4 West-Brabants Archief Kaderbrief 2025
Tekst van het document
1
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
24 januari 2024
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
2
Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom
Aan de Gemeenteraad
contactpersoon:
Marcel Korving
datum:
24 januari 2024
onderwerp:
Kaderbrief 2025
bijlage:
Financiële en beleidsmatige richtlijnen
Hierbij ontvangt u de Kaderbrief 2025 van het West-Brabants Archief. Zoals in het concept van de herijkte nota verbonden partijen staat onder ‘afspraak 2.3 Kaderstelling vanuit de gemeenten’ is deze korter dan u van ons gewend bent. De kaderstelling door uw gemeente aan het West-Brabants Archief vindt plaats door het meegeven van richtlijnen voor deze kaderbrief. Die richtlijnen zijn bijgevoegd in de bijlage. We gaan in op: •
de verwerking van de opgestelde richtlijnen;
•
een gemotiveerd voorstel voor afwijking van de gegeven richtlijnen voor zover dit aan de orde is;
•
de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen die consequenties hebben voor de op te stellen begroting.
Financiële richtlijnen De financiële richtlijnen zijn duidelijk en het WBA zal hieraan voldoen. Wij zien geen redenen om ervan af te wijken. Daarom hieronder slechts een enkele korte toelichting: 1.
Sinds 2023 is er sprake van ongewijzigd beleid, waarop de begroting zal worden opgesteld (richtlijn 02).
2.
De bestaande bestemmingsreserves zijn, voor zover nu goed in te schatten, toereikend om de projecten die in de beleidsvisie staan, uit te voeren (richtlijn 03). Het gaat om het webportaal en een collectiebeheersysteem;
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
3 3.
Op grond van de “oude” Nota Verbonden Partijen heeft het WBA in 2022 de algemene reserve overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor uitvoering van de beleidsvisie. In de voorliggende herijkte versie van de NVP wordt evenwel aanbevolen een algemene reserve in te stellen voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAOindexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling. Dat staat eveneens in richtlijn 05. Daarom zal naar aanleiding van deze aanbeveling aan het bestuur voorgesteld worden een besluit te nemen om weer een algemene reserve in te stellen.
4. Een positief jaarrekeningresultaat zal worden uitgekeerd aan de deelnemers conform richtlijn 08. Maar gelet op het instellen van een algemene reserve (zie hiervoor) alsmede een evaluatie bestemmingsreserve (zie hierna onder “Bekostiging evaluatie”) is het voorstel aan het Algemeen Bestuur om een eventueel positief resultaat daarvoor in te zetten.
Beleidsmatige richtlijnen Het West-Brabants Archief gaat de opgestelde beleidsrichtlijnen uitvoeren. Hieronder een korte toelichting op de richtlijnen. Dienstverlening De dienstverlening richting de deelnemers gebeurt op basis van goodwill en mondelinge afspraken. Een voorbeeld is de digitale dienstverlening die we aanbieden aan de deelnemers vanuit scanning on demand. We hebben afgesproken dat de gemeente binnen vijf werkdagen de gevraagde stukken digitaal ontvangt, met uitzondering van dossiers die uit meerdere archiefdozen bestaan. Het West-Brabants Archief zal de dienstverleningsnormen in samenwerking met de deelnemers opstellen en vast laten stellen door het dagelijks bestuur (richtlijn 01). Deze normen kunnen impact hebben op de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen (financiële richtlijn 06); E-depot Het E-depot en het beheer ervan zijn op orde. Het E-depotteam is bij alle deelnemers betrokken bij digitale overbrengingstrajecten. Om gemeenten helderheid te geven over de overbrenging is in 2022 een e-depotprotocol vastgesteld. Hierin wordt uitgegaan van standaarden als het gaat over metadata die nodig zijn om de archieven op een goede manier te ontsluiten voor uw inwoners en bedrijven. De huidige standaard is het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO).
We bereiden het E-depot voor op de vervanger van het TMLO, namelijk Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). We gaan in overleg met uw gemeente over ‘nice to have’ aanvullingen als dit de toegankelijkheid voor de inwoners en bedrijven verbetert (richtlijn 02). In de loop van 2024 worden de dossiers uit het E-depot beschikbaar gesteld vanuit het nieuwe webportaal (richtlijn 03).
