6 BWB Aanbieding en informatiebrief 2e bestuursrapportage BWB 2023

Informatiebrief Voor: Gemeenteraden van de gemeenten Bergen op Zoom, Breda, Dongen, Etten-Leur, Halderberge, Loon op Zand, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Woensdrecht, Zundert en Rucphen en het Algemeen Bestuur van Waterschap Brabantse Delta Onderwerp: Tweede Bestuursrapportage 2023

datum: 13 november 2023

Geacht bestuur, Hierbij bieden wij u de tweede bestuursrapportage 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant aan welke is vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 27 oktober jl. In deze informatiebrief leest u een toelichting. 1. Inleiding In oktober is de tweede bestuursrapportage door het Dagelijks Bestuur van de BWB aangeboden aan het Algemeen Bestuur. In dezelfde vergadering is de eerste begrotingswijziging vastgesteld nadat de zienswijzeprocedure is doorlopen. Wat opvalt is dat bij de eerste begrotingswijziging aan de deelnemers ruim €2 miljoen extra werd gevraagd aan deelnemersbijdrage en in de tweede bestuursrapportage de prognose wordt afgegeven van een positief resultaat van €670.000. Dit vraagt om een toelichting. Maar voordat daarop wordt ingegaan wordt, conform gedane toezeggingen, teruggekeken op de moeilijke situatie waarin de BWB begin 2022 verkeerde en de ontwikkelingen sindsdien. Eerst wordt ingegaan op de P&C-cyclus en de consequenties van het volgen daarvan. En vervolgens wordt stilgestaan bij de stand van zaken wat betreft de bedrijfsvoering van de BWB, inclusief het ziekteverzuim. 2.

P&C-cyclus en Kaders De nominale kostenstijgingen bij de BWB worden hoofdzakelijk veroorzaakt door vier factoren: hogere productie voortkomend uit groei van het aantal woningen en bedrijven, stijging van de proceskostenvergoedingen, stijging prijspeil / inflatie en de loonkostenontwikkeling / CAO. De afgelopen twee jaar zijn die kostenstijgingen onvoldoende meegenomen in de primitieve begrotingen. De oorzaak daarvan is gelegen in de P&C-cyclus waar de BWB zich, conform de Nota Verbonden Partijen, aan houdt. Die cyclus zag er voor 20221 als volgt uit.

1 De cyclus is voor elk jaar hetzelfde.

De oorspronkelijke begroting 2022 was hierdoor gebaseerd op een lage loon- en prijsontwikkeling, namelijk die uit de septembercirculaire van 2020. De werkelijkheid was totaal anders en maakte een bijstelling noodzakelijk. De eerste mogelijkheid daartoe was de eerste bestuursrapportage van 2022, een jaar na het vaststellen van de primitieve begroting 2022. Die bestuursrapportage is in dezelfde vergadering van het algemeen bestuur van de BWB vastgesteld als de primitieve begroting voor 2023. De effecten van die sterke kostenstijgingen in 2022 waren, gegeven de richtlijnen van de deelnemers en de kaders uit de kadernota, niet verwerkt in de begroting 2023. Logisch gevolg was en is dat in de eerste bestuursrapportage van 2023 een vergelijkbare bijstelling van de begroting van 2023 noodzakelijk zou zijn. Dat deze bijstelling logischerwijze zou volgen in 2023 is op het vroegst mogelijke moment, namelijk in beide bestuursrapportages van 2022, expliciet gemeld. Tussen het opstellen van de septembercirculaire en de eerste mogelijkheid van correctie op basis van werkelijke loon- en prijsontwikkeling verstrijkt dus 2 jaar. In periodes van gematigde ontwikkeling van loon- en prijspeil is dat geen groot probleem. In de afgelopen jaren, met grote verschillen tussen voorspelde en werkelijke inflatie en loonontwikkeling, leidt het echter mogelijk tot verwarring en vragen.

