20 RKC Toezenden rapportage subsidiebeleid

Rekenkamercommissie

Aan de raad van de gemeente Rucphen Binnentuin 1 4715 RW RUCPHEN Cc: college van burgemeester en wethouders

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk

telefoonnummer

datum

MKK/2021.06

0165 349544

6 juli 2021

Onderwerp: aanbieden rapportage ‘Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?’

Geachte leden van de Raad, In 2020 zijn wij gestart met ons onderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen. De centrale onderzoeksvraag was: “In hoeverre is het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen doeltreffend en doelmatig?”. De resultaten van ons onderzoek hebben wij verwerkt in een rapportage. Bijgaand treft u onze definitieve rapportage aan In dit rapport kunt u lezen of het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen wordt ingezet voor het bereiken van de gewenste maatschappelijke effecten. Wij lichten de rapportage graag nader aan u toe Graag presenteren wij de uitkomsten van onze rapportage aan u in de vergadering van de commissie Maatschappelijke Aangelegenheden op 14 september 2021. Een uitnodiging hiertoe zien wij graag via de griffier tegemoet. Wij vertrouwen erop u hiermee voor nu voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groeten, De Rekenkamercommissie van de gemeente Rucphen, de voorzitter,

de secretaris,

mr. W.K. Fonteine B Ec

S.M. de Kock

Bijlage: Rapportage ‘Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?’

Emailadres: rekenkamercommissie@rucphen.nl Postadres: Postbus 9, 4715 ZG Rucphen

Rekenkamercommissie Onderzoeksrapport

Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?

Versie

: Eindrapport

Datum

: 2 juli 2021

Inhoud Voorwoord ............................................................................................................................. 4 1 Conclusie ........................................................................................................................... 5 2 Aanbevelingen .................................................................................................................. 9 3 Inleiding .......................................................................................................................... 11 3.1

Aanleiding voor het onderzoek ............................................................................ 11

3.2

Reikwijdte onderzoek en onderzoeksvragen ....................................................... 12

3.3

Normenkader ....................................................................................................... 12

3.4

Onderzoeksmethode ............................................................................................ 13

3.5

Toelichting begrippen in dit rapport .................................................................... 14 3.5.1

Uitleg over het begrip subsidies............................................................ 14

3.5.2

Evaluatie ingevolge Awb ....................................................................... 15

3.5.3

Algemene stappen in een subsidieproces............................................. 15

3.5.4

Het verschil tussen subsidie en overheidsopdracht ............................. 15

4 Bevindingen .................................................................................................................... 17 4.1

Algemene subsidieverordening (ASV) in de gemeente Rucphen ......................... 17 4.1.1

Vastgestelde ASV................................................................................... 17

4.1.2

Het subsidieproces in de ASV ................................................................ 17

4.1.3

Algemene bevindingen ASV .................................................................. 20

4.2

Subsidieplafond .................................................................................................... 21

4.3

Aanvraagformulieren............................................................................................ 21

4.4

Communicatie over subsidiemogelijkheden ........................................................ 23

4.5

Controles .............................................................................................................. 23 4.5.1

Interne controle .................................................................................... 23

4.5.2

Evaluatie ingevolge Awb en Gemeentewet .......................................... 24

4.5.3

Accountantscontrole ............................................................................. 24

4.5.4

Rol van de raad...................................................................................... 24

4.6

Bevindingen nadere regelingen............................................................................ 26

4.7

Bevindingen casestudy’s....................................................................................... 29 4.7.1

Traverse................................................................................................. 30

4.7.2

Muziekvereniging De Eendracht ........................................................... 31

4.7.3

Stichting Leergeld .................................................................................. 31

4.7.4

Rucphense Actieve Senioren ................................................................. 33

4.7.5

Parochiekern H. Martinus Rucphen ...................................................... 33 Pagina | 2

4.8

Kwalificatie normenkader .................................................................................... 34

5 Bestuurlijke reactie ......................................................................................................... 35 6 Nawoord en samenstelling rekenkamercommissie........................................................ 37 6.1

Reactie rekenkamercommissie op bestuurlijk wederhoor .................................. 37

6.2

Samenstelling rekenkamercommissie .................................................................. 38

Bijlage 1 Onderzoeksverantwoording............................................................................... 39 Bijlage 2 Geïnterviewde personen .................................................................................... 40 Bijlage 3 Overzicht nadere regelingen (per beleidsterrein) .............................................. 41 Bijlage 4 Uitwerking casestudy’s....................................................................................... 53

Pagina | 3

Voorwoord Uit het in 2020 uitgevoerde onderzoek naar overheids- en burgerparticipatie is gebleken dat de gemeente Rucphen de eigen kracht van de burgers steeds meer stimuleert. Overheid en samenleving zullen steeds meer als partners op gaan treden. Subsidies zijn een instrument waarbij de gemeente de mogelijkheid aan burgers geeft om bij te dragen aan gewenste maatschappelijke effecten. De rekenkamercommissie vindt, naast het feit dat het onderwerp al jaren op de groslijst staat, onderzoek van het subsidiebeleid een logisch vervolg op het onderzoek naar overheids- en burgerparticipatie. Sturen op gewenste maatschappelijke effecten betekent dat je als overheid partijen in de samenleving zover probeert te krijgen dat zij bijdragen aan het realiseren van een maatschappelijk gewenste situatie. Veelal worden de van een subsidieontvanger gevraagde prestaties nog uitgedrukt in termen van uit te voeren activiteiten (output) en niet in termen van te bereiken maatschappelijke effecten (outcome). In dit rapport kunt u lezen of het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen wordt ingezet voor het bereiken van de gewenste maatschappelijke effecten. We starten dit rapport met de conclusies en aanbevelingen. In de daarop volgende hoofdstukken zijn onder andere de (detail)bevindingen, bestuurlijke reactie en het nawoord opgenomen.

Pagina | 4

1

Conclusie

De centrale vraag luidt: “In hoeverre is het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen doeltreffend en doelmatig?”

De centrale vraag is niet eenduidig te beantwoorden, omdat de focus bij zowel

de

gemeentelijke

organisatie

als

de

gemeenteraad

bij

de

subsidieverstrekking veelal ligt op de financiën en historische gewoonten. De

focus

ligt

veel

minder

op

het

bereiken

van

de

gewenste

maatschappelijke effecten of beleidsdoelstellingen. Deze eindconclusie is gebaseerd op de deelconclusies die getrokken kunnen worden aan de hand van de opgestelde onderzoeksvragen: 1. Welke kaders worden gehanteerd bij het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen en worden deze kaders toegepast? Er zijn wel kaders die door de gemeente Rucphen gehanteerd worden voor het verstrekken van subsidies. Echter er ontbreekt een subsidiebeleid. Nadere toelichting: a. Een subsidiebeleid ontbreekt. Hiermee is er geen afwegingskader voor het inzetten van het instrument subsidie. In de beleidsnota’s staat doorgaans hoe de uitvoering geregeld dient te worden, maar er staan geen uitgangspunten en criteria in op basis waarvan instrumenten, zoals subsidiëring of aanbesteding, gekozen kunnen worden voor de uitvoering van bepaalde taken. Het afwegingskader om te kiezen voor een subsidierelatie is niet aanwezig. Er is dan ook soms twijfel wanneer er sprake is van een subsidierelatie. b. De gemeente Rucphen voldoet met de ‘Algemene Subsidieverordening Gemeente Rucphen 2020’, vastgesteld op 17 juni 2020, aan de eis om een wettelijke grondslag te hebben voor het verstrekken van subsidies. c. In artikel 10 van de ASV is opgenomen dat het college bij nadere regels vastlegt hoe omgegaan wordt met het eigen vermogen van de organisatie.

