “rondvraag”: 7 32

Inschrijvers wordt daarom geadviseerd om de bewijsmiddelen in een zo vroeg mogelijk stadium aan te vragen. In het geval de Opdrachtgever de gevraagde bewijsstukken niet binnen de gestelde termijn heeft ontvangen, behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om de Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

Pagina 23

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

5.2.1 Sancties Rusland De Europese Unie heeft op 8 april 2022 sancties ingesteld tegen Rusland. De Opdrachtgever mag als aanbestedende dienst geen opdrachten of concessie gunnen aan Russische partijen. Door het ondertekenen van de UEA verklaart Inschrijver: • geen Russische onderdaan, of een in Rusland gevestigde rechtspersoon te zijn; • niet voor meer dan 50% in eigendom te zijn van een Russische (rechts)persoon of entiteit; • dat er geen sprake is van zeggenschap door een Russische (rechts)persoon of entiteit (zeggenschap kan in de vorm van contractuele afspraken of in de vorm van een andere feitelijke invloed aanwezig zijn), noch wordt er door Inschrijver in het belang van een Russische (rechts)persoon of entiteit gehandeld; • niet meer dan 10% van de totale contractwaarde uit te besteden aan Russische (rechts)personen of entiteiten.

5.3

Geschiktheidseisen

Door ondertekening van de UEA verklaart de Inschrijver, op straffe van uitsluiting, ten tijde van Inschrijving te voldoen aan de onderstaande geschiktheidseisen. 5.3.1 Financiële en economische draagkracht De Inschrijver moet in de laatste drie (3) afgesloten boekjaren een solvabiliteitsratio hebben van minimaal 20%. Het solvabiliteitspercentage wordt gedefinieerd als het eigen vermogen, gedeeld door het totale vermogen. Het eigen vermogen is de som van de activa minus de schulden. Het eigen vermogen is inclusief het garantievermogen. Dit wordt gevraagd om de continuïteit van de uitvoering van de Opdracht te waarborgen. In het geval de Inschrijver inschrijft als combinatie, moet tenminste één van de combinanten zelfstandig voldoen aan deze eis. De Inschrijver moet gedurende de uitvoering van de Opdracht over een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) beschikken. Het verzekerde bedrag bedraagt minimaal € 1.000.000,- per gebeurtenis en € 2.000.000,- per jaar. In het geval de Inschrijver inschrijft als combinatie, moet minimaal één van de combinanten aan deze geschiktheidseis voldoen. De laatste aan de Inschrijver afgegeven accountantsverklaring (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) mag geen zogenoemde continuïteitparagraaf bevatten.

Aan de Inschrijver zijn daarnaast geen claims bekend die de financiële en/of economische draagkracht van de onderneming of de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevraag kunnen brengen. En daarnaast zijn voor zover bij de Inschrijver bekend, er gedurende de periode van de uitvoering van de Overeenkomst geen investeringen noodzakelijk die de financiële en/of economische draagkracht van de onderneming of de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen. 5.3.2 Technische bekwaamheid De Inschrijver levert bij Inschrijving de ingevulde Bijlage 3 ‘Referentieverklaring’ in. Hiermee toont de Inschrijver aan, op straffe van uitsluiting, dat de onderneming over voldoende deskundigheid en ervaring beschikt voor het uitvoeren van de Overeenkomst. Kerncompetentie De Inschrijver heeft in de periode van drie (3) jaar, voorafgaand aan de uiterste datum van Inschrijving (hierna: de referentieperiode), tenminste één vergelijkbare opdracht uitgevoerd.

Pagina 24

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

De Inschrijver heeft in de periode van drie (3) jaar, voorafgaand aan de uiterste datum van Inschrijving (hierna: de referentieperiode), tenminste één vergelijkbare opdracht uitgevoerd. De inschrijver dient ervaring te hebben met een soortgelijk sociale ontwikkelbedrijf. Voor een referentieopdracht die nog in uitvoering is, geldt dat deze op het moment van Inschrijving moet voldoen aan de hierna genoemde referentie-eisen voor een vergelijkbare Opdracht. Een referentieopdracht die nog in uitvoering is moet daarnaast minimaal één jaar in uitvoering zijn op het moment van Inschrijving. Een vergelijkbare (referentie)Opdracht voldoet minimaal aan de volgende referentie-eisen: • soortgelijk sociale ontwikkelbedrijf; • de Opdrachtgever/referent is niet een interne klant, noch een gelieerde rechtspersoon in de zin van artikel 2:24a BW of een verbonden rechtspersoon als bedoeld in artikel 2:24b BW; • de financiële omvang van de referentieopdracht, met andere woorden het gefactureerde bedrag, heeft in een periode van één jaar (welk jaar volledig gelegen is in de referentieperiode) minimaal € 30.000,bedragen.

5.3.3 Beroepsbekwaamheid en beroepsbevoegdheid De Inschrijver beschikt over: • een uittreksel van het in het land van herkomst geldende beroeps- of handelsregister, dat op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes (6) maanden; • beschikt over ISO 27001 certificaat (informatieveiligheid) of gelijkwaardig. Het uittreksel van het in het land van herkomst geldende beroeps- of handelsregister wordt door de Inschrijver bij Inschrijving ingediend. Op deze manier kan de rechtsgeldige ondertekening van de Inschrijving gecontroleerd worden.

5.4

Bewijsstukken van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

Van de Inschrijver aan wie de Opdrachtgever voornemens is om de Overeenkomst te gunnen, worden de bewijsstukken opgevraagd. Inschrijver levert binnen tien (10) kalenderdagen na verzoek de bewijsstukken aan. Voor deze aanbesteding gaat het om de volgende bewijsmiddelen/verklaringen: • een kopie van de Gedragsverklaring Aanbesteding (GVA), die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan twee (2) jaar; • een kopie van de verklaring van de Belastingdienst dat de sociale zekerheidspremies en belastingen zijn betaald, die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes (6) maanden; • de jaarrekeningen over de laatste drie afgesloten boekjaren waaruit de solvabiliteit kan worden afgeleid; • een kopie van het geldige verzekeringscertificaat van de Aansprakelijkheidsverzekering Bedrijven (AVB) dat op het tijdstip van Inschrijving niet ouder is dan zes (6) maanden, óf een verklaring van de verzekeraar of van de verzekeringstussenpersoon waaruit blijkt dat de Inschrijver in het geval van Gunning voorafgaand aan de inwerkingtreding van de Overeenkomst over de vereiste verzekering zal beschikken; • ISO 27001 certificaat. In Bijlage 1 ‘Controlelijst’ staat genoteerd welke documenten bij de Inschrijving ingediend worden, en welke documenten de Inschrijver binnen tien (10) kalenderdagen na verzoek indient.

Pagina 25

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Indien de Inschrijver niet voldoet aan de inschrijfvereisten of wanneer blijkt dat de UEA van de Inschrijver onjuist is ingevuld, dan wordt door de Opdrachtgever de Inschrijving van de betreffende Inschrijver terzijde gelegd.

