4c b&w Bijlage 3 verbeterplan Gemeente Rucphen
Tekst van het document
Verbeterplan gemeente Rucphen EIS/KPI
Omschrijving probleem (knelpunt)
Risico
Prioriteit
Aanpak op hoofdlijnen
Datum aanbeveling archivaris
EIS 1: de gemeente beschikt over een actueel informatiebeleidsplan
Het ontbreekt aan een apart informatiebeleidsplan of een overzicht van de documenten waarin de elementen van het informatiebeleidsplan beschreven worden. Dit belemmerd een goede bedrijfsvoering, kan tot gevolg hebben dat informatie achteraf verzameld of gegenereerd moet worden en kan leiden tot verantwoordingsproblemen richting de toezichthouders en de burger
Hoog
Hoog
Op basis van de Informatievisie, het Het (laten) opstellen van een Programmaplan DV&I, het informatiebeleidsplan Uitvoeringsplan DV&I en het rapport Archiefinspectie is een informatiebeleidsplan (in welke vorm dan ook) opgesteld. Dit plan is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders
18-8-2023
1-1-2024
1-7-2025
0,00%
nvt
nvt
2 EIS 1: de gemeente beschikt over een actueel informatiebeleidsplan
Het Informatiebeleidsplan moet gereed zijn voordat er een nieuw Uitvoeringsplan Dienstverlening en Informatievoorziening (of vergelijkbaar) opgesteld gaat worden, zodat het beleidsplan als een van de bases kan dienen voor dit uitvoeringsplan Het aanleveren van digitaal materiaal aan het e-depot van het WBA verloopt niet soepel (zowel technisch en organisatorisch)
Hoog
Hoog
Het huidige uitvoeringsplan DV&I loopt (samen met het Programmaplan DV&I) van 2020 tot en met 2025. Voor 2026 is het informatiebeleidsplan opgesteld en vastgesteld
Het informatiebeleidsplan (laten) opstellen voor 2026
18-8-2023
1-1-2024
1-7-2025
0,00%
nvt
nvt
Midden
Midden
Het aanleveren van digitaal materiaal aan Overdragen van digitale het e-depot is een integraal onderdeel van bouwvergunningen, de informatiehuishouding en is milieuvergunningen en opgenomen in het Informatiebeheerplan. bestuursarchief naar het eDe digitale bouwvergunningen (1905depot 2020) worden in 2023 definitief overdragen naar het e-depot van het WBA. Vanaf 2024 worden de digitale milieuvergunningen (1945-2010) overgedragen naar het e-depot en in 2024 wordt ook het digitale bestuursarchief (2000-2004) overgedragen naar het edepot.
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2025
25,00%
nvt De digitale bouwvergunningen (19052020) zijn vanaf 2021 opvraagbaar voor burgers via de website van het WBA
Nr. 1
3 EIS 2: De gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening
Omschrijving eindresultaat (oplossing)
Start activiteit
Geplande realisatie activiteit
Voortgang in %
Realisatie activiteit
Toelichting of status voortgang
4 EIS 2: De gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening
Er is onvoldoende kennis en kunde binnen de organisatie op het gebied van de e-depotvoorziening
Hoog
Hoog
Er is kennis en kunde opgebouwd op het Opleiden van een medewerker gebied van de benodigde systeemexports, IV en een vervanger metadatering en bestandsformaten, met name als het gaat om het post- en archiefsysteem JOIN. Deze kennis en kunde wordt ook onderhouden
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2025
25,00%
nvt Er is inmiddels een medewerker IV die enige kennis en kunde heeft
5 EIS 2: De gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening
De organisatie besteedt te weinig aandacht aan overbrenging. Hierdoor bestaat er een risico op ondermaats kwaliteitsniveau, waardoor mogelijk allerlei dure herstelwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd in het kader van de WOO
Midden
Midden
Overbrenging is onderdeel van het op Benoemen van "overbrenging" orde houden van de in het kader van de WOO in de informatiehuishouding in het kader van de P&C- en kwaliteitscyclus WOO in de P&C- en kwaliteitscyclus, om het zo onder de aandacht van de organisatie te houden
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2025
25,00%
nvt De WOO heeft momenteel een eigen paragraaf in de gemeentelijke P&C cyclus
6 EIS 3: Bij alle applicaties is de selectielijst geïmplementeerd en is de informatie duurzaam toegankelijk
We hebben onvoldoende in beeld voor iedere relevante applicatie welke vernietigingstermijnen op welk deel van de informatie van toepassing is. Het risico is dat datagedreven werken hierdoor bemoeilijkt wordt en dat een juiste analyse van informatie moeilijker wordt. Ook lopen we het risico om niet aan de wetgeving te voldoen, omdat vernietigen ihkv de Archiefwet en AVG verplicht is. Het probleem is dat technische beperkingen binnen applicaties ervoor zorgen dat de vernietigingsfunctie bij de leverancier vaak maatwerk en dus duur is