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
4 Bekostiging evaluatie In 2021 heeft het WBA in nauwe samenwerking met de deelnemende gemeenten zelf een evaluatie uitgevoerd en waren er daarom nauwelijks kosten. De in richtlijn 04 gevraagde evaluatie door een externe partij zal wél tot kosten leiden. In de ontwerp GR van het WBA wordt bepaald dat de GR eenmaal per raadsperiode wordt geëvalueerd. Zodoende stellen we voor om voor de bekostiging van de evaluatie een bestemmingsreserve in te stellen. Een bedrag van € 30.000 wordt hiervoor gereserveerd. Uitvoering Projecten Jaarlijks kijken we tijdens de P&C cyclus naar de projecten die voorliggen. Ook dit jaar kijken we kritisch naar deze projecten. Bijvoorbeeld de implementatie van een CRM pakket, waarbij we heroverwegen of dit nu noodzakelijk is voor het WBA. Maar ook het terugkerende project waarbij we onderzoeken bij uw gemeente waar de te bewaren digitale informatie zich bevindt welke digitaal overgebracht gaat worden naar het WBA. Dit kunnen we wellicht anders inzichtelijk krijgen dan met externe ondersteuning. Deze mogelijke wijzigingen zullen in de begroting worden verwerkt (richtlijn 05). Het verleden snel gevonden, daar gaan we voor! Met vriendelijke groet,
Marcel Korving Directeur West-Brabants Archief
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
5
Woensdrecht 1985 | kleuters nemen afscheid van de Sint Franciscusschool aan de Rijzendeweg, Ben Steffen
Alle deelnemers van het WBA hebben gemeentelijk beleid vastgesteld voor Verbonden Partijen. In het onderstaande overzicht zijn de betreffende richtlijnen opgenomen welke zijn ontvangen en is aangegeven of bij het opstellen van de begroting 2024 de betreffende richtlijn wordt overgenomen. Eventuele afwijkingen zijn toegelicht.
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
6 6
Richtlijn
Deelnemer(s)
01. We verwachten van het bestuur van de
Bergen op Zoom, Etten-Leur
Gemeenschappelijke Regeling dat zij uiterlijk 15 april 2024, maar bij voorkeur vóór 1 april 2024, een structureel sluitende meerjarenbegroting voor komende vier jaar aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de inhoudelijke en financiële uitgangspunten die
Begroting V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting neemt de gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer. 02. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. 03. De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de gemeenschappelijke regeling de instandhouding of
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen. 04. De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAO afspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire. Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
gemeenschappelijke regeling de dan meest recente Rijkscirculaire voor zowel de loon- als de prijsindex.
05. Voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, overige CAOafspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
7 7 aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep
Zundert
moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. 06. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
07. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het Algemeen Bestuur. 08. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit.
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
8
Richtlijn
Deelnemer(s)
01. Het WBA hanteert vastgestelde normen met betrekking tot de service en dienstverlening richting
Bergen op Zoom, Etten-Leur
de deelnemende gemeenten. Indien deze normen niet aanwezig zijn dienen deze te worden opgesteld en nageleefd. Belangrijk aandachtspunt daarbij is dat het WBA tijdige ondersteuning levert bij vragen
Begroting V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
over de uitvoering van aanbevelingen genoemd in het rapport Archiefinspectie, overbrenging van fysieke en digitale archieven en bij de invoering van nieuwe wetgeving die ons vakgebied raakt. 02. Het WBA hanteert de vereisten uit de Archiefwet wat betreft de koppeling naar het edepot, zonder (niceto-have) aanvullingen.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
03. De dienstverlening rondom het e-depot dient te worden verbeterd zodat inwoners hier toegang tot krijgen.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
04. Evaluaties met betrekking tot financiën en het functioneren van het WBA dient door een externe, onafhankelijke partij te worden uitgevoerd. Om dit te kunnen bekostigen dient het WBA geld te reserveren op de begroting.
05. Om de kwaliteit te verbeteren van uit te voeren projecten dient het WBA de kosten en de uitvoeringstermijn over een langere periode uit te spreiden.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
8
9
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
www.westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01