Pagina 26

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 6 | Gunningscriterium ‘Beste Prijs – Kwaliteitverhouding’ De Inschrijvingen worden, na beoordeling op geldigheid en compleetheid, beoordeeld aan de hand van het Gunningscriterium de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’.

6.1

Sub-criterium 1: Prijs

Inschrijver wordt gevraagd de prijzen exclusief btw, zie Bijlage 6 te offreren, zoals deze gelden voor de looptijd van de Overeenkomst (behoudens indexering). Aanvullend worden uurtarieven opgevraagd indien Opdrachtgever meerwerk of aanvullende dienstverlening gedurende de looptijd van de overeenkomst wenst in te lenen. De Inschrijver gebruikt Bijlage 6 voor het opgeven van de prijs.

6.2

Sub-criterium 2: Dienstverleningsplan

De Inschrijver beschrijft op maximaal 10 A4-tjes enkelzijdig, lettertype Calibri Light 10, de door haar aangeboden meerwaarde in het kader van de dienstverlening in een Dienstverleningsplan. In dit Dienstverleningsplan beschrijft de Inschrijver de aangeboden meerwaarde zoals deze zal worden uitgevoerd bij de Opdrachtgever: A. Visie op de controle-aanpak (20%); B. Samenwerking (20%); C. Advies-aanpak (20%) D. Kwaliteit, samenstelling, continuïteit en beschikbaarheid van het controleteam (20%); E. Casus (20%). A) Visie op de controle-aanpak In dit deel moet ten minste worden ingegaan op: • Welke controlefilosofie Inschrijver uitdraagt en hoe deze wordt afgestemd op de organisatie van Opdrachtgever. Van belang daarbij is de mate waarin de controlewerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie. In het plan van aanpak moet ook ingegaan worden op de verwachte input en bijdrage van Opdrachtgever zodat de accountant zijn werk naar behoren kan uitvoeren. Ten slotte moet blijken hoe de controlefilosofie bijdraagt aan de (permanente) kwaliteitsverbetering van Opdrachtgever. • Op welke wijze worden door de Inschrijver de controlewerkzaamheden uitgevoerd. • De Inschrijver geeft duidelijk en expliciet aan welke kwaliteitscriteria er worden gehanteerd bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden.

• Aanvullend zoekt de Opdrachtgever nadrukkelijk een accountant die, ondanks de toegenomen regeldruk in het beroep de controle uitvoering zo min mogelijk laat leiden door formele protocollen en handelingen. De uitvoering van de controle dient de organisatie zo min mogelijke te belasten. Tevens geeft de accountant aanbevelingen vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie, naar aanleiding van de controlewerkzaamheden, die onze organisatie kwalitatief verbeterd en efficiënter maakt.

Pagina 27

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

B) Samenwerking In dit gedeelte van het plan wordt ingegaan op hoe de Inschrijver zijn rol ziet ten opzichte van Directie en organisatie. Ingegaan moet worden op de zienswijze van de Inschrijver op de wijze waarop Directie, Concern controller en de interne controle functionaris betrokken wordt bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden en hoe de verantwoording richting de directie plaats zal plaatsvinden. De Opdrachtgever voert de interne-controle werkzaamheden uit. De bevindingen voortkomende uit de interne controle worden vastgelegd en gedeeld met de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer maakt zoveel mogelijk gebruik van de intern uitgevoerde werkzaamheden, binnen de gestelde regels van het beroep. Minimaal 6 weken voorafgaand aan de interim controle stemt accountant met de interne controlefunctionaris af welke gegevens en documenten dienen te worden opgeleverd. Selecties uit de boekhoudingen worden door de accountant gemaakt op basis van door de interne controlefunctionaris aangeleverde bestanden. Deze selecties worden 1 maand voorafgaand aan de interim-controle aangeleverd door de accountant. Bij aanvang van de interim-controle worden alle selecties en opgevraagde documenten en gegevens door de interne controlefunctionaris digitaal ter beschikking gesteld. Voor de eindejaarscontrole vindt een identieke aanpak plaats.

Op deze manier kunnen de werkzaamheden inzake interim- en eindejaarscontrole van de externe accountant efficiënt verlopen. De inschrijvende accountant maakt bij de inschrijving duidelijk in welke mate zij gebruik maakt van de door de interne controle functionaris uitgevoerde werkzaamheden. Ervaring met controle van Sociale Werkvoorzieningen, Gemeenschappelijke regelingen of overige overheidsgerelateerde organisaties strekt tot aanbeveling. Inschrijver toont dit aan middels een lijst van klanten waarvoor zij wettelijke controles uitvoeren of hebben uitgevoerd. Waarbij de uitvoering van deze controles niet meer dan 3 jaar geleden mogen zijn uitgevoerd. Tevens wordt gevraagd op welke manier Inschrijver op sociaal gebied de samenwerking met Opdrachtgever wordt gezocht. C) Advies-aanpak De adviesaanpak van de Inschrijver voor Opdrachtgever dient aan verschillende belangrijke criteria te voldoen om tegemoet te komen aan de behoeften van onze organisatie. Allereerst dient de adviesaanpak gericht te zijn op het bieden van proactief advies dat aansluit bij de specifieke behoeften en doelstellingen van Opdrachtgever. Hierbij wordt verwacht dat de Opdrachtnemer een diepgaand inzicht heeft in de organisatie en de sector, om zo relevante en bruikbare adviezen te kunnen verstrekken.

Daarnaast is heldere communicatie en transparantie in de adviesverstrekking belangrijk, zodat Opdrachtgever volledig geïnformeerd is en de juiste beslissingen kan nemen. Verder wordt een flexibele en op maat gemaakte aanpak verwacht, waarbij de Opdrachtnemer in staat is om snel te reageren op veranderende omstandigheden en nieuwe ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en de markt. Tot slot streven we naar een duurzame samenwerking, waarbij de Opdrachtnemer fungeert als een betrouwbare partner die proactief meedenkt over de lange termijn doelstellingen, kansen en risico’s voor Opdrachtgever. D) Kwaliteit, samenstelling, continuïteit en beschikbaarheid van het controleteam Bij inschrijving dient Inschrijver een opgave te verstrekken van het kwaliteitsniveau van het team van deskundigen dat voor Opdrachtgever wordt ingezet. De inschrijver dient van het team van deskundigen de cv’s te overleggen. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleider die tevens vast contactpersoon zal zijn voor Opdrachtgever. De Opdrachtnemer is verplicht om in geval van wijzigingen in het team, gedurende de looptijd van de overeenkomst Opdrachtgever hiervan gelijk in kennis te stellen. Tot slot dient aangegeven te worden hoe de beschikbaarheid van het team zal worden gewaarborgd. De voorkeur van Opdrachtgever gaat uit naar langdurige inzet van de zelfde medewerkers op de opdracht. Het

Pagina 28

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

inschrijvende kantoor beschrijft hoe zij dit nastreeft en de wisseling van personeel op de opdracht tot een minimum beperkt. E) Casus Na de Inschrijving, en uiterlijk twee weken voor de presentatie wordt door de Opdrachtgever een casus aangereikt aan Inschrijver. Inschrijver zal de aanpak en uitwerking van de casus door het controleteam presenteren. Op woensdag 8 januari 2025 in de ochtend zal Inschrijver de punten onder 6.2 D en E tijdens de presentatie ter kantore van Opdrachtgever toelichten. Het Dienstverleningsplan wordt integraal beoordeeld aan de hand van de volgende elementen (toetsingskader): • het Dienstverleningsplan is volledig, begrijpelijk en consistent; • het Dienstverleningsplan is concreet en realistisch; • het Dienstverleningsplan draagt bij aan het bereiken van de doelstellingen.

