7 WVS AB WVS (openbaar) 14 oktober

De leden van het algemeen bestuur van WVS c.c. de raden van de 9 aangesloten gemeenten en de leden van het ambtelijk overleg WVS

Onderwerp Ons kenmerk Bijlagen

uitnodiging en agenda openbare vergadering 7/2 C div.

Roosendaal, 4 oktober 2024

Geachte leden, Hierbij nodig ik u uit voor het bijwonen van een openbare vergadering van het algemeen bestuur van WVS, die zal worden gehouden op maandag 14 oktober 2024 om 13.00 uur in Conferentie – hotel Bovendonk, Hofstraat 8, Hoeven.

Agenda 1. Opening. 2. Resumé van de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 1 juli 2024 (ontwerp resumé is bijgevoegd). Aard: ter vaststelling. 3. Lijst van ingekomen en uitgegane stukken (bijgevoegd). 4. Voordracht inzake benoeming algemeen directeur WVS (voorstel no. 10 - 2024 wordt nagezonden). Aard: ter besluitvorming.

5. Ontwerp herziene begroting 2025 en herziene meerjarenraming t/m 2028 WVS (voorstel no. 11 – 2024 is bijgevoegd). Aard: ter accordering (naar deelnemende gemeenten; de herziene begroting 2025 wordt vastgesteld op 9 december 2024). 6. Rechtmatigheidsverantwoording Q2 2024 (voorstel no. 12 - 2024 is bijgevoegd). Aard: ter accordering. 7. Voorstel tot vaststelling van de aanbestedingsdocumenten accountantsdiensten 2025 e.v. jaren (voorstel no. 13 - 2024 is bijgevoegd). Aard: ter besluitvorming. 8. Rondvraag. 9. Sluiting.

Hoogachtend,

P.F.J.M. Havermans, secretaris.

pagina 2 van 2

Afdeling:

bestuurssecretariaat

Verslag 5/2 D

Betreft:

resumé van de openbare vergadering van het algemeen bestuur, gehouden op 1 juli 2024 bij WVS, Bosstraat 81 Roosendaal

Bladno.

–1-

kopieën aan: aan- en afwezigen aangesloten gemeenten

Aanwezig namens de gemeente: Bergen op Zoom de heer D.P.E. Hopmans MSc, wethouder Etten-Leur de heer M.J. Verwijmeren, wethouder (vanaf agendapunt 5) Moerdijk de heer mr. drs. G.J.M. Blom, wethouder Roosendaal de heer M.A.C.M.J. van Ginderen, wethouder Steenbergen de heer N. Baali MSc, wethouder Woensdrecht de heer L.G.M. van der Beek, wethouder, plv. voorzitter Zundert de heer J.M.J.C. van Steen, wethouder Aanwezig namens het dagelijks bestuur: de heer B. van ‘t Wout, lid DB de heer mr. J.G.F.W. van der Horst, MFE, lid DB Voorts aanwezig:

de heer J.H.G. Koopman, algemeen directeur WVS de heer P.F.J.M. Havermans, secretaris WVS

Afwezig met kennisgeving: Halderberge de heer T.C. Melisse, wethouder, voorzitter Rucphen mevrouw L.F.E.A. Matthijssen-de Jong, wethouder

1. Opening. De plv. voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij maakt melding van de berichten van verhindering.

2. Resumé van de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 8 april 2024. Het resumé wordt, zonder beraadslaging en hoofdelijke stemming, goedgekeurd en vastgesteld. 3. Lijst van ingekomen en uitgegane stukken. Het vergaderrooster 2025 wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaarverslag 2023 WVS. De algemeen directeur toont het algemeen bestuur het digitale jaarverslag 2023. Het jaarverslag staat in het teken van het 50-jarig bestaan van WVS. De link waarmee kennis genomen kan worden van het digitale jaarverslag zal binnenkort worden toegezonden en worden gepubliceerd op de website. 5. Voorstel tot vaststelling van de spelregels met betrekking tot de algemene reserve van WVS / reactie op zienswijzen m.b.t. de ontwerp jaarstukken. De plv. voorzitter stelt de spelregels met betrekking tot de algemene reserve aan de orde, alsmede de reactie van het DB op de ingediende zienswijzen. De heer Hopmans (wethouder van Bergen op Zoom) deelt mede dat de raad van Bergen op Zoom een zienswijze heeft ingediend waarin wordt voorgesteld om de totale algemene reserve van WVS vast te stellen op maximaal € 4 miljoen. Dit in afwijking van het voorstel om de algemene reserve te laten groeien tot maximaal € 7 miljoen. De heer Blom (wethouder van Moerdijk) is van mening dat de algemene reserve van WVS niet boven de € 4 miljoen dient te stijgen.

Hij merkt op dat de raad van Moerdijk niet akkoord is met een verdere groei van de algemene reserve tot maximaal € 7 miljoen. Hij vindt het niet gewenst dat bij verbonden partijen veel geld op de plank blijft liggen en hij vindt tevens dat de reservevorming dient aan te sluiten bij de richtlijnen in de Nota Verbonden Partijen.

pagina 2 van 5

De algemeen directeur merkt op dat het beslist niet zo is dat het geld in de algemene reserve bij WVS ‘op de plank blijft liggen’. Het geld stelt WVS in staat om op bepaalde momenten minder geld te lenen. De heer Van Ginderen (wethouder van Roosendaal) deelt mede dat de gemeente Roosendaal akkoord is met het voorliggende voorstel. Vanwege de afwezigheid van wethouder Matthijssen (Rucphen) heeft hij met haar gesproken over de door de raad van Rucphen ingediende zienswijze. De raad van Rucphen is van mening dat het voorstel om de algemene reserve van WVS te laten groeien naar maximaal € 7 miljoen niet in lijn is met de richtlijnen in de Nota Verbonden Partijen. Zij zijn van mening dat het voorstel hierop dient te worden aangepast. De heer Baali (wethouder van Steenbergen) deelt mede dat de gemeente Steenbergen geen zienswijze heeft ingediend. Hij benadrukt de noodzaak om de argumenten voor een wat hogere algemene reserve bij WVS nog eens helder toe te lichten aan de raden van de deelnemende gemeenten. De heer Van Steen (wethouder van Zundert) deelt mede dat de gemeente Zundert instemt met het voorliggende voorstel. De heer Verwijmeren (wethouder van Etten-Leur) zegt dat de gemeente Etten-Leur ook akkoord is. De heer Van der Beek (wethouder van Woensdrecht) merkt op dat dit ook geldt voor de gemeente Woensdrecht.

Bij afwezigheid van wethouder Melisse (Halderberge) deelt hij mede dat ook de gemeente Halderberge akkoord is met het voorliggende voorstel. De heer Van ’t Wout (lid DB) is van mening dat er een overtuigend advies ligt van de accountant om bij WVS een hogere algemene reserve aan te houden. Hij pleit er voor om aan de deelnemende gemeenten nog eens goed uit te leggen dat er geen overtollig geld zomaar ‘op de plank blijft liggen’. De heer Van der Horst (lid DB) sluit zich bij de voorgaande spreker aan. De plv. voorzitter vraagt of nog iemand iets wil toevoegen aan zijn verklaringen.

pagina 3 van 5

Nadat blijkt dat dit niet het geval is concludeert de plv. voorzitter dat het voorliggende voorstel tot vaststelling van de spelregels met betrekking tot de algemene reserve is aangenomen, met aantekening dat de heren Blom en Hopmans en mevrouw Matthijssen bij monde van de heer Van Ginderen tegen het voorstel hebben gestemd. Afgesproken wordt dat de deelnemende gemeenten over het voorgaande zullen worden geïnformeerd waarbij nogmaals een duidelijke uitleg zal worden gegeven over het genomen besluit. De secretaris licht desgevraagd toe dat de algemeen directeur en hijzelf in mei hebben deelgenomen aan het overleg met de raadsrapporteurs van de D5-gemeenten. Dit wordt van beide kanten als zeer zinvol ervaren en het voorstel is gedaan om het overleg met de raadsrapporteurs uit te breiden tot de D9-gemeenten. 6. Voorstel tot vaststelling van de jaarrekening 2023 WVS. Het algemeen bestuur besluit, zonder beraadslagingen en hoofdelijke stemming, conform het voorstel tot vaststelling van de jaarrekening 2023. 7. Voorstel tot vaststelling van de begroting 2025 en de meerjarenraming t/m 2028 WVS. Het algemeen bestuur besluit, zonder beraadslagingen en hoofdelijke stemming, conform het voorstel tot vaststelling van de begroting 2025 en de meerjarenraming t/m 2028. 8. Voorstel inzake aanbesteding accountantsdiensten 2025 e.v. jaren.

