3 bijlage De toekomst De6 College

Toekomst De6-samenwerking

Inhoud

Aanleiding ............................................................................................................................................ 3 Terug in de tijd (WHY) ......................................................................................................................... 3 Ervaringen met samenwerking............................................................................................................ 4 Huidige aanleiding om samen te werken ............................................................................................ 4 Waarom willen we blijven samenwerken? ......................................................................................... 5 Op welk niveau willen we samenwerken? .......................................................................................... 5 Operationele samenwerking (gewenst) .......................................................................................... 5 Tactische samenwerking (bij voorkeur) .......................................................................................... 5 Strategische samenwerking (optioneel).......................................................................................... 5 Kans op meer opgavegericht en integraal samenwerken ...................................................................

6 Elkaar vasthouden waar het kan, ruimte geven waar nodig ............................................................... 6 Vorm/structuur van samenwerken en rollen (HOW) .......................................................................... 6 Samen inhoudelijke ambitie bepalen? (WHAT) .................................................................................. 7 Vervolg................................................................................................................................................. 8 Leren van het sociaal domein.......................................................................................................... 8 Agenda bepalen en sturen op integraliteit .............................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Kijken naar de vorm van samenwerking ......................................................................................... 8 Aandacht voor successen ................................................................................................................ 8 Input voor nieuwe colleges en raden .............................................................................................. 9 Draagvlak bij raden................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Notitie naar management en colleges .....................................

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Nawoord .............................................................................................................................................. 9

Aanleiding

De De6-samenwerking gaat alweer enige jaren terug in de tijd. In die tijd is veel gebeurd en is veel veranderd. Besturen zijn gewisseld, ambtenaren kwamen en gingen en er zijn vraagstukken en opgaven bijgekomen en veranderd. Met enige jaren ervaring op zak en met verkiezingen in het vooruitzicht, ontstond binnen de De6-samenwerking de wens en behoefte om met elkaar terug te kijken en van daaruit vooruit te kijken. In deze notitie kijken we terug, beschrijven we de situatie in het heden en geven we een advies ten aanzien van de De6-samenwerking in de toekomst.

Terug in de tijd (WHY)

In 2013 presenteerde de Provincie Noord-Brabant het rapport ‘Veerkrachtig bestuur in WestBrabant'. Vanuit de gedachte dat de komende decentralisaties wellicht te veel zouden vragen van gemeenten, adviseerde de Provincie om toe te gaan werken naar clusters van gemeenten. Daarnaast drong de Provincie aan op visievorming in de gemeenten op hun takenpakket en samenwerking. Dit leverde stevige reacties op van de diverse gemeenten. De provincie nuanceerde de aanpak en drong aan op visievorming, maar ook om te werken met schakelkracht daarmee doelend op wisselende schalen en wisselende partners. Een mooie term hiervoor is ‘goedschaligheid’. Ook heeft de provincie voorgesteld om de oplossingen vooral te zoeken ‘van onderop’. Dit gaf een flinke impuls aan het gesprek tussen gemeenten over mogelijke samenwerking. Zo ook voor de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen en Zundert. Zij zagen kansen in een pragmatische manier van samenwerking: een netwerksamenwerking. Ze verkenden samen de gemene deler tussen de gemeenten, maar ook specifieke onderwerpen waar alle gemeenten mee te maken hadden. Daar kwamen positieve beelden uit naar voren. Men zag kansen op twee sporen: 1. Versterken bestuurlijke kracht en regie op hiërarchische samenwerking. A. Versterken van regie/ grip op gemeenschappelijke regelingen B. Governance Sociaal domein 2. Netwerkregie a.