Pas in het ambtelijk hoor-wederhoor is gebleken dat er een nadere beleidsregel ‘Hoogte toegestane vermogen en voorzieningen, 2016’ voor is geformuleerd. d. In aanvulling op de ASV heeft het college van B&W nadere regelingen vastgesteld om duidelijk te maken welke activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie. Deze nadere regelingen geven meer specifieke criteria voor zowel de berekening van de hoogte van een subsidie, als de vereisten voor subsidietoekenning. e. Verder wordt het financiële kader jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld middels het subsidieplafond in de programmabegroting. 2. Dragen de verstrekte subsidies bij aan het realiseren van de beleidsdoelen? Er is te weinig inzicht in hoeverre verstrekte subsidies bijdragen aan vastgestelde beleidsdoelen. Niet altijd is het beleidsdoel het belangrijkst bij het verstrekken van subsidie. Nadere toelichting: a. Er wordt bij de verstrekte subsidies heel beperkt een koppeling gemaakt met de gemeentelijke doelstellingen vanuit een bepaald beleidsterrein. De beoogde maatschappelijke prestaties worden daarmee vooraf niet altijd helder gemaakt, waardoor daar ook niet altijd achteraf op getoetst kan worden.

Pagina | 5

b.

c. d.

e.

Een expliciete koppeling van afspraken in de beschikking en de te bereiken effecten uit de beleidsstukken voor het betreffende beleidsterrein is nagenoeg niet aangetroffen. De subsidieplafonds voor de structurele subsidieontvangers zijn grotendeels gebaseerd op historie en niet op te behalen beleidsdoelen. Aanvragers voor jaarlijkse en meerjarensubsidies die het langst een subsidierelatie hebben met de gemeente Rucphen genieten voorrang, zo staat in de ASV. Hieruit kan afgeleid worden dat een historische relatie zwaarder weegt dan de mate waarin een activiteit bijdraagt aan de beleidsdoelen bij het verstrekken van een subsidie. Volgens de ASV dient voor een activiteitensubsidie aangegeven te worden voor welke activiteit(en) een subsidie wordt aangevraagd, welke doelen en resultaten met de activiteiten worden nagestreefd en hoe de activiteiten tot het bereiken van die doelen moeten bijdragen. Door het college wordt in de nadere regeling activiteitensubsidie de aanvullende eis gesteld dat de activiteit innovatief dient te zijn, waardoor de subsidiemogelijkheden aanzienlijk worden beperkt. Het begrip ‘innovatief’ is niet SMART geformuleerd. Door de aanvullende eis is het lastiger om het maatschappelijk doel dat de gemeenteraad voor ogen had te bereiken.

3. Sluiten de verstrekte subsidies aan bij het subsidiebeleid en de nadere regelingen? De verstrekte subsidies zijn gebaseerd op de ASV en de nadere regelingen, maar het ontbreekt aan beleid. Nadere toelichting: a. Vanwege het ontbreken van subsidiebeleid en omdat niet voor alle verstrekte subsidies nadere regelingen zijn vastgelegd, wordt het besluit om tot het verstrekken van subsidie over te gaan soms alleen gebaseerd op de ASV. Bij de toekenning wordt vervolgens bekeken of de subsidie past binnen het subsidieplafond. Een voorbeeld hiervan wordt in deze rapportage gegeven bij de casestudy ten aanzien van de subsidie aan WijZijn Traverse. b. Er zijn veel beleidsregels en nadere regelingen. Hierdoor is het lastig overzicht te houden en is de complexiteit voor zowel subsidieaanvragers als beleidsmedewerkers toegenomen. Dat maakt het soms onduidelijk onder welke van deze nadere regelingen een subsidie voor een specifiek doel valt. c. Bij de Stichting Leergeld is sprake van verschillende financiële stromen die de inzichtelijkheid niet ten goede komen. De bepaling over de verrekening van een eventueel overschot van de verstrekte subsidie wordt niet juist toegepast. In 2020 is dat grotendeels rechtgetrokken. d. Voor WijZijn Traverse is ons inziens geen sprake van een subsidie maar van een inkooprelatie. 4.

In hoeverre worden de jaarlijks beschikbaar gestelde subsidiebudgetten benut? De subsidies uit het subsidieprogramma worden jaarlijks benut. Eventuele afwijkingen worden in de bestuursrapportages beargumenteerd. Het budget voor activiteitensubsidies wordt echter minimaal benut. Nadere toelichting: a. Er is sinds 2020 jaarlijks een budget van maximaal € 25.000,- beschikbaar voor activiteitensubsidies (vóór 2020 werden de activiteitensubsidies vanuit de stelpost in het subsidieprogramma bekostigd). Er wordt jaarlijks slechts een beperkt deel van dit budget benut. b. Er bestaat een nadere regeling voor loon- en prijscompensatie. Deze wordt slechts voor een beperkte groep van subsidieontvangers toegepast. Aan veel subsidieontvangers wordt al jaren hetzelfde bedrag uitgekeerd. Zo is het vastgestelde subsidiebedrag voor muziekonderwijs door muziekverenigingen al vanaf 2008 € 125,per cursist.

Pagina | 6

5. Op welke wijze vindt communicatie naar de inwoners plaats over de subsidiemogelijkheden? De communicatie naar de inwoners en subsidieaanvragers over de subsidiemogelijkheden vindt op een gebrekkige manier plaats. Nadere toelichting: a. De mogelijkheid om online subsidie aan te vragen is niet compleet en het is ook een hele zoektocht voor subsidieaanvragers. Er is geen overzicht op de gemeentelijke website waarmee in één oogopslag duidelijk wordt welke mogelijkheden er zijn. Ook komt het bij sommige formulieren voor dat bij het invullen van een bepaalde vraag eigenlijk al geconstateerd zou kunnen worden door de aanvrager dat er geen subsidiemogelijkheid is. Echter de aanvrager wordt hier niet op gewezen. b. De gemeente Rucphen maakt de mogelijkheden voor incidentele activiteitensubsidies niet actief kenbaar aan de inwoners. c. Als de activiteit waarvoor een incidentele activiteitensubsidies succesvol is gebleken en als die activiteit heeft bijgedragen aan beleidsdoelen of gewenste maatschappelijke effecten, dan pakt de gemeente Rucphen geen actieve rol op om te kijken naar het behoud van die betreffende activiteit. Een tweede aanvraag voor een incidentele activiteitensubsidie voor dezelfde activiteit wordt dan afgewezen, omdat de activiteit niet meer voldoet aan de eis van ‘innovativiteit’. d. De gemeente Rucphen kenmerkt zich als een soepele gemeente.

Niet altijd wordt het juiste format gebruikt voor een subsidieaanvraag en ook niet altijd wordt er tijdig een subsidieaanvraag ingediend. In overleg hanteert de gemeente Rucphen ruimere deadlines om documenten aan te leveren en de gemeente attendeert aanvragers ook vaak op het op tijd indienen van de benodigde stukken voor bijvoorbeeld de uiteindelijke subsidievaststelling. 6. In hoeverre worden subsidieaanvragen afgewezen en waarom? In hoeverre wordt de aanvrager hierover helder geïnformeerd? Jaarlijkse en meerjarensubsidies worden routinematig verstrekt en afwijzing vindt alleen plaats voor activiteitensubsidies. Subsidie-aanvragers worden hierover schriftelijk geïnformeerd. Nadere toelichting: a. In de ASV staan in artikel 11 meerdere weigeringsgronden benoemd die de basis vormen voor het weigeren van een subsidie. In de praktijk blijkt dat de weigeringsgronden uitsluitend worden toegepast op de incidentele activiteitensubsidies. b. De aanvrager wordt in geval van een afwijzing schriftelijk geïnformeerd. Uit de casestudy ‘Kunst in de kerk’ werd duidelijk dat de gemeente slechts procedureel afwijst en niet inhoudelijk kijkt naar de maatschappelijke effecten van de betreffende activiteit. c. Afwijzingen zouden minder vaak voorkomen als de aanvraagformulieren meer helderheid zouden geven over de betreffende eisen die gesteld worden aan incidentele activiteitensubsidies.