Vandaar nogmaals deze uitleg. 3. Bedrijfsvoering BWB 3.1. Stand van zaken na 2022 De eerste bestuursrapportage van 2022 liet een beeld zien van de BWB in zwaar weer. De implementatie van de nieuwe belastingapplicatie was uiterst moeizaam verlopen en de grote groei van de hoeveelheid waardebezwaren in 2021 had tot grote achterstanden in de werkvoorraad geleid. Corona en de daarmee gepaard gaande lockdowns maakten het moeilijk om zaken snel onder controle te brengen. Deels als gevolg daarvan was het ziekteverzuim opgelopen tot 12% in de maanden maart en april. De andere kant van het verhaal is dat in diezelfde periode en in de maanden die daarop volgden het implementatietraject wel succesvol is afgerond en de achterstanden zijn weggewerkt. De werkdruk is genormaliseerd. En de maatregelen die op personeel en organisatorisch vlak getroffen moesten worden, zijn ook getroffen. Het ziekteverzuim bedroeg in augustus van dit jaar 5,2%. Van werkgerelateerd verzuim is geen sprake meer. Kortom, de BWB heeft de zware periode achter zich gelaten en de bedrijfsvoering is stabiel.

3.2. Waardebezwaren Hoewel het aantal waardebezwaren in 2023 even hoog is als het aantal in 2021 en 2022 samen (!), is de organisatie in control. De werkdruk is hoog, maar acceptabel. De afgelopen twee jaar is gebleken dat die aantallen niet goed te voorspellen of te beïnvloeden zijn. In 2022 was het aantal aanzienlijk lager dan geprognosticeerd; in 2023 veel hoger. Dit beeld is landelijk hetzelfde. Achteraf wordt naar oorzaken gezocht: kwaliteit van de uitvoering van de WOZ, bereikbaarheid van de belastingorganisaties, communicatie, sterke stijging van de WOZ-waardes terwijl de huizenprijzen dalen. Hoe is de kwaliteit van de uitvoering van de WOZ door de BWB? De toezichthouder, de Waarderingskamer, beantwoordt die vraag al jaren met het oordeel “goed”. Op basis van haar normen kunnen we berekenen dat het percentage van de woningen dat door de BWB ècht onjuist is gewaardeerd in de orde van 0,5% ligt. De helft daarvan is veroorzaakt door het feit dat de BWB niet over de juiste objectkenmerken (inclusief staat van onderhoud en de leeftijd van keuken en badkamer) beschikt. Een groot deel van deze fouten is dus onvermijdelijk. Burgers zijn overigens niet verplicht om de juiste gegevens op dit punt vooraf aan te leveren, waardoor de waardebezwaren achteraf juist een belangrijke informatiebron zijn om de data op orde te brengen.

De oprichting van belastingsamenwerkingen is voornamelijk ingegeven door de verwachting dat aanzienlijke besparingen konden worden verzilverd. Bezuinigingen hebben in het verleden bij veel organisaties geleid tot te weinig personeel voor goed contact met burgers. De no-cure-no paybedrijven zijn in dat gat gesprongen, met hoge kosten tot gevolg. Door die gestegen kosten is de uitgangspositie inmiddels omgekeerd: investeren in goede bereikbaarheid voor burgers kan leiden tot besparingen, of tot minder sterke stijging van de kosten door burgers weer terug naar de eigen organisatie te halen. Daar zijn de communicatiecampagnes rond de aanslagoplegging in februari van de afgelopen jaren ook op gericht geweest. Echter, de BWB en haar zusterorganisaties beschikken niet over de miljoenen die de NCNP-bedrijven investeren in hun reclamecampagnes. Belangrijk om te beseffen is dat beide partijen dezelfde boodschap uitzenden: maak bezwaar of neem contact op. Het eindeffect is meer werk voor de BWB en haar zusterorganisaties. De sterke stijging van de huizenprijzen en de WOZ-waardes ligt achter ons. Dat leidt mogelijk tot minder waardebezwaren in 2024. Een andere belangrijke factor die ons kan helpen is het feit dat het belastingplan 2024 door de Tweede Kamer is aangenomen, met daarin maatregelen om de proceskostenvergoedingen terug te brengen tot 25% van het huidige niveau.