De heer Baali (wethouder van Steenbergen) deelt mede dat de financieel specialist van de gemeente Steenbergen graag deelneemt aan de werkgroep die de aanbesteding voorbereid. Hij vraagt of het zinvol is om na te gaan of een gezamenlijke aanbesteding (van gemeenten en verbonden partijen) in de regio voordelen biedt. Afgesproken wordt dat de heer Baali dit zal voorleggen aan de gemeentelijke controllers in de regio. Het algemeen bestuur besluit vervolgens, zonder hoofdelijke stemming, conform het voorstel van het DB.

pagina 4 van 5

9. Voorstel tot vaststelling van het KPI verslag archiefbeheer 2023 en het verbeterplan. Het algemeen bestuur besluit, zonder beraadslagingen en hoofdelijke stemming, conform het voorstel tot vaststelling van het KPI verslag archiefbeheer 2023 en het verbeterplan. 10. Rondvraag. Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 11. Sluiting. De plv. voorzitter sluit hierna de vergadering en dankt de aanwezigen voor hun inbreng.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van WVS, gehouden op 14 oktober 2024. De secretaris,

De voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

pagina 5 van 5

No. 8/2 C Bijlage, behorende bij agendapunt 3 van de openbare vergadering van het algemeen bestuur van WVS op 14 oktober 2024.

Afzender en korte inhoud:

datum brief/besluit:

voorstel DB:

a. Brief van GS Noord-Brabant inzake begroting 2025

17 september 2024

ter kennisneming

Roosendaal, 3 oktober 2024.

Onderwerp: voorstel tot vaststelling van de herziene begroting 2025 en de meerjarenraming t/m 2028

No. 11 - 2024 Dos. 14/45 A

Aan het algemeen bestuur.

Voor u ligt de ontwerp herziene begroting 2025 (en de meerjarenraming t/m 2028). De begroting 2025 is op 1 juli jl. door het algemeen bestuur vastgesteld. Omdat in deze begroting nog is uitgegaan van een aantal onzekere factoren, is toegezegd om dit najaar een herziene begroting in procedure te brengen waarin in ieder geval de gewijzigde bedragen uit de mei- en september circulaire verwerkt zullen zijn. Over de dienstverlening aan de ISD Brabantse Wal en het Werkplein Hart van West-Brabant (aantallen ontwikkelktrajecten, beschut werkergeïndiceerden en participanten) in de herziene begroting 2025 heeft afstemming plaatsgevonden met de (begrotingen van) ISD en het Werkplein. Ten opzichte van de reeds vastgestelde begroting 2025 zijn in de herziene begroting 2025 de navolgende (belangrijkste) wijzigingen opgenomen. •

In de herziene begroting 2025 is rekening gehouden met de aan de deelnemende gemeenten toegekende Participatiebudgetten / Wsw 2025, zoals die bekend zijn gemaakt in de mei- en september circulaire, waarbij er vanuit wordt gegaan dat deze budgetten volledig aan WVS zullen worden overgemaakt. In de herziene begroting is uitgegaan van de gemiddelde rijksbijdrage SW, inclusief loonprijscompensatie (LPO) ad € 39.169,- per arbeidsjaar (SE) (was: € 36.265,-). Financieel effect van de hogere rijksbijdrage t.o.v. de vastgestelde begroting 2025: € 4.043.000,- positief. De hogere rijksbijdrage heeft een gunstig financieel effect op de meerjarenraming van het exploitatieresultaat. Evenals in de vastgestelde begroting 2025 is in de herziene begroting 2025 (en de meerjarenraming) rekening gehouden met de uitkering (aan WVS) van de ‘rijksbijdrage infrastructuur’. Deze gelden zijn bedoeld voor het creeëren van landelijk 10.000 extra banen. Voor het werkgebied van WVS zou het gaan om 150 tot 175 extra banen waarmee (voor 2025) een bedrag gemoeid is van € 1,6 miljoen. Door het Rijk is besloten om de begeleidingsvergoeding beschut werk te verhogen tot € 11.300,- per persoon. Dit heeft een gunstig effect op de herziene begroting 2025 van € 200.000,-. De Cao SW (looptijd tot ultimo 2025) volgt de stijgingen van het wettelijk minimumloon en de LPO-ontwikkeling.

Met het oog op de Cao-onderhandelingen voor de Cao Aan de Slag is in de herziene begroting 2025 rekening gehouden met een verhoging van de salarissen van 4 % (Aan de Slag). Deze stijging van de loonkosten heeft ten opzichte van de begroting 2025 een negatief effect van € 400.000,-.

•

In de herziene begroting 2025 is rekening gehouden met een verdere daling van het aantal SW-medewerkers. Dit leidt ten opzichte van de vastgestelde begroting 2025 tot een daling van de toegevoegde waarde ad € 48.000,-. De gemeentelijke omzet is in de herziene begroting gelijk gehouden ten opzichte van de begroting 2025.

•

Door snellere uitstroom van leidinggevend en kader SW-personeel, de populariteit van de RVU-regeling, veranderende taken als sociaal ontwikkelbedrijf en de instroom van nieuwe medewerkers met fors hogere begeleidingsbehoefte (beschut werk en LDR) wordt de formatie regulier personeel uitgebreid. Per saldo stijgt de post ‘Loonkosten regulier personeel’ met € 1,1 miljoen ten opzichte van de begroting 2025.

In de herziene begroting 2025 is een hoger investeringsbudget opgenomen, zodat we meer ruimte hebben voor de opvang van de BPM-verhoging voor bedrijfswagens en de infrastructurele aanpassingen in verband met electrificatie. De afschrijvingen zijn ook verhoogd. De vorengenoemde maatregelen, alsmede nog enkele andere wijzigingen die in de bijgaande ontwerp herziene begroting worden toegelicht, leiden tot een vermindering van het tekort in de begroting van € 2.565.000,- (tekort in de begroting 2025 was € 7.431.000,- en wordt dan € 4.866.000,-). Tevens leiden de maatregelen tot een verlaging van de tekorten in de meerjarenramingen tot en met 2028. Het verlies in de herziene begroting 2025 zal gedekt moeten worden uit de gemeentelijke bijdragen (€ 2.545,- per geplaatste Wsw-medewerker, beschut werker en overige participanten, zie bijlage 6) (was: € 3.887,-). Voor een uitgebreide toelichting op de cijfers verwijzen wij u kortheidshalve naar de bijgevoegde begroting en de daarin opgenomen informatie. Omdat de herziene begroting 2025 leidt tot een (aanzienlijke) verlaging van het tekort c.q.

van de gemeentelijke bijdragen ten opzichte van de reeds vastgestelde begroting 2025 en er geen sprake is van een wijziging van te realiseren beleidseffecten en beleidsdoelstellingen, kan, conform het gestelde in artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling WVS, de zogenaamde zienswijze procedure achterwege blijven. Voorstel Wij stellen u voor: - de gemeentelijke bijdrage voor het jaar 2025 vast te stellen op € 2.545,- per geplaatste Wswmedewerker, beschut werker en overige participanten (per 1 januari 2024); - de herziene begroting 2025 en de meerjarenraming t/m 2028 vast te stellen, één en ander overeenkomstig het bijgevoegde ontwerpbesluit. Roosendaal, 30 september 2024. Het dagelijks bestuur van WVS, de secretaris, de voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

pagina 2 van 3

T.C. Melisse.