Nu zien we het nog gebeuren dat een subsidieaanvrager volledige aanvragen invult, terwijl dit feitelijk overbodig is, omdat uit de regeling opgemaakt kan worden dat niet aan de eisen wordt voldaan. 7. In welke mate wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de doelmatigheid en effectiviteit van het subsidiebeleid? De gemeenteraad wordt hier niet expliciet over geïnformeerd. Nadere toelichting: a. Wettelijk verplichte evaluaties ten aanzien van de doeltreffendheid en effecten van verstrekte subsidies worden niet uitgevoerd. Ingevolge artikel 4:24 Awb dient, indien een subsidie op een wettelijk voorschrift berust, ten minste eenmaal in de vijf jaren een verslag gepubliceerd dient te worden over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk. Tot op heden heeft een dergelijke evaluatie niet

Pagina | 7

b.

c.

d. e.

plaatsgevonden. Ook evaluatie van subsidies op grond van artikel 213a Gemeentewet (doelmatigheid en de doeltreffendheid van door het college gevoerde bestuur) heeft niet plaatsgevonden. Uit de controlememo over de in 2019 1 verstrekte subsidies blijkt dat 11 verstrekte subsidies zijn gecontroleerd op financiële rechtmatigheid en getrouwheid. Daarbij is ook gekeken naar de opvolging van de bevindingen uit de controle van voorgaande jaren. Hieruit blijkt dat alle eerdere bevindingen ook in 2019 voorkomen. Het betreft voornamelijk procedurele bevindingen die geen gevolg hebben voor de financiële rechtmatigheid en getrouwheid. Hieruit kan geconcludeerd worden dat bevindingen uit de interne controle op het gebied van rechtmatigheid niet door de organisatie worden opgepakt. In hoeverre inhoudelijke beleidskeuzes, doelstellingen en te bereiken maatschappelijke effecten invloed hebben op het jaarlijks in de programmabegroting vastgestelde subsidieplafond, wordt in de programmabegroting niet duidelijk gemaakt. Hierdoor is niet vast te stellen hoe doelmatig en effectief subsidies worden verstrekt. Er wordt geen jaarlijks overzicht verstrekt aan de raad van verleende en geweigerde subsidies. De administratieve last voor de aanvraag en verantwoording van verstrekte subsidie is doorgaans evenredig, maar niet voor alle beleidsterreinen.

Uit het onderzoek komt naar voren dat in het algemeen de verantwoording en de daaraan gekoppelde administratieve last evenredig is. Tegelijkertijd zijn er wel beleidsterreinen waar de administratieve last voor relatief kleine subsidies, binnen de bandbreedte van € 100,tot € 1.000, relatief zwaar is. De gemeente Rucphen zou dit efficiënter kunnen regelen.

8. Op welke manier is de gemeenteraad in staat invulling te geven aan haar kaderstellende en controlerende rol? Door de beperkte kaderstelling en het grotendeels ontbreken van de koppeling tussen subsidies en beleidsdoelen, is ook de invulling van de controlerende rol heel beperkt. Nadere toelichting: a. De raad heeft haar kaderstellende rol beperkt door binnen de ‘Algemene Subsidieverordening Gemeente Rucphen 2020’ veel vrijheden voor de uitvoering aan het college van burgemeester en wethouders over te dragen. b. Jaarlijks stelt de gemeenteraad in de programmabegroting het subsidieplafond vast, waarbinnen het college van burgemeester en wethouders subsidies kan verlenen. c. De controlerende rol van de raad is beperkt en vooral financieel van aard. Er is minder focus op de bereikte resultaten en de mate waarin de verstrekte subsidies bijdragen aan beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten. Het college heeft veel vrijheid in de uitvoering en nadere invulling van de ASV, mede gezien het ontbreken van zowel een subsidiebeleid als de koppeling met gemeentelijke doelstellingen. d. Een stuk waarin de raad richting het college aangeeft hoe men gerapporteerd wil worden over verstrekte subsidies is niet aangetroffen. In raadsvergaderingen en andere contactmomenten geeft de raad incidenteel wel aan behoefte te hebben aan bepaalde informatie.

Geconcludeerd kan worden dat er weinig vragen worden gesteld vanuit de raad ten aanzien van subsidies en er veel vrijheid wordt gegeven aan het college van burgemeester en wethouders. 9. Zijn er, en zo ja welke, verbeteringen mogelijk gericht op het verbeteren van het huidige subsidiebeleid en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad? Ja, er zijn verbetermogelijkheden te geven. Deze worden vermeld in hoofdstuk 2 Aanbevelingen.

1

Tijdens ons onderzoek was de controle op de in 2020 verstrekte subsidies nog niet afgerond.

Pagina | 8

2

Aanbevelingen

Op basis van het onderzoek doet de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen: 1. Kaders a. Stel een kadernota subsidies of subsidiebeleid op met criteria wanneer het subsidie-instrument kan worden toegepast. Neem hierin ook op welke invloed het eigen vermogen van een organisatie heeft op het te verstrekken subsidiebedrag, dan kan de nadere beleidsregeling vervallen. Door een kadernota kan de gemeente Rucphen richting geven aan de toepassing van het subsidie-instrument naast de andere instrumenten die een gemeente heeft om maatschappelijke doelen in samenwerking met anderen te bereiken. Ook voor externe partijen wordt zo de besluitvorming ten aanzien van subsidies transparant en daarmee controleerbaar. Dit geldt uiteraard ook voor de gemeenteraad. b.

Richt het subsidiebeleid in op de te bereiken maatschappelijke effecten in plaats van op historische relaties, met inachtneming van de financiële kaders. Dit betekent dat de financiële kaders opnieuw moeten worden bepaald. Het advies van de rekenkamercommissie is om deze exercitie eens in de vier jaar uit te voeren en in de tussenliggende jaren de budgetten te indexeren. Hiermee behoud je als gemeente de focus op de doelstellingen, blijf je flexibel en kun je maatwerk blijven leveren. Onderbouw de subsidieplafonds hierbij dus vanuit de beleidsinhoud.

2. Maatschappelijke effecten a. Neem de te verlenen subsidies op bij de beleidsprogramma’s in de gemeentebegroting. De gemeente Rucphen streeft naar samenwerking met inwoners, instellingen, organisaties en bedrijven bij het bereiken van maatschappelijke doelen. In de begroting wordt bij de beleidsprogramma’s opgenomen hoe en met welke inzet deze bereikt zullen worden. Neem daarbij dan ook de gesubsidieerde partijen op en maak op die manier aan de gemeenteraad duidelijk welk aandeel de subsidiëring hierin heeft. Tevens wordt voor de subsidieontvangers duidelijk binnen welke context de subsidie wordt verleend en welke doelen de gemeente daarmee nastreeft. b.

In de cyclus van aanvraag tot vaststelling zitten diverse momenten waar de prestaties die de ontvanger dient te leveren voor het ontvangen bedrag worden vermeld. Deze zijn vaak uitgedrukt in uit te voeren activiteiten (output). Het advies is om deze prestaties meer uit te drukken in te bereiken maatschappelijke effecten (outcome) en deze SMART te formuleren en op te nemen in de subsidiebeschikking.

c.

