5 Burgemeester Breda Statusinformatie nota verbonden partijen

Breda, 26 januari 2024 Aan de gemeenteraden en colleges van B&W van de gemeenten in de regio West-Brabant Aan de verbonden partijen waaraan West-Brabantse gemeenten deelnemen Onderwerp: statusinfo behandeling zienswijzen, besluitvorming op Nota Verbonden Partijen en wijziging van de gemeenschappelijke regelingen.

Geachte raadsleden, collegeleden van West-Brabant, geachte Algemeen en Dagelijks Bestuursleden van de in West-Brabant actieve verbonden partijen,

Op 25 juli 2023 zond ik u de concept Nota Verbonden Partijen West-Brabant ten behoeve van bespreking en zienswijzen. Inmiddels hebben wij van alle gemeenten en een aantal verbonden partijen een reactie gehad, waarvoor dank. Middels deze brief wil ik u, mede namens collegabestuurders Steven Adriaansen en Joyce Vermue, informeren over de status van het proces van actualiseren van de Nota Verbonden Partijen en de invloed die dit heeft op het proces van wijziging van de gemeenschappelijke regelingen. Proces tot nu toe Er waren twee redenen om de bestaande nota te actualiseren: -

de wijziging en inwerkingtreding van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) op 1 juli 2022; het feit dat in 2020 de werking van de Nota Verbonden Partijen geëvalueerd is en op basis van deze evaluatie aanbevelingen zijn gedaan voor het aanpassen van de Nota Verbonden Partijen.

Een groep bestuurlijke opdrachtgevers bestaande uit de burgemeesters van Woensdrecht, Zundert en Breda is aan de slag gegaan met deze opdracht. Daarbij is ondersteuning geleverd door de ambtelijke opdrachtnemers bestaande uit de gemeentesecretarissen van Roosendaal en Etten-Leur,

de griffiers van Woensdrecht, Etten-Leur en Breda. Uiteraard hebben ook de verbonden partijen deelgenomen aan het proces van ontwikkeling van en reageren op de concept nota, want afspraken die wij als deelnemende gemeenten maken over de behandeling van hun cyclische producten moeten immers voor hen werkbaar zijn. Inhoudelijke opmerkingen U zond ons uw zienswijzen, waarvoor onze dank. Wij werken momenteel aan een tweetal producties: •

een nota met daarin de behandeling van alle ingekomen zienswijzen, onze reactie op de ingekomen zienswijzen en wat dit betekent voor de Nota Verbonden Partijen;

•

de definitieve versie van de Nota Verbonden Partijen ter vaststelling door uw raad en behandeling door uw DB en AB.

Zonder hiermee in te willen gaan op alle individuele zienswijzen, kunnen we u meegeven dat veel partijen aandacht schonken aan dezelfde onderwerpen. Hieronder benoemen we die kort met daarbij, waar aan de orde, voor dit moment relevante informatie: a. Leesbaarheid: U vroeg ons om de nota compacter en beter handelbaar te maken. Dit proces loopt momenteel. Veel toelichtende informatie is naar de bijlage verplaatst en de direct relevante info is beter toegankelijk in de nota opgenomen. We voegen nog twee ‘infographics’ (één voor publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden en één voor privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden) toe waarmee u in één oogopslag de meest relevante info bij de hand krijgt. b. Algemene reserve en resultaatbestemming: Hieromtrent hebben we afstemming gezocht met de vertegenwoordigers uit Midden-Brabant omdat een aantal grote verbonden partijen voor gemeenten uit beide regio’s werken. We constateren dat het hebben van een beperkte algemene reserve (uitgangspunt is weerstandsvermogen is en blijft bij gemeenten) wel op uw instemming kan rekenen, maar dat er verschillend wordt aangekeken tegen de hoogte en het proces. Wij passen op dit punt de Nota Verbonden Partijen aan waarbij we zoveel mogelijk aansluiten bij uw wensen en de afstemming met Midden-Brabant tegelijkertijd niet uit het oog verliezen.

