21 RKC Jaarverslag 2020 en Onderzoeksprogramma 2021

Rekenkamercommissie

Aan de gemeenteraad van de gemeente Rucphen Postbus 9 4715 ZG RUCPHEN

uw kenmerk

Onderwerp:

uw brief van

ons kenmerk

telefoonnummer

datum

MKK/2021.2

0165 349544

24 maart 2021

Jaarverslag 2020 en onderzoeksprogramma 2021

Geachte leden van de Raad, Hierbij bieden wij u het Jaarverslag 2020 en onderzoeksprogramma 2021 aan van de Rekenkamercommissie Rucphen. Er is dit jaar gekozen voor een nieuwe opzet, waarbij het jaarverslag 2020 en het onderzoeksprogramma 2021 in één document zijn samengevoegd. Er is daarom, in tegenstelling tot voorgaande jaren, geen apart jaarplan meer opgesteld. In het jaarverslag leggen wij verantwoording af over onze activiteiten en financiën in het afgelopen jaar. In het onderzoeksprogramma wordt aangegeven welke onderzoeken de RKC wil gaan afronden of starten in 2021 en welke kosten de RKC begroot voor die werkzaamheden. Met vriendelijke groet, De Rekenkamercommissie van de gemeente Rucphen, Voorzitter,

Secretaris,

Mr. W.K. Fonteine

S.M. de Kock

Cc: college van b&w

Emailadres: rekenkamercommissie@rucphen.nl Postadres: Postbus 9, 4715 ZG Rucphen

Rekenkamercommissie Rucphen

Jaarverslag 2020 & Onderzoeksprogramma 2021

Vastgesteld door de rekenkamercommissie Rucphen op 23 maart 2021

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

2

1.

Inleiding en leeswijzer

3

2.

Wat doet de Rekenkamercommissie?

4

2.1 Hoe kiezen we onderwerpen voor onderzoek? 2.2 Samenstelling Rekenkamercommissie

4 4

Activiteiten in 2020

5

3.1 3.2 3.3 3.4

5 5 6 7

3.

Overleg en afstemming Onderzoeken en overige activiteiten in 2020 Deskundigheidsbevordering Communicatie

4.

Financiële verantwoording 2020

8

5.

Onderzoeksprogramma 2021

9

5.1 De longlist 5.2 Onderwerpkeuze 2021 5.3 Budget 2021

9 10 11

Tot slot

12

2

1.

Inleiding en leeswijzer

Voor u ligt het jaarverslag 2020 en onderzoeksprogramma 2021 van de rekenkamercommissie Rucphen. Hierin blikken wij terug op de activiteiten en uitgaven in 2020 en gaan we in op de onderwerpkeuze voor 2021. Er is dit jaar gekozen voor een nieuwe opzet, waarbij het jaarverslag 2020 en het onderzoeksprogramma 2021 in één document zijn samengevoegd. Er is daarom, in tegenstelling tot voorgaande jaren, geen apart jaarplan meer opgesteld. Dit document is bedoeld voor de gemeenteraad van Rucphen en wordt ter informatie aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. Vanuit het oogmerk van publieke verantwoording wordt dit document ook gepubliceerd op de websitepagina van de rekenkamercommissie (RKC). In het jaarverslag gaan we eerst in op de taak en werkwijze van de RKC. Vervolgens leggen wij in hoofdstuk 3 verantwoording af over onze activiteiten in het afgelopen jaar. In hoofdstuk 4 volgt de financiële verantwoording. In hoofdstuk 5 wordt vooruitgeblikt op de onderzoeken die de commissie wil gaan afronden of starten in 2021 en welke kosten de RKC begroot voor die werkzaamheden.

3

2.

Wat doet de Rekenkamercommissie?

