3 b&w Aanvullende informatie bestuurlijke ambities tav organisatie

GEMEENTE RLICPHEN

_

INGEKOMEN: r;;:c.r., .•

— is

2022

•,;,9. V,

ZA/\K:

vER.EcJF: CC:

AFD. WEEK:

Gemeenteraad Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN

Onze referentie:

Z22/064324-D22/1185343

Uw referentie:

Rucphen,

4 november 2022

Onderwerp:

Aanvullende informatie bestuurlijke ambities tav organisatie

Behandelaar:

G. Stolk

Telefoonnummer:

0165-349685

Geachte raad, U heeft op 2 november tijdens de raadsvergadering een aantal vragen gesteld over onder andere het Collegewerkprogramma. Een van de vragen had betrekking op het proces dat doorlopen is van Kadernota naar programmabegroting. Wij hebben als college met de organisatie een proces doorlopen waarin het Hoofdlijnenakkoord vertaald is naar het Collegewerkprogramma (CWP). Het CWP hebben we vervolgens vertaald naar de programmabegroting 2023. Bij nader inzien realiseren wij ons dat wij u tijdens dit proces beter mee hadden moeten nemen. Daarom bieden wij u hierbij aanvullende informatie aan. In de bijlage ontvangt u een presentatie. Deze presentatie hebben we eerder opgesteld en benut om te komen tot de voorstellen die u terugziet in de programmabegroting. Inhoudelijke aanleiding voor deze presentatie was om te beoordelen of we met de huidige personele capaciteit de ambities uit het CWP waar konden maken. Naast de beoordeling voor het CWP constateerden we dat er op een aantal plekken al langere tijd onvoldoende personele capaciteit beschikbaar is. De presentatie bevat een analyse en beeld van de huidige situatie met een integrale oplossing. Op basis hiervan hebben we in de programmabegroting een totaal pakket met voorstellen opgenomen. In bijlage 4 staan voorstellen die primair voortvloeien uit het CWP. In bijlage 5 staan voorstellen die voortvloeien uit andere ambities.

We bieden u dit tegelijkertijd aan zodat u in staat bent om een integrale afweging te maken bij de programmabegroting.

Binnentuin 1 Postbus 9 4715 ZG Rucphen T: 0165 34 95 00 F: 0165 34 13 75 Banknummer: 2850 07 319 IBAN: NL37BNGH0285007319 KvK-nr. 20164997 Gemeente Rucphen

Rucphen

Schijf

Sprundel

St. Willebrord

Zegge

gemeente@rucphen.ni www.rucphen.ni

2

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en wensen u een goed weekend. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Rucphen, de secretaris, de burgemeester, -,

Sandor Michielse

_Marjolein van der Meer Mohr

Van kadernota naar begroting

Bestuurlijke ambities t.a.v. organisatie 1. Analyse

2. Beeld

3. Voorstel integrale aanpak

la. Analyse: Stand van zaken formatie Personeelsmonitor 2021 VNG: 2020 Rucphen 134 fte in dienst

6,8% per 1000 inwoners

Gemeenten categorie 20.000 en 50.000 inwoners:

7,7% per 1000 inwoners

Ten opzichte van gemeenten van "gelijke" omvang betekent dit dat we ca. 22 fte minder in ambtelijke dienst hadden. We huurden wel meer in. Aantal benodigde fte hangt mede af van het takenpakket. Dat verschilt per gemeente. Tot 2021 nauwelijks formatie uitbreiding of zelfs inkrimping door diverse taakstellingen. Wel veel taken erbij gekregen. Laatste jaren aantal fte erbij (sociaal en ruimtelijk domein/omgeving) Zie de grafiek op de volgende bladzijde

la. Analyse: Stand van zaken formatie Formatie (fte) 2009-2022 160

150

140

130

120

110

100

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

2018

2019

2020

2021

2022

lb. Analyse: Stand van zaken bezetting Hiemstra en de Vries: "Op dit moment nauwelijks strategische capaciteit. Medewerkers die er uit springen worden voor allerhande projecten gevraagd. Dit is kwetsbaar en draagt niet bij aan de draagvlak en verandering in de organisatie". Betekent niet dat er geen strategische capaciteit "in huis" is. Maar betekent dat het erop sommige plaatsten wel is, maar dat er geen tijd is om "er boven te kunnen hangen". Soms wel geld, maar geen mensen door krapte op de arbeidsmarkt. Daardoor meer inhuur van duurder extern personeel. Als inhuur al lukt, want ook die markt is krap. De kwaliteit/ervaring van de inhuur is minder dan voorheen, waardoor meer begeleiden en inwerken nodig is. Onvoldoende ruimte voor onplanbare taken en projecten. Onvoldoende ruimte voor inzet voor crises. Gemiddeld verzuim t.o.v. andere gemeenten ligt 2% lager. Is goed en heeft ook te maken met loyaliteit medewerkers. We investeren als gemeente vroegtijdig in de medewerker in de vorm van een preventief verzuimbeleid. Maar de laatste maanden loopt het verzuim op. Het piept en kraakt in de organisatie. Langdurig uitval van medewerkers in organisatie dat geen vet op de botten heeft -> groot risico op domino effect.