Kort samengevat komt ons voorstel er op te neer dat het AB van de verbonden partij éénmaal per vier jaar de hoogte van de algemene reserve vaststelt (via de begroting waarop een zienswijzenprocedure van toepassing is) en dat er een automatisme ontstaat ten aanzien van het omgaan met het rekeningresultaat (hetzij aanvullen algemene reserve dan wel terugbetalen aan deelnemers). De bepaling van de hoogte van de algemene reserve vraagt om maatwerk per verbonden partij, waartoe een advies van de accountant kan worden gevraagd (maar is nooit hoger dan 8%). c. Gemeenschappelijke raadsledenadviescommissies: Ook op dit onderwerp ontvingen we zienswijzen van een aantal gemeenten. Een aantal gemeenten wil een dergelijke commissie in kunnen stellen óók wanneer niet alle gemeenten instemmen. Artikel 24A van de Wet gemeenschappelijke regelingen geeft hiervoor geen ruimte. Daarom nemen we in de nota nog wel de mogelijkheden op die er zijn om een adviescommissie met raadsleden in te stemmen op grond van het al bestaande artikel 24 van de Wgr. d. Evaluatie: In de nota nemen we op dat zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke verbonden partijen eenmaal per vier jaar een besluit nemen op de vraag of en in welke vorm een evaluatie gewenst is. Ter voorbereiding op dit besluit pijlen zij de wensen van de betrokken gemeenteraden.

Het kan daarbij gaan om een beperkte evaluatie van de regeling zelf, maar ook om een meer omvattende evaluatie naar het bereiken van beleidseffecten, het functioneren van de samenwerking en het samenwerkingsverband.

e. Verder voeren we nog diverse andere aanpassingen door, waarbij u kunt denken aan zaken als het verwerken van aandacht voor cyber-en informatieveiligheid, de Archiefwet en het versterken van vertrouwen van burgers. Daarnaast halen we (de oude) bijlage 1 nu juist weg omdat deze voor de nota niet (meer) relevant is. De afspraak uit hoofdstuk 4 integreerden we in het inleidende hoofdstuk. Uiteraard worden alle ingebrachte zienswijzen integraal opgenomen in de nota van zienswijzen die u medio februari ontvangt. Daar ook gaan we dieper in op af- en overwegingen. Nu beperken we ons tot enkele opvallende zaken welke ook relevant (kunnen) zijn bij het proces van herziening van de gemeenschappelijke regelingen. Dat proces is inmiddels ook in de fase beland waarbij de zienswijzen worden verwerkt en er gewerkt wordt aan de definitieve tekstvoorstellen van de regelingen. Een aantal gemeenschappelijke regelingen en gemeenten heeft zich in het proces van herziening van de gemeenschappelijke regeling laten leiden door de concept Nota Verbonden Partijen. Wij willen u er middels bovenstaande op attenderen dat er ten aanzien van het concept nog enkele relevante aanpassingen zullen worden doorgevoerd op verzoek van velen van u.

Wij kunnen ons daarom voorstellen dat u kiest voor zorgvuldigheid en de definitieve tekst van de Nota Verbonden Partijen afwacht alvorens een definitief besluit te nemen op zienswijzen en definitieve aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. Het proces vanaf nu Wij verwachten u, kort voor 15 februari 2024, de nota van zienswijzen alsmede de (voorgestelde) definitieve versie van de Nota Verbonden Partijen toe te kunnen sturen. De colleges en DB’s kunnen deze dan in het besluitvormingsproces naar gemeenteraden en AB’s brengen, waarmee besluitvorming op de Nota Verbonden Partijen in mei in alle gemeenten een feit zou kunnen zijn. Wij beseffen dat tegelijkertijd het proces loopt van herziening van alle gemeenschappelijke regelingen waarbij gestreefd wordt naar afronding van dat proces voor 1 juli 2024. Logischerwijs betrekt u de definitieve versie van de Nota Verbonden Partijen bij uw beeld- en oordeelsvorming. Hoewel deze nog in alle gemeenten moet worden vastgesteld, adviseren wij u om bij uw beeld- en oordeelsvorming toch alvast van de versie die u medio februari 2024 ontvangt, uit te gaan. Heeft u nog vragen ? Mocht u nog vragen hebben over deze informerende brief, stelt u die dan gerust. U kunt met uw vragen terecht bij Wim Voeten, griffier Etten-Leur.

Dit kan telefonisch via 076-5024434 of per mail wim.voeten@etten-leur.nl Voor de bestuurders van de Baronie gemeenten zijn collega Vermue en ik bereid om desgewenst nader in te gaan en toelichting te geven op de achtergronden van de geactualiseerde Nota. Voor de bestuurders in de Markiezaten is collega Adriaansen ten volle bereid nadere informatie te geven. Mede namens de overige bestuurlijke opdrachtgevers Joyce Vermue en Steven Adriaansen,

Paul Depla Burgemeester Breda