De RKC is een onafhankelijk orgaan, ingesteld door de gemeenteraad. De RKC ondersteunt de gemeenteraad met onderzoek om het functioneren van de gemeente en de daarmee verbonden organen te toetsen op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. In haar onderzoek stelt de RKC het leren en verbeteren centraal. De conclusies van het onderzoek worden in de vorm van een rapportage aan de raad aangeboden. Zo mogelijk, bevat de rapportage een lijst van aanbevelingen. De rapportages van de commissie zijn openbaar. 2.1 Hoe kiezen we onderwerpen voor onderzoek? De RKC stelt zelf onafhankelijk vast welke onderzoeken worden gedaan. Bij elk onderwerp dat de commissie onderzoekt, staan de volgende thema’s en vragen centraal: • Heeft de gemeente bereikt wat ze wilde bereiken (doeltreffendheid)? • Heeft de gemeente gedaan wat ze moest doen en tegen zo laag mogelijke kosten (doelmatigheid)? • Heeft de gemeente gehandeld volgens de wettelijke kaders en regelgeving (rechtmatigheid)? Waar nodig schakelt de commissie voor het onderzoek externen in. De werkwijze van de RKC is vastgelegd in de Nota van werkwijze en het Reglement van orde. 2.2 Samenstelling Rekenkamercommissie De Verordening op de Rekenkamercommissie gemeente Rucphen (vastgesteld op 26 maart 2014) regelt dat de RKC, inclusief de voorzitter, bestaat uit 3 leden.

De gemeenteraad heeft de volgende personen benoemd: De heer Wim Fonteine voorzitter Mevrouw Saskia Schenk-Dekkers lid De heer John Hogendoorn lid Mevrouw Mariëlle de Kock ambtelijk secretaris De heer Jan-Hein van Beers heeft per 13 mei 2020 zijn functie als voorzitter van de RKC beëindigd. In de raadsvergadering van 11 mei 2020 is de heer Wim Fonteine benoemd als nieuwe voorzitter per 13 mei 2020.

Samenstelling RKC per 13 mei 2020, v.l.n.r.: Wim Fonteine, Saskia Schenk-Dekkers, Mariëlle de Kock, John Hogendoorn

4

3.

Activiteiten in 2020

3.1 Overleg en afstemming In 2020 kwam de RKC 11 keer bijeen voor een regulier overleg. Verder had de RKC overleg t.b.v. de volgende activiteiten: •

•

• 3.2

Lokale middag op 9 september 2020. De lokale middag is benut voor een terugblik op de afgelopen periode en een evaluatie van het eigen functioneren. Daarnaast wordt de lokale middag gebruikt voor verdieping en het vergaren van informatie voor het lopende onderzoek, door het bezoeken van relevante locaties binnen de gemeente. De RKC hecht grote waarde aan haar relatie met de raad en wil daarom graag minimaal één keer per jaar een uitgebreid gesprek voeren met de fractievoorzitters om ervaringen en verwachtingen uit te wisselen. In 2020 heeft op 16 september overleg plaatsgevonden tussen de voorzitter van de RKC en de fractievoorzitters. Eind 2020 is de RKC gestart met een rondje raadsfracties. Dit is een nieuwe manier om contact te onderhouden met de raadsfracties en inhoudelijk met elkaar in gesprek te gaan. Onderzoeken en overige activiteiten in 2020