6.3

Berekening Sub-criteria

Voor de berekening van het aantal punten per sub-criterium is de volgende systematiek van toepassing, zie de tabel hieronder: Nr

Sub-criterium

Prijs

Dienstverleningsplan

Totaal

Aantal punten

100

Sub-criterium 1: Prijs Na het invullen van de prijzen in Bijlage 6 wordt de totaalprijs automatisch berekend. De Inschrijver met de laagste prijs scoort het maximale aantal punten. Inschrijvingen waarvan de prijs hoger is, scoren naar rato lager, conform de formule S = (2 – P/L) × MAX. Hierbij geldt: S = score L = laagste prijs P = prijs van betreffende Inschrijver MAX = maximale aantal punten De scores afgerond op 2 decimalen. Bij een getal <0,005 wordt naar beneden afgerond, en bij een getal ≥ 0,005 omhoog. Er worden geen negatieve punten toegekend. Sub-criterium 2: Dienstverleningsplan De leden van de Beoordelingscommissie beoordelen eerst individueel het schriftelijk ingediende Dienstverleningsplan en kennen daar een voorlopig cijfer aan toe. Daarna komt de Beoordelingscommissie bij elkaar om de individuele cijfers te bespreken, waarna zij in gezamenlijkheid het definitieve cijfer vaststellen, conform onderstaande tabel:

Pagina 29

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Cijfer

Omschrijving

Toelichting

Uitmuntend

Voldoet uitstekend aan het toetsingskader

Zeer goed

Voldoet zeer goed aan het toetsingskader

Goed

Voldoet ruimschoots aan het toetsingskader

Ruim voldoende

Voldoet ruim voldoende aan het toetsingskader

Gemiddeld

Voldoet voldoende aan het toetsingskader

Onvoldoende

Voldoet onvoldoende aan het toetsingskader

De toegekende cijfers corresponderen met het in onderstaande tabel vastgelegde aantal punten: Cijfer

Aantal punten

Uitsluiting procedure

Inschrijvers moeten tenminste het cijfer 6 behalen op elk sub-sub-criterium van het Dienstverlengingsplan om in aanmerking te komen voor Gunning. Bij een cijfer dat lager is dan een 6 wordt de Inschrijver uitgesloten van de verdere procedure.

6.4

Besluit tot Gunning

Voor iedere Inschrijver wordt een eindscore berekend. De Inschrijver die het hoogste totaal aantal punten heeft behaald van de sub-criteria 1 tot en met 2, heeft de economisch meest voordelige Inschrijving. Wanneer meerdere Inschrijvers dezelfde eindscore behalen, dan wordt het voornemen tot Gunning vastgesteld aan de Inschrijver die voor het sub-criterium Prijs de hoogste score heeft behaald. In het geval ook deze scores gelijk zijn, dan vindt een loting door een notaris plaats tussen de gelijk scorende Inschrijvers. Wanneer en nadat door de Opdrachtgever het voornemen tot Gunning is vastgesteld, wordt aan alle Inschrijvers, gelijktijdig via TenderNed, bekend gemaakt aan welke Inschrijver de Opdrachtgever voornemens is om de Opdracht te gunnen. De Opdrachtgever is niet verplicht om tot Gunning over te gaan. Een Inschrijver die tegen het voornemen tot Gunning in rechte op wil komen, moet – op straffe van nietontvankelijkheid en verval van iedere aanspraak – niet later dan 20 dagen na het bekend maken van het voornemen tot Gunning een juridische procedure ter zake aanhangig maken door middel van een betekende kort geding dagvaarding bij de rechtbank in het arrondissement waarin de Opdrachtgever is gevestigd.

Pagina 30

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Wanneer geen van de afgewezen Inschrijvers binnen de genoemde termijn van 20 dagen na de bekendmaking van het voornemen tot Gunning een kort geding aanhangig heeft gemaakt, gaat de Opdrachtgever ervan uit dat de afgewezen Inschrijvers menen geen aanspraak te kunnen maken op Gunning van de Opdracht en dat zij geen bezwaar hebben tegen de uitvoering van dit voornemen tot Gunning.

Pagina 31

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

EURO MANAGEMENT CONSULTANTS Kluizerdijk 1D 5554 XA Valkenswaard +31 (0)40 213 00 75 Info@euromc.nl

Bijlage 6 | Prijs WVS | Accountantsdiensten | 2024-228 Kosten op jaarbasis (excl btw)

Omschrijving Dienstverlening (conform aanbestedingsdocumenten) Meerwerk per functie

Prijs per uur

Aantal uren

€ Kosten op jaarbasis (excl btw)

Partner/director

€

1 €

(Senior) manager

€

1 €

Controleleider

€

1 €

Assistent accountant

€

1 €

€

Totaalprijs (inschrijfprijs)

Inschrijver vult alle licht blauwe cellen (D11, B13 t/m B16) in. Aan het aantal gepronotiseerde aantal uren voor aanvullende diensten per functie kunnen geen rechten worden ontleend. Dit betekent dat, indien bij de uitvoering van de Opdracht het daadwerkelijk afgenomen volume achterblijft - ongeacht de mate waarin dit het geval is - dit geheel voor risico van de Opdrachtnemer komt. Naam

: ................................................................................

Naam tekeningbevoegde

: ................................................................................

Functie tekeningbevoegde

: ................................................................................

Datum

: ................................................................................

Handtekening tekeningbevoegde

: ................................................................................

Onderwerp: voorstel tot vaststelling van de aanbestedingsdocumenten accountantsdiensten 2025 e.v. jaren

No. 13 - 2024 Dos. 4/46 A

Aan het algemeen bestuur.