Hoog
Hoog
Er is in kaart gebracht voor iedere relevante applicatie welke vernietigingstermijnen op welk deel van de informatie van toepassing is. Hierbij is ook bepaald of het op de juiste wijze vernietigen van de informatie (documenten, data en metadata) in applicatie ook daadwerkelijk mogelijk is. Ten slotte is systematisch en automatisch vernietigen (in overleg met de applicatiebeheerders) onderdeel van het werkproces van vernietigen en overbrengen
18-8-2023
1-10-2024
31-12-2025
25,00%
nvt Dit jaar zijn we bezig geweest met het vernietigen van analoge en digitale informatie in DMS JOIN en het financiële pakket in overleg met de applicatiebeheer
Het verder uitwerken en implementeren van de vernietigingstermijnen per applicatie in de I-Navigator en het aanpassen van het werkproces vernietigen en overbrengen
7 EIS 3: Bij alle applicaties is de selectielijst geïmplementeerd en is de informatie duurzaam toegankelijk
We hebben onvoldoende in beeld voor iedere relevante applicatie welke informatie blijvend te bewaren is. Hierdoor bestaat er een risico op vervuiling van informatie ihkv de WOO
Hoog
Hoog
Er is in kaart gebracht voor iedere relevante applicatie welke informatie blijvend te bewaren is. Hierbij is ook bepaald of deze informatie op de juiste wijze te exporteren is voor hergebruik, bijvoorbeeld voor een WOO-verzoek of voor overbrenging naar het e-depot. Ten slotte is systematisch en automatisch overbrengen onderdeel van het werkproces van vernietigen en overbrengen
Het verder uitwerken en implementeren van de te bewaren zaaktypen binnen DMS JOIN in de I-Navigator en het aanpassen van het werkproces vernietigen en overbrengen
18-8-2023
1-10-2024
31-12-2025
25,00%
nvt Momenteel wordt verschillende, te bewaren archieven (bouwvergunningen 1905-2010, milieuvergunningen 19452010 en bestuursarchief 2000-2004) overgedragen (of gereed gemaakt voor overdracht) naar het e-depot van het WBA en toegankelijk gemaakt voor de burger
8 EIS 3: Bij alle applicaties is de selectielijst geïmplementeerd en is de informatie duurzaam toegankelijk
Er is geen vastgestelde Hotspotlijst, als uitzondering op de Selectielijst 2020 (grondslag: artikel 5.1.e van het Archiefbesluit)
Midden
Midden
Er is een door het college van Het uitvoeren van een burgemeester en wethouders Hotspotmonitor en het daarna vastgestelde Hotspotlijst. De hotspots zijn vaststellen van een Hotspotlist bepaald middels een Hotspotmonitor, die regelmatig uitgevoerd wordt
18-8-2023
1-1-2025
1-7-2025
0,00%
nvt Zaken, dossiers en documenten m.b.t. Corona zijn niet aangewezen als hotspot, maar zijn wel uitgezonderd van vernietiging i.o.m. het WBA
9 EIS 3: Bij alle applicaties is de selectielijst geïmplementeerd en is de informatie duurzaam toegankelijk
Het Archiveren-by-Design principe wordt bij de aanbesteding of doorontwikkeling van applicaties en de inrichting van samenwerkingsplatforms of locaties voor dataopslag nog niet toegepast
Midden
Midden
Het Archiveren-by-Design principe wordt bij de aanbesteding of doorontwikkeling van applicaties en de inrichting van samenwerkingsplatforms of locaties voor dataopslag toegepast. Dit principe gaat verder dan de nu door ons gevraagde GIBIT principes
18-8-2023
1-1-2024
31-12-2024
0,00%
nvt De archivaris is betrokken bij het naar de cloud brengen van DMS JOIN (een doorontwikkeling waarbij dataopslag centraal staat)
10 EIS 3: Bij alle applicaties is de selectielijst geïmplementeerd en is de informatie duurzaam toegankelijk
De in Archiveren-by-Design gestelde eisen zijn niet meegenomen in de informatiearchitectuur van de gemeente
Midden
Midden
Archiveren-by-Design is meegenomen in de informatiearchitectuur van de gemeente
18-8-2023
1-1-2024
1-7-2025
0,00%
nvt
nvt
11 EIS 4: De gemeente heeft beheer georganiseerd op e-mailarchivering en tekstberichten
Het ontbreekt aan beleid voor het archiveren van e-mail en tekstberichten. Hierdoor is er een risico dat zaken niet compleet zijn en dat kan vervolgens leiden tot gebrekkige beslissingen en bewijslastproblemen. Ook kan het leiden tot reputatieschade bij WOO zaken en wordt er niet voldaan aan het goed vernietigen van informatie, omdat de e-mails niet bij de vernietiging meegenomen worden
Midden
Midden
Het Archiveren-by-Design wordt meegenomen bij het opstellen van het Informatiebeleidsplan en Informatiebeheersplan Er is beleid opgesteld voor het archiveren Het (laten) ontwikkelen van van e-mail en tekstberichten als beleid voor het archiveren van onderdeel van het informatiebeleidsplan e-mail en tekstberichten of als een apart beleidsstuk. Het beleid wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.