Juridische samenwerking (inclusief APV) b. P&O (HRM) c. ICT d. VTH-taken e. Openbare ruimte f. Ruimtelijke ordening (later omgevingswet) g. Financiën De 6 gemeenten, onder de naam De6, besloten samen te werken zonder zware structuren zoals een GR. De gemeenten wilden autonoom blijven en daarbij past de vorm van netwerkregie beter dan een unieke en congruente samenwerking bijvoorbeeld in de vorm van een GR. Dat leidt veelal tot een nieuw autonoom instituut dat op afstand staat van de gemeentelijke raden. Dit kan (in de beleving) een nadelige invloed hebben op de democratische legitimiteit en op termijn helpt het de gemeenten niet om de eigen identiteit van gemeenten en kernen te behouden. Op twee vakgebieden speelde nog net iets meer. Op het gebied van VTH Wabo naderde een wettelijke verplichting om samen te gaan werken in de regio. Een mogelijke samenwerkingsovereenkomst was al in de maak, toen de wettelijke verplichting geannuleerd werd. De gesprekken over mogelijke samenwerking waren al zo ver, dat de vraag om samen verder te gaan in een netwerksamenwerking al snel met ‘ja’ werd beantwoord. Het Sociaal domein is een andere grote drijfveer achter De6-samenwerking geweest. Vanaf 2014 is de voorbereiding op de komst van de decentralisaties opgepakt. Een opgave die de individuele

gemeenten alleen nooit het hoofd hadden kunnen bieden. Deze samenwerking heeft geleid tot een stevige samenwerkingsstructuur, inclusief een bestuurstafel. Ook zien we dat we op het gebied van dienstverlening steeds meer samenwerken.

Ervaringen met samenwerking

De ervaringen met de De6-samenwerking zijn goed. De meerwaarde wordt dagelijks bestuurlijk en ambtelijk ervaren. Zo kennen we grote successen en kleinere successen. Een voorbeeld van een groot succes is de samenwerking binnen het sociaal domein. Deze samenwerking is ontstaan in aanloop naar de decentralisaties (Jeugd, WMO en participatiewet) in 2015 en is zelfs met een bestuurstafel semi-geïnstitutionaliseerd. Deze samenwerking heeft ertoe geleid dat alle gemeenten de decentralisaties hebben aangekund en ontwikkelt zich nog steeds. Zo zien we dat de samenwerking steeds breder wordt (van De6 naar De9) maar ook de samenwerkingsvorm recent is “afgeschaald” naar een slagvaardigere vorm van samenwerking waarin we meer vanuit vertrouwen aan elkaar overlaten. Ook de samenwerking binnen VTH zien we als een goed voorbeeld. Wat begon als kennisdeling en ervaringen uitwisselen leidde tot een situatie waarin ondertoezichtstelling van gemeenten door de provincie werd omgevormd naar een voorbeeld voor anderen van inrichten en samenwerking. Op het gebied van civiele techniek, waar het moeilijk is om geschikte collega's aan te trekken, is een samenwerking met externe partners opgetuigd om toch in de behoefte te kunnen voorzien, onze vacatures te kunnen vervullen en jeugd vroegtijdig te interesseren voor techniek. Het werk wordt slimmer en efficiënter ingericht.

Naast deze grotere onderwerpen zijn er tal van kleinere successen die meer op operationeel niveau oplossingen bieden voor vraagstukken de moeilijk alleen zijn op te lossen: een (zeker niet limitatieve) opsomming: o o o o o o o

Detacheringsovereenkomst Avans bedrijvendag Afstemming (ambtelijk) proces implementatie nota verbonden partijen Ontwikkeling juridische leerlijnen Implementatie personeelsinformatiesysteem en uitwisseling personeel salarisadministratie Gezamenlijke trainingen en bijeenkomsten omgevingswet Digitaal platform voor samenwerken

