4 b&w Rapport Archiefinspectie

Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN

Onze referentie:

Z22/064365-D23/1201369

Uw referentie:

Rucphen,

2 8 SEP, 2023

Onderwerp:

Rapport Archiefinspectie

Behandelaar:

P. van Dongen

Telefoonnummer:

0165-349580

Geachte raad, Hierbij informeren wij u over het onlangs opgestelde rapport Archiefinspectie en bijhorende verbeterplan. Rapport Archiefinspectie Onze archivaris van het West-Brabants Archief (vanaf nu WBA) heeft op 18 augustus jl. een rapport Archiefinspectie aangeboden. Dit rapport wordt elke twee jaar opgesteld en vermeldt wat wij gedaan hebben met betrekking tot de zorg en het beheer van onze gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden. Het WBA heeft dit jaar, in overleg met de aangesloten gemeenten, een andere inspectiemethodiek geïntroduceerd. Hierdoor is het opgeleverde rapport Archiefinspectie meer gericht op risicomanagement (het beheren van risico's), bevat het rapport niet alleen archiefwetgeving, maar ook bijvoorbeeld de Woo waarmee het veel raakvlakken heeft en is het rapport mede tot stand gekomen door middel van interviews met betrokkenen binnen onze organisatie en door middel van reality checks (het doorlopen van diverse documenten en het toetsen van de theorie aan de praktijk). Hierdoor is het rapport uitgebreider en vollediger dan afgelopen jaren. De archivaris is van mening dat onze organisatie veel werk maakt van het "in control zijn" op het gebied van onze informatiehuishouding. Ook heeft de archivaris aanbevelingen gegeven.

De twee belangrijkste zijn: het verder uitwerken en updaten van beleid op het gebied van informatiemanagement en deze op een hoger plan brengen en het verbeteren van de duurzame toegankelijkheid van vakapplicaties om te voldoen aan allerlei wetgeving (Wet Open Overheid (Woo), Archiefwet, Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) en de AVG). Het rapport, het verbeterplan en raadsbrief moeten jaarlijks voor 15 juli aan uw raad zijn aangeboden. Omdat dit jaar de totstandkoming van het rapport in de nieuwe stijl en daarna het opstellen van het verbeterplan meer tijd heeft gekost, is er door het IBT op voorhand eenmalig uitstel gegeven tot uiterlijk 1 oktober 2023.

Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75 Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL37BNGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen

Rucphen

Schijf

Sprundel

St. Willebrord

Zegge

gemeente@rucphen.nl www.rucphen.nl

2

Verbeterplan Het verbeterplan is een SMART-uitwerking van de aanbevelingen uit het rapport Archiefinspectie, aangevuld met een prioritering. We nemen alle aanbevelingen en prioritering van de archivaris 1 op 1 over, omdat deze aansluiten op onze ambities en op de landelijke ontwikkeling waarbij informatiemanagement een steeds belangrijkere rol speelt. Vervolg In 2024 zullen wij een voortgangsrapportage opstellen van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het verbeterplan. Uw raad blijft daarnaast op de hoogte door middel van de bedrijfsvoeringparagraaf in de jaarlijkse begroting en jaarrekening.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rucphen, de s, cretaris, de burgemeester,

Kern

Marjolein van der Meer Mohr