4a b&w Bijlage 1 aanbiedingsbrief inspectierapport Rucphen

Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom

Aan het College van Burgemeester en Wethouders Gemeente Rucphen P/a Jac de Bruijn Afdelingsmanager Bedrijfsvoering j.de.bruijn@rucphen.nl contactpersoon:

C. Houbraken

datum:

18-08-2023

onderwerp:

Aanbieden rapport archiefinspectie

bijlage:

1.

2023, met uitstel voor aanleveren bij IBT referentie

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, v1.0

Geacht College, Hierbij bied ik u het rapport van de archiefinspectie bij uw gemeente aan. Het inspectiebezoek aan uw organisatie geeft mij het beeld van een organisatie die veel werk maakt van het in control zijn voor wat betreft de informatiehuishouding. Wel zijn er nog wat aanbevelingen, die u kunt terugvinden in het bijgevoegd rapport. Zowel de inspectie als het rapport hebben een ander karakter dan in voorgaande jaren. Krachtens artikel 32 lid 2 van de Archiefwet houdt de archivaris van het West-Brabants Archief (WBA) toezicht op de nog niet-overgebrachte archieven van uw gemeente. Dat is eveneens opgenomen in artikel 4 lid 1b van onze gemeenschappelijke regeling, waarbij uw gemeente is aangesloten. Dit toezicht werd voorheen uitgevoerd volgens de door de VNG opgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Op verzoek van onze aangesloten gemeenten, verwoord in de richtlijnen begroting 2023, is het WBA in 2022 begonnen met het ontwikkelen van een andere methodiek om het archieftoezicht vorm te geven. De aanlooptijd die we daarvoor nodig hadden was vrij lang, reden waarom we pas in maart van dit jaar konden starten met de toezichtbezoeken. Daar komt nog bij dat zowel de meerdaagse bezoeken zelf, als de verwerking ervan in een inspectierapport in deze opstartfase arbeidsintensief en dus tijdrovend blijken.

www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl

IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01

Op zich hoeft de langere doorloop van het toezicht geen probleem te zijn, ware het niet dat de procedure voorziet in het aanleveren van uw verbeterplan op basis van ons inspectierapport aan het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Noord-Brabant, uiterlijk 15 juli 2023. Omdat wij al voorzagen dat gemeenten in tijdnood zouden komen door de nieuwe toezichtmethodiek, hebben wij in december 2022 een overleg gehad met IBT. IBT zegde in dat overleg toe om coulant te zijn bij verzoeken om uitstel van die uiterste aanleverdatum. In mei hebben wij van IBT de toezegging gekregen dat de aanleverdatum wordt doorgeschoven naar 1 oktober 2023. Uw Regiefunctionaris heeft dit per e-mail dd 26 mei 2023 van IBT bevestigd gekregen. Dit geeft ons en uw gemeente wat ‘lucht’. En wij gaan ervan uit dat de vertraging die er nu is het gevolg is van wennen aan de nieuwe methodiek en dat in het vervolg planning en oplevering sneller en tijdig zullen plaatsvinden. Het inspectierapport dient u, voorzien van SMART geformuleerde verbetervoorstellen, aan te bieden aan uw gemeenteraad en uiterlijk 1 oktober 2022 naar de provincie te sturen. Indien gewenst kunt u het verbeterplan voor toetsing nog aan mij voorleggen. Ik verzoek u om mij volledig te informeren over de voortgang van het verbetertraject in uw gemeente en mij kopieën van alle daarbij horende documenten toe te sturen.

Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Hoogachtend,

Chido Houbraken Archivaris

Aanbieden rapport archiefinspectie gemeente Rucphen 2023

Pagina 2 van 2