Ic. Ana tyse Aanbevelingen/conclusies rapport "regie op de toekomst van Rucphen" (Hiemstra en de Vries). Vertalen Hoofdlijnenakkoord "Samen verder bouwen" naar Collegewerkprogramma. Energiecrisis, hoge inflatie, gevolgen coronacrises, krapte op de woning- en arbeidsmarkt, stikstofsituatie. Faciliterende en verbindende rol als le overheid wordt in rap tempo steeds belangrijker. Toenemende tegenstellingen in samenleving: blijven zorgen voor stabiliteit vanuit onze rol als handhaver van het collectief belang. In het ruimtelijke domein meerjarige, grote complexe opgaven, zoals de energietransitie, klimaat-adaptatie en diverse opgaven op het gebied van wonen/volkshuisvesting. (nog steeds geen) invoering Omgevingswet. Van voorbereiden naar uitstel, weer voorbereiden, weer uitstel... Onzekerheid legt extra beslag op capaciteit.

1. Analyse }

2. Beeld

3. Voorstel integrale aanpak J

2a. Beeld: Meer ruimte nodig om complexe opgaven en ontwikkelingen het hoofd te bieden. Nauwelijks strategische capaciteit: past niet bij ambitie VERDER bouwen uit hoofdlijnenakkoord en CWP. Organisatie is loyaal, maar kwetsbaar en mist (strategische en tactische) slagkracht.

Oplossingen moeten aansluiten bij collegewerkprogramma, organisatie agenda, financiële kaders en passen bij de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt

2b. Beeld: Specifiek Bij welke taken is het (te) krap?

Wonen, klimaatadaptatie, energietransitie, duurzaamheid algemeen Mobiliteit

Waar zijn we kwetsbaar? "Eenpitters"/eenmansfuncties Onvoldoende vrije ruimte voor:

Management- en projectondersteuning

onplanbare projecten en taken

Strategische opgaven!projecten

innovatie

WMO en schuldhulpverlening

inzet voor crises

Communicatie/participatie en informatie Dienstverlening gemeentewinkel Welke opgaven zijn moeilijk te bemensen? Vergunningverlening /Omgevingswet Ruimtelijk beleid en wonen Civiele techniek Maar... toenemende schaarste in alle vakgebieden!

Waar liggen ook kansen? Inzetten op hoger opgeleide generalisten/vliegende keeps Organiseren van (administratieve) ondersteuning, zodat specialisten voldoende tijd hebben voor hun kerntaken Verbetering van processen, bijv. verantwoordelijkheden lager leggen in organisatie Digitalisering

1. Analyse

(

2. Beeld

3. Voorstel integrale aanpak

3.a Integrale aanpak: arbeidsmarkt en werkgeverschap Integraal programma "Vinden, binden en boeien" binnen de pijlers van de Organisatie agenda.

Meer ruimte voor leren Strategisch inzicht in- door- en uitstroom (gebruik maken van data analyses)

Organisatiestructuur

Inzet op talent

4-J C 0 C a) 73 I-

Managementstijl

Werving en selectie (andere moderne manieren, snellere doorlooptijd)

tio c ._ To

Werkwijzen

Functiegebouw: minder eenmansfuncties en voldoende doorgroeimogelijkheden creëren

Toekomst personeel

CoLieg eweriep rogravikvvta

Belonen en waarderen Bedrijfscultuur

b

ORGANISATIE AGENDA

3.b integrale aanpak: werkwijzen Inzet op projectmatig/opgavegericht werken (Hiemstra Et de Vries) Beter invullen van opdrachtgevers- en opdrachtnemerschap Kritisch kijken naar wat we niet meer of anders doen

Orga nisatiestructuur

Managementst ijl

Opgaven met lef benaderen: in de wetenschap dat niet alles maakbaar en controleerbaar (meer) is

Ta lentontw ik keling

Kansen benutten digitalisering

Bedrijfscu ltuur

Verbeteren processen

Toe komst personeel

CO Lieg ewerke,p rog ra wtwta

ORGANISATIE AGENDA

3.c Voorstel integrale aanpak: extra formatie CWP: Generalisten om slagkracht te organiseren (HEtVr) 1,5 fte

Generalist Ruimtelijk domein (HBO+/WO)

1 fte

Generalist Bestuur en Veiligheid/organisatie (HB0+/W0)

0,8 fte

Ondersteuning management en projecten

CWP: Specialisten voor specifieke opgaven en ambities 1 fte Communicatie/participatie 0,5 fte Verkeer/mobiliteit 1 fte Schuldhulpverlening 1 fte Wonen/volkshuisvesting

Onderbouwing van deze formatie zie bijlage begroting vanaf blz. 151

3.c Voorstel integrale aanpak: extra formatie Specialisten voor reguliere taken 2 fte WMO-consulent 0,3 fte Indicatie beschermd wonen 0,5 fte dienstverlening gemeentewinkel 1,1 fte informatie management en applicatiebeheer

Onderbouwing van deze formatie zie bijlage begroting vanaf blz. 156