Afronding onderzoek overheids- en burgerparticipatie In juli 2019 is gestart met een onderzoek naar overheids- en burgerparticipatie. Dit onderzoek is in 2020 afgerond. De rapportage met factsheet is op 31 maart 2020 aan de gemeenteraad aangeboden. In de commissievergadering Algemeen Bestuur en Middelen op 4 juni 2020 is het rapport door de RKC toegelicht. [Klik hier: bespreking commissie ABM 4 juni 2020 (agendapunt 13)]. De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 17 juni 2020 besloten om kennis te nemen van de rapportage overheids- en burgerparticipatie, de aanbevelingen uit de rapportage over te nemen en het college opdracht te geven de overgenomen aanbevelingen uit te voeren. [Klik hier: bespreking raad 17 juni 2020 (agendapunt 21)]. Start nieuw onderzoek naar subsidiebeleid Het onderwerp Subsidiebeleid staat al een aantal jaren op de groslijst van de RKC. Uit het in 2020 uitgevoerde onderzoek naar overheids- en burgerparticipatie is gebleken dat de gemeente Rucphen de eigen kracht van de burgers steeds meer stimuleert. Overheid en samenleving zullen steeds meer als partners op gaan treden. Subsidies zijn een instrument waarbij de gemeente de mogelijkheid aan burgers geeft om bij te dragen aan gewenste maatschappelijke effecten. In dit licht is de RKC van mening dat het ‘Subsidiebeleid’ een logisch vervolgonderwerp is voor rekenkameronderzoek.

Met dit onderzoek is gestart in juli 2020. Naar verwachting kan de rapportage in april 2021 aan de gemeenteraad worden aangeboden. Opvolging Twee jaar na afronding van een onderzoek gaat de RKC na wat met de aanbevelingen uit de rapportage is gedaan. In 2020 stond de opvolging van het onderzoek naar toerisme in de planning. Omdat het college met de aanbevelingen van dit onderzoek voortvarend aan de slag is gegaan, heeft de RKC al in 2019 een check gedaan in hoeverre de aanbevelingen zijn uitgevoerd (zie Jaarverslag 2019 van de RKC). In 2020 heeft daarom geen opvolging plaatsgevonden.

5

Verzoek aan de Auditcommissie De taak van de RKC is, zoals in de Gemeentewet is opgenomen, onderzoek uit te voeren naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gemeentebestuur. De externe accountant voert uitsluitend onderzoek uit gericht op de rechtmatigheid. De RKC heeft de auditcommissie gevraagd haar uit te nodigen voor het afstemmingsoverleg, zoals in artikel 8 van de verordening van de auditcommissie 2018 is opgenomen. Uit de praktijk bij andere gemeenten blijkt dat de auditcommissie en de RKC voor elkaar een waardevolle gesprekspartner zijn. Bij een dergelijk afstemmingsoverleg sluit doorgaans ook de externe accountant aan. In het afstemmingsoverleg komt veelal ook aan de orde of er onderwerpen zijn waarvoor aan het college de opdracht kan worden gegeven tot het uitvoeren van een onderzoek volgens art. 213a Gemeentewet. In dit artikel is de verplichting opgenomen tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de RKC gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van art.

213a onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen. Door een goed afstemmingsoverleg wordt voorkomen dat dezelfde taken/werkzaamheden door meerdere partijen worden uitgevoerd en kan de kwaliteit van de onderzoeksopdrachten worden verhoogd. Tevens kan de RKC de auditcommissie ondersteunen bij de opdrachtformulering aan de externe accountant. Door het afstemmingsoverleg krijgen de verschillende partijen inzicht in elkaars (onderzoeks)werkzaamheden. De auditcommissie heeft aangegeven geen gebruik te willen maken van de mogelijkheid om de RKC uit te nodigen voor het afstemmingsoverleg. De RKC vindt dit jammer en hoopt hier in de toekomst opnieuw over in gesprek te kunnen gaan. 3.3 Deskundigheidsbevordering Door het bijwonen van bijeenkomsten, webinars en het uitwisselen van kennis en ervaring in diverse gremia, werkt de RKC continu aan haar deskundigheidsbevordering. De RKC heeft de actualiteit gevolgd omtrent velerlei onderwerpen door het kennisnemen van rekenkameronderzoeken van andere gemeenten, van toepassing zijnde literatuur en berichtgeving in de media.

Op dit moment is de RKC niet aangesloten bij de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR), maar hiervan wordt wel de meerwaarde gezien (kennisdeling en professionalisering). Vanaf 2021 zal een lidmaatschap worden aangegaan.