Evalueer na een verstrekte incidentele activiteitensubsidie in hoeverre de betreffende activiteit een positieve bijdrage heeft geleverd aan maatschappelijke effecten en/of beleidsdoelstellingen. Beoordeel in geval van een waardevolle activiteit dan de mogelijkheden voor een jaarlijkse of meerjarensubsidie.

d.

Voer een check uit of de formulering en operationalisering van de gemeentelijke doelen het toelaat om er op te kunnen sturen wanneer je als gemeente op de outcome van gesubsidieerde activiteiten/instellingen wilt sturen. Met andere woorden, formuleer doelen in beleidsnota’s zo concreet mogelijk en stel concrete prioriteiten per beleidsprogramma vast.

3. Evaluatie a. Evalueer, dereguleer en harmoniseer de verschillende verordeningen en beleidsregels. De huidige complexiteit is ontstaan, doordat steeds nieuwe beleidsregels werden toegevoegd. Deze situatie kan worden verbeterd door periodiek de regelingen tegen het licht te houden en desgewenst bij een evaluatie de subsidieontvangers te betrekken. Onderzoek daarbij de mogelijkheden van deregulering in combinatie met harmonisatie, door de verschillende voorwaarden in de regelingen meer op elkaar af te stemmen en maatwerk mogelijk te maken.

Pagina | 9

b.

Evalueer verstrekte subsidies op doeltreffendheid en niet alleen op rechtmatigheid. Voer ook de wettelijk verplichte evaluatie, conform artikel 4.24 Awb, uit.

c.

Geef uitvoering aan de bevindingen die uit de interne controle naar voren zijn gekomen.

4. Communicatie a. Zorg dat op de gemeentelijke website een pagina wordt aangemaakt met alle informatie omtrent subsidies, nadere regelingen en aanvraagformulieren. Voorkom hierbij dat subsidieaanvragers volledige aanvraagformulieren hoeven in te vullen als met enkele controlevragen een subsidieaanvrager al inzicht gegeven kan worden of er überhaupt subsidie aangevraagd kan worden. b.

Maak de verlening van de subsidies transparant en stel jaarlijks een subsidieregister op die gedeeld wordt met de gemeenteraad en eventueel op de website wordt gepubliceerd. Laat dit register bestaan uit een opgave van alle subsidies die in het betreffende jaar zijn verleend op grond van de Algemene Subsidieverordening van de gemeente Rucphen. Betalingen wegens een overheidsopdracht (inkoop) dienen hierin niet te worden opgenomen. Het kan potentiële subsidieaanvragers bovendien inzicht bieden in de mogelijkheden die de gemeente Rucphen aan haar inwoners, instellingen, organisaties en bedrijven biedt om hen te ondersteunen.

c.

Stel het subsidieregister gelijktijdig met de programmabegroting, waarin het subsidieplafond ook is opgenomen, aan de gemeenteraad beschikbaar. Dit zal de kaderstellende rol van de raad positief beïnvloeden en hierdoor krijgt de raad ook inzicht in de besteding van de incidentele activiteitensubsidies.

d.

Stimuleer het aanvragen van incidentele activiteitensubsidies. Een mogelijkheid hiervoor is vaker te communiceren over de verstrekte subsidies en de behaalde resultaten.

e.

Gezien de aard van het werk is het bij sommige subsidies (zoals voor het welzijnswerk of maatschappelijk werk) moeilijk om vooraf alles in prestatie-indicatoren en doelen te gieten. Zet er bij die subsidies op in dat er verantwoording wordt afgelegd van het gepresteerde en laat terugkoppeling hiervan zowel via het jaarverslag lopen, als ook in de vorm van persoonlijk contact, bijvoorbeeld door een presentatie aan de raad.

Pagina | 10

3

Inleiding

In dit hoofdstuk leiden we het onderzoek kort in. Wat is de aanleiding geweest voor het onderzoek? Welke vragen beantwoorden we in het onderzoek? Welk normenkader hebben we gebruikt? En welke onderzoeksmethoden?

3.1 Aanleiding voor het onderzoek De gemeente Rucphen hecht een grote waarde aan overheidsparticipatie (zie ook het rekenkameronderzoek uit 2019/2020 ‘Overheids- en burgerparticipatie’) en buigt zich steeds meer over de vraag: ‘Wat doen we zelf en wat kunnen we overlaten aan de burger en andere partijen?’. Dit is met name door de decentralisaties in het sociaal domein versterkt. Sommige taken kunnen heel goed, en soms zelfs beter, door derden worden uitgevoerd. Die verhouding met derden kan naast een inkooprelatie of een gemeenschappelijke regeling ook vorm krijgen door een subsidierelatie. De gemeente Rucphen verleent op basis van het subsidieprogramma op jaarbasis voor ongeveer 1,2 miljoen euro aan subsidies. Het totale subsidiebedrag wordt verdeeld over verschillende beleidsterreinen, zoals ‘verkeer en vervoer’, ‘cultuur’, ‘recreatie’, ‘burgerparticipatie en samenkracht’, ‘inkomensregelingen’, ‘arbeidsparticipatie’ en ‘volksgezondheid’. Met het verstrekken van de subsidies is naast een groot financieel belang ook een maatschappelijk belang gemoeid. Met name is relevant in hoeverre de gemeenschap profiteert van de verstrekte subsidies.

Voor gemeenteraadsleden is dit onderwerp van belang, omdat het betrekking heeft op de: • volksvertegenwoordigende rol o In hoeverre faciliteren we initiatieven in de samenleving en creëren we participatie? • kaderstellende rol o Wat willen we bereiken? o Wat gaan we daarvoor (laten) doen? o Wat mag dat kosten? • controlerende rol o Hebben we bereikt wat we hebben beoogd? o Hebben we gedaan (laten doen) wat we zouden doen? o Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten? Naast het maatschappelijk belang en het feit dat het onderwerp ‘subsidiebeleid’ al een aantal jaren op de groslijst van de rekenkamercommissie stond, vindt de rekenkamercommissie het gemeentelijk subsidiebeleid een logisch vervolgonderwerp voor nader onderzoek. Uit het voorgaande onderzoek van de rekenkamercommissie t.a.v. overheids- en burgerparticipatie, bleek al dat de gemeente Rucphen de eigen kracht van de burgers steeds meer stimuleert; overheid en samenleving zullen steeds meer als partners op gaan treden. Subsidies zijn juist een instrument waarbij de gemeente de mogelijkheid geeft aan burgers bij te dragen aan maatschappelijke doelstellingen. De mate waarin de gemeente hierin slaagt, zal in dit onderzoek in beeld worden gebracht.

Pagina | 11

3.2 Reikwijdte onderzoek en onderzoeksvragen De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt:

In hoeverre is het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen doeltreffend en doelmatig?

Voor de beantwoording van de centrale onderzoeksvraag worden onder andere de volgende deelvragen gebruikt: 1. Welke kaders worden gehanteerd bij het subsidiebeleid van de gemeente Rucphen en worden deze kaders toegepast? 2. Dragen de verstrekte subsidies bij aan het realiseren van de beleidsdoelen? 3. Sluiten de verstrekte subsidies aan bij het subsidiebeleid en de nadere regelingen? 4. In hoeverre worden de jaarlijks beschikbaar gestelde subsidiebudgetten benut? 5. Op welke wijze vindt communicatie naar de inwoners plaats over de subsidiemogelijkheden? Ook de actualiteit van de informatie op onder meer de website van de gemeente zal hierbij worden betrokken. 6. In hoeverre worden subsidieaanvragen afgewezen en waarom? In hoeverre wordt de aanvrager hierover helder geïnformeerd? 7. In welke mate wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de doelmatigheid en effectiviteit van het subsidiebeleid? 8. Op welke manier is de gemeenteraad in staat invulling te geven aan haar kaderstellende en controlerende rol? 9. Zijn er, en zo ja welke, verbeteringen mogelijk gericht op het verbeteren van het huidige subsidiebeleid en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad?

