4 b&w Voortgangsrapportage archiefbeheer

Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN

Onze referentie:

Z22/060850-D22/1175263

Uw referentie: Behandelaar:

P. van Dongen

Telefoonnummer:

0165-349580

Rucphen, Onderwerp:

Voortgangsrapportage archiefbeheer

Geachte raad, Hierbij informeren wij u over de voortgangsrapportage archiefbeheer over het jaar 2021. KPI rapportage 2021 Onze archivaris van het West-Brabants Archief (vanaf nu WBA) heeft in april 2021 een zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren rapportage (vanaf nu KPI) opgesteld. In deze rapportage wordt vermeld wat wij in 2021 gedaan hebben met betrekking tot de zorg en het beheer van onze gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden en worden er aanbevelingen gegeven ter verbetering hiervan. De rapportage is daarna, aan de hand van de aanbevelingen, door ons voorzien van verbetervoorstellen voor de komende jaren. In deze voortgangsrapportage geven we de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de verbetervoorstellen. Stand van zaken verbetervoorstellen In 2021 hebben we een kopie van onze bouwvergunningen 1905-2010 beschikbaar gesteld in de BouwDossierApplicatie (BDA) van het WBA, waardoor deze via de website van het WBA toegankelijk zijn voor burgers en bedrijven. In 2022 gaan we deze bouwvergunningen (met beperking van de openbaarheid waar nodig) definitief overbrengen naar het nieuwe e-depot (elektronische archiefkluis) van het WBA. Ook is in 2021, samen met het WBA, een integraal kwaliteitssysteem (Model Kwaliteitszorg Archiefbescheiden) opgezet.

Dit kwaliteitssysteem legt de nadruk op kwaliteitscontrole en voortdurende verbetering van de informatiehuishouding en wordt in 2022 verder vormgegeven. In overleg met het WBA is dan ook afgesproken om geen apart archief- en informatiebeleid op te stellen, maar nieuwe landelijke wetgeving (waaronder de Wet Open Overheid en nieuwe Archiefwet) en het integraal kwaliteitsmodel als basis voor het verbeteren van de informatiehuishouding te nemen. Verder is er een wettelijk voorgeschreven Strategisch Informatie Overleg (SIO) tussen het WBA en de gemeente Rucphen ingesteld. In dit jaarlijkse gesprek worden alle relevante vraagstukken op het gebied van (digitale) archieven besproken.

Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75

Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL37BNGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen

Rucphen

Schijf

Sprundel

St. Willebrord

Zegge

gemeente@rucphen.ni www.rucphen.ni

2

Ten slotte is in 2021, onder regie van het WBA, in kaart gebracht (door middel van de Monitor digitale informatie) welke gemeentelijke, digitale informatie duurzaam bewaard moet blijven en dus, op termijn, overgebracht moet worden naar het e-depot. Hierop is het bestaande Archiefbewerkingsplan aangepast en vastgesteld, waarna we gestart zijn met de bewerking van de nog resterende analoge archieven (periode 2000-2004), zodat ze in 2023 gescand en digitaal overgebracht kunnen worden naar het e-depot van het WBA. Vervolg Na kennisname van deze voortgangsrapportage door uw raad zal het WBA en het Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Brabant een afschrift ontvangen. In 2023 zal onze archivaris een nieuwe KPI-rapportage over het jaar 2022 opstellen en aan uw raad aanbieden. Daarnaast blijft uw raad op de hoogte door middel van de bedrijfsvoeringparagraaf in de jaarlijkse gemeentebegroting en jaarrekening.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rucphen, de burgemeest r, de secretaris,

ie se

Marjolein vui der Meer Mohr