Zoals u weet zal eind van het boekjaar 2024 het contract met Deloitte Accountants BV voor het uitvoeren van de accountantsdiensten voor WVS aflopen. Deloitte heeft aangegeven dat zij om strategische afwegingen geen aanbieding meer zullen doen aan WVS voor het uitvoeren van accountantsdiensten. Gezien de stijging van de prijzen in de markt is WVS genoodzaakt om een Europese aanbesteding (hierna: EA) uit te voeren. De Controleverordening van WVS geeft aan dat de besluitvorming hierover bij uw AB ligt. WVS heeft met een werkgroep, inclusief ambtelijke ondersteuning, de voorbereidingen gepleegd voor de EA. Er hebben marktconsultaties plaatsgevonden met mogelijke inschrijvers. De bevindingen uit deze consultaties zijn verwerkt in de bijgaande aanbestedingsdocumenten. Accountantskantoren hebben momenteel voldoende orders in portefeuille t.o.v. hun personeelsbestand. Zij hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt. Het is zaak dat WVS als een interessante nieuwe klant wordt gezien. Dit is mede de reden waarom er is gekozen voor marktconsultatie, zodat WVS zich kon presenteren. Voor de uitvoering van de EA wordt WVS ondersteund door EMC. Zij ondersteunen WVS en andere werkontwikkelbedrijven bij het doen van een EA. EMC heeft in de afgelopen jaren meerdere EA accountsdiensten in de markt gezet met positief resultaat. Hun ervaringen zijn ook verwerkt in bijgaande documenten.

Voorstel Wij stellen u voor het bijgaande bestek Europese aanbesteding accountantsdiensten WVS, inclusief de bijlagen 6 (Prijs), 7 (Programma van Eisen) en 8 (Concept overeenkomst) vast te stellen, conform het bijgevoegde ontwerpbesluit. Roosendaal, 30 september 2024. Het dagelijks bestuur van WVS, de secretaris, de voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

Het algemeen bestuur van WVS; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur dd. 30 september 2024, no. 13 - 2024, no. 4/46 A; gelet op de gemeenschappelijke regeling WVS en de Controleverordening WVS;

besluit:

vast te stellen het door de secretaris als zodanig gewaarmerkte bestek Europese aanbesteding accountantsdiensten WVS, inclusief de bijlagen 6 (Prijs), 7 (Programma van Eisen) en 8 (Concept overeenkomst).

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van WVS op 14 oktober 2024.

De secretaris,

De voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

pagina 2 van 2

Bijlage 7 | Programma van Eisen Accountantsdiensten WVS

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

© Copyright 2024, Euro Management Consultants Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Euro Management Consultants

Pagina 2

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 | Algemene eisen _______________________________________________________________ 4 Hoofdstuk 2 | Controle van de jaarrekening _____________________________________________________ 5 Hoofdstuk 3 | Planning en doorlooptijd ________________________________________________________ 8 Hoofdstuk 4 | Beroepsstandaarden ___________________________________________________________ 9 Hoofdstuk 5 | Vast controle team ____________________________________________________________ 10 Hoofdstuk 6 | Meerwerk – Aanvullende opdrachten _____________________________________________ 11 Hoofdstuk 7 | Beveiliging en AVG ____________________________________________________________ 12 Hoofdstuk 8 | Communicatie en evaluatie _____________________________________________________ 13 Hoofdstuk 9 | Prijzen______________________________________________________________________ 14 Hoofdstuk 10 | Facturering en betalingsvoorwaarden ____________________________________________ 15 Hoofdstuk 11 | Overige verplichtingen en (rand)voorwaarden______________________________________ 16

Pagina 3

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 1 | Algemene eisen De Opdrachtnemer voldoet aan de gedragscode en beroepsregels Accountants. Daarnaast werkt de Opdrachtnemer conform vigerende wet- en regelgeving, de gemeentewet, de wet Gemeenschappelijke Regelingen, de commissie BBV en de geldende interne verordeningen en BW Deel 2. De aard van de controleonderzoeken en de frequentie worden voorafgaand aan iedere controle activiteit afgestemd met de directie en Concernhoofd FIA/Concerncontroller van Opdrachtgever. Controlewerkzaamheden worden gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de verantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en voldoen aan de gestelde voorwaarden. Tevens kan aanvullende dienstverlening door Opdrachtnemer uitgevoerd worden. De verantwoordelijke partner/vennoot beschikt over een certificerende bevoegdheid zoals dat in de Nederlandse Wet- en Regelgeving is geregeld; Het door Opdrachtnemer op de opdracht in te zetten personeel is ingeschreven in het beroepsregister van de accountants als openbaar accountant (NBA) en/of, wordt aangestuurd door een leidinggevende die ingeschreven is in het beroepsregister als openbaar accountant.

Pagina 4

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 2 | Controle van de jaarrekening De jaarrekening van de GR WVS van Opdrachtgever dient over elk boekjaar te worden gecontroleerd. Hiervoor ontvangt Opdrachtgever van Opdrachtnemer de volgende dienstverlening: • controle jaarrekening Gemeenschappelijke regeling WVS; • uitvoeren van de interim-controle + opstellen managementletter naar aanleiding van de interimcontrole Gemeenschappelijke regeling WVS. Over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 beschikt Opdrachtgever over goedkeurende controleverklaring van een onafhankelijke accountant. Opdrachtnemer draagt jaarlijks zorg voor het certificeren van de jaarrekening. De resultaten van de controlerende werkzaamheden en de natuurlijke adviesfunctie moeten per kalenderjaar uitmonden in een controleverklaring, een managementletter en een accountantsverslag. De accountant die de verklaringen afgeeft, is opgenomen in het register van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. Daarnaast dient Opdrachtnemer de jaarrekening van WVS Schoonmaak vof te worden gecontroleerd met een samenstellingsverklaring als resultaat (uitwerking hiervan, zie paragraaf 2.6).

2.1

Omschrijving accountantsdiensten en controlewerkzaamheden

Van de jaarrekening ontvangt Opdrachtgever een controleverklaring waarbij een oordeel wordt gegeven over de jaarrekening. Dit oordeel dient uitgevoerd te zijn volgende het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat door het Algemeen bestuur van Opdrachtgever is vastgesteld, het controleprotocol rechtmatigheidsverantwoording en de Regeling Controleprotocol Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De accountant dient onafhankelijk te zijn zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten(ViO) en andere voor de Opdracht vereiste onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast dient door de accountant te worden voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om diens controleopdracht zodanig in te plannen en uit te voeren dat deze daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgt voor het afgeven van diens oordeel. De controle dient uitgevoerd te worden met een hoge doch geen absolute mate van zekerheid.

De accountant dient zelf de materialiteit voor de jaarrekening als geheel te bepalen zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado en het controleprotocol als vastgesteld door het Algemeen bestuur. Aan het Algemeen bestuur dienen door de accountant tijdens diens controle gerapporteerde afwijkingen boven de materialiteit te worden gerapporteerd alsmede kleinere afwijkingen die naar diens mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. De controle van de accountant dient onder andere te bestaan uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen bevat van materieel belang als gevolg van fouten of fraude dan wel het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede

Pagina 5

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

• •

de balansmutaties, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor diens oordeel; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden; Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor de financiële verslaglegging, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Dagelijks bestuur die daarover in de jaarrekening staan; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Doelstelling van de Opdracht is om te komen tot een controleverklaring bij de jaarrekening van Opdrachtgever. Controlewerkzaamheden dienen te worden gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de verantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevat en voldoet aan de gestelde voorwaarden.