3.3 Normenkader Om de onderzoeksvragen te kunnen toetsen, hebben we een normenkader opgesteld. Dit normenkader fungeert als leidraad bij de analyse van de informatie en de totstandkoming van de bevindingen en luidt als volgt: Kaders: • Er is een actuele subsidieverordening. • Er zijn heldere kaders vastgesteld onderliggend aan de subsidieverordening. • De vastgestelde kaders zorgen voor een koppeling tussen beleid en subsidieverstrekking, zodat het duidelijk is welke beleidsdoelen worden gediend met een subsidie. • Er wordt gehandeld volgens het subsidiebeleid. Financieel: • De raad heeft een budget/plafond vastgesteld dat aan subsidies mag worden uitgekeerd. • De verstrekte subsidies blijven binnen de door de raad gestelde kaders. • Subsidies worden rechtmatig verstrekt. Informatie: • Inwoners kunnen informatie over subsidieverstrekking eenvoudig vinden en toepassen.

Pagina | 12

• • •

Het is voor aanvragers helder waarom een subsidie wordt verstrekt of geweigerd. De raad heeft aangegeven in welke vorm en met welke frequentie zij wil worden geïnformeerd aangaande subsidies. Het college stuurt regelmatig rapportages aangaande subsidies en het subsidiebeleid naar de raad. De rapportages voldoen aan de door de raad geuite informatiebehoefte.

De rekenkamercommissie hanteert bij dit onderzoek de volgende kwalificaties bij het toetsen van de normen: kwalificatie

norm

geen verbetering nodig

aan de norm is voldaan

enige verbetering mogelijk

aan de norm is deels voldaan

veel verbetering mogelijk

niet meetbaar

over de norm is informatie aangetroffen, maar op belangrijke punten ontbreekt informatie of de informatie voldoet niet geheel aan de norm over de norm is geen informatie aangetroffen of de informatie is onjuist, of de procedure/wet wordt niet nageleefd

3.4 Onderzoeksmethode In het onderzoek is gebruik gemaakt van verschillende onderzoeksmethoden, zodat de deelvragen goed beantwoord kunnen worden. Documentenanalyse Allereerst is een analyse uitgevoerd van relevante en beschikbare gemeentelijke documenten. Denk hierbij aan de Algemene Subsidieverordening gemeente Rucphen van 2017 en de aangepaste versie van 2020, de verschillende beleidsregels behorende bij de subsidieverordening, het subsidieprogramma en de programmabegroting. Alle geanalyseerde documenten staan nader beschreven in bijlage 1 horende bij dit rapport. Interviews Daarnaast zijn in interviews naar meningen, werkwijzen en ervaringen van direct betrokkenen gevraagd. Als direct betrokkenen hebben we zowel ambtenaren van de gemeentelijke organisatie, als de portefeuillehouder, als raadsleden en enkele subsidieaanvragers geïnterviewd. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de personen die hebben deelgenomen aan de interviews. Er is gebruik gemaakt van semigestructureerde interviews. Dit houdt in dat de rekenkamercommissie een interviewleidraad heeft gebruikt. In deze interviewvorm wordt structuur aangebracht door vooraf opgestelde gesprekspunten, die in het interview terug zullen komen. Deze leidraad is voorafgaand aan ieder interview opgestuurd, zodat de betrokkenen zich goed konden voorbereiden.

Op deze manier is zo veel mogelijk voorkomen, dat antwoorden tijdens het interview moeilijk gegeven zouden kunnen worden. Afhankelijk van het gespreksverloop heeft de rekenkamercommissie dieptevragen gesteld ter verdere verduidelijking en aanvulling. Casestudy’s Voor de casestudy’s zijn cases geselecteerd op basis van de volgende criteria: • Qua omvang van de subsidie een spreiding over de categorieën structureel en incidenteel. • Een spreiding van gesubsidieerde partijen naar publieksbereik volgens de categorieën klein, middelgroot en groot.

Pagina | 13

• • •

Zowel professionele (met beroepskrachten) als subsidieaanvragers. Subsidieaanvragen uit verschillende beleidsdomeinen. Zowel goedgekeurde als een afgewezen subsidieaanvraag.

niet-professionele

De volgende vijf cases zijn geselecteerd voor een verdieping naar de praktijk bij de gemeente Rucphen. Deze worden in paragraaf 4.7 verder uitgewerkt: 1. Subsidie aan de stichting Traverse in het kader van algemeen maatschappelijk werk. 2. Subsidie voor muziekvereniging De Eendracht t.b.v. muziekonderwijs door muziekverenigingen. 3. Bijdrage aan stichting Leergeld. 4. Subsidieaanvraag van de Rucphense Actieve Senioren voor Thai Chi. 5. Afgewezen subsidieaanvraag van de Parochiekern H. Martinus Rucphen voor de activiteit Kunst in de Kerk. Wederhoor Het conceptrapport (exclusief conclusies en aanbevelingen) is voor ambtelijk wederhoor voorgelegd aan de gemeentesecretaris van de gemeente Rucphen. Het doel hiervan is om te toetsen of de feiten en bevindingen juist en volledig zijn weergegeven. Op basis van de reactie is het rapport zo nodig aangepast en vervolgens aangeboden voor bestuurlijk wederhoor aan het college van B&W.

3.5

Toelichting begrippen in dit rapport

Voor dit onderzoek is de rekenkamercommissie van mening dat het belangrijk is een eenduidig begrippenkader te hanteren omtrent de term ‘subsidies’. In dit hoofdstuk wordt een nadere toelichting gegeven op het begrip en de onderdelen die nauw verband houden met subsidies.

3.5.1 Uitleg over het begrip subsidies In het Latijn betekent subsidie (subsidium) ‘ondersteuning, hulp, bijstand’. Een subsidie is een bijdrage die een overheid of een niet-commerciële organisatie kan doen aan een andere partij ten behoeve van het starten van een activiteit waarvan het economisch belang niet direct voor de hand ligt. Met subsidies kunnen beleidsdoelen worden gestimuleerd. Veel activiteiten kunnen zonder subsidie van de overheid niet mogelijk of onbetaalbaar worden voor gebruikers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan toneel, muziek, musea, onderwijs en openbaar vervoer. De bevoegdheid om als gemeente subsidies toe te kennen is gebaseerd op een algemene wettelijke regeling, namelijk de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Artikel 4 lid 21 van de Awb omschrijft de definitie van ‘subsidie’ als volgt: “Onder subsidie wordt verstaan: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten” (artikel 4:21 lid 1). Deze omschrijving houdt in dat een subsidie altijd wordt verstrekt met een bepaald doel, voor bepaalde activiteiten. De bestedingsrichting van de middelen moet duidelijk zijn.

Pagina | 14

In deze definitie zitten enkele elementen, waaraan voldaan moet zijn om van een subsidie in de zin van de wet te kunnen spreken 2: 1. Aanspraak: een beslissing subsidie te verstrekken is niet vrijblijvend; de geadresseerde van het besluit heeft hiermee een rechtens afdwingbare aanspraak. 2. Financiële middelen: verstrekkingen in natura vallen niet onder het subsidiebegrip, ook niet als ze op geld waardeerbaar zijn. Deze verstrekkingen worden ook wel indirecte subsidies genoemd en vallen buiten het bestek van de subsidieregeling in de Awb en ook buiten het onderzoek. 3. Door een bestuursorgaan verstrekt: de wettelijke subsidieregeling geldt alleen voor publiekrechtelijke verstrekkingen. 4. Bepaalde activiteiten: subsidies worden verstrekt om bepaalde activiteiten mogelijk te maken en er is dus geen sprake van een vrije bestedingsrichting. 5. Geen opdracht: uit de formulering ‘anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten’ vloeit voort dat commerciële transacties met de overheid buiten het subsidiebegrip vallen.