6

3.4 Communicatie Het aspect ‘communicatie’ speelt op verschillende momenten: • De onderwerpkeuze: de RKC benadert ieder jaar de raadsfracties om suggesties voor onderzoek aan te dragen bij de RKC. De keuze van het onderwerp wordt ter kennis gebracht van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. • Bij de start van een onderzoek: de RKC wil transparant en toegankelijk zijn. Zo worden bij de start van elk onderzoek de gemeentesecretaris, portefeuillehouder en ambtelijk betrokkenen bij het onderzoek geïnformeerd over het onderzoek van de RKC. • In de hoor- en wederhoorprocedure: de rapportage wordt, zonder conclusies en aanbevelingen, voor ambtelijk hoor- en wederhoor voorgelegd aan de organisatie om na te gaan of er feitelijke onjuistheden in de rapportage staan. Nadat de RKC haar conclusies en aanbevelingen definitief heeft vastgesteld, wordt het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid gesteld daarop te reageren. Desgewenst kan de RKC haar conclusies en aanbevelingen in een gesprek toelichten. Dit heeft echter niet tot gevolg dat de RKC haar conclusies of aanbevelingen bijstelt. • Bij de afronding van een onderzoek: bij de publicatie van onderzoeksrapporten kunnen door de RKC persberichten worden verspreid (dan wel kan een andere mediavorm worden ingezet) om zo, passend bij het onderwerp, de nodige informatie over te brengen.

• Bij de aanbieding van de rapportage: de RKC biedt de raad bij elk onderzoek aan haar bevindingen toe te lichten in de commissie- of raadsvergadering.

7

4. Financiële verantwoording 2020 De raad van Rucphen heeft voor de werkzaamheden van de RKC een budget beschikbaar gesteld van € 15.923,00. In het jaarplan 2020 is hiervoor een begroting opgenomen. De daadwerkelijke uitgaven over 2020 bedroegen € 13.442,31. Deze kosten kunnen worden onderverdeeld naar: Uitgaven

Begroot 2020

Werkelijk 2020

Deskundigheidsbevordering en vergaderkosten (*)

€

423,00

€

45,81

Vergoedingen en reiskosten RKC-leden en secretaris

€

6.000,00

€

6.204,00

Kosten eigen onderzoek RKC leden

€

8.000,00

€

7.020,00

Kosten extern onderzoek

€

1.000,00

€

172,50

Werving en selectieprocedure

€

500,00

€

0,00

Totaal

€ 15.923,00

€ 13.442,31

(*) Hieronder vallen alle kosten voor de vergaderingen, zoals locatie e.d., maar ook bijvoorbeeld als iemand een lezing komt houden.

8

5. Onderzoeksprogramma 2021 5.1 De longlist Conform artikel 9 van de verordening bepaalt de RKC zelf de onderwerpen die zij onderzoekt. De RKC staat bij het oriënteren op onderzoeksonderwerpen open voor suggesties van de raad, organisaties/instellingen in de dorpen en van de burgers. Verder oriënteert de RKC zich op de actualiteit, het werk van andere rekenkamer(commissie)s en op de informatie van de NVRR. De RKC houdt een groslijst bij van mogelijke onderzoeksonderwerpen. Suggesties onderzoeksonderwerpen Aanbestedingen Beheer openbare ruimten (met specifiek de omleiding) Programmabegroting Monitoring decentralisaties/ Beheersing Sociaal Domein Exploitatie gemeentehuis Duurzaamheidsbeleid en naar een circulaire samenleving / inbedding duurzaamheid Privacy en informatiemanagement Effectiviteit Re-integratie binnen Participatiewet Digitale dienstverlening Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Regionale energiestrategie Omgevingswet Crisismanagement Rondje raadsfracties Eind 2020 is de RKC voor de eerste keer gestart met een rondje raadsfracties. Het doel hiervan is om uitleg te geven over de werkzaamheden van de RKC, een toelichting te geven op het lopende onderzoek en potentiële onderzoeksonderwerpen op te halen voor 2021. Er hebben slechts twee raadsfracties van de uitnodiging gebruik gemaakt.

