4. WBA Kaderbrief 2026
Tekst van het document
28 januari 2025
2
Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom
Aan de Gemeenteraad
contactpersoon:
Inge Hommel
datum:
29 januari 2025
onderwerp:
Kaderbrief 2026
bijlage:
Financiële en beleidsmatige richtlijnen
Hierbij ontvangt u de Kaderbrief 2026 van het West-Brabants Archief. Zoals in de Nota Verbonden Partijen staat onder ‘afspraak 2.3 Kaderstelling vanuit de gemeente’, is deze summier van aard. De kaderstelling door uw gemeente aan het West-Brabants Archief vindt plaats door het meegeven van richtlijnen voor deze kaderbrief. Die richtlijnen zijn bijgevoegd in de bijlage. We gaan in op: •
de verwerking van de opgestelde richtlijnen;
•
een gemotiveerd voorstel voor afwijking van de gegeven richtlijnen voor zover dit aan de orde is;
•
de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen die consequenties hebben voor de op te stellen begroting.
Financiële richtlijnen De financiële richtlijnen zijn duidelijk en het WBA zal hieraan voldoen. Wij zien geen redenen om ervan af te wijken. Daarom hieronder slechts een enkele korte toelichting: 1.
Sinds 2023 is er sprake van ongewijzigd beleid, waarop de begroting zal worden opgesteld (richtlijn 2);
2.
De bestaande bestemmingsreserves zijn, voor zover nu goed in te schatten, toereikend om de projecten die in de beleidsvisie staan, uit te voeren (richtlijn 3). Het gaat in 2025 om het webportaal, een collectiebeheersysteem, de evaluatie van de GR, de onderhoudsegalisatie voor het depot in Oudenbosch en een verplichte voorziening voor de kosten verbonden met de Regeling Vervroegd Uittreden. In 2026 gaat het nog om de reserves voor het collectiebeheersysteem en de
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
3 evaluatie van de GR, afhankelijk van of de mogelijkheid voor de RVU blijft en of daar gebruik van wordt gemaakt; 3.
De ontwerpbegroting 2026 zal voldoen aan richtlijn 4. Aan de aanvullende financiële richtlijn zal, waar mogelijk, worden voldaan. Er wordt voor de ontwerpbegroting 2026 gekeken naar waar mogelijke besparingen zitten ten opzichte van de meerjarenraming en begroting van 2025. De begroting van 2025 zal, om proactief aan de slag te gaan met deze call to action, ook al scherp worden herzien en er zal waar mogelijk al in 2025 worden bespaard. Hierdoor kan het zijn dat op de deelnemersbijdrage in 2026 niet veel extra bespaard kan worden. Wij zullen uiteraard, zoals ook wordt aangegeven in de aanvullende financiële richtlijn, de grondslagen en overwegingen duidelijk aangeven in zowel de bestuursrapportage en begrotingswijziging 2025 als de begroting 2026.
Beleidsmatige richtlijnen Het West-Brabants Archief gaat de opgestelde beleidsrichtlijnen uitvoeren. Hieronder een korte toelichting op de richtlijnen. 1.
Met de uitwerking van beleidsmatige richtlijn 1 zijn we voortdurend bezig. Waar technologie ontwikkelt, veranderen de protocollen en standaarden uiteraard mee. Onze informatie- en systeemadviseurs zitten hier bovenop en proberen waar mogelijk ook voor te sorteren op ontwikkelingen die eraan komen. MDTO is een voorbeeld waar wij mee bezig zijn. In 2025 nemen wij de deelnemers in enkele proeftrajecten mee in het vormen van het nieuwe e-depotprotocol. Uiteraard houden wij rekening met de deelnemers wanneer wij onze standaarden en/of protocollen aanpassen.
2.
In beleidsmatige richtlijn 2 zien wij een duidelijk signaal. Wij zijn hiermee al aan de gang. De roep om bijvoorbeeld meer communicatie wat betreft edepotoverbrengingen horen wij duidelijk en dus zijn wij actief bezig met het zoeken naar de mogelijkheden die we daarin hebben. Een daarvan is het betrekken van de deelnemers in het e-depotprotocol zoals benoemd bij beleidsmatige richtlijn 1. Wel ligt hier ook een verantwoordelijkheid in kennisopbouw bij de deelnemers. Daar trekken we, indien gewenst, graag samen in op. In de wisselwerking tussen WBA en deelnemers zullen wij een actievere rol oppakken waar gevraagd door deelnemers en waar nodig wat betreft ontwikkelingen.