Het algemeen bestuur van WVS; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur dd. 30 september 2024, no. 11 - 2024, no. 14/45 A; gelet op de gemeenschappelijke regeling WVS;

besluit:

1. de herziene begroting 2025 en de meerjarenraming t/m 2028 van WVS vast te stellen, overeenkomstig de gewaarmerkte bijlage; 2. de gemeentelijke bijdrage in het exploitatieresultaat van WVS op basis van de herziene begroting 2025 van WVS vast te stellen op € 2.545,- per geplaatste Wsw-medewerker, beschut werker en overige participanten (peildatum 1 januari 2024) (overeenkomstig de verdeelsleutel zoals die is bepaald in de gemeenschappelijke regeling); 3. te bepalen dat de gemeentelijke bijdragen door de gemeenten per maand worden betaald (uiterlijk de 15e van de maand);

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van WVS op 9 december 2024.

De secretaris,

De voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

pagina 3 van 3

Onderwerp: Rechtmatigheidsverantwoording Q2 2024

No. 12 - 2024 Dos. 17/49 A

Aan het algemeen bestuur.

In deze rapportage wordt uw bestuur meegenomen in alle relevante zaken die spelen binnen WVS in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. In de Financiële verordening is vastgelegd dat afwijkingen boven een bedrag van € 100.000 per jaar worden gerapporteerd en toegelicht. In de loop van het jaar worden er audits uitgevoerd op de verschillende criteria. Indien daar bijzonderheden uit komen, zullen deze in de rapportage worden vermeld. Deze rapportage heeft betrekking op het 2e kwartaal van 2024. 1. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheerhandelingen tot stand moeten zijn gekomen. Financieel resultaat (x € 1.000):

Baten* Lasten Resultaat**

t/m Q2-2024 55.231 -52.261 2.970

herz. begroting 2024 104.171 104.171 0

*Baten is inclusief de begrote gemeentelijk bijdrage ** Vóór jaarrekeningcontrole

Investeringen:

Geactiveerd

t/m Q2-2024 512.000

herz. begroting 2024 2.800.000

Er staat nog een bedrag van € 726.000 in bestelling. Actie: Q1: Geen bijzonderheden. Q2: Geen bijzonderheden.

2. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen. De eisen / voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. WNT: In het kader van de WNT worden er bij ongewijzigde arbeidsvoorwaarden geen onrechtmatigheden verwacht. Treasury Kasgeldlimiet Ruimte onder kasgeldlimiet Saldo kasgeld Overschrijding van de kasgeldlimiet

8.542.000 8.542.000 4.000.000 n.v.t.

Mandaat AD vreemd vermogen Langlopende leningen Saldo kasgeld Kredietlimiet BNG Ruimte binnen mandaat

8.463.000 4.000.000 5.000.000

23.000.000

5.537.000

Actie: Q1: Geen bijzonderheden. Q2: Geen bijzonderheden. Aanbestedingen/ inkoop: Lopende aanbestedingen:

Hardware Gas Vervoer op Maat Werkkleding Mobiele Telefonie Accountantsdiensten

Gunning Gegund Gegund Q3 2024 Q3 2024 Q3 2024 Q1 2025

Start contract 01-05-24 01-01-25 01-01-25 01-01-25 01-01-25 Boekjaar 2025

Actie: Q1: EA Hardware (computers en rand apparatuur) is in de afrondende fase (gegund op 15-042024). Q2: EA Hardware en EA Gas zijn beiden gegund in Q2.

pagina 2 van 4

Onrechtmatigheid Q2: WVS heeft in juni het 50-jarig jubileum gevierd voor haar relaties en werknemers. Bij het maken van de plannen was nog niet bekend dat het project de aanbestedingsgrens van € 221.000 zou gaan overschrijden. Echter, door onvoorziene omstandigheden (o.a. onverwachte verhogingen van gages van artiesten) is het totale bedrag voor INQ events & management uitgekomen op € 253.320. Hiermee heeft WVS onrechtmatig gehandeld in het kader van de Aanbestedingswet. Gezien het eenmalige karakter (het vorige grote event was 25 jaar geleden), zijn wij van mening dat extra bedrijfsvoeringmaatregelen niet aan de orde zijn. 3. M&O Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheerhandelingen. Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd in het 1e en 2e kwartaal van 2024. Resumé In Q2 is er een onrechtmatige inkoop gedaan door WVS. Gezien het bijzondere karakter van de inkoop, zijn wij van mening dat er geen extra maatregelen getroffen dienen te worden. Voorgesteld wordt in te stemmen met de vorenstaande rechtmatigheidsverantwoording Q2 2024, conform het bijgevoegde ontwerp besluit.

Roosendaal, 2 september 2024.

Het dagelijks bestuur van WVS, de secretaris,

de voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

pagina 3 van 4

Het algemeen bestuur van WVS; gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur dd. 2 september 2024, no. 12 - 2024, dos. 17/49 A; gelet op de gemeenschappelijke regeling WVS en de Financiële verordening WVS;

besluit:

in te stemmen met de als zodanig door de secretaris gewaarmerkte rechtmatigheidsverantwoording Q2 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van WVS op 14 oktober 2024.

De secretaris,

De voorzitter,

P.F.J.M. Havermans

T.C. Melisse.

pagina 4 van 4

Bestek Europese aanbesteding Accountantsdiensten WVS

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

© Copyright 2024, Euro Management Consultants Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Euro Management Consultants

Pagina 2

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Inhoudsopgave Begripsbepalingen

5

Hoofdstuk 1 | Inleiding

7

Hoofdstuk 2 | Opdracht

8

2.1 Opdrachtomschrijving 2.1.1 Omschrijving van de accountantsdienst en controlewerkzaamheden 2.2 Huidige situatie 2.3 Samenvoeging en perceelindeling 2.4 Scope en omvang van de Overeenkomst 2.5 Doelstelling aanbesteding 2.6 CPV-codering 2.7 Verplichtingen inschrijver 2.8 Overeenkomst Hoofdstuk 3 | Betrokken partijen 3.1 3.2 3.3

13

Opdrachtgever Projectgroep Projectorganisatie

13 14 14

Hoofdstuk 4 | Aanbestedingsprocedure 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Openbare Europese aanbestedingsprocedure Planning Informatie-uitwisseling aanbestedingsplatform Nota van inlichtingen Toepasselijkheid voorwaarden voor deze aanbesteding Sluitingsdatum en tijdstip indiening inschrijving Eisen in te zenden inschrijving

Hoofdstuk 5 | Geschiktheid Inschrijver 5.1 5.2 5.3 5.4

Inschrijfvorm Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Bewijsstukken van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen

Hoofdstuk 6 | Gunningscriterium ‘Beste Prijs – Kwaliteitverhouding’ 6.1 6.2 6.3 6.4

Pagina 3

8 8 10 10 10 11 11 11 11

Sub-criterium 1: Prijs Sub-criterium 2: Dienstverleningsplan Berekening Sub-criteria Besluit tot Gunning

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

15 15 15 16 16 17 19 19 21 21 23 24 25 27 27 27 29 30

Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9a Bijlage 9b Bijlage 9c Bijlage 9d Bijlage 9e Bijlage 10

Controlelijst Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Referentieverklaring Formulier Verklaring beroep derde c.q. onderaannemer Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid c.q. garantstelling Prijs Programma van Eisen Concept Overeenkomst Jaarrekening 2023 GR WVS Jaarrekening WVS Schoonmaak vof Concept accountantsverslag 2023 GR WVS Managementletter GR WVS 2023 Begroting 2025 ev GR WVS ICT- en applicatielandschap WVS

Pagina 4

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Begripsbepalingen In dit document worden onderstaande begrippen gehanteerd. Deze worden in het alle Aanbestedingsdocumenten met een hoofdletter geschreven.