Huidige aanleiding om samen te werken

Daar waar we in het verleden in een bedreiging van gemeentelijke herindeling een kans hebben gevonden om vanuit een positieve insteek de samenwerking te versterken, is de dreiging op dit moment geen drijfveer meer voor de samenwerking. De wens om samen te werken vinden we in de ervaringen van het verleden, de wens om flexibel en snel te kunnen organiseren in het heden en de opgaven van de toekomst. Enkele goede voorbeelden hebben we reeds benoemd. Door de samen(net-)werkervaring zijn we in het heden in staat om snel een onderwerp te verkennen en regionaal op te pakken. We zien in de toekomst opgaven op ons afkomen die groot en omvangrijk zijn en die vaak beter samen, dan alleen opgepakt kunnen worden. Voorbeelden zijn de omgevingswet, datagedreven werken, klimaatvraagstukken, maar ook het vervullen van vacatures etc. Deze vraagstukken zijn niet alleen groot en bovenlokaal van aard, vaak wordt vanuit het rijk ook gestuurd op (sub-)regionale samenwerking. Samengevat zien we in het verleden, het heden en de toekomst dus voldoende aanleiding op de samenwerking voort te zetten.

Waarom willen we blijven samenwerken?

Gemeenten zijn er voor hun inwoners. In bestuursakkoorden en begrotingen zijn de ambities en doelstellingen van de gemeenten verwoord. Alhoewel de slogans soms verschillen, de overeenkomst tussen alle De6 gemeenten is dat zij zich inzetten voor het welzijn van hun inwoners. Samenwerking is een centraal thema. Om de opgaven van de toekomst aan te kunnen moeten gemeenten samenwerken met hun inwoners en andere partners en met andere overheden. Daarvoor moet je als gemeente boven de grenzen van de eigen gemeente uitstijgen om ervoor te zorgen dat het voor de inwoners op lokaal niveau voor elkaar komt. We werken niet samen om het samenwerken. Door samen te werken kunnen we autonoom zijn en blijven en zorgen voor de inwoners van de eigen gemeente. Als we het met anderen doen, maakt het onszelf sterker. Vanuit de wetenschap dat je met elkaar meer kan bereiken dan alleen. Samengevat: met elkaar bereik je individueel meer en is het resultaat altijd meer dan de som der delen. Bovenstaande betekent dat je geeft en dat je neemt. Met de notitie dat het geheel met elkaar in balans is. Concreet betekent dit dat je levert op die onderwerpen waar je capaciteit (kwalitatief of kwantitatief) op hebt. Je krijgt op onderwerpen waar je minder capaciteit en kwaliteit op hebt.

Door zo naar samenwerking te kijken zorg je er met elkaar voor dat je: • Kwetsbaarheid verkleint • Kwaliteit bevordert • Krachten bundelt • Kennis deelt • Kosten beheerst De bovenstaande mind-set is het primaat van de gemeentesecretarissen. Vanuit de overkoepelende verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de organisatie en de output van diezelfde organisaties zijn zij de dragers van de samenwerking.

Op welk niveau willen we samenwerken?

De wil om samen te werken is groot. Vanuit de historie, de ervaring en de kansen in de toekomst. Voor de komende jaren zetten we in op een samenwerking met open vizier. Transparant in de doelen, de wensen en de ambities. Maar ook realistisch ten aanzien van andere kansen en samenwerkingen die we (individueel) zien. Het helpt om in onze samenwerking te kijken naar operationele, tactische en strategische samenwerking.

Operationele samenwerking (gewenst)

De De6-samenwerking leent zicht uitermate goed voor operationele samenwerking. Dit betreft vooral praktische samenwerking die vooral ambtelijke gedragen en vormgegeven is. Ten aanzien van operationele samenwerking heeft De6-samenwerking de voorkeur boven andere samenwerkingen.

Tactische samenwerking (bij voorkeur)

De ervaring leert dat ook in de tactische samenwerking De6 een goede combinatie is. Tactische samenwerking wordt afgestemd in het De6-secretarissenoverleg en met name ambtelijk handen en voeten gegeven. Ten aanzien van een tactische samenwerking is het altijd wenselijk om de haalbaarheid van De6-samenwerking te verkennen.

Strategische samenwerking (optioneel)

De meest vergaande vorm van samenwerking, en meestal bestuurlijk gedragen, betreft de strategische samenwerking. De samenwerking ten aanzien van het sociaal domein is hiervan een goed voorbeeld. Bij de wens tot strategische samenwerking spreken de De6 gemeenten af om de haalbaarheid en wenselijkheid ten aanzien van een samenwerking te verkennen. Bij een strategische samenwerking zal veelal een bestuurlijke component zitten. Ten aanzien van strategische

samenwerkingen zijn er ook andere mogelijkheden die soms meer passend zijn om doelstellingen te realiseren.