18-8-2023
1-1-2024
1-7-2025
0,00%
nvt
nvt
12 EIS 4: De gemeente heeft beheer georganiseerd op e-mailarchivering en tekstberichten
Er is te weinig specifieke voorlichting ten aanzien van de archivering en duurzame toegankelijkheid van e-mail en tekstberichten
Midden
Midden
Er is gezorgd voor goede voorlichting en risico's ten aanzien van de archivering en duurzame toegankelijkheid van e-mail en tekstberichten. Daarnaast worden medewerkers actief ondersteund bij het werken met post- en archiefsysteem JOIN
Het aandacht besteden aan archivering in het introductieprogramma en het ontwikkelen van instructiefilmpjes m.b.t. het registreren van e-mails en tekstberichten in JOIN
18-8-2023
1-10-2023
1-7-2024
25,00%
nvt Momenteel kan IV ondersteuning JOIN bieden door op afstand het beeldscherm van medewerkers over te nemen en door cursussen JOIN te geven aan (nieuwe) medewerkers
13 EIS 4: De gemeente heeft beheer georganiseerd op e-mailarchivering en tekstberichten
Niet alle te bewaren e-mails en tekstberichten worden centraal geregistreerd, omdat de beschikbare tool niet altijd als gebruiksvriendelijk wordt ervaren Er is geen informatiebeheersplan. Deze is nodig door versnelling van technologische ontwikkelingen en door de vele wetten die informatiebeheer raken. Hierdoor bestaat er een risico op onvindbare informatie, procedurefouten in de bedrijfsvoering en kan dit uiteindelijk leiden tot verscherpt toezicht van de provincie
Midden
Midden
Te bewaren mails en tekstberichten worden centraal geregistreerd door de medewerkers in de gebruiksvriendelijke tool JOIN
Het verhogen van het gebruiksgemak van post- en archiefsysteem JOIN
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2025
25,00%
nvt Er worden momenteel behoorlijk veel emails geregistreerd in post- en archiefsysteem JOIN
Midden
Midden
Op basis van reeds aanwezige en nieuw Het (laten) opstellen en verkregen informatie is een een compleet vaststellen van een informatiebeheersplan opgesteld. Dit plan informatiebeheersplan is vastgesteld door het MT en heeft duidelijke raakvlakken met het informatiebeleidplan
18-8-2023
1-1-2024
1-7-2025
0,00%
nvt
15 EIS 5: De gemeente heeft een informatiebeheersplan
Om te voldoen aan de eisen uit artikel 18 van de Archiefregeling 2010 moet de gemeente zorgen voor een volledig Archievenoverzicht
Hoog
Hoog
We bezitten een volledig ingevuld Archievenoverzicht voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden met bijbehorende ordeningsstructuur (van de laatste zowel de actuele als de eerdere versies)
Het verder uitwerken en implementeren van het Archievenoverzicht in de INavigator
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2025
25,00%
nvt We hebben op 6 juli jl. een Archievenoverzicht aangeleverd bij het IBT
16 EIS 6: De gemeente hanteert een Kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling
Er is geen geïmplementeerd Kwaliteitssysteem, waarmee degelijk kwaliteitsmanagement op het gebied van de informatiehuishouding kan worden ingericht
Hoog
Hoog
We bezitten een Kwaliteitssysteem Het implementeren van het waarmee we het informatie- en Kwaliteitssysteem (Model archiefmanagement kunnen monitoren en Kwaliteitszorg verbeteren. Hierin is aandacht besteed Archiefbescheiden) in de aan opslag, beheer en beschikbaarstellen organisatie van informatie op basis van de AVG, Informatieveiligheid, nieuwe Archiefwet en WOO.