Aanbestedende dienst WVS, gevestigd te 4704 RL Roosendaal aan de Bosstraat 81, zijnde de Opdrachtgever Aanbestedingsdocumenten Alle documenten die door of namens de Opdrachtgever zijn opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure en verstrekt in het kader van deze aanbestedingsprocedure. De Nota(‘s) van Inlichtingen maken eveneens onderdeel uit van de Aanbestedingsdocumenten. AB Algemeen bestuur Accountantsdiensten Accountantsdiensten voor controle jaarrekening en aanvullende diensten AVG De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is per 25 mei 2018 van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Beoordelingscommissie De Beoordelingscommissie zal de Inschrijvingen beoordelen. Deze commissie is verantwoordelijk voor het beoordelen van de Inschrijvingen op de kwalitatieve gunningscriteria. De Beoordelingscommissie wordt voorgezeten door een voorzitter. De voorzitter maakt geen deel uit van de Beoordelingscommissie. Bestek Dit Aanbestedingsdocument inclusief Bijlagen. Bijlagen De Bijlagen 1 tot en met 10, welke onlosmakelijk onderdeel uitmaken van dit Bestek. DB Dagelijks Bestuur Europese Aanbestedingsprocedure Aanbestedingsprocedure op basis van de Aanbestedingswet 2012 en het aanbestedingsbesluit. Geïnteresseerde De organisatie die wenst te participeren in deze Europese Aanbesteding.

GR Gemeenschappelijke regeling

Pagina 5

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Gunning De keuze van de Opdrachtgever voor de Inschrijver met wie een Overeenkomst wordt gesloten. Inschrijver De ondernemer of combinatie van ondernemers die een Inschrijving heeft ingediend. Inschrijving De aanbieding van de Inschrijver in het kader van de onderhavige aanbestedingsprocedure. Management letter Een document van de externe accountant aan de directie van Opdrachtgever, en ter kennisneming aan het DB, over zowel de bedrijfsvoering als over de administratieve organisatie van Opdrachtgever Nota van Inlichtingen Een document waarin door Geïnteresseerden gestelde vragen en de daarop gegeven antwoorden geanonimiseerd zijn opgenomen, alsook eventuele opmerkingen van de Aanbestedende dienst. Opdracht De onder de Overeenkomst te verstrekken Opdracht(en) voor accountantsdiensten zoals omschreven in het programma van eisen. Opdrachtgever Degene die de Overeenkomst met Opdrachtnemer sluit en de Opdracht verstrekt, zijnde WVS. Opdrachtnemer De Inschrijver met wie de Overeenkomst is gesloten. Overeenkomst De Overeenkomst die als resultaat van deze aanbestedingsprocedure met een Opdrachtnemer zal worden gesloten met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen Opdracht(en) vast te leggen, met inbegrip van eventuele Bijlagen. Partijen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.

Projectorganisatie Euro Management Consultants, gevestigd en kantoorhoudend te 5554 XA Valkenswaard aan de Kluizerdijk 1D.

Pagina 6

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 1 | Inleiding De Opdrachtgever heeft het besluit genomen om een Europese openbare Aanbestedingsprocedure te doorlopen, waarbij een Overeenkomst voor de inkoop van Accountantsdiensten wordt gesloten met één Opdrachtnemer, die gedurende de looptijd van de Overeenkomst voldoet aan de voorwaarden voor de uitvoering van de Opdracht. Het doel van dit Bestek is om marktpartijen de informatie te verstrekken die noodzakelijk is om deel te kunnen nemen aan deze Europese Aanbestedingsprocedure. De procedure van de aanbesteding wordt verder beschreven in Hoofdstuk 4.

Pagina 7

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 2 | Opdracht 2.1

Opdrachtomschrijving

Dit bestek gaat over de inkoop van Accountantsdiensten. Opdrachtgever wil een Overeenkomst sluiten met één Opdrachtnemer, die gedurende de looptijd van de Overeenkomst voldoet aan de voorwaarden voor de uitvoering van de Opdracht. Over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 beschikt Opdrachtgever GR WVS over een goedkeurende controleverklaringen van een onafhankelijke accountant. Daarnaast wordt een samenstellingsverklaring voor WVS Schoonmaak vof gevraagd. Ter informatie zijn bijgevoegd als Bijlage 9: Bijlage 9a Jaarrekening 2023 GR WVS Bijlage 9c Concept accountantsverslag 2023 GR WVS Bijlage 9d Managementletter GR WVS 2023 Bijlage 9e Begroting 2025 ev GR WVS Het Dagelijks bestuur van Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het Dagelijks bestuur (DB) is tevens verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen waaronder verordeningen van de GR WVS, zoals opgenomen in het normenkader.

In dit kader is het Dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Dagelijks bestuur noodzakelijk acht voor het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante weten regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het Algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling WVS. 2.1.1

Omschrijving van de accountantsdienst en controlewerkzaamheden

Van de jaarrekening ontvangt Opdrachtgever een controleverklaring waarbij een oordeel wordt gegeven over de jaarrekening. Dit oordeel dient uitgevoerd te zijn volgende het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat door het Algemeen bestuur van Opdrachtgever is vastgesteld en de Regeling Controleprotocol Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De accountant dient onafhankelijk te zijn zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten(ViO) en andere voor de opdracht vereiste onafhankelijkheidsregels in Nederland. Daarnaast dient door de accountant te worden voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om diens controleopdracht zodanig in te plannen en uit te voeren dat deze daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgt voor het afgeven van diens

Pagina 8

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

oordeel. De controle dient uitgevoerd te worden met een hoge doch geen absolute mate van zekerheid. De accountant dient zelf de materialiteit voor de jaarrekening als geheel te bepalen waarbij de bij diens controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado en het controleprotocol als vastgesteld door het Algemeen bestuur. Aan het Algemeen bestuur dienen door de accountant tijdens diens controle gerapporteerde afwijkingen boven de materialiteit te worden gerapporteerd alsmede kleinere afwijkingen die naar diens mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.

De controle van de accountant dient onder andere te bestaan uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen bevat van materieel belang als gevolg van fouten of fraude dan wel het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor diens oordeel; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden; • Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor de financiële verslaglegging, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Dagelijks bestuur die daarover in de jaarrekening staan; • het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; • het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Doelstelling van de opdracht is om te komen tot een controleverklaring bij de jaarrekening van GR WVS van Opdrachtgever. Controlewerkzaamheden dienen te worden gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de verantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevat en voldoet aan de gestelde voorwaarden. In dit verband dient de jaarrekening van Opdrachtgever over elk boekjaar te worden gecontroleerd. Hiervoor ontvangen wij graag de volgende dienstverlening: • controle jaarrekening en accountantsverslag GR WVS; • uitvoeren van de interim-controle + opstellen Managementletter naar aanleiding van de interim controle GR WVS; • de controle van de jaarrekening dient plaats te vinden door een deskundig controleteam dat aan alle geldende normen en eisen voldoet. De dienstverlening van de Opdrachtnemer heeft betrekking op: De aard van de controleonderzoeken en de frequentie worden voorafgaand aan iedere controle activiteit afgestemd met de directie en management van Opdrachtgever. Controlewerkzaamheden worden gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de verantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en voldoen aan de gestelde voorwaarden. De eisen die aan de uitvoering van de opdracht worden gesteld, zijn in Bijlage 7 ‘programma van eisen’ vastgelegd.