Dat leidt in elk geval tot een daling van die kostenpost. En wellicht ontneemt het de NCNP-sector deels de motivatie om het aantal waardebezwaren en -beroepen te maximaliseren. De BWB heeft een actieve bijdrage geleverd om deze maatregelen tot stand te brengen. De conclusie is dat de verschillende onzekere factoren het onmogelijk maken om betrouwbaar te voorspellen hoeveel waardebezwaren we kunnen verwachten. Daarom wordt de prognose voor 2024, waar de begroting op is gebaseerd, gehandhaafd.

3.3. Positief resultaat na grote begrotingswijziging Na de eerste vier maanden van het jaar zag de BWB aanleiding om een begrotingswijziging in te dienen van €2,3 miljoen, waarvan €2,1 miljoen bijdrage van de deelnemers. Na 8 maanden wordt een verwacht positief resultaat gepresenteerd van €670.000. Dat vraagt om een toelichting. De onderbouwing voor de begrotingswijziging was voor €1,3 miljoen gelegen in de eerder beschreven na-ijleffecten van de P&C-cyclus op het inflatiecijfer. Voor de proceskostenvergoeding gold deels hetzelfde en deels moest het budget worden verhoogd als gevolg van het veel hoger

dan begrote aantal waardebezwaren: totaal €750.000. De rest had betrekking op de groei in productie als gevolg van de toetreding van Loon op Zand. Een en ander was een administratieve calculatie en niet gebaseerd op ervaringen van de eerste maanden van 2023. Na 8 maanden zijn die ervaringen er wel. Omdat de BWB inmiddels weer een stabiele bedrijfsvoering heeft, ontstaat de ruimte om kritisch naar de werkprocessen te kijken. Hoge werkdruk als gevolg van het stijgende werkaanbod, in combinatie met de krappe arbeidsmarkt, zet de organisatie aan tot nieuwe efficiencyslagen. De formatie kan als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt niet overal, of niet zo snel als gewenst worden bezet. Tijdelijke inhuur wordt ook niet altijd gevonden. Dat leidt tot een aanzienlijk financieel voordeel van €440.000. Maar de effecten op kwaliteit, werkdruk, overuren en achterstanden moeten wel goed worden gemonitord om geen onaanvaardbare risico’s te lopen. De overige voordelen vallen in verschillende posten voor materiele lasten, in het bijzonder portokosten en automatisering. De grote post aan proceskostenvergoedingen blijft ongewijzigd. De komende wetswijziging die verlaging van de proceskostenvergoedingen aan No-Cure-No-Pay bureaus tot gevolg zal hebben is niet verwerkt in de cijfers van de tweede bestuursrapportage. Dat zou ook niet te calculeren zijn geweest.

Maar uiteindelijk zal dit wel effect op het resultaat hebben. Een aanzienlijk aantal uitspraken op de onderhanden zijnde bezwaarschriften zal na 31/12/2023 worden gedaan. Beroepen die daaruit voortkomen vallen onder de nieuwe wetgeving en leiden daarmee tot lagere proceskostenvergoedingen na gegrondverklaring. Dat voordeel gaan we terugzien in de omvang van de te vormen doelreserve en dus in het jaarrekeningresultaat.

4. Kostenniveau BWB De kostenontwikkelingen en prestaties van de BWB zijn in de afgelopen jaren meerdere keren actief en expliciet in beeld gebracht. Het kostenniveau laat structureel een dalende lijn zien. Daarbij is wel rekening gehouden met de ontwikkeling van de lonen en prijzen, met de productiestijgingen en met onbeïnvloedbare kostenstijgingen zoals de proceskostenvergoedingen. Ook in aankomende Jaarstukken zal expliciet aandacht worden besteed aan de vraag of de BWB binnen de gestelde kaders is gebleven. Namens het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant; de secretaris,

de voorzitter,

drs. P.C.A.M. Stoffelen

C.J.A. van Dorst MBA

Bijlage: 1. 2e bestuursrapportage BWB 2023

Afschriften aan: colleges van burgemeester en wethouders / dagelijks bestuur van het Waterschap en ambtelijk regiefunctionarissen.