3.5.2 Evaluatie ingevolge Awb Ingevolge artikel 4:24 Awb dient, indien een subsidie op een wettelijk voorschrift berust, ten minste eenmaal in de vijf jaren een verslag gepubliceerd te worden over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. Het verslag kan als beleidsinstrument worden gebruikt en kan tevens dienen als een belangrijk controlemiddel voor de raad.

3.5.3 Algemene stappen in een subsidieproces In het proces van subsidieverstrekking kunnen in algemene zin vier belangrijke momenten worden onderscheiden: 1. Subsidieaanvraag – De aanvraag wordt gedaan door een organisatie die subsidie wenst te ontvangen. In de aanvraag maakt de organisatie kenbaar voor welke activiteit(en) een subsidie wordt aangevraagd en welke kosten daarmee gemoeid gaan. 2. Subsidieverlening – Deze beschikking (= een schriftelijk besluit van een bestuursorgaan) gaat vooraf aan de te subsidiëren activiteit en geeft de ontvanger een voorwaardelijke aanspraak op financiële middelen. Op basis hiervan kan een betaling of voorschot worden uitgekeerd. 3. Subsidievaststelling – In deze beschikking wordt vastgesteld of de gesubsidieerde activiteit is verricht en of de opgelegde verplichtingen zijn nageleefd. Bij deze afrekening wordt het exacte subsidiebedrag bepaald. 4. Subsidiebetaling – Het daadwerkelijk betalen van de financiële middelen.

3.5.4 Het verschil tussen subsidie en overheidsopdracht Zoals bij punt 5 in paragraaf 3.5.1 is aangegeven, vallen commerciële transacties met de overheid buiten het subsidiebegrip. In de praktijk is het niet altijd even duidelijk of het om een commerciële transactie / overheidsopdracht gaat of om een subsidie. Het is echter wel van belang te bepalen of sprake is van een subsidie of een overheidsopdracht, in verband met de regels over btw, staatssteun en aanbesteding. Is sprake van een subsidie, dan is titel 4.2 van de Awb van toepassing. Is sprake van een commerciële transactie, dan zijn de regels uit titel 7 van boek 7 van het Burgerlijk

2

Bron: Parlementaire Geschiedenis Awb, p. 184-195.

Pagina | 15

Wetboek (BW) van toepassing. In geval van een commerciële transactie spreken we van een inkooprelatie. Transacties die in ons nationale recht buiten de subsidietitel van de Awb zijn gebracht omdat ze als “gewone” commerciële transactie worden beschouwd, kwalificeren we in beginsel als “overheidsopdracht”. Transacties die in ons nationale recht onder de subsidietitel van de Awb zijn gebracht, kunnen eveneens onder het begrip “overheidsopdracht” vallen. Er kan daarom niet van worden uitgegaan dat bij subsidieverstrekking geen aanbestedingsplicht bestaat. De aanwezigheid van een prestatieplicht vormt de belangrijkste aanwijzing dat bij het verstrekken van subsidies sprake is van een “overheidsopdracht”. In dat geval dient rekening te worden gehouden met de toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012. Daarmee is uiteraard niet gezegd dat bij een prestatieplicht steeds een aanbestedingsplicht bestaat. Dat hangt af van de aard en de omvang van de gesubsidieerde projecten. Er is sprake van een commerciële transactie als de goederen en diensten direct worden geleverd aan de gemeente en de betaling voor die goederen of diensten is afgestemd op de waarde daarvan in het economische verkeer.

3 Er zal dus bij twijfel allereerst moeten worden gekeken of de door de gemeente betaalde prijs de waarde van de geleverde goederen en diensten op de economische markt vertegenwoordigt. Over het algemeen is dat de kostprijs plus een zekere winstmarge. Wanneer de subsidieaanvrager de te verrichten activiteiten tegen kostprijs zal verrichten, dan zal er vaak sprake zijn van een subsidie. Wanneer een overheid een financiële bijdrage verstrekt die niet de volledige kosten dekt, kan dat een indicatie geven dat het gaat om subsidie 4; het gaat dan vaak niet om een 'gewone' financiële transactie met de overheid en er wordt dan ook vaak geen 'gewone' commerciële transactie tegen marktconforme vergoeding (prijs inclusief winstmarge) betaald. Ook de duidelijke aanwezigheid van een (kostendekkende) vergoeding in de vorm van een bezwarende titel ('een op geld waardeerbare tegenprestatie') is een aanvullend instrument ter beoordeling of het eerder gaat om opdracht, of wanneer dit niet het geval is, om subsidie. Kan op basis van de prijs niet worden bepaald of sprake is van een subsidie of van een commerciële transactie, dan bieden de volgende gezichtspunten houvast. 5 • Wie neemt het initiatief voor de transactie? Bij subsidie dient de aanvrager een aanvraag in en bepaalt hij (zo) de exacte aard en omvang van de activiteiten.

Bij een commerciële transactie beschrijft en vraagt de gemeente de goederen en diensten. • Wie profiteert van de goederen of diensten? Als de goederen en diensten niet rechtstreeks ten goede komen aan de gemeente, maar aan derden, dan is dat een sterke aanwijzing dat sprake is van subsidie. Bij een commerciële transactie worden de goederen en diensten rechtstreeks aan de gemeente geleverd.

Bron: Partners + Pröpper in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Subsidieren of inkopen? Handreiking voor ambtelijke professionals, 2013, p.2. 4 Bron: Pianoo Expertisecentrum aanbesteden, https://www.pianoo.nl/nl/over-pianoo/vakgroepen/vakgroepaanbestedingsrecht/visie-subsidie-of-overheidsopdracht/vijf-vragen-bij-achterhalen-van. 5 Deze gezichtspunten zijn ontleend aan de uitspraak van het College voor Beroep voor het bedrijfsleven van 9 juli 2008, AWB 07/612, LJM: BD8180. 3

Pagina | 16

4

Bevindingen

In het vorige hoofdstuk is een algemeen begrippenkader geschetst inclusief een juridisch kader. In dit hoofdstuk brengen we de bevindingen in beeld ten aanzien van de wijze waarop de gemeente Rucphen het subsidiebeleid uitvoert en de bevindingen van de beoordeelde subsidiedossiers.

4.1

Algemene subsidieverordening (ASV) in de gemeente Rucphen

4.1.1 Vastgestelde ASV “Een bestuursorgaan verstrekt slechts subsidie op grond van een wettelijk voorschrift dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt” (Awb artikel 4:23 lid 1). Het college van burgemeester en wethouders mag pas subsidies verstrekken als daar een wettelijke grondslag voor bestaat. De gemeente Rucphen voldoet aan deze eis met de ‘Algemene Subsidieverordening Gemeente Rucphen 2020’ vastgesteld op 17 juni 2020. De huidige verordening is gebaseerd op het model van de VNG, waarbij op enkele punten een lokale invulling is gegeven. Zo wordt het advies om subsidies op volgorde van binnenkomst te behandelen niet overgenomen. Aanvragers voor jaarlijkse en meerjarensubsidies die het langst een subsidierelatie hebben met de gemeente Rucphen genieten voorrang. Nieuwe aanvragers worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Een andere kleine afwijking wordt gevonden in het ontbreken van artikel 17 van de modelverordening. Dit houdt in dat het vaststellen van de uurtarieven ontbreekt in de ASV van de gemeente Rucphen. Verder zijn er ook meerdere weigeringsgronden uiteengezet in de ASV van de gemeente Rucphen. In aanvulling op de ASV (zie ook artikel 4.3 van de ASV) heeft het college van B&W “Nadere regelingen” vastgesteld om duidelijk te maken welke activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie.