2.2

Interim-controle

De Opdrachtnemer voert jaarlijks een interim-controle uit voor GR WVS. De gedane bevindingen en aan te bevelen zaken worden samengevat in een managementletter op het niveau van de totale organisatie. De jaarlijkse interim-controle wordt in het najaar van ieder jaar uitgevoerd. De managementletter wordt binnen twee (2) weken na afronding van de interim-controlewerkzaamheden aangeleverd aan directie van Opdrachtgever en besproken. De managementletter gaat ter kennisgeving naar het AB.

2.3

Managementletter

Bijzonderheden die bij de uitvoering van de interim-controle op de jaarrekening naar voren komen en naar de mening van de Opdrachtnemer verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven, dan wel de zaken die in algemene zin memorabel zijn, dienen in de jaarlijkse managementletter te worden opgenomen die ten minste een tweetal weken voor aanvang van de bespreking met de Algemeen directeur en Concernhoofd FIA/Concerncontroller van Opdrachtgever gedeeld en besproken wordt. De Opdrachtnemer geeft concreet toepasbare adviezen welke in de managementletter worden opgenomen. In de hiervoor uit te voeren interim-controle kunnen thema’s worden meegenomen die kunnen worden aangedragen door de directie en/of management van Opdrachtgever en de Opdrachtnemer.

2.4

Natuurlijke adviesfunctie

Opdrachtnemer beschikt over een open, proactieve, maar kritische houding ten aanzien van de interne beheersing door de Opdrachtgever. Opdrachtgever verwacht dat Opdrachtnemer transparant is en de Opdrachtgever direct adviseert waar dat nodig is. Opdrachtgever verwacht dat Opdrachtnemer proactief adviseert over relevante ontwikkelingen op het gebied van regelgeving waaronder de

Pagina 6

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

rechtmatigheidsverantwoording, IT en fiscaliteit. Deze natuurlijke adviesfunctie kan verder reiken dan de reguliere controlewerkzaamheden. Opdrachtnemer houdt hierbij rekening met ontwikkelingen die spelen binnen de organisatie.

2.5

Rapportage GR WVS

Opdrachtnemer stelt conform planning drie soorten rapportages op: managementletter, waarin n.a.v. de uitgevoerde interim-controle de mogelijke risico’s, aandachtspunten op het gebied van AO/IC en overige belangrijke onderwerpen worden benoemd, waarbij het kantoor de keuze vrijstaat dit per juridische entiteit of in een gecombineerd rapport te doen; accountantsverslag per gecontroleerde jaarrekening: in dit verslag worden de bevindingen, geconstateerde fouten, onzekerheden en aangebrachte correcties benoemd; accountantsverklaring per gecontroleerde jaarrekening: waarin opgenomen het oordeel over de gecontroleerde jaarrekening.

2.6

WVS Schoonmaak vof

Opdrachtnemer dient de jaarrekening van WVS Schoonmaak vof te controleren. Doelstelling van de opdracht is om te komen tot een samenstelverklaring van de jaarrekening WVS Schoonmaak vof. In dit verband dient de jaarrekening van Opdrachtgever over elk boekjaar te worden gecontroleerd. Hiervoor ontvangen wij graag de volgende dienstverlening: • samenstelverklaring jaarrekening WVS Schoonmaak vof.

Pagina 7

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 3 | Planning en doorlooptijd Het is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om diens controle werkzaamheden zodanig in te plannen en uit te voeren in overleg met Opdrachtgever, dat de Opdrachtnemer voldoende en geschikte controleinformatie verkrijgt voor het afgeven van haar oordeel. De controlewerkzaamheden worden minimaal drie maanden van tevoren en in overleg met Opdrachtgever gepland en uitgevoerd binnen de deadlines en data van de bestuurskalender en planning & control cyclus van de Opdrachtgever. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in de planning. Voor het tijdig en volledig opleveren van werkzaamheden door Opdrachtnemer geldt onderstaande planning: Het is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om diens controle werkzaamheden zodanig in te plannen en uit te voeren in overleg met Opdrachtgever, dat de Opdrachtnemer voldoende en geschikte controleinformatie verkrijgt voor het afgeven van haar oordeel. Voor het tijdig en volledig opleveren van werkzaamheden door Opdrachtnemer geldt onderstaande planning: Betreft

Aanvang

Gereed

Afstemming plan van aanpak interim controle

Week 37

Week 40

Bepaling selecties t.b.v. interim-controle

Week 40

Week 44

Interim controle externe accountant

Week 45

Week 46

Voorbereiding jaarrekening, restant proceduretesten

Week 48

Week 5 (volgend jaar)

Bespreken managementletter

Week 48

Samenstellen balansdossier

Week 2

Week 5

Samenstellen geconsolideerde jaarrekening

Week 6

Week 7

Controle externe accountant

Week 8

Week 10

Oplevering controleverklaring

Week 11

Vaststelling jaarrekening

Week 12

De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling dient jaarlijks vóór 15 juli te worden ingediend bij de provincie Noord-Brabant. Voor indiening dienen deze door het Algemeen Bestuur (AB) van de betreffende GR te worden vastgesteld, en voor verwerking in de jaarrekening van de gemeenten aan de diverse gemeenteraden te worden aangeboden. Gezien de hiervoor geldende termijnen is het noodzakelijk dat de jaarrekening medio maart voorzien van een accountantsverklaring ter vaststelling aangeboden kunnen worden aan het AB.

Pagina 8

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 4 | Beroepsstandaarden De werkzaamheden van de Opdrachtnemer voldoen aan de beroepsstandaarden en de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in ‘Verordening gedrags- en beroepsregels accountants’ (VGBA) en aan bestaande wet- en regelgeving. Opdrachtnemer heeft een vergunning van op grond van de Wta van AFM om wettelijke controles te mogen uitvoeren.

Pagina 9

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 5 | Vast controle team Opdrachtgever eist een consistente kwaliteit van dienstverlening gedurende de looptijd van de Overeenkomst en verwacht dat Opdrachtnemer maatregelen treft die de kwaliteit en ervaring van de dienstverlening en het controleteam waarborgen. De eindverantwoordelijke binnen Opdrachtnemer heeft minimaal de kwalificatie van registeraccountant (RA), hetgeen blijkt uit inschrijving in het daartoe bestemde register en beschikt over een certificerende bevoegdheid zoals dat in de Nederlandse Wet- en Regelgeving is geregeld. Opdrachtnemer werkt met een vast controleteam dat beschikt over relevante ervaring en expertise. Tevens beschikken zij over sterk ontwikkelde kennis op het gebied van audit en advies in de publieke sector en de specifieke wet- en regelgeving die hierop van toepassing is. Het team moet voldoen aan de vigerende wetgeving zonder uitputtend te zijn, zijn dit: de gedrags- en beroepsregels geldende voor accountants, de wet gemeenschappelijke regelingen, de commissie BBV, de AVG, Titel 9 BW 2 en overige voor de organisatie geldende wet- en regelgeving. Opdrachtnemer ziet erop toe dat de uitvoering van de Opdracht ongestoord voortgang vindt en conform de daaraan gestelde eisen wordt uitgevoerd. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de voortgang niet door o.a.

ziekte, vakantie of andere redenen van afwezigheid van haar medewerkers wordt onderbroken. Opdrachtnemer neemt in voorkomende gevallen onverwijld de nodige maatregelen tot het doen van de vereiste voorzieningen c.q. inzet van vervangend gelijkwaardig personeel (zowel qua werk- en denkniveau als aantoonbare relevante werkervaring). Alle medewerkers van en namens Opdrachtnemer welke in een gebouw van de Opdrachtgever komen houden zich aan de geldende huisregels en kunnen zich op verzoek legitimeren. Indien Opdrachtgever niet tevreden is over de inzet van een medewerker van de Opdrachtnemer kan Opdrachtgever verzoeken om vervanging van de desbetreffende medewerker. Opdrachtgever zal tijdig Opdrachtnemer op de hoogte stellen en zal geen vervanging eisen op basis van ongegronde redenen.