18-8-2023
1-10-2023
1-7-2024
25,00%
nvt Er is, samen met het WBA en andere deelnemende gemeenten, een integraal Kwaliteitssyteem opgeleverd
14 EIS 5: De gemeente heeft een informatiebeheersplan
Het opstellen en vaststellen van Archiveren-by-Design principes in overleg met de leveranciers van softwarepakketten en het Inkoopbureau
nvt
17 EIS 6: De gemeente hanteert een Kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling
Het Kwaliteitssysteem heeft geen aansluiting op het organisatiebrede kwaliteitsmanagement of op de P&Ccyclus. Dit kan leiden tot kwaliteitsverlies
Midden
Midden
Het Kwaliteitssysteem levert input op voor de gemeentelijke P&C-cyclus voor het onderdeel informatie- en archiefbeheer. Ook biedt het Kwaliteitssysteem input voor onder andere een nieuw Uitvoeringsplan DV&I
Het structureel benoemen van kwaliteitsbeheer in de gemeentelijke P&C cyclus
18-8-2023
1-10-2023
1-7-2024
25,00%
nvt Kwaliteitbeheer wordt sporadisch benoemd bij het onderdeel informatie- en archiefbeheer in de gemeentelijke P&C cyclus
18 EIS 7: De gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld
Er is geen vastgesteld metadataschema (een schema met gegevens over gegevens) voor de hele informatiehuishouding van de gemeente. Hierdoor is hergebruik van informatie door missende metadata niet mogelijk. Het ontbreken van een dergelijk schema ligt deels bij de leveranciers van de applicaties met een archieffunctie, omdat die de informatie niet hebben of delen
Midden
Midden
Er is, in overleg met de leveranciers van applicaties met een archieffunctie, een door de Teamleider BV vastgesteld metagegevensschema per applicatie. Dit schema is compabel met het metadatamodel van het WBA
Het verder uitwerken en implementeren van een metadataschema in de INavigator mede naar aanleiding van gesprekken met leveranciers van onze applicaties
18-8-2023
1-10-2024
31-12-2025
25,00%
nvt We hebben de I-Navigator al in gebruik en zijn bezig met het vullen hiervan
19 EIS 7: De gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld
Er is geen compleet overzicht van de relevante metadata in de applicaties en informatieopslagplaatsen die blijvend te bewaren informatieobjecten bevatten en die niet overgedragen worden aan DMS JOIN
Laag
Laag
Eer is geen compleet overzicht van de relevante metadata in, ten minste, de applicaties en informatieopslagplaatsen die blijvend te bewaren informatieobjecten bevatten en die niet overgedragen worden aan JOIN. Hiervoor is de MDTO-norm gebruikt
Het verder uitwerken en implementeren van de metadata van blijvend te bewaren informatieobjecten in de I-Navigator
18-8-2023
1-10-2024
31-12-2025
25,00%
nvt We hebben de I-Navigator al in gebruik en zijn bezig met het vullen hiervan
20 EIS 7: De gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld
Er worden onvoldoende specifieke eisen voor metadatering gesteld bij het aanbesteden van applicaties en softwarepakketten die informatieobjecten bevatten
Hoog
Hoog
Er zijn voldoende specifieke eisen voor Het opstellen en vaststellen metadatering bij het aanbesteden van van specifieke eisen in overleg applicaties en softwarepakketten die met het Inkoopbureau informatieobjecten bevatten. Hierbij gaan we het uit van het Archiveren-by-Design principe
18-8-2023
1-1-2024
31-12-2024
0,00%
nvt
nvt
21 EIS 8: De gemeente heeft zowel kwantitatief als kwalitatief voldoende deskundige medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het archiefbeheer (KPI 2.2)
Binnen de taak informatiehuishouding bestaan er meerdere éénpitter-rollen. Hierdoor bestaat, bij uitval, het risico om niet tijdig informatie te kunnen leveren
Midden
Midden