Deze nadere regelingen geven meer specifieke criteria voor zowel de berekening van de hoogte van een subsidie als de vereisten voor subsidietoekenning. Voor een overzicht en nadere beoordeling van deze nadere regelingen wordt verwezen naar paragraaf 4.6.

4.1.2 Het subsidieproces in de ASV In het proces van subsidieverstrekking worden in de Algemene subsidieverordening van de gemeente Rucphen vier belangrijke momenten onderscheiden: 1. Subsidieaanvraag De aanvraag kan een jaarlijkse of meerjarige subsidie betreffen of om een incidentele activiteitensubsidie gaan. •

Jaarlijkse of meerjarensubsidie De subsidieaanvraag voor een jaarlijkse of meerjarige subsidie dient volgens de ASV uiterlijk 1 juni schriftelijk bij het college van B&W ingediend te worden voorafgaand aan het jaar of de jaren waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft door een organisatie 6 die subsidie wenst te ontvangen. Vanwege corona is voor het subsidiejaar 2021 afgeweken van deze datum en werd een uiterlijke inleverdatum van 1 september 2020 vastgesteld. Uit de interviews bleek dat wel vaker afgeweken wordt van 1 juni.

Onder organisatie wordt verstaan: een rechtspersoon met een volledige rechtsbevoegdheid en zonder winstoogmerk, ingeval van een vereniging met ten minste 10 betalende leden. 6

Pagina | 17

De subsidieaanvrager heeft dan wel toestemming aangevraagd bij de gemeente en dit ook verkregen. Is dit niet gebeurd, dan kan dat een reden voor afwijzing zijn. In de aanvraag maakt de organisatie het volgende kenbaar: o een omschrijving van de activiteit; o indien van toepassing: ledenaantal van de organisatie; o in geval van een eerste subsidieaanvraag ook een exemplaar van de oprichtingsakte of statuten, het jaarverslag, de jaarrekening of de balans van het voorgaande jaar. •

Incidentele activiteitensubsidie De subsidieaanvraag voor een incidentele activiteitensubsidie dient uiterlijk 13 weken voor aanvang van het evenement of de activiteit schriftelijk door een organisatie te worden ingediend bij het college van B&W. In de aanvraag maakt de organisatie het volgende kenbaar: o voor welke activiteit(en) een subsidie wordt aangevraagd; o welke doelen en resultaten met de activiteiten worden nagestreefd en hoe de activiteiten tot het bereiken van die doelen moeten bijdragen; o een begroting en een dekkingsplan voor de kosten van de activiteiten. Alle aanvragen voor een activiteitensubsidie komen bij één ambtenaar binnen die eveneens alle aanvragen behandelt. In specifieke gevallen wordt de beleidsverantwoordelijk ambtenaar ingeschakeld voor advies.

2. Subsidieverlening • Jaarlijkse of meerjarensubsidie o Het college beslist op een aanvraag om een jaarlijkse of meerjarensubsidie uiterlijk op 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend. o Een meerjarensubsidie kan voor maximaal 4 jaar worden verleend. Het gaat hier om een voorwaardelijke aanspraak op financiële middelen. Op basis hiervan kan een betaling of voorschot worden uitgekeerd. o Indien het subsidieplafond is bereikt hebben bestaande subsidierelaties voorrang ten opzichte van nieuwe aanvragers. o Het college bepaalt bij nadere regels hoe in het kader van subsidiëring omgegaan wordt met het eigen vermogen van de organisatie. •

Incidentele activiteitensubsidie o Op een aanvraag om een incidentele activiteitensubsidie beslist het college binnen 13 weken nadat de volledige aanvraag is ingediend. o Voor alle verleende incidentele activiteitensubsidies geldt dat de bedragen allemaal onder de € 5.000,- zijn. o Na accordering door het college wordt de beschikking met de verlening verstuurd, die eveneens de vaststelling vormt. o Het college bepaalt bij nadere regels hoe in het kader van subsidiëring omgegaan wordt met het eigen vermogen van de organisatie.

Pagina | 18

3. Subsidieverantwoording en -vaststelling Bij de subsidievaststelling wordt vastgesteld of de gesubsidieerde activiteit is verricht en of de opgelegde verplichtingen zijn nageleefd. Bij deze afrekening wordt het exacte subsidiebedrag bepaald. Vervolgens vindt de betaling plaats. •

Subsidies tot € 5.000,- worden door het college direct vastgesteld of ambtshalve vastgesteld binnen 13 weken nadat de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht. Bij een ambtshalve vaststelling kan het college de aanvrager in de beschikking tot subsidieverlening verplichten om op de door hem aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten, waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat voldaan is aan de aan de subsidie verbonden voorwaarden en verplichtingen.

•

Voor subsidies tussen € 5.000,- en € 50.000,- dient de subsidieaanvrager een aanvraag tot vaststelling in bij het college: o Activiteitensubsidie: uiterlijk 13 weken na het verricht zijn van de activiteiten; o Jaarlijkse of meerjarensubsidie: uiterlijk vóór 1 juni van het jaar na afloop van het boekjaar, respectievelijk 3 maanden na het subsidietijdvak, waarvoor de subsidie is verleend. o Aanvraag tot vaststelling bevat:  een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht;  een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);  het college kan bepalen dat ook andere, of minder gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overgelegd.

•

Voor subsidies hoger dan € 50.000,- gelden alle bepalingen die ook van kracht zijn voor subsidies tussen € 5.000,- en € 50.000, waarbij de aanvraag tot vaststelling ook een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop en een accountantsverklaring 7 dient te bevatten.

Het college stelt binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling de subsidie vast. Indien voor de beslissing een langere termijn nodig is, dan bericht het college de subsidieontvanger daarvan zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling. Indien de aanvraag tot subsidievaststelling niet binnen 13 weken is ontvangen, gaat het college 6 weken na een eenmalig rappel over tot ambtshalve vaststelling. 4. Subsidiebetaling en -bevoorschotting • Bij subsidies tot € 5.000,- die direct door het college zijn vastgesteld, vindt de betaling van het subsidiebedrag in één keer plaats. • Subsidies tot € 5.000,- die ambtshalve worden vastgesteld, worden 100% bevoorschot en het voorschot wordt in één keer betaald. • Indien het college in andere gevallen besluit tot bevoorschotting van de subsidie, worden in de beschikking tot subsidieverlening de hoogte en de termijnen van de voorschotten bepaald.

Voor subsidies tot € 100.000,- is een beoordelings- of samenstellingsverklaring voldoende. Voor subsidies vanaf € 100.000,- is een controleverklaring benodigd.