Pagina 9

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

2.1.2

WVS Schoonmaak vof

Opdrachtnemer dient de jaarrekening van WVS Schoonmaak vof te controleren. Ter informatie zijn bijgevoegd als Bijlage 9: Bijlage 9b Jaarrekening WVS Schoonmaak vof (50% aandeel) Doelstelling van de opdracht is om te komen tot een samenstelverklaring van de jaarrekening WVS Schoonmaak vof. In dit verband dient de jaarrekening van Opdrachtgever over elk boekjaar te worden gecontroleerd. Hiervoor ontvangen wij graag de volgende dienstverlening: • samenstelverklaring jaarrekening WVS Schoonmaak vof.

2.2

Huidige situatie

Er is op dit moment een overeenkomst met een accountantskantoor waarmee een langdurige samenwerking is geweest. Deze overeenkomst eindigt na de controlewerkzaamheden over het controlejaar 2024.

2.3

Samenvoeging en perceelindeling

Er zijn geen opdrachten samengevoegd. Het aantal percelen van deze aanbesteding is één. De Opdracht is niet onderverdeeld in percelen aangezien de opdracht een geheel vormt. Door de Opdracht op te delen in percelen krijgt Opdrachtgever mogelijk te maken met meerdere uitvoerende partijen, hetgeen meer coördinatie- en administratiewerkzaamheden en dus hogere kosten met zich meebrengt. Dit is niet in het belang van de Opdrachtgever.

2.4

Scope en omvang van de Overeenkomst

Deze Overeenkomst betreft Accountantsdiensten. De jaarlijkse omvang van de werkzaamheden wordt geschat op € 65.000,- - € 75.000,- exclusief BTW. Aan bovenstaande gegevens kunnen geen rechten worden ontleend. Dit betekent dat, indien bij de uitvoering van de Overeenkomst het daadwerkelijk afgenomen volume achterblijft - ongeacht de mate waarin dit het geval is - dit geheel voor risico van de contractant komt.

Pagina 10

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

2.5

Doelstelling aanbesteding

De doelstelling van deze aanbestedingsprocedure is dat een professionele dienstverlener wordt gecontracteerd die werkt met een zoveel mogelijk vast deskundig controleteam met aanvullende deskundigheden waar tussen Partijen een partnership ontstaat. Het beoogde resultaat van deze aanbesteding moet zijn dat de Opdrachtgever met een kundige Opdrachtnemer een Overeenkomst sluit. De Opdrachtnemer voert de Opdracht probleemloos uit en stelt zich als een proactieve en flexibele partner van de Opdrachtgever op.

2.6

CPV-codering

Voor deze aanbesteding is de volgende CPV-code van toepassing: • 79200000-6 Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten

2.7

Verplichtingen inschrijver

De Opdracht omvat alle verplichtingen die voortkomen uit het aanbestedingsdossier, te weten: • verplichtingen die voortkomen uit het programma van eisen; • verplichtingen die voortkomen uit de Nota van Inlichtingen; • verplichtingen die voortkomen uit de beantwoording van de open vragen door de winnende inschrijver; • verplichtingen die voortkomen uit onderdelen van de inschrijving van de winnende inschrijver die niet door Opdrachtgever gevraagd worden, maar die op eigen initiatief door de inschrijver zijn aangeboden.

2.8

Overeenkomst

De Opdrachtgever wil met één Inschrijver een Overeenkomst afsluiten. De Overeenkomst, zie Bijlage 8, treedt in werking op 1 juni 2025 en wordt aangegaan voor een periode van vier jaar. De Overeenkomst kan door Partijen, onder gelijkblijvende voorwaarden, drie keer verlengd worden voor een periode van één jaar. De verlenging van de Opdracht wordt minimaal negen maanden voor de einddatum door Opdrachtgever ingeroepen door middel van een schriftelijk of elektronisch bericht aan de Opdrachtnemer. De algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever zijn niet van toepassing op deze Opdracht. Algemene leveringsvoorwaarden en andere voorwaarden van de Inschrijver zijn expliciet niet van toepassing op de uitvoering van de Opdracht. Het door de Opdrachtnemer van toepassing verklaren van eigen algemene voorwaarden dan wel andere algemene voorwaarden is niet toegestaan. In geval van tegenstrijdigheden tussen de contractdocumenten wordt onderstaande prioritering aangehouden: • Overeenkomst inclusief bijlagen; • Nota(‘s) van Inlichtingen (inclusief eventuele bijlagen); • Aanbestedingsdocumenten (inclusief bijlagen);

Pagina 11

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

•

Inschrijving.

Pagina 12

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 3 | Betrokken partijen In het kader van dit project organiseert Opdrachtgever een Europese aanbesteding. Hieronder staan de bij deze aanbesteding betrokken partijen verder toegelicht.

3.1

Opdrachtgever

Opdrachtgever is WVS. Onderstaand treft u het organigram van WVS:

Pagina 13

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

De bedrijfsonderdelen van WVS met toegevoegde waarde 2023: Bedrijfsonderdeel Industrie Groen Post Detachering en arbeidsbemiddeling

Toegevoegde waarde 2023 € 6.500.000,€ 9.000.000,€ 3.000.000,€ 4.000.000,-

Onderstaand treft u het organogram van FI&A aan:

Een overzicht van het ICT- en applicatielandschap van Opdrachtgever is als Bijlage 12 opgenomen.

3.2

Projectgroep

De Opdrachtgever heeft een projectgroep samengesteld. De leden van deze groep zijn functionarissen van de Opdrachtgever, en deskundig op het gebied van de inhoud van dit project. De projectgroep is daarnaast onderdeel van de beoordelingscommissie.

3.3

Projectorganisatie

Opdrachtgever heeft Euro Management Consultants (EMC) als Projectorganisatie de opdracht gegeven om deze aanbestedingsprocedure uit te voeren. EMC voert deze opdracht uit en is gemachtigd om namens de Opdrachtgever besprekingen te voeren met inschrijvers en Opdrachtnemer.

Pagina 14

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 4 | Aanbestedingsprocedure 4.1

Openbare Europese aanbestedingsprocedure

Deze Openbare Europese aanbestedingsprocedure wordt uitgevoerd conform de Aanbestedingswet 2012. Met de aankondiging van deze aanbesteding op TenderNed en TED is de aanbestedingsprocedure formeel van start gegaan.

4.2

Planning

Voor deze aanbesteding volgt Opdrachtgever onderstaande planning. Fase

Periode / Datum

Actiehouder

Plaatsing aankondiging / Publiceren TenderNed

22 oktober 2024

EMC

Deadline voor het stellen van vragen ronde 1

5 november 2024 te 09:00 uur

Inschrijver

Verzending 1 Nota van Inlichtingen

13 november 2024

EMC

Deadline voor het stellen van vragen ronde 2

20 november 2024 te 09:00 uur

Inschrijver

Verzending 2e Nota van Inlichtingen

27 november 2024

EMC

Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen

11 december 2024 te 09:00 uur

Inschrijver

Presentatie (paragraaf 6.2 sub D en E)

08 januari 2025 (ochtend)

Inschrijver

Voornemen tot Gunning versturen

29 januari 2025

Opdrachtgever

Laatste datum bezwaar tegen voornemen tot Gunning

18 februari 2025

Inschrijver

Definitieve Gunning en overeenkomst versturen

19 februari 2025

Opdrachtgever

Ingangsdatum Overeenkomst

1 juni 2025

Opdrachtnemer

e

Er zijn twee rondes waarin vragen gesteld kunnen worden. Er worden ook twee Nota’s van Inlichtingen gepubliceerd. In TenderNed is echter alleen de tweede vragenronde zichtbaar in de planning. Na de deadline voor het stellen van vragen ronde 2 is het niet meer mogelijk om vragen te stellen via ‘Vraag en antwoord’. Het is dan nog wel mogelijk om via ‘Berichten’ aanvullende vragen te stellen over de Nota(‘s) van Inlichtingen. Eventuele beantwoording van deze vragen is ter beoordeling van de Opdrachtgever. Inschrijvers en Opdrachtnemer kunnen geen rechten ontlenen aan de tijdsplanning. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de aangegeven tijdsplanning te wijzigen (met inachtneming van de wettelijk vastgestelde termijnen). In het geval de planning, om wat voor reden dan ook, wijzigt dan worden Geïnteresseerden c.q. Inschrijvers tijdig hierover geïnformeerd.