We hebben in kaart gebracht welke medewerkers binnen de taak informatiehuishouding éénpitter-rollen vervullen en hebben mogelijke uitbreiding gebruikt voor het regelen van een vaste achtervang voor deze rollen
In kaart brengen van éénpitter rollen binnen de taak informatiehuishouding en het verkleinen van de risico's hiervan door mogelijke uitbreiding
18-8-2023 1-1-2024
31-12-2025
0,00%
nvt
nvt
22 EIS 8: De gemeente heeft zowel kwantitatief als kwalitatief voldoende deskundige medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het archiefbeheer (KPI 2.2)
Het ontbreekt aan een schakelfunctie tussen het strategische, tactische en operationele niveau op het gebied van de informatiehuishouding
Hoog
Hoog
Er is mogelijk een fte beschikbaar gesteld die als een schakelfunctie fungeert tussen het strategische, tactische en operationele niveau van de informatiehuishouding. Het functieprofiel is onder andere gebaseerd op het Negenvlaksmodel (het Amsterdams informatiemodel van Rik Maes)
Het mogelijk creeëren van de functie Adviseur informatiemanagement op beleidsmatig gebied
18-8-2023 1-10-2023
1-7-2024
25,00%
nvt In de visie op Informatiemanagement en applicatiebeheer (Rapport Telengy) wordt een dergelijke nieuwe functie vermeld
23 EIS 8: De gemeente heeft zowel kwantitatief als kwalitatief voldoende deskundige medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het archiefbeheer (KPI 2.2)
De operationele medewerkers IV zijn onvoldoende op de hoogte van technologische ontwikkelingen en nieuwe of wijzigende wet- en regelgeving. Dit kan leiden tot kwaliteitsverlies
Midden
Midden
De operationele medewerkers IV zijn Het organiseren van trainingen voldoende op de hoogte van van de medewerkers IV technologische ontwikkelingen en nieuwe of wijzigende wet- en regelgeving. Te denken valt aan de gevolgen van cloudbased computing, de DSO, het Common Ground concept of de nieuwe Archiefwet. Ook overdracht van bestaande kennis aan nieuwe medewerkers bij toekomstige pensionering van ervaren IV-ers
18-8-2023 1-1-2024
31-12-2025
0,00%
nvt
24 EIS 9: De gemeente heeft een goed De informatiebehoefte van Rucphen bij overzicht van de gemeenschappelijke de Gemeenschappelijke Regelingen regelingen waaraan wordt deelgenomen waaraan deelgenomen wordt, is niet en de juridische status van de bepaald. Dit is wel nodig, omdat wij de deelname, waarbij archiefzorg en zorg blijven houden over het beheer beheer geregeld zijn (KPI 1.5) van de GR-en en het risico lopen dat we juridisch verantwoordelijk zijn voor eventueel onvoldoende informatiebeheer bij een GR
Midden
Midden
De informatiebehoefte van Rucphen bij de Het (regionaal) in kaart Gemeenschappelijke Regelingen waaraan brengen van de deelgenomen wordt is in kaart gebracht. informatiebehoefte per GR Hierbij is tevens bepaald in hoeverre de (o.a. in het kader van de Gemeenschappelijke Regelingen kunnen nieuwe Wgr) voldoen aan de informatiebehoefte
18-8-2023
1-10-2023
1-7-2024
50,00%
nvt Op dit moment worden in het kader van de nieuwe Wgr de informatieparagrafen van de GR-en in regionaal verband beschreven en door de gemeenteraden vastgesteld
25 EIS 9: De gemeente heeft een goed Er is geen risicoanalyse van de situatie overzicht van de gemeenschappelijke bij de Gemeenschappelijke Regelingen regelingen waaraan wordt deelgenomen die niet kunnen voldoen aan de en de juridische status van de informatiebehoefte van Rucphen deelname, waarbij archiefzorg en beheer geregeld zijn (KPI 1.5)
Midden
Midden
Er is een risicoanalyse van de situatie bij Het (regionaal) opstellen van de Gemeenschappelijke Regelingen die een risicoanalyse en het niet kunnen voldoen aan de bepalen van een oplossing informatiebehoefte van Rucphen, zodat er geprioriteerd kan worden bij het oplossen van de problemen.
