4 230126 b&w ondersteunende software voor opstellen P&C documenten

Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN

Onze referentie:

Z23/065139-D23/1189060

Uw referentie: Behandelaar:

C.3.3.M. van Rijckevorsel

Telefoonnummer:

0165-349652

(.223

Rucphen,

L

Onderwerp:

Ondersteunende software voor opstellen P&C documenten

Geachte raad,

De Planning & Control (P&C) documenten, zoals Begroting, Jaarrekening en Bestuursrapportages, zijn een product van de gehele organisatie. Veel medewerkers zijn tegelijkertijd bezig met het opstellen hiervan en het aanleveren van stukken hiervoor. Momenteel worden de documenten gemaakt met behulp van de gebruikelijke kantoortoepassingen (Office). In de praktijk blijkt dat deze software niet optimaal is voor een dergelijk project als het gaat om efficiency en monitoring van de voortgang. Met gespecialiseerde software is het mogelijk om deze documenten efficiënter en gestructureerder op te kunnen stellen. Daarnaast biedt de software de mogelijkheid om de P&C documenten, naast de gebruikelijke vorm, in een website-achtige omgeving ter beschikking te stellen aan burgers en bestuur. De lezer kan doorklikken op de onderwerpen die voor hem/haar interessant zijn. De leesbaarheid van de stukken wordt hiermee vergroot op PC en tablet.

Kosten/Opbrengsten In de Kadernota 2022 zijn middelen beschikbaar gesteld voor aanschaf van deze software. Rekening is gehouden met jaarlijkse kosten van ca C 18.500,00. De software van onze keuze kan echter gehuurd worden. De kosten hiervan zijn slechts C 7.000,00 per jaar. Daarnaast wordt rekening gehouden met kosten voor ondersteuning van C 5.000,00 in het eerste jaar en C 2.000,00 in de jaren erna. De financiële consequenties worden verwerkt in de le Bestuursrapportage 2023.

Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75 Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL378NGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen

Rucphen

Schijf

Sprundel

St. Willebrord

Zegge

gemeente©rucphen.ni www.rucphen.ni

2

Implementatie De eerste P&C documenten zullen nog op de oude manier gemaakt worden. Er zal "schaduw gedraaid" worden met de nieuwe software. Eerst zal ervaring worden opgedaan met de kleinere rapportages zoals bijvoorbeeld een Bestuursrapportage. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rucphen, de burgemees r de secretaris,

Sandor Michielse

Marjolein van der Meer Mohr