Pagina 10

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 6 | Meerwerk – Aanvullende opdrachten Het factureren van meerwerk aangaande de in de Aanbestedingsdocumenten omschreven opdracht is niet mogelijk. Er kan enkel sprake zijn van aanvullende kosten wanneer op verzoek van Opdrachtgever werkzaamheden worden verricht die niet zijn beschreven in de Aanbestedingsdocumenten en niet vallen onder hetgeen beschreven onder “Omschrijving van de opdracht”. Hieraan ligt te allen tijde een voorafgaande prijsopgave ten grondslag. Voor aanvullende opdrachten wordt altijd vooraf door Opdrachtnemer een offerte met een begroot aantal uren met het uurtarief, zoals door Opdrachtnemer aangeboden tijdens haar Inschrijving en vastgelegd in de Overeenkomst. De Opdrachtgever, enkel in de functionaris van algemeen directeur of Concernhoofd FIA/Concerncontroller, is bevoegd tot het geven van de aanvullende opdrachten. Uitsluitend schriftelijke, of schriftelijk bevestigde, vooraf verstrekte opdrachten door de algemeen directeur of Concernhoofd FIA/Concern controller kunnen worden gefactureerd.

Pagina 11

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 7 | Beveiliging en AVG Opdrachtnemer treft maatregelen zodat Opdrachtgever bedrijfsgevoelige bestanden op een veilige manier beschikbaar kan stellen. Opdrachtnemer beschikt over een (online) portal waar Opdrachtgever bestanden op een veilige manier ter beschikking kan stellen. De portal is afgeschermd en alleen toegankelijk voor het controle team. Dossiers worden niet langer bewaard dan wettelijk vereist is. De Opdrachtnemer voldoet aan de AVG.

Pagina 12

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 8 | Communicatie en evaluatie De Opdrachtnemer benoemt op strategisch, tactisch en operationeel niveau één accountmanager die voor de Opdrachtgever het centrale aanspreekpunt is. Deze accountmanager coördineert, draagt zorg voor (toezicht op) de naleving van de Overeenkomst en houdt toezicht op de kwaliteit van de totale dienstverlening van de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer stelt daarnaast (per Opdrachtgever) één vaste contactpersoon (en een vervanger) beschikbaar, die primair verantwoordelijk is voor de naleving en de verdere invulling van de Overeenkomst, en die hiervoor als eerste aanspreekpunt fungeert voor de betreffende Opdrachtgever. Deze contactpersoon (en vervanger) moet tussen 08:30 en 17:30 telefonisch en per email bereikbaar zijn en beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift. De communicatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer vindt als volgt plaats: Type overleg Strategisch / tactisch Operationeel

Aanwezig vanuit Opdrachtgever Concernhoofd FIA/Concerncontroller

Frequentie

Inhoud

1x per jaar

Concernhoofd FIA/Concerncontroller

Indien nodig

Bijzonderheden naar aanleiding van de dienstverlening. Toekomstige ontwikkelingen Operationele zaken.

De Opdrachtnemer evalueert, conform bovenstaande tabel, kosteloos de dienstverlening met de Opdrachtgever. Hierbij wordt de uitvoering van de dienstverlening besproken, welke ontwikkelingen er binnen de organisaties zijn en de nakoming van overeengekomen afspraken. Daarnaast vindt ook nog besluitvorming plaats. De gedurende de evaluaties gemaakte afspraken tussen Partijen, zoals vastgelegd en overeengekomen in gespreksverslagen (opgesteld door de Opdrachtnemer), hebben een bindend karakter, indien en voor zover deze afspraken niet strijdig zijn met afspraken in de Overeenkomst, of tenzij Partijen expliciet hebben aangegeven dat zij zich niet willen binden, of dat de aard van de evaluaties verkennend/informatief zijn en geen bindend karakter hebben.

Pagina 13

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 9 | Prijzen De jaarlijkse prijs voor de accountantscontrole en uurtarieven gelden voor de looptijd van de Overeenkomst, met een jaarlijkse indexering, voor het eerst voor het controlejaar 2026, op basis van het CBS -indexcijfer “commerciële dienstverlening en transport code 692 Accountants, boekhouders en transport (2015=100)”. Peildatum is het indexcijfer van oktober. (Jaarlijks wordt het indexcijfer van oktober vastgesteld en vergeleken met het indexcijfer van oktober van het vorige jaar. De mutatie betreft de indexatie). De jaarlijkse prijs voor de , voor eventuele meerwerk, gelden voor de looptijd van de Overeenkomst, met een jaarlijkse indexering, voor het eerst op 1 januari 2026, op basis van het CBS -indexcijfer “commerciële dienstverlening en transport code 692 Accountants, boekhouders en transport (2015=100)”. Peildatum is het indexcijfer van oktober. (Jaarlijks wordt het indexcijfer van oktober vastgesteld en vergeleken met het indexcijfer van oktober van het vorige jaar. De mutatie betreft de indexatie). Reistijd en reiskosten worden niet in rekening gebracht. Er worden geen overige kosten in rekening gebracht.

Pagina 14

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 10 | Facturering en betalingsvoorwaarden 10.1 Facturering Opdrachtnemer factureert jaarlijks de Opdrachtgever als volgt: • Na afronding interim- controle in december 30% van de aangeboden inschrijfprijs • Voorschot controle werkzaamheden in februari 40% van de aangeboden inschrijfprijs • Eindafrekening na afronding controle werkzaamheden in april 30% van de aangeboden inschrijfprijs Op de factuur vermeldt Opdrachtnemer ten minste de volgende informatie: • de wettelijk verplichte factuurgegevens, zoals vermeld op www.belastingdienst.nl > zakelijk > btw >administratie bijhouden > facturen maken > wettelijk verplichte gegevens; • de naam en het adres van Opdrachtgever; • contractnummer; • omschrijving; • totaal in rekening gebrachte bedrag exclusief btw.