18-8-2023
1-10-2023
1-7-2025
0,00%
nvt
nvt
nvt
26 EIS 9: De gemeente heeft een goed De informatiebehoefte van Rucphen is overzicht van de gemeenschappelijke bij de Verbonden Partijen (anders dan regelingen waaraan wordt deelgenomen de Gemeenschappelijke Regelingen) is en de juridische status van de niet bepaald deelname, waarbij archiefzorg en beheer geregeld zijn (KPI 1.5)
Midden
Midden
De informatiebehoefte van Rucphen bij de Het (regionaal) in kaart Verbonden Partijen (anders dan de brengen van de Gemeenschappelijke Regelingen) is informatiebehoefte per VP, het bepaald. Ook is bepaald in hoeverre de VP opstellen van een risicoanalyse hieraan kan voldoen en is een en het bepalen van een risicoanalyse opgesteld oplossing
18-8-2023
1-1-2024
1-7-2025
0,00%
nvt
nvt
27 EIS 10: De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefruimte voor de bewaring van analoge archiefbescheiden (KPI 3.1)
Het ontbreekt in de archiefruimte aan goede meetapparatuur voor temperatuur en luchtvochtigheid. Dit is wettelijk verplicht
Midden
Midden
Er is goede meetapparatuur voor temperatuur en luchtvochtigheid geplaatst, die zowel door het team Informatievoorziening als door Gebouwenbeheer uitgelezen kan worden
Aanschaf en plaatsen meetapparatuur voor temperatuur en luchtvochtigheid
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2023
0,00%
nvt
nvt
28 EIS 10: De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefruimte voor de bewaring van analoge archiefbescheiden (KPI 3.1)
Er is een volledige werkplek ingericht in de archiefruimte. Niet alleen is dit ARBO-technisch onverantwoord, maar ook moet het aantal elektrische apparaten in de archiefruimte tot een minimum beperkt worden
Laag
Laag
Er is niet langer een een volledige werkplek ingericht in de archiefruimte
Verwijderen van de volledige werkplek in de archiefruimte
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2023
0,00%
nvt
nvt
29 EIS 10: De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefruimte voor de bewaring van analoge archiefbescheiden (KPI 3.1)
De archiefruimte wordt ook gebruikt als opslagplaats voor andere zaken dan archief. Dit is wettelijk niet toegestaan.
Laag
Laag
De archiefruimte wordt niet gebruikt als opslagplaats voor andere zaken dan archief. Deze regel is gecommuniceerd met de medewerkers die toegang hebben tot de archiefruimte
Verwijderen van spullen uit de archiefruimte en communiceren van deze regel met medewerkers
18-8-2023
1-10-2023
31-12-2023
0,00%
nvt
nvt
30 EIS 11: Vigerende Handboeken Het huidige Handboek Vervanging is Vervanging zijn actueel en compleet en vastgesteld in 2014 en voldoet de feitelijke vervanging vindt plaats mogelijk niet meer aan de actuele conform de in dat handboek beschreven principes en technische mogelijkheden procedures (KPI 6.1)
Laag
Laag
Het huidige Handboek Vervanging is Analyseren van het Handboek geanalyseerd op verouderde situaties, Vervanging voorwaarden en uitgangspunten. Daarna is bepaald of het ge-update moet worden
18-8-2023
1-1-2024
1-7-2025
0,00%
nvt
nvt
31 EIS 12: De gemeente heeft adequate We voldoen niet aan de Archiefwet als voorbereidingen getroffen voor de we de archieven van de Burgerlijke tijdige en volledige overbrenging van de Stand niet overdragen analoge archieven (KPI 7.1)
Laag
Laag
We hebben tijdig en in overleg met het WBA de archieven van de Burgerlijke Stand overgebracht naar het WBA door middel van een, door de Teamleider BV, getekende Verklaring van Overbrenging
Overdragen van de archieven van de Burgerlijke Stand
18-8-2023
1-1-2025
31-12-2025
0,00%
nvt
nvt
32 EIS 12: De gemeente heeft adequate voorbereidingen getroffen voor de tijdige en volledige overbrenging van de analoge archieven (KPI 7.1)
Laag
Laag
We gaan enkel nog digitale archieven overbrengen. Wanneer er toch analoge archieven overgedragen zijn, hebben we het normendocument gehanteerd
Hanteren van het Normendocument WBA bij overbrenging van analoge archieven
18-8-2023
1-1-2025
31-12-2025
0,00%
nvt
nvt
We voldoen niet aan de eisen die het WBA heeft gesteld, als we bij het in orde maken van fysieke archieven voor overbrenging het Normendocument van het WBA niet hanteren