22 Provincie Toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer 2021

Provincie Noord-Brabant

-•

,

7.D 54

F

A

1

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC 's-Hertogenbosch I

Gemeente Rucphen t.a.v. het college van burgemeester en wethouders Postbus 9

,.•17 (1) 1('``:1F1/.

Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 680 76 80 www.brabant.n1 IBAN NL86INGB0674560043

4715 ZG RUCPHEN Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer 2021 Datum

15 juli 2021 Ons kenmerk

Geacht college,

C2278110/4922748 Uw kenmerk

Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook één van de kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen neemt voor het tegengaan van risico's. Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archief-

beheer vragen wij u jaarlijks vóór 15 juli het verslag informatie- en archiefbeheer over het voorafgaande jaar naar ons toe te sturen'. Het verslag dient vergezeld te gaan met een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw verslag met bijbehorende stukken ontvingen wij op 7 juni 2021. Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2020 als voldoet. Uw verslag aan de raad beoordelen we aan de hand van de volgende criteria.

Zie: Uitvoeringsagenda Interbestuurli[k Toezicht 2021 en Factsheet informatie- en archiefbeheer

Contactpersoon

H.J.B.M. (Herman) van Mierlo Telefoon

(06) 52 79 42 18 Email

hymierlo@brabant.n1 Bijlage(n)

Provincie Noord-Brabant

1 Voldoet

Het college brengt vóór 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad. IBT heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen. Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

• ▪ •

Datum

15 juli 2021 Ons kenmerk

C2278110/4922748

De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding.

Voldoet gedeeltelijk

•

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: 1. a. geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad;

of

b. de raad het verslag niet heeft behandeld;

of

c. Gedeputeerde Staten de stukken niet heeft ontvangen.

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico's binnen afzienbare beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen uw verslag archiefbeheer met bijbehorende stukken voor 15 juli jl. Het verslag is door u op 18 mei 2021 naar de raad gezonden. Op basis van de door u ingezonden stukken beoordelen wij uw gemeente als 'voldoet'. Uw gemeente krijgt de kleur 'groen' op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard over 2021 in het laatste kwartaal van dit jaar op onze website www.brabant.nl/ibt gepubliceerd. In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren.

2/3

Provincie Noord-Brabant

Datum

15 juli 2021 Gevraagde acties van uw kant in 2022

Uiterlijk 15 juli 2022 ontvangen wij graag de set met stukken die u aan de raad heeft gestuurd. De stukken bevatten in elk geval een voortgangsverslag informatie- en archiefbeheer over 2021, waarin concreet is beschreven wat de stand van zaken is omtrent de aanbevelingen zoals deze door de archivaris in het KPI-verslag over 2020 zijn opgenomen, de ingezette verbeteracties en de mogelijke nieuwe acties die opgepakt zijn of gaan worden alsmede de raadsinformatiebrief. Wij verzoeken u hierbij om bij de (voorgenomen) aanbevelingen/verbeteracties (ook) verder in te gaan op de knelpunten en beoogde eindresultaten.

Ons kenmerk

C2278110/4922748

In het bijzonder zijn wij geïnteresseerd in de (verdere) ontwikkelingen in het opzetten van een integraal kwaliteitssysteem en het digitaal en duurzaam archiefbeheer.

Tot slot

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer Van Mierlo, toezichthouder van ons team IBT Informatie- en archiefbeheer. Hij is van maandag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06-52 79 42 18.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

N. Wester MSc, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

3/3