Kans op meer opgavegericht en integraal samenwerken

Als we kijken naar hoe we vanuit het verleden de samenwerking hebben vormgegeven dan zien we dat deze zich karakteriseren door een sectorale benadering. We werken samen op onderwerpen en thema’s. Dit heeft ons verder gebracht. Maar we ervaren wel dat het in de huidige vorm soms lastig is om benodigde disciplines te betrekken bij het oplossen van vraagstukken. Voor de inrichting van de toekomstige samenwerking zien we kansen om meer opgavegericht en integraal samen te werken.

Elkaar vasthouden waar het kan, ruimte geven waar nodig

Een netwerksamenwerking floreert op het moment dat er wordt samengewerkt als dat kan en ruimte gegeven als dat nodig is. Dit doen we open en transparant. We accepteren als er andere keuzes worden gemaakt, maar hebben er oog voor dat die keuzes de anderen niet schaden. We geloven erin dat we, door te acteren in verschillende netwerken, vooral samen sterker kunnen worden. De samenwerkingen die gemeenten aangaan, gaan ook verder dan de De6-gemeenten. Zo kennen we verschillende samenwerkingen. Een aantal daarvan zijn geïnstitutionaliseerd in gemeenschappelijke regelingen, andere samenwerkingen zijn semi-geïnstitutionaliseerd en anderen samenwerkingen betreffen vrijwillige netwerksamenwerkingen. Op deze samenwerking zien we verschillende ontwikkelingen. Oude(-re) samenwerkingsverbanden worden soms kritisch bekeken en nieuwe samenwerkingen worden verkend. Kenmerk van de samenwerking is dat ze altijd tot doel hadden of hebben om gezamenlijke doelstellingen te realiseren. Vanuit de De6 gemeenten zien we deze samenwerkingen als noodzakelijk en als een kans. In het grotere perspectief vullen ze elkaar aan, maar we waken wel voor het dingen dubbel doen. We geven elkaar, net als binnen de De6samenwerking, ruimte om nieuwe samenwerkingen aan te gaan. We doen dit met open vizier en transparant.

Maar we hebben wel oog voor de consequenties van samenwerkingen voor de andere gemeenten, zowel positief als negatief. Voorbeelden zijn de samenwerking tussen De6 en de Brabantse Wal-gemeenten, de Regio West-Brabant maar ook de verkenningen ten aanzien van een Baronie-samenwerking. Samenwerking in De6 verband is en blijft een vrije keuze. Een cafetariamodel. We werken samen, soms ook niet. Soms met 6 maar ook met 9, 4 en 3. Maar wel met de overtuiging dat je samen meer bereikt dan alleen. In die samenwerking geven we op het ene onderdeel en nemen we op het andere samenwerkingsonderdeel. De afspraken die we maken zijn op basis van vrijwilligheid maar komen wel met een verantwoordelijkheid die we voor elkaar voelen en daarmee is de samenwerking niet vrijblijvend.

Vorm/structuur van samenwerken en rollen (HOW)

In de bovenste paragrafen beschreven we de aanleiding van de samenwerking en gaven we kleuring aan de invulling daarvan. De mate en wijze van samenwerking is flexibel. Gebaseerd op een oordeel over het niveau van samenwerken (strategisch, tactisch of operationeel) en gebaseerd op vrijwilligheid. Deze dynamische en flexibele manier van samenwerken laat zich niet vangen in een vaste vorm en structuur. We hanteren hierbij het uitgangspunt dat de governance (vorm en aansturing) volgt op de inhoud. Wel biedt het onderscheid tussen strategische, tactische en operationele onderwerpen houvast bij het nadenken over structuren, vormen en rollen. Samenwerking