Pagina 15

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

4.3

Informatie-uitwisseling aanbestedingsplatform

De gehele aanbestedingsprocedure vindt digitaal plaats met gebruikmaking van het aanbestedingsplatform TenderNed. Dit betekent dat alle correspondentie tijdens de aanbestedingsprocedure plaats vindt via TenderNed, wat betekent dat: • het Bestek en de bijbehorende Bijlagen worden tegelijk met de aankondiging op TenderNed geplaatst; • verzoeken om inlichtingen via TenderNed worden ingediend; • de Nota van Inlichtingen wordt via TenderNed verzonden; • de inschrijvingen via TenderNed ingediend worden; • de (voorgenomen) Gunningsbeslissing wordt via TenderNed verzonden. Voor deelname aan de aanbestedingsprocedure moet een ondernemer bij TenderNed geregistreerd zijn. Van Geïnteresseerden c.q. Inschrijvers wordt verwacht dat deze alle benodigde kennis hebben om op een correcte wijze een aanbestedingsprocedure in TenderNed te doorlopen. Handleidingen zijn op de website van TenderNed te vinden. Het risico van een te late of onvolledige inschrijving is volledig voor de Inschrijver. De Projectorganisatie (EMC) is het contactpunt voor Geïnteresseerden c.q. Inschrijvers. Via TenderNed kan met de Projectorganisatie contact worden opgenomen in het geval van vragen over deze aanbesteding. Het is voor Geïnteresseerden c.q. Inschrijvers niet toegestaan om op een andere wijze dan via TenderNed contact te zoeken met de Projectorganisatie. Het is voor Geïnteresseerden c.q.

Inschrijvers niet toegestaan om (anders dan op de hiervoor aangewezen wijze) contact op te nemen Opdrachtgever en/of personeel van de Opdrachtgever, om informatie in te winnen over deze aanbesteding.

4.4

Nota van inlichtingen

Vragen kunnen uitsluitend via TenderNed onder ‘Vraag en Antwoord’ gesteld worden. Vragen moeten duidelijk geformuleerd zijn en, wanneer relevant, verwijzen naar het hoofdstuk/artikelnummer en het document waar de vraag betrekking op heeft. Vragen die uiterlijk 5 november 2024 om 09:00 uur zijn ontvangen worden op 13 november 2024 geanonimiseerd beantwoord via de 1e Nota van Inlichtingen en aan alle Geïnteresseerden beschikbaar gesteld via TenderNed. Vragen die uiterlijk 20 november 2024 om 09:00 uur zijn ontvangen worden op 27 november 2024 geanonimiseerd beantwoord via de 2e Nota van Inlichtingen en aan alle Geïnteresseerden beschikbaar gesteld via TenderNed. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om vragen die na 27 november om 09:00 uur zijn ontvangen nog wel in behandeling te nemen. Inschrijvers kunnen hier geen enkele aanspraak aan ontlenen. De informatie die wordt vastgelegd in de Nota’s van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van de Aanbestedingsdocumenten en relevantie informatie wordt opgenomen in de te sluiten Overeenkomst. Inschrijvers moeten zelf de Nota’s van Inlichtingen downloaden via TenderNed.

Pagina 16

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

4.5

Toepasselijkheid voorwaarden voor deze aanbesteding

Met het indienen van een Inschrijving gaat de Inschrijver expliciet en onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van alle bij deze aanbesteding horende aanbestedingsdocumenten. 4.5.1 Beëindigen (tussentijds) van de aanbesteding De Opdrachtgever behoudt zich zonder meer en zonder op enige manier een schadevergoeding verplicht te zijn aan Geïnteresseerden c.q. Inschrijvers, tot aan het moment van ondertekening van de Overeenkomst, in ieder geval het recht voor om, met inachtneming van de vigerende wet- en regelgeving en jurisprudentie: • de aanbestedingsprocedure tussentijds af te breken; • de planning te wijzigen (met inachtneming van de wettelijk vastgestelde termijnen); • het voornemen tot Gunning in te trekken of te herzien, ook gedurende en na het verlopen van de bezwaarperiode; • de Overeenkomst niet te gunnen; • onderdelen van de Overeenkomst of de Opdracht te wijzigen. Deze opsomming is niet limitatief. Opdrachtgever behoudt zich daarnaast het recht voor om schriftelijk een aanvulling of verduidelijking van een Inschrijving te vragen. Inschrijvers worden hierover tijdig geïnformeerd. Opdrachtgever is echter op geen enkele wijze verplicht om dit te doen. Als de Opdrachtgever gebruik maakt van dit recht, zullen de beginselen van gelijke behandeling en transparantie daarbij in acht worden genomen.

4.5.2 Gestanddoeningstermijn inschrijving De Inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van 90 dagen na de uiterste datum waarop een Inschrijving ingediend moet worden. Gedurende deze gestanddoeningstermijn heeft de Inschrijving het karakter van een onherroepelijk aanbod. De Opdrachtgever kan verzoeken om de termijn van gestanddoening te verlengen. Aan een dergelijk verzoek kunnen geen aanspraken op Gunning worden ontleend. Indien een verzoek om verlenging door de Inschrijver wordt geweigerd, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om de Inschrijving op grond daarvan terzijde te leggen. Mocht tegen deze aanbesteding een kort geding worden aangespannen, dan wordt de gestanddoeningstermijn automatisch verlengd tot 8 kalenderdagen na de uitspraak van de rechtbank. 4.5.3 Taal De voertaal is Nederlands. Alle bij Inschrijving ingeleverde documenten moeten in de Nederlandse taal zijn opgesteld. 4.5.4 Inschrijving onder voorwaarden / ongeldigheid Inschrijvingen De Inschrijving moet voldoen aan de voorschriften en voorwaarden zoals opgenomen in de Aanbestedingsdocumenten. Inschrijvingen die niet voldoen aan alle in de Aanbestedingsdocumenten vermelde eisen en voorwaarden zijn in beginsel ongeldig.

Pagina 17

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

In het geval aan een Inschrijving voorwaarden zijn verbonden, is de Inschrijving ongeldig. De Opdrachtgever kan besluiten om niet tot uitsluiting over te gaan, wanneer een gebrek in de Inschrijving in aanmerking komt voor herstel of wanneer uitsluiting disproportioneel zou zijn. Bij deze beoordeling neemt de Opdrachtgever de relevante wet- en regelgeving in acht. Deze beoordeling is uitsluitend voorbehouden aan de Opdrachtgever. Inschrijvers kunnen aan deze bevoegdheid geen aanspraken ontlenen. 4.5.5 Geheimhouding Alle informatie met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure en de uitgebrachte Inschrijving, worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor deze aanbestedingsprocedure. Inschrijvers mogen de gegevens uit de Aanbestedingsdocumenten alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn geschreven en beschikbaar zijn gesteld, namelijk het uitbrengen van een Inschrijving. De Inschrijvers waarborgen dat gegevens, die door de Opdrachtgever beschikbaar zijn gesteld, na gebruik worden vernietigd. 4.5.6 Rechten en aansprakelijkheid Inschrijvers kunnen geen rechten ontlenen aan dit document. Dit Aanbestedingsdocument is geen Opdracht, impliceert dit niet te zijn en kan ook niet als zodanig worden geïnterpreteerd of uitgelegd. 4.5.7 Kostenvergoeding Inschrijven Inschrijvers hebben in beginsel geen recht op een vergoeding voor het uitbrengen van een Inschrijving.