7

Pagina | 19

Weigeren van subsidies Zoals aangegeven wordt onder de bevoegdheid van het verstrekken van subsidies ook de bevoegdheid tot het weigeren van subsidies verstaan. Hiervoor bestaan twee harde weigeringsgronden: • voor activiteiten van godsdienstige of politieke aard; • indien met de aanvraag het subsidieplafond wordt overschreden. Daarnaast worden in artikel 11 van de ASV 2020 twaalf gronden genoemd waarop het college kan besluiten geen subsidie toe te kennen, indien: • de activiteit niet of niet voldoende gericht is op het belang van de gemeente Rucphen; • de activiteit niet aanwijsbaar ten goede komt aan de ingezetenen van de gemeente Rucphen; • de aanvraag in strijd is met de ASV of de van toepassing zijnde subsidieregeling; • de activiteit strijdig is met het gemeentelijk beleid; • de activiteit niet toegankelijk is voor publiek; • met de activiteit commerciële doelen worden nagestreefd; • de aanvraag betrekking heeft op de (reguliere) activiteiten van de aanvrager waarvoor de gemeente al een subsidieverplichting heeft tegenover de aanvrager of derden; • het gaat over een reguliere jubileumviering van een organisatie, vereniging of terugkerend evenement; • de aanvrager doelstellingen nastreeft of activiteiten ontplooit die in strijd zijn met de Awb, het algemeen belang, de openbare orde of fundamentele rechtsbeginselen; • niet kan worden aangetoond dat subsidie noodzakelijk

is voor het verrichten van de activiteit waarvoor subsidie is aangevraagd; • het beoogde doel of de voorgenomen activiteit al op een andere wijze in belangrijke mate is voorzien; • het kosten betreft die niet direct te relateren zijn aan de uitvoering van de activiteit.

4.1.3

Algemene bevindingen ASV

De wijze waarop de ASV is opgesteld in de gemeente Rucphen is niet erg overzichtelijk. Als het gaat om de aanvraag dan wordt er een onderscheid gemaakt tussen de jaarlijkse en meerjarensubsidies versus de incidentele activiteitensubsidies. Bij de verlening wordt dit onderscheid niet gemaakt. Ook bij het artikel over de overige verplichtingen van de subsidieaanvrager wordt dit onderscheid niet gemaakt. Bij de verantwoording en vaststelling wordt weer een onderscheid gemaakt in de hoogtes van de subsidiebedragen. In de ASV staat dat subsidies tot € 5.000,- door het college direct worden vastgesteld of door het college ambtelijk vastgesteld (artikel 17.1, ASV). Het verschil hiertussen wordt in de ASV niet duidelijk gemaakt. Bij navraag in de interviews is gebleken dat aanvragen voor jaarlijkse en meerjarensubsidies die zijn opgenomen in het subsidieprogramma tot € 5.000,- direct worden toegekend en vastgesteld. Alle activiteitensubsidies worden 100% bevoorschot en daarvoor is een verantwoording noodzakelijk. Dit wordt dan weer als zodanig in de beschikking opgenomen. In artikel 10 van de ASV staat dat het college bij nadere regels vastlegt hoe in het kader van subsidiëring omgegaan wordt met het eigen vermogen van de organisatie. Een specifieke nadere regeling inzake het eigen vermogen van de subsidieaanvrager is ons tijdens het proces van ambtelijk hoor- en wederhoor aangeboden.

Hierdoor hebben wij deze regeling niet kunnen meenemen in onze casestudies. De regeling is van toepassing op professionele organisaties en organisaties met personele verplichtingen. De nadere regelingen stellen eisen aan bestemmingsreserves of voorzieningen; deze moeten worden

Pagina | 20

goedgekeurd door het college. Algemene reserves mogen worden gevormd zonder voorafgaande toestemming tot maximaal 10% van de exploitatielasten. Het meerdere komt in mindering op de subsidie, tenzij het college toestemming geeft voor die overschrijding. Hieraan kunnen voorwaarden worden verbonden.. In artikel 21 van de ASV over de betaling en bevoorschotting ontbreekt informatie over situaties waarbij het gaat om subsidies boven de € 5.000,- waarbij niet is besloten te bevoorschotten. Vanuit de interviews werd duidelijk dat bij grotere subsidiebedragen in de verleningsbeschikking wordt vastgelegd hoe er betaald gaat worden. Deze informatie ontbreekt in de ASV.

4.2

Subsidieplafond

Jaarlijks stelt de gemeenteraad in de programmabegroting het subsidieplafond vast, waarbinnen het college subsidie kan verlenen. Zo werd voor 2019 het subsidieplafond vastgesteld op € 1.172.419,- en voor 2020 op € 1.188.785,-. In de eerste bestuursrapportage van 2019 bleek dat er bij de programmabegroting nog geen rekening was gehouden met het doorvoeren van loon- en prijscompensatie richting de subsidieaanvragers ter waarde van € 12.748,-. Hierdoor werd de stelpost ‘Subsidieprogramma’ in het subsidieplafond aangepast van € 23.069,- naar € 10.321,-. Omdat deze stelpost in 2019 nog werd ingezet voor incidentele activiteitensubsidies, zouden hierdoor minder incidentele aanvragen gehonoreerd kunnen worden. Echter uit het jaarverslag 2019 blijkt dat uiteindelijk slechts € 1.216,- aan incidentele activiteitensubsidies is verstrekt. Het college besluit binnen het desbetreffende subsidieplafond, met inachtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen middelen, over het verstrekken van subsidies. Onder de term verstrekken wordt hierbij ook het weigeren, intrekken of wijzigen van subsidies verstaan. Het college kan nadere regels stellen over welke activiteiten voor subsidie in aanmerking komen. Het college kan voorwaarden en verplichtingen aan de subsidieverlening verbinden.

Opgemerkt kan worden dat de subsidieplafonds voor de structurele subsidieontvangers grotendeels gebaseerd zijn op historie en vanaf 2020 wordt de regeling voor loon- en prijsindexatie toegepast voor organisaties met personele verplichtingen. Mochten er bij de aanvragen voor jaarlijkse of meerjarige subsidies nieuwe activiteiten zijn opgenomen waaruit blijkt dat dit leidt tot het bereiken van meer maatschappelijke effecten of meer beleidsdoelen of activiteiten niet meer zijn opgenomen, dan kan het subsidieplafond op grond daarvan aangepast worden. In hoeverre inhoudelijke beleidskeuzes, doelstellingen en te bereiken maatschappelijke effecten invloed hebben op het subsidieplafond wordt in de programmabegroting niet duidelijk gemaakt.

4.3

Aanvraagformulieren

Online zijn er verschillende aanvraagformulieren te vinden voor het aanvragen van een subsidie voor de volgende categorieën: • Jeugdsport • Amateuristische kunstbeoefening • Jeugdactiviteiten

Pagina | 21

• • • •

Dodenherdenking Ouderenorganisaties Cultuur Activiteitensubsidie

Echter, zoals uit de programmabegroting en het jaarlijkse subsidieprogramma blijkt, worden er meerdere subsidiecategorieën door de gemeente gehanteerd, namelijk: • Verkeer en vervoer • Openbaar vervoer • Sportbeleid en activering • Cultuurpresentatie, -productie en -participatie • Musea • Media • Openbaar groen en (openlucht) recreatie • Samenkracht en burgerparticipatie • Wijkteams • Inkomensregelingen (Stichting Leergeld) • Arbeidsparticipatie • Volksgezondheid • Activiteitensubsidies (dit wordt de categorie ‘Stelposten’ genoemd in het subsidieprogramma) De mogelijkheid om online subsidie aan te vragen is niet compleet en het is ook een hele zoektocht voor subsidieaanvragers. Er is geen overzicht op de gemeentelijke website waarmee in één oogopslag duidelijk wordt welke mogelijkheden er zijn. Daarnaast wordt bij de subsidie voor amateuristische kunstbeoefening op de website aangegeven dat de vereniging minimaal 10 actieve leden moet hebben, terwijl in de nadere regelingen een onderscheid wordt gemaakt naar soort vereniging, waarbij soms een hoger aantal actieve leden wordt vereist. Ook wordt met de subsidie “Jeugdsport” (zoals op de website vermeld staat) de nadere regeling “Subsidie sportbeoefening” bedoeld, die vervolgens inhoudelijk wel wordt beperkt voor jeugdleden.