De RKC spreekt de hoop uit dat in 2021 meer fracties van deze mogelijkheid gebruik maken. Door de twee fracties zijn de volgende onderwerpen aangedragen: Aanvullingen vanuit raadsfracties voor 2021: Beheer openbare ruimte Onderzoek met de nadruk op groen. Quick scan naar de exploitatie van het Hoe hoog zijn de verhuurinkomsten uit het ter gemeentehuis beschikking stellen van ruimten aan derden? Inzet BOA’s Nemen ze ten onrechte taken van de politie over; is controleerbaar waar ze mee bezig zijn; breiden zij hun taken niet teveel uit ondanks hun functieomschrijving? Effectiviteit WVS/leerwerkbedrijf Historie en toekomst, welke kaders zijn er en hoe zit de begroting in elkaar (verdeelsleutel over de aangesloten gemeenten). Wat is het voordeel voor de gemeente Rucphen om deel te nemen in dit samenwerkingsverband?

9

5.2 Onderwerpkeuze 2021 Overwegingen bij de keuze van het onderzoeksonderwerp zijn: • maatschappelijk belang • doeltreffendheid • doelmatigheid • rechtmatigheid • financieel belang of risico • toegevoegde waarde of potentieel leereffect. In 2021 gaat de RKC een onderzoek uitvoeren naar: Beheer openbare Ruimte Bij dit onderzoek zal de nadruk op ‘groen’ liggen. Door middel van een vooronderzoek zal de RKC de vraagstelling/probleemstelling nader formuleren. De daadwerkelijke onderzoeksopdracht zal te zijner tijd aan de raad worden toegestuurd. De exploitatie van het gemeentehuis Dit onderwerp is al geruime tijd op de longlist opgenomen, maar is wederom bij het rondje raadsfracties als onderzoeksonderwerp aangedragen. Ons is gebleken dat bij de ontwikkeling van het huidige gemeentehuis is aangegeven, dat de jaarlijkse exploitatiekosten verlaagd zullen worden met de verhuurinkomsten die aan derden in rekening worden gebracht voor door aan hen ter beschikking stellen van ruimten in het gemeentehuis. Het is voor uw raad niet duidelijk of en in welke mate dit is gelukt. De rekenkamer kan hiervoor een quick-scan uitvoeren. Dit is een kortdurend onderzoek. Ook bestaat de mogelijkheid dat door uw raad de vragen, die van belang zijn, aan het college worden gesteld. Als RKC adviseren wij u om eerst van de laatstgenoemde mogelijkheid gebruik te maken.

De door uw raad te stellen vragen kunnen zijn: - Welke verhuurinkomsten zijn bij de bouw van het gemeentehuis geprognotiseerd? - Verzoek om vanaf de ingebruikname tot en met 2020 een jaarlijks overzicht te verstrekken waaruit de jaarlijkse totale exploitatiekosten blijken en het bedrag dat aan verhuurinkomsten is ontvangen. - Wat is de prognose voor de te verwachten huurinkomsten voor de jaren 2021 en volgend? Bij de beantwoording van deze laatste vraag dient tevens betrokken te worden de landelijke verwachting dat door het (permanente) thuis werken in de coronaperiode dit (negatieve) gevolgen kan hebben op de verhuur van bedrijfs- en kantoorruimte. Aan de andere kant kan dit ook een voor de gemeente positieve ontwikkeling hebben, doordat meer ruimte in het gemeentehuis beschikbaar komt voor verhuur, omdat ambtenaren ook meer thuis (blijven) werken dan voor de coronaperiode. Opvolging onderzoek gemeentelijke basisvoorzieningen Twee jaar na afronding van een onderzoek gaat de RKC na wat met de aanbevelingen en conclusies uit de rapportage is gedaan, waarover is besloten dat deze ten uitvoer zouden worden gebracht. In mei 2019 is het onderzoeksrapport naar Gemeentelijke basisvoorzieningen door de gemeenteraad vastgesteld. De RKC wil in 2021 een opvolgingsonderzoek uitvoeren naar deze rapportage.