4.5.8 Tegenstrijdigheden In het geval een Geïnteresseerde meent dat dit Aanbestedingsdocument, inclusief alle Bijlagen, onregelmatigheden, onduidelijkheden, onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden bevat, moet de Geïnteresseerde de Opdrachtgever daar zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk op het uiterste tijdstip voor het indienen van vragen voor de eerste Nota van Inlichtingen, op attenderen door middel van het stellen van een vraag bij ‘Vraag & Antwoord’ in TenderNed. Wanneer de bezwaren in de eerste Nota van Inlichtingen niet zijn weggenomen, moet de Geïnteresseerde dit gemotiveerd kenbaar maken, uiterlijk op het uiterste tijdstip voor het indienen van vragen voor de tweede Nota van Inlichtingen. Indien het bezwaar ook dan niet is weggenomen, is het de verantwoordelijkheid van de Geïnteresseerde om de Opdrachtgever daar nogmaals, voorafgaand aan de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijvingen, op te wijzen. Als een Geïnteresseerde en/of Inschrijver deze onregelmatigheden, onduidelijkheden, onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden niet op de hiervoor beschreven manier meldt bij de Opdrachtgever, dan vervalt zijn recht (rechtsverwerking) om op een later moment tegen deze onregelmatigheden bezwaar te maken (bijvoorbeeld in een kort geding). Geïnteresseerden en/of Inschrijvers kunnen niet ‘meeliften’ op bezwaren c.q.

vragen die anderen in de Inlichtingenronde(s) aan de Opdrachtgever hebben gesteld. 4.5.9 Europees non-discriminatiebeginsel In het geval in één of meerdere Aanbestedingsdocumenten een norm, merk of fabricaatnaam vermeld staat zonder de toevoeging ‘of gelijkwaardig’, moet de Geïnteresseerde c.q. Inschrijver deze toevoeging, conform artikel 2.76 AW, als aanwezig beschouwen, om zodoende niet in strijd met het Europese nondiscriminatiebeginsel te handelen.

Pagina 18

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

4.5.10 Klachtenprocedure verloop aanbesteding Klachten over het verloop van deze aanbesteding kunnen worden ingediend bij aschelling@wvs.nl, ter attentie van de Projectorganisatie (EMC), onder vermelding van “Klacht aanbesteding Accountantsdiensten”. Daarnaast verzoeken wij u om ook een bericht te sturen via de berichtenmodule in TenderNed. Klachten kunnen betrekking hebben op het niet naleven van wettelijke bepalingen of inbreuk op algemene aanbestedingsbeginselen. Een klacht wordt duidelijk en gemotiveerd ingediend, waarbij wordt aangegeven op welk aspect van de aanbesteding de klacht betrekking heeft. Een klacht wordt behandeld door deskundige functionarissen die niet betrokken zijn of worden bij deze aanbestedingsprocedure. Een klacht wordt zo snel mogelijk afgehandeld; de klager wordt daarover geïnformeerd. Het indienen van een klacht heeft geen opschortende werking en laat onverlet dat een Geïnteresseerde en/of Inschrijver tijdig bezwaar moet maken conform paragraaf 4.5.8 van dit document, of een juridische procedure moet starten in het geval dat aan de orde is.

4.6

Sluitingsdatum en tijdstip indiening inschrijving

Inschrijvingen, inclusief alle vereiste documenten, worden uitsluitend via TenderNed ingediend. De uiterlijke datum waarop Inschrijvingen ingediend kunnen worden is 11 december 2024 om 09:00. Inschrijvers zijn zelf verantwoordelijk voor het op tijd indienen van een volledige Inschrijving. Inschrijvingen die op een andere wijze of na het aangegeven tijdstip worden ontvangen zullen niet in behandeling genomen worden. Opdrachtgever raadt Inschrijvers aan om de Inschrijving ruim op tijd in te dienen. In het geval van technische problemen is er dan namelijk voldoende tijd om te zoeken naar een oplossing. Het risico van systeem- of internetstoringen ligt geheel bij de Inschrijver. In het geval van technische vragen over TenderNed kan de Inschrijver contact opnemen met de Servicedesk van TenderNed.

4.7

Eisen in te zenden inschrijving

De Inschrijving moet worden ingediend conform de controlelijst (Bijlage 1). De bij Inschrijving in te dienen Bijlagen staan in deze controlelijst en zijn als Word- of Exceldocument beschikbaar via TenderNed. De Inschrijving moet rechtsgeldig ondertekend zijn door één of meerdere personen die hiervoor bevoegd zijn. Deze bevoegdheid moet vastgesteld kunnen worden aan de hand van gegevens uit een actueel uittreksel dat uit het in het land van herkomst geldende beroeps- of handelsregister komt, dat op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes (6) maanden. Wanneer de tekenbevoegdheid niet uit het uittreksel herleidt kan worden, dan is een volmacht noodzakelijk. Deze stukken moeten bij Inschrijving ingediend worden. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om de vaste tekst van de Bijlagen te wijzigen. Onvolledige of ongeldige Inschrijvingen worden van verdere deelname aan de procedure uitgesloten, tenzij er sprake is van een voor herstel vatbaar gebrek of wanneer uitsluiting disproportioneel zou zijn. Bij deze

Pagina 19

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

beoordeling neemt de Opdrachtgever de relevante wet- en regelgeving in acht. Deze beoordeling is uitsluitend voorbehouden aan de Opdrachtgever. Inschrijvers kunnen aan deze bevoegdheid geen aanspraken ontlenen.

Pagina 20

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Hoofdstuk 5 | Geschiktheid Inschrijver 5.1

Inschrijfvorm

Een Geïnteresseerde mag, op straffe van uitsluiting, slechts éénmaal een Inschrijving indienen, hetzij als individuele ondernemer, hetzij als combinant. Om onderlinge beïnvloeding van Inschrijvingen van verbonden ondernemingen te voorkomen, geldt dat van tot eenzelfde concern behorende ondernemingen slechts één onderneming een Inschrijving mag indienen, tenzij voldoende kan worden aangetoond dat de Inschrijvingen onafhankelijk van elkaar zijn opgesteld. Deze onafhankelijkheid is ter beoordeling voor de Opdrachtgever. Inschrijvers dienen dit uiterlijk binnen tien kalenderdagen na het verzoek van de Opdrachtgever aan te tonen, op straffe van uitsluiting. Tot eenzelfde concern behoren: • vennootschappen en andere economische eenheden waarvan de Inschrijver meer dan 50% van de aandelen bezit, of gerechtigd is om meer dan 50% van de stemmen uit te brengen in de besluitvormende organen binnen een vennootschap of economische eenheid, of op een andere wijze in staat is de besluitvorming te beheersen; • vennootschappen en andere economische eenheden die ten aanzien van de Inschrijver over de hiervoor genoemde rechten beschikken; • vennootschappen en andere economische eenheden ten aanzien waarvan de onder punt 1 en 2 bedoelde vennootschappen over de hiervoor genoemde rechten beschikken.