10.2 Betalingsvoorwaarden De betalingstermijn van een factuur bedraagt 30 dagen na factuurdatum. Overschrijding van (een) betalingstermijn(en) door de Opdrachtgever geeft de Opdrachtnemer niet het recht zin prestaties op te schorten c.q. te beëindigen. Niet-betaling door de Opdrachtgever van (een) factu(u)r(en) op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factu(u)r(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties, geeft de Opdrachtnemer eveneens niet het recht zijn prestaties op te schorten c.q. te beëindigen. De Opdrachtgever geeft binnen de betaaltermijn van de factuur aan de Opdrachtnemer aan wanneer de juistheid van de factuur in zijn geheel of gedeeltelijk wordt betwist. Alleen voor het betwiste gedeelte is de Opdrachtgever gerechtigd de betaling op te schorten. Het niet betwiste gedeelte van de factuur moet binnen de betaaltermijn worden voldaan. Het is de Opdrachtnemer niet toegestaan creditnota’s te verrekenen met debet nota’s.

Pagina 15

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 11 | Overige verplichtingen en (rand)voorwaarden Alle overige verplichtingen en (rand)voorwaarden, welke van toepassing zijn op de uitvoering, zijn vastgelegd in de Overeenkomst.

Pagina 16

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

EURO MANAGEMENT CONSULTANTS Kluizerdijk 1D 5554 XA Valkenswaard +31 (0)40 213 00 75 Info@euromc.nl

Bijlage 8 | Concept Overeenkomst

Accountantsdiensten

WVS – <Opdrachtnemer>

Inhoudsopgave Artikel 1,

Begrippen ___________________________________________________________________ 4

Artikel 2,

Onderwerp van de Overeenkomst ________________________________________________ 5

Artikel 3,

Opdrachtverstrekking en aanvaarding ______________________________________________ 5

Artikel 4,

Duur en beëindiging van de Overeenkomst _________________________________________ 5

Artikel 5,

Algemene eisen _______________________________________________________________ 6

Artikel 6,

Controle van de jaarrekening ____________________________________________________ 6

Artikel 7,

Planning en doorlooptijd ________________________________________________________ 9

Artikel 8,

Beroepsstandaarden __________________________________________________________ 10

Artikel 9,

Vast controle team ___________________________________________________________ 10

Artikel 10,

Meerwerk – Aanvullende opdrachten _____________________________________________ 10

Artikel 11,

Beveiliging en AVG ____________________________________________________________ 11

Artikel 12,

Communicatie en evaluatie _____________________________________________________ 11

Artikel 13,

Prijzen _____________________________________________________________________ 12

Artikel 14,

Facturering en betalingsvoorwaarden _____________________________________________ 12

Artikel 15,

Klachtenregeling _____________________________________________________________ 13

Artikel 16,

Overige verplichtingen_________________________________________________________ 13

Artikel 17,

Controle ____________________________________________________________________ 13

Artikel 18,

Geheimhouding ______________________________________________________________ 14

Artikel 19,

Aansprakelijkheid_____________________________________________________________ 15

Artikel 20,

Toepasselijke voorwaarden en geschillen __________________________________________ 16

Bijlage 1,

Prijzen _____________________________________________________________________ 17

Bijlage 2,

Dienstverlengingsplan _________________________________________________________ 18

Bijlage 3,

Bedrijfsaansprakelijkheids- en Beroepsaansprakelijkheid verzekering Opdrachtnemer _______ 19

Pagina 2 WVS:

<Opdrachtnemer: WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

DE ONDERGETEKENDEN 1.

WVS, gevestigd en kantoorhoudend te Roosendaal aan de Bosstraat 81, te deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar algemeen directeur, de heer J.H.G. Koopman, hierna te noemen “Opdrachtgever”;

<naam opdrachtnemer>, gevestigd en kantoorhoudend te <postcode plaatsnaam> aan de <straatnaam>, te deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar algemeen directeur, <meneer/mevrouw> <voorletters achternaam>, hierna te noemen “Opdrachtnemer”;.

Ondergetekenden, hierna gezamenlijk te noemen “Partijen”.

NEMEN HET VOLGENDE IN AANMERKING 1.

Opdrachtgever wil Accountantsdiensten inkopen.

In het kader van het project “Europese Aanbesteding Accountantsdiensten” heeft Opdrachtgever een aanbesteding uitgebracht, voor de inkoop van Accountantsdiensten.

De Opdrachtgever heeft een Europese aanbesteding uitgevoerd.

Op <datum> is de aankondiging gedaan bij TenderNed, met kenmerk <invullen>, en zijn de aanbestedingsdocumenten beschikbaar gemaakt, met nummer 2024-228.

Opdrachtnemer heeft op <datum> een Inschrijving ingediend.

De aanbesteding heeft geleid tot gunning van de Opdracht aan <één> Inschrijver, te weten de Opdrachtnemer.

Partijen leggen in deze Overeenkomst met bijlagen de voorwaarden vast waaronder de Opdrachtnemer Accountantsdiensten uitvoert.

De Opdrachtnemer is bereid en gehouden om Accountantsdiensten uit te voeren overeenkomstig de uit deze Overeenkomst voortvloeiende voorwaarden.

Pagina 3 WVS:

<Opdrachtnemer: WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT Artikel 1,

Begrippen

In deze Overeenkomst worden de navolgende begrippen met een hoofdletter geschreven. Onder deze begrippen wordt verstaan: Aanbestedingsdocumenten:

Alle documenten die door of namens de Opdrachtgever zijn opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure en welke zijn verstrekt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. De Nota(‘s) van Inlichtingen maakt eveneens onderdeel uit van de Aanbestedingsdocumenten;

AB:

Algemeen bestuur;

Accountantsdiensten:

Accountantsdiensten voor controle jaarrekening en aanvullende diensten;

AVG:

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is per 25 mei 2018 van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU);

AW:

Aanbestedingswet 2012;

Bijlagen:

De Bijlagen 1 t/m <aantal>, die van deze Overeenkomst onlosmakelijk deel uitmaken;

DB:

Dagelijks Bestuur;

Europese aanbesteding:

Een aanbesteding op basis van de Aanbestedingswet 2012 en het aanbestedingsbesluit;

Management letter:

Een document van de externe accountant aan de directie van Opdrachtgever, en ter kennisneming aan het DB, over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie van Opdrachtgever;

Opdracht:

De onder de Overeenkomst te verstrekken Opdracht(en) voor accountantsdiensten zoals omschreven in het programma van eisen;

Opdrachtgever:

WVS;

Opdrachtnemer:

<invullen>;

Partijen:

Opdrachtgever en Opdrachtnemer;

Overeenkomst:

Deze overeenkomst, waarin de voorwaarden gedurende de looptijd zijn vastgelegd, met inbegrip van eventuele bijlagen.

Pagina 4 WVS:

<Opdrachtnemer: WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Artikel 2,

Onderwerp van de Overeenkomst

2.1

Het onderwerp van de Overeenkomst is Accountantsdiensten, conform het gestelde in deze Overeenkomst en de hieronder genoemde documenten: 1. Bestek Europese Aanbesteding Accountantsdiensten, 2024-228, inclusief alle bijlagen; 2. Nota’s van Inlichtingen; 3. inschrijving Opdrachtnemer; 4. nadere schriftelijke werkafspraken.