Evaluatie Nota van Werkwijze In 2021 zal de Nota van Werkwijze worden geëvalueerd en geactualiseerd. Dit mede naar aanleiding van het advies van de ROB en nieuwe wetgeving.

10

5.3 Budget 2021 In de gemeentebegroting 2021 is een budget van € 16.082,00 geraamd voor de RKC. Wij verwachten dit budget als volgt aan te wenden: Uitgaven 2021 Deskundigheidsbevordering en vergaderkosten

€

482,00

Vergoedingen en reiskosten RKC-leden en secretaris

€

6.500,00

Kosten eigen onderzoek RKC leden

€

8.500,00

Kosten externe deskundigheid/NVVR

€

600,00

Totaal

€ 16.082,00

Verzoek om budgetverhoging Er ligt op dit moment een wetsvoorstel ‘versterking lokale rekenkamers’ bij de Tweede Kamer. Dit voorstel is erop gericht om elke gemeenteraad een kwalitatief goed instrument (RKC) te geven bij de uitvoering van zijn steeds toenemende werkzaamheden en de complexiteit hiervan. In een circulaire van november 2020 heeft de Raad voor het Openbestuur (ROB) aangegeven het wetsvoorstel volledig te ondersteunen. Naar het gewenste budget dat jaarlijks aan een RKC beschikbaar dient te worden gesteld loopt nog een inventarisatie. De eerste signalen die hieruit naar voren zijn gekomen, begeven zich naar een budget van ongeveer € 1,50 per inwoner. In 2015 is het tarief voor onderzoek vastgesteld op € 32,50 per uur. Dit bedrag is sindsdien niet geïndexeerd of verhoogd. In de verordening op de Rekenkamercommissie is opgenomen dat de RKC de mogelijkheid heeft om onderzoek ook uit te besteden aan een extern bureau. Wanneer een extern bureau onderzoek uitvoert is daarvoor een marktarief verschuldigd van ongeveer € 100,00 per uur. Gelet op het jaarlijkse budget van ongeveer € 16.000,00 kan de mogelijkheid voor het uitbesteden van onderzoekswerkzaamheden niet in praktijk worden gebracht.

Ook is het zeer wenselijk om het onderzoekstarief van € 32,50 naar boven bij te stellen naar minimaal € 65,00 per uur, zodat dit meer aansluit bij de uurtarieven van andere Rekenkamer(commissie)s. Door de RKC goed uit te rusten met een passend budget heeft zij de mogelijkheid om volledig onafhankelijk te kunnen opereren en uw raad optimaal ten dienste te kunnen zijn. Of het jaarlijks toegekende budget daadwerkelijk zal worden benut zal (uiteraard) afhankelijk zijn van de uitgevoerde werkzaamheden. In het fractievoorzittersoverleg is verhoging van het budget voor de RKC onlangs aan de orde geweest. Toen is besloten om het budget niet te verhogen, omdat de raad het aantal onderzoeken dat de RKC oplevert voldoende vindt. Zoals hierboven is verwoord, is het verzoek om budgetverhoging echter niet zozeer gericht op het verhogen van het aantal onderzoeken. Gezien bovenstaande zal de RKC, in samenspraak met de griffier, een voorstel voor het Presidium voorbereiden om o.a. het uurtarief en budget voor de RKC te verhogen. 11

Tot slot De RKC bedankt de raadsleden, collegeleden en ambtelijke organisatie voor de positieve wijze waarop zij het afgelopen jaar meewerkten aan onze onderzoeken. Indien u vragen heeft over de inhoud van dit jaarverslag, kunt u contact opnemen met de secretaris van de rekenkamercommissie via rekenkamercommissie@rucphen.nl.

12