Aansturing

Vorm

Strategisch Tactisch

Optioneel Bij voorkeur

Operationeel

Gewenst

Bestuurlijk Gemeentesecretarissenoverleg Management

Trio of bestuurstafel Projectgroep De6 Werkgroep

De De6-samenwerking laat zich kenmerken als netwerksamenwerking. Een netwerksamenwerking drijft op de wens van samenwerking en leiderschap van de mensen die de samenwerking vormgeven. Dit gaat veel meer over cultuur dan over structuur. Onderdeel van deze cultuur is het elkaar leren kennen, verbinden, inspireren en leren van elkaar. Dit gebeurt tijdens formele en informele bijeenkomsten. Het organiseren op deze ontmoetingen is een belangrijk onderdeel van de De6samenwerking. We kiezen ervoor om de samenwerking niet verder te structuren of te institutionaliseren als dat niet nodig is, maar aan te sluiten daar waar we met elkaar de energie vinden. Bestuurders (Steunen de samenwerking) Secretarissen (Dragers van de samenwerking) Projectgroep (Voeden de samenwerking) Werkgroepen (Zijn de samenwerking)

Strategisch Besluitvormend

Voorbereidend / adviserend naar bestuur (tenzij anders afgesproken --> sociaal domein) Faciliteren/adviseren Voorbereidend

Tactisch Kennisnemend (indien nodig aansturing en linking pin via trio) Besluitvormend

Operationeel Kennisnemend (indien nodig aansturing en linking pin via trio) Kennisnemend

Faciliteren/adviseren

Faciliteren/adviseren

Voorbereidend

Uitvoerend

Samen inhoudelijke ambitie bepalen? (WHAT)

Hierboven hebben we beschreven waarom we samen willen werken en ook hoe we dit willen doen. Om het verhaal compleet te maken beschrijven we op welk onderwerpen we nu al samenwerken. De zes gemeenten werken al jaren samen in de flexibele netwerkorganisatie. Momenteel zijn de volgende (formele en informele) werkgroepen actief: - VTH Wabo - Omgevingswet - Juridische zaken - HRM- intervisie - Openbare ruimte- Civiele techniek - Grip op verbonden partijen - Overheids- en burgerparticipatie - Duurzaamheid - Privacywetgeving - Datagedreven werken - Centrale projectgroep - En natuurlijk werken de gemeenten structureel samen binnen het sociaal domein.

Op 1 april is tijdens een werksessie met gemeentesecretarissen, de projectgroep en de regisseurs gesproken over deze en mogelijke aanvullende interessante onderwerpen voor samenwerking. Hierbij is ook aangegeven dat onderwerpen die zijn afgerond of niet tot resultaat leiden, afgeschaald en zelfs afgerond kunnen worden. Uit de bijeenkomst op 1 april kwam ook naar voren dat de samenwerking niet alleen hoeft plaats te vinden op inhoudelijke thema’s maar ook op het gebied van (samen-)werken. - Organiseren op het actief van elkaar leren. - Samen opleiden en trainen - Organiseren van intervisie - Elkaar benutten voor second opinions. Op basis van dit document zal de logische route voor het besluiten over toekomstige onderwerpen bestaan uit: -

Het identificeren van aanvullende mogelijke onderwerpen voor samenwerking Bepalen van het karakter van de samenwerking (strategisch, tactisch of operationeel) Verkennen van de wens tot samenwerking mede gebaseerd op urgentie (zoals bij nieuwe wetgeving) Beoordelen en besluiten ten aanzien van de samenwerking Inrichten van de samenwerking

Vervolg

Onderstaand een aantal concrete punten die we voorstellen om de komende tijd nader uit te werken. Deze opsomming is feitelijk de actielijst van de projectgroep voor de komende maanden.

Leren van het sociaal domein We constateren dat we binnen het sociaal domein ver zijn in de samenwerking. Per 1 februari 2021 is de samenwerking een nieuwe fase ingegaan, waarmee een grote efficiëntieslag is gemaakt. Ook constateren we dat er een groot verschil is tussen de samenwerking sociaal domein en de overige samenwerkingen. Hier ligt een kans om van elkaar te leren. Hierop willen we in 2021 actief gaan organiseren.