Het verleden snel gevonden, daar gaan we voor! Met vriendelijke groet,
Inge Hommel Directeur West-Brabants Archief www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
4
Oud Gastel, 1978 | Het planten van een boom bij de opening van OBS De Linde door burgemeester Andriessen Ben Steffen
Alle deelnemers van het WBA hebben gemeentelijk beleid vastgesteld voor Verbonden Partijen. In het onderstaande overzicht zijn de betreffende richtlijnen opgenomen welke zijn ontvangen en is aangegeven of bij het opstellen van de begroting 2024 de betreffende richtlijn wordt overgenomen. Eventuele afwijkingen zijn toegelicht.
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
5
Richtlijn
Deelnemer(s)
01. We verwachten van het bestuur van de
Bergen op Zoom, Etten-Leur
gemeenschappelijke regeling dat zij een structureel sluitende meerjarenbegroting, waarin vier jaar vooruit wordt gekeken, aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting
Begroting V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
voor het komende jaar neemt de gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer. 02. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken opgenomen, behalve als dit eerder door het Algemeen Bestuur is besloten. 03. De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
gemeenschappelijke regeling de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen. 04. De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAOafspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire. Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
gemeenschappelijke regeling de dan meest recente circulaire voor zowel de loon- als de prijsindex. Hiervoor gebruiken we de meest recente ramingen zoals opgenomen in het Centraal Economisch Plan van het Centraal Plan Bureau. Voor de loonontwikkeling wordt hierbij ‘de index van de loonvoet sector overheid’ gevolgd en voor de prijsontwikkeling ‘de index van de netto materiele consumptie’. De verbonden partij geeft bij de kaderbrief en de begroting een specificatie weer van de verhouding lonen/prijzen in haar www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
6 exploitatiebegroting. Voor het opvangen van afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAOindexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen. 05. Een besluit van het algemeen bestuur van een verbonden partij tot instelling van een algemene reserve is goed gemotiveerd, onderbouwd en voorzien van bijbehorende spelregels. Op dit besluit van het algemeen bestuur wordt een zienswijzemogelijkheid geboden aan de
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk
7
Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
deelnemende gemeenten bij de conceptbegroting(wijziging). De algemene reserve wordt aangevuld tot de maximale hoogte zoals vastgesteld door het algemeen bestuur. Voor het bepalen van de omvang van de (beperkte) algemene reserve kan het algemeen bestuur een advies vragen aan de accountant, maar de algemene reserve bedraagt niet meer dan 8% van de totale lasten in de begroting (uitgangspunt is en blijft dat de weerstandscapaciteit bij de deelnemers wordt aangehouden). 06. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het algemeen bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het algemeen bestuur. 07. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit.
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
7
Richtlijn
Deelnemer(s)
01. In verband met de verwachte neerwaartse bijstelling van het Gemeentefonds in 2026 beschrijft de
Bergen op Zoom, Etten-Leur
gemeenschappelijke regeling in de kadernota en de begroting 2026 in hoeverre de bijdrage van de gemeente/deelnemers gelijk blijft aan of beperkt stijgt ten opzichte van de bijdrage voor 2025. Dit kan
Begroting V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
door besparingen voor te stellen of beleidsinhoudelijke keuzes aan te geven.
Richtlijn
Deelnemer(s)
02. Het West-Brabants Archief zorgt ervoor dat
Bergen op Zoom, Etten-Leur
protocollen en standaarden aansluiten bij de actuele landelijke normen en standaarden. Voor onder andere het e-depotprotocol, en als voorbeeld “Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie” (MDTO). Bij het overgaan naar een actuelere versie van een standaard of protocol
Begroting V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
hanteert het West-Brabants Archief voor de deelnemers een ruime overgangsfase. 01. Zorg voor een goede advisering en het prioriteren van de praktische ondersteuning van de deelnemers. Denk hierbij onder andere aan het e-depot. Neem deelnemers mee in de toekomstige ontwikkelingen van het West-Brabants Archief.
Bergen op Zoom, Etten-Leur
V
Halderberge, Moerdijk Roosendaal, Rucphen Steenbergen, Woensdrecht Zundert
Dinteloord, 1984 | De streekderby Dinteloord-Kogelvangers eindigde onbeslist (0-0) op Sportpark Molenkreek Thom van Amsterdam
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01
8
www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl
www.westbrabantsarchief.nl
IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01