Wanneer een Geïnteresseerde zich als individuele ondernemer of als combinant heeft ingeschreven, maar ook als onderaannemer bij een andere Inschrijver staat ingeschreven, dan is het aan deze onderneming om bij Inschrijving aan te tonen dat de mededinging door deze deelname niet wordt vervalst. In het geval een onderneming alleen als onderaannemer wordt aangemerkt door verschillende Inschrijvers, wordt niet op voorhand vermoed dat er sprake is van vervalsing van de mededinging. 5.1.1 Combinatie Inschrijving in combinatie is toegestaan. Wanneer een Inschrijving in combinatie wordt gedaan, moet dit worden aangegeven in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Iedere combinant moet dan een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekende UEA indienen. Elke combinant is hoofdzakelijk aansprakelijk voor de nakoming en uitvoering van alle verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst en de daaruit voortvloeiende Opdrachten. 5.1.2 Hoofd- en onderaanneming Inschrijven als hoofdaannemer met gebruikmaking van onderaanneming(en) is toegestaan. De Inschrijver moet in dat geval in deel IID van de UEA de onderaannemers noemen waar een beroep op wordt gedaan.

De hoofdaannemer is hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming en uitvoering van alle verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst en de daaruit voortvloeiende Opdrachten, dus ook voor delen van de Opdracht die door een onderaannemer worden uitgevoerd.

Pagina 21

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

Voordat een onderaannemer kan worden ingeschakeld, moet daarvoor schriftelijk goedkeuring zijn gegeven door de Opdrachtnemer. De Opdrachtgever ontvangt tijdens de uitvoering van de Opdracht van iedere onderaannemer, en in voorkomende gevallen eventuele mutaties in de in te zetten onderaannemers, een overzicht met minimaal de volgende gegevens: • het gedeelte van de Opdracht die de Opdrachtnemer in onderaanneming wil geven; • de identificatiegegevens van de onderaannemer; • de contactpersoon van de onderaannemer met wie de communicatie over de uitvoering van de werkzaamheden plaats zal vinden en de contactgegevens van deze contactpersoon; • lidmaatschappen en certificeringen van onderaannemers; • Verklaring en bewijsmiddelen dat geen van de uitsluitingsgronden zoals opgenomen in paragraaf 5.2 op de onderaannemer van toepassing is. De toepasselijke bewijsmiddelen zijn te vinden in 5.2 van dit Bestek. 5.1.3 Beroep op derden in het kader van het voldoen aan de geschiktheidseisen Wanneer een Inschrijver niet zelf aan alle geschiktheidseisen kan voldoen, dan is het mogelijk om een beroep te doen op de middelen van een derde. Deze derde kan ieder ander natuurlijke persoon of rechtspersoon zijn, ongeacht de juridische aard van de banden van de Inschrijver (waaronder de leden van een combinatie) met die natuurlijke persoon of rechtspersoon.

Een groepsmaatschappij is dus ook een derde zoals bedoeld in deze paragraaf. Wanneer wordt ingeschreven met een derde, dan moet de Inschrijver bij de Inschrijving een door deze derde ingevulde UEA indienen met de informatie die wordt gevraagd in deel II afdelingen A en B (gegevens met betrekking tot ondernemer), deel III (uitsluitingsgronden), deel IV (geschiktheidseisen) en deel VI (ondertekening). 5.1.4 Beroep op derden i.v.m. geschiktheidseisen t.a.v. technische bekwaamheid Bij de Inschrijving moet de Inschrijver die een beroep doet op een derde om te voldoen aan de geschiktheidseisen t.a.v. de technische bekwaamheid (naast het UEA van deze derde) ook een door de derde ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Bijlage 4 ‘Verklaring derde c.q. onderaannemer’ inleveren. Na Inschrijving is het niet toegestaan om zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever te wisselen van een derde partij in het kader van het voldoen aan de geschiktheidseisen. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden geweigerd en aan de toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Na sluiting van de Overeenkomst is een wijziging enkel toegestaan voor zover dit op basis van de tekst van de Overeenkomst is toegestaan.

De derde op wiens technische- en/of beroepsbekwaamheid een beroep wordt gedaan, moet daadwerkelijk worden ingezet bij de uitvoering van de Overeenkomst en Opdracht, voor zover het de onderdelen van de Overeenkomst en Opdracht betreft waarop de technische- en/of beroepsbekwaamheid betrekking heeft. Wanneer de Inschrijver de Overeenkomst gegund heeft gekregen, is hij verplicht de genoemde derde in te zetten voor het uitvoeren van de Opdracht. 5.1.5 Beroep op derden i.v.m. geschiktheidseisen t.a.v. financiële en economische draagkracht De derde op wiens financiële en economische draagkracht een beroep wordt gedaan, moet zich naar de Opdrachtgever toe hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden en zich volledig en onvoorwaardelijk garant stellen voor de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst, en de daaruit voortvloeiende Opdrachten. Deze garantstelling geldt voor de volledige duur van de Overeenkomst, inclusief eventuele verplichtingen die daarna nog doorlopen. De Inschrijver moet, indien van toepassing, bij Inschrijving een

Pagina 22

WVS | Accountantsdiensten | 2024-228

garantstelling van de betreffende derde inleveren, conform Bijlage 5 ‘Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid c.q. garantstelling’. Wanneer de Inschrijver (of in geval van een combinatie: één van de combinanten) een beroep doet op de (geconsolideerde) gegevens van (met) haar holding- of concernmaatschappij, dan wordt deze holding- of concernmaatschappij ook beschouwd als een derde zoals hiervoor uitgelegd. De Inschrijver moet in dat geval dus ook, bij Inschrijving, het UEA van deze derde indienen en de garantstelling inleveren, conform Bijlage 5 ‘Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid c.q. garantstelling’.

5.2

Uitsluitingsgronden

De Inschrijver wordt beoordeeld op de uitsluitingsgronden zoals vermeld in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). De Inschrijver verklaart, door middel van het invullen en ondertekenen van de UEA of de uitsluitingsgronden al dan niet van toepassing zijn op haar onderneming. In het geval één of meer van de uitsluitingsgronden op de Inschrijver van toepassing zijn, wordt de Inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure (met inachtneming van artikel 2.87a en 2.88 van de Aanbestedingswet 2012). Wanneer de Inschrijver als combinatie inschrijft, en een uitsluitingsgrond is van toepassing op één of meerdere leden van de combinatie, dan wordt de combinatie als geheel uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De Inschrijver levert bij Inschrijving een correct ingevuld en rechtsgeldig ondertekende UEA in, zie Bijlage 2 ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’. De Inschrijver verklaart in beginsel door het invullen en ondertekenen van de UEA dat de op de aanbestedingsprocedure van toepassing zijnde uitsluitingsgronden niet op haar onderneming van toepassing zijn.

Mocht de Inschrijver problemen hebben met het openen van het UEA, dan adviseren we om te controleren of 1) Adobe up-to-date is naar de meest recente versie en 2) of de computer het bestand in Adobe opent, en niet een voorbeeld laat zien in één van de verschillende internetbrowsers. Mocht dit niet lukken dan moet u contact op nemen met de servicedesk van TenderNed, anders de Projectorganisatie (via TenderNed). Van de Inschrijver aan wie de Opdrachtgever voornemens is om de Overeenkomst te gunnen, worden de bewijsmiddelen opgevraagd. Op verzoek van de Opdrachtgever moet de Inschrijver deze bewijsmiddelen binnen tien (10) kalenderdagen aanleveren. Voor deze aanbesteding gaat het om de volgende bewijsmiddelen: • een kopie van de Gedragsverklaring Aanbesteding (GVA), die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan twee (2) jaar; • een kopie van de verklaring van de Belastingdienst dat de sociale zekerheidspremies en belastingen zijn betaald, die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes (6) maanden. De GVA kan worden aangevraagd bij het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG). Voor meer informatie: www.justis.nl, waar ook het aanvraagformulier voor de GVA beschikbaar is. De Opdrachtgever wijst Geïnteresseerden erop dat het aanvragen van de bewijsmiddelen (zoals de GVA) enkele weken kan duren.