Kijken naar de vorm van samenwerking Deze notitie pleit voor vormvrijheid en flexibiliteit. Toch versterkt het kijken naar rollen en inrichting van ondersteuning het samenwerken binnen De6 verband. Zo kan de projectgroep een rol spelen als ‘oliemannetje’ om samenwerkingen goed te laten verlopen. Maar ook administratieve en communicatie ondersteuning helpt als een extra motor om de samenwerking soepel te laten verlopen. Een duidelijke inrichting van de nieuwe teamsomgeving helpt hier ook bij. De projectgroep onderzoekt de mogelijkheid van ondersteuningsmaatregelen om de samenwerking te bevorderen en komt indien mogelijk met een voorstel.

Aandacht voor successen Tijdens de werksessie op 1 april hebben we geconstateerd dat de De6 samenwerking zichzelf niet altijd als vanzelf binnen de ambtelijke organisaties verkoopt. De6 samenwerking wordt niet altijd ervaren als het werk, maar als erbij. We zullen daarom blijvend aandacht hebben voor het delen van successen en het vertellen van het verhaal. Dit laten we aansluiten bij het communicatieplan. Hierbij wordt uitgelegd welke persoonlijke en lokale winst de samenwerking oplevert.

Input voor nieuwe colleges en raden Ambtelijk delen we de noodzaak om samen te werken. De manier waarop we dit willen doen, staat in deze notitie beschreven. De kansen van de De6 samenwerking en de bril die we voorstellen om op te zetten richting andere samenwerkingen is echter ook relevant voor de colleges en gemeenteraden. Daarom stellen we voor om in de aanloop naar de nieuwe verkiezingen een infographic/mindmap te maken met de uitgangspunten van en de visie op de samenwerking met een bloemlezing van resultaten van de De6 samenwerking.

Nawoord

Samenwerken met De6-gemeenten doen we al jaren. Met deze notitie bevestigen we de wens om met elkaar samen te blijven werken. We introduceren wel meer flexibiliteit en dynamiek. We kiezen voor een vorm van adaptieve samenwerking, passend bij de tijd, passend bij de wens om te verbinden maar ook ruimte de houden. De samenwerking wordt hierdoor fluïde, maar potentieel wel sterker. Dit werkt alleen als alle gemeenten deze bril opzetten en hiernaar willen handelen. Alleen dan ontstaat een open en transparante (samenwerkings)relatie. De kanttekening bij dit verhaal is dat het moeilijker voor het voetlicht is te brengen. Dit betekent dat we continu aandacht zullen moeten hebben voor de kracht van het De6 verhaal, naar medewerkers in vakinhoudelijke teams, maar ook naar de bestuurders in onze mooie gemeenten. Tegelijkertijd is het een kans om het succes van de samenwerking vooral te laden vanuit de resultaten die we realiseren en lokaal bijdragen aan het welzijn van onze inwoners.

Voorstel aan colleges In de voorgaande paragraaf is beschreven hoe wij voor de komende periode tot een selectie aan onderwerpen kunnen komen die de ambitie vormen van de samenwerking in 2021 en 2022. We stellen de college in eerste instantie voor om: 1. Kennis te nemen van de notitie Toekomst De6 en deze aan te vullen en te verrijken waar de colleges daar aanleiding toe zien. 2. Vervolgens opdracht te geven aan de projectgroep De6 om samen met het De6 secretarissenoverleg actief de strategische, tactische en operationele opgaven en vraagstukken die we mogelijk samen kunnen oppakken concreet te benoemen en te verkennen. 3. Daarna de projectgroep De6 en het secretarissenoverleg te vragen om vanuit de inhoud van de opgave en vraagstukken te bepalen: wat is de inhoudelijke ambitie voor de komende periode en wie/wat er nodig is om die ambities te bereiken. 4. Met deze nieuwe bril kijken naar de huidige samenwerkingen op de bestaande thema’s.