2.2

Alle aanbestedingsdocumenten, welke tijdens de aanbestedingsprocedure via TenderNed met de Opdrachtnemer zijn gedeeld, eventueel gewijzigd bij de Nota’s van Inlichtingen, evenals de inschrijving van <opdrachtnemer> zijn onlosmakelijk onderdeel van deze Overeenkomst.

2.3

In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Overeenkomst en de daarvan deel uitmakende documenten, geldt de volgende rangorde: 1. Overeenkomst inclusief Bijlagen; 2. nadere schriftelijke werkafspraken; 3. Nota’s van Inlichtingen; 4. Bestek Europese Aanbesteding Accountantsdiensten, 2024-228, inclusief alle bijlagen; 5. Inschrijving Opdrachtnemer.

Artikel 3, 3.1

Opdrachtverstrekking en aanvaarding

De Opdrachtgever kan in het kader van deze Overeenkomst aan de Opdrachtnemer Opdrachten tot het uitvoeren van de Accountantsdiensten verstrekken, waarbij de Opdrachtnemer deze Opdrachten zal aanvaarden, overeenkomstig met de bepalingen en voorwaarden in deze Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen.

Artikel 4,

Duur en beëindiging van de Overeenkomst

4.1

De Overeenkomst treedt in werking op 1 juni 2025 en wordt aangegaan voor een periode van vier jaar, tot en met 31 mei 2029.

4.2

De Overeenkomst kan door Partijen, onder gelijkblijvende voorwaarden, drie keer worden verlengd voor een periode van één jaar. De verlenging van de Opdracht wordt minimaal negen maanden voor de einddatum door Opdrachtgever ingeroepen door middel van een schriftelijk of elektronisch bericht aan de Opdrachtnemer.

4.3

Onverminderd alle andere rechten tot ontbinding heeft de Opdrachtgever het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk, zonder nadere ingebrekestelling, te ontbinden in het geval de Opdrachtnemer niet voldoet aan wettelijke vereisten voor de uitoefening van de werkzaamheden die het onderwerp zijn van deze Overeenkomst.

4.4

De Opdrachtgever is gerechtigd deze Overeenkomst zonder rechtelijke tussenkomst te ontbinden danwel te beëindigen, ingeval de Opdrachtnemer, na daartoe op behoorlijke wijze in gebreke te zijn gesteld, verzuimt haar verplichtingen uit deze Overeenkomst na te komen. Opdrachtgever heeft alsdan recht op vergoeding van de schade die zij als gevolg daarvan lijdt

Pagina 5 WVS:

<Opdrachtnemer: WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

4.5

De Partijen zijn gerechtigd, zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, buiten rechte deze Overeenkomst en eventuele lopende Opdrachten onmiddellijk en terstond geheel of gedeeltelijk, zonder opzegtermijn, te beëindigen door middel van een aangetekend schrijven, in het geval: 1. de wederpartij (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of aan haar (voorlopige) surseance van betaling wordt verleend; 2. de wederpartij faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard; 3. de wederpartij haar onderneming liquideert; 4. de wederpartij haar huidige onderneming staakt; 5. op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de wederpartij beslag wordt gelegd, dan wel dat de wederpartij anderszins niet langer in staat moet worden geacht de Overeenkomst na te kunnen komen; 6. de wederpartij niet langer voldoet aan de deskundigheidseisen; 7. er sprake is van een ernstige toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Overeenkomst en deze niet is hersteld binnen drie weken na datum van een aangetekend schrijven van de andere Partij, waarin de betreffende Partij op de desbetreffende tekortkoming is gewezen en in gebreke is gesteld.

Artikel 5,

Algemene eisen

5.1

De Opdrachtnemer voldoet aan de gedragscode en beroepsregels Accountants. Daarnaast werkt de Opdrachtnemer conform vigerende wet- en regelgeving, de gemeentewet, de wet Gemeenschappelijke Regelingen, de commissie BBV en de geldende interne verordeningen en BW Deel 2.

5.2

De aard van de controleonderzoeken en de frequentie worden voorafgaand aan iedere controle activiteit afgestemd met de directie en Concernhoofd FIA/Concerncontroller van Opdrachtgever.

5.3

Controlewerkzaamheden worden gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de verantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en voldoen aan de gestelde voorwaarden.

5.4

Aanvullende dienstverlening kan door Opdrachtnemer uitgevoerd worden.

5.5

De verantwoordelijke partner/vennoot beschikt over een certificerende bevoegdheid zoals dat in de Nederlandse Wet- en Regelgeving is geregeld;

5.6

Het door Opdrachtnemer op de opdracht in te zetten personeel is ingeschreven in het beroepsregister van de accountants als openbaar accountant (NBA) en/of, wordt aangestuurd door een leidinggevende die ingeschreven is in het beroepsregister als openbaar accountant.

Artikel 6, 6.1

Controle van de jaarrekening

De jaarrekening van de GR WVS van Opdrachtgever dient over elk boekjaar te worden gecontroleerd. Hiervoor ontvangt Opdrachtgever van Opdrachtnemer de volgende dienstverlening: • controle jaarrekening Gemeenschappelijke regeling WVS; • uitvoeren van de interim-controle + opstellen managementletter naar aanleiding van de interim-controle Gemeenschappelijke regeling WVS.

Pagina 6 WVS:

<Opdrachtnemer: WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

6.2

Over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 beschikt Opdrachtgever over goedkeurende controleverklaring van een onafhankelijke accountant.

6.3

Opdrachtnemer draagt jaarlijks zorg voor het certificeren van de jaarrekening. De resultaten van de controlerende werkzaamheden en de natuurlijke adviesfunctie moeten per kalenderjaar uitmonden in een controleverklaring, een managementletter en een accountantsverslag.

6.4

De accountant die de verklaringen afgeeft, is opgenomen in het register van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants.

6.5

Daarnaast dient Opdrachtnemer de jaarrekening van WVS Schoonmaak vof te worden gecontroleerd met een samenstellingsverklaring als resultaat.

6.6

6.7

Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om diens controleopdracht zodanig in te plannen en uit te voeren dat deze daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgt voor het afgeven van diens oordeel. De controle dient uitgevoerd te worden met een hoge doch geen absolute mate van zekerheid. De accountant dient zelf de materialiteit voor de jaarrekening als geheel te bepalen zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado en het controleprotocol als vastgesteld door het Algemeen bestuur. Aan het Algemeen bestuur dienen door de accountant tijdens diens controle gerapporteerde afwijkingen boven de materialiteit te worden gerapporteerd alsmede kleinere afwijkingen die naar diens mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.

6.8

De controle van de accountant dient onder andere te bestaan uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen bevat van materieel belang als gevolg van fouten of fraude dan wel het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor diens oordeel; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden; • Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor de financiële verslaglegging, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Dagelijks bestuur die daarover in de jaarrekening staan; • het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; • het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Pagina 7 WVS:

<Opdrachtnemer: WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

6.9

6.10

6